Was ist die Abrechnungsmappe?

Die Abrechnungsmappe ist ein organisatorischer Container, in dem Sie alle Daten eines Abrechnungszeitraums sammeln – bevor Sie die Betriebskostenabrechnung (BKA) erstellen.

Zweck

Zählerstände und Ausgaben (Reparaturen, Wartungen, Handwerkerrechnungen) fallen über das Jahr verteilt an. Für die BKA müssen Sie diese Daten einem bestimmten Abrechnungszeitraum zuordnen. Die Abrechnungsmappe unterstützt Sie dabei:

Zählerstände zentral für einen Zeitraum zu erfassen
Ausgaben (z.B. Handwerkerrechnungen) dem gleichen Zeitraum zuzuordnen
Alle relevanten Daten vor der BKA-Erstellung zu prüfen und zusammenzuführen

Automatische Erstellung

Beim Anlegen eines neuen Mietverhältnisses erstellt Formdock automatisch eine Abrechnungsmappe für die zugehörige Immobilie. Der Zeitraum beträgt 1 Jahr ab Einzugsdatum (z.B. 01.03.2025 – 28.02.2026). Dies geschieht nur, wenn keine bereits vorhandene offene Mappe den Zeitraum überlappt. Sie können Abrechnungsmappen aber auch jederzeit manuell erstellen.

Ablauf grob

Mappe anlegen – Manuell für ein Objekt und einen Abrechnungszeitraum, oder automatisch bei neuem Mietverhältnis
Zählerstände erfassen – Beim Erfassen eines Zählerstands wählen Sie direkt die Abrechnungsmappe als Pflichtfeld aus. Ausgaben (Arbeiten, Buchungen) fließen automatisch anhand des Datums ein
Prüfen und abschließen – Vollständigkeit kontrollieren, Mappe abschließen
BKA erstellen – Aus der abgeschlossenen Mappe die BKA generieren (einzeln oder per Batch für alle Einheiten)

BKA-Übersicht in der Mappe

Jede Mappe-Karte zeigt direkt alle bereits erstellten Betriebskostenabrechnungen – sowohl für das Gebäude als auch für alle Einheiten. Bei Einheiten-BKAs werden der Einheitenname und der Mietername angezeigt. Bei Mehrfamilienhäusern steht der Button „Alle BKAs" zur Verfügung, um in einem Schritt für alle Einheiten BKA-Entwürfe zu generieren (siehe Batch-BKA-Erstellung).

Warnhinweise bei Problemen

Formdock prüft automatisch die Kostenpositionen jeder BKA und zeigt Warnhinweise direkt in der Mappe-Karte an:

Rotes „Entwurf"-Badge mit Warnsymbol: Es gibt Ungereimtheiten in den Kostenpositionen
Detailinfo unterhalb: z.B. „2× 0 € Kosten" oder „1× keine Daten" – zeigt genau, welche Probleme vorliegen
„Keine Positionen vorhanden": Die BKA wurde angelegt, aber es wurden noch keine Kostenpositionen importiert

Mögliche Ursachen für Warnungen:

0 € Gesamtkosten: Eine Kostenposition hat keinen Betrag (Ausgabe prüfen)
Keine Daten: Der Umlageschlüssel einer Position benötigt Werte (z.B. Wohnfläche, Personenzahl), die nicht vorhanden sind

Entwurf bearbeiten und löschen

Bleistift-Symbol: Öffnet den BKA-Entwurf direkt bei Schritt 3 (Kostenpositionen), sodass Sie die Positionen sofort prüfen und korrigieren können
Mülleimer-Symbol: Löscht den BKA-Entwurf nach Rückfrage (nur bei Entwürfen sichtbar, nicht bei fertigen BKAs)

Automatische Ordner im Dokumentenmanager

Beim Erstellen einer Abrechnungsmappe legt Formdock automatisch eine Ordnerstruktur im Dokumentenmanager des Objekts an:

Abrechnungsmappen → {Mappenname} → Zähler (für Zählerstand-Fotos)
Abrechnungsmappen → {Mappenname} → Rechnungen (für Belege und Rechnungen)

Zählerstand-Fotos werden beim Erfassen automatisch unter Zähler / {Zählernummer} innerhalb der Mappe abgelegt. Belege (aus Ausgaben/Buchungen) werden anhand des Rechnungsdatums der passenden Mappe zugeordnet und im Ordner Rechnungen gespeichert.

Wenn ein Beleg zeitlich über mehrere Abrechnungsmappen reicht (z.B. eine Versicherung von März 2024 bis Februar 2025), wird er physisch in der Mappe gespeichert, in die das Rechnungsdatum fällt. In den weiteren betroffenen Mappen erscheint er als Verknüpfung, damit er dort ebenfalls sichtbar ist.

Vorteile

Keine fehlenden Zählerstände oder Ausgaben in der BKA
Transparenz über alle erfassten Daten pro Zeitraum
Einfache Kontrolle vor dem Abschluss
Klare Zuordnung zu Objekt und Abrechnungsjahr
Alle Belege und Zählerfotos automatisch nach Abrechnungszeitraum organisiert