Ausgaben erfassen (am Objekt)

Im Bereich Ausgaben dokumentieren Sie Instandhaltung, Reparaturen, Wartungen, Versicherungen und alle anderen Kosten an Ihren Objekten. Seit dem einheitlichen Formular werden Ausgaben und Einnahmen über ein adaptives Formular erfasst.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Detail-Felder, die nur erscheinen, wenn Sie im einheitlichen Formular ein Objekt zuordnen. Die allgemeine Formular-Beschreibung finden Sie unter Ausgabe / Einnahme erfassen.

Wege zur Erfassung

  1. Sidebar → Ausgaben → „Ausgabe / Einnahme erfassen" – Objekt manuell wählen
  2. Objekt-Detailseite → „Neue Ausgabe" – Objekt ist vorausgewählt
  3. Sidebar → Finanzen → „Ausgabe / Einnahme erfassen" – Objekt manuell wählen

Pflichtfelder

  • Beschreibung (max. 255 Zeichen) – Kurzbeschreibung (z.B. „Heizungswartung", „Fenster repariert")
  • Rechnungsdatum – Wann wurde die Rechnung gestellt (Standard: heutiges Datum)

Objekt-Zuordnung (optional)

Die Objekt-Zuordnung ist optional. Ohne Objekt wird die Ausgabe als allgemeine Buchung gespeichert. Mit Objekt erscheinen zusätzliche Detail-Felder für eine detaillierte Erfassung.

Status (4 Werte, nur bei Objekt)

Status Bedeutung Badge-Farbe
Geplant Noch nicht begonnen Hellblau
In Arbeit Wird aktuell durchgeführt Orange
Erledigt Abgeschlossen (Standardwert) Grün
Abgebrochen Storniert/nicht durchgeführt Grau

Arbeitskategorie (43 vordefinierte Kategorien, nur bei Objekt)

Wählen Sie eine Kategorie aus dem Modal-Dialog oder geben Sie eine eigene Kategorie ein.

Betriebskostenrelevante Kategorien (33 Stück, automatisch umlegbar)

Heizungswartung, Gartenpflege, Schädlingsbekämpfung, Reinigung, Aufzugswartung, Schornsteinfeger, Winterdienst, Allgemeinstrom, Biotonne, Gebäudeversicherung, Grundsteuer, Grünflächenpflege, Hausmeistervergütung, Müllgebühren, Müllgrundgebühr, Niederschlagswasser, Satellitennutzgebühr, Wasser/Abwasser, Wohngebaudeversicherung, Straßenreinigung, Entwässerung, Heizkosten, Warmwasser, Aufzug TÜV-Prüfung, Rauchmelder-Wartung, Legionellenprüfung, Trinkwasseruntersuchung, Feuerlöscher-Prüfung, Dachrinnenreinigung, Kabelanschluss, Waschküche/Gemeinschaftsräume, Spielplatzwartung, Hausreinigung/Treppenhausreinigung.

Nicht umlegbare Kategorien (10 Stück)

Dachreparatur, Malerarbeiten, Sanitär, Elektrik, Fenster/Türen, Fassade, Bodenbeläge, Sicherheitstechnik, Entrümpelung, Sonstige.

Betriebskosten-Relevanz (nur bei Objekt)

Das Feld „Betriebskostenrelevant" (Radio-Buttons, 3 Optionen):

  • Automatisch (Standard) – Wird aus der gewählten Kategorie abgeleitet
  • Ja, umlegbar – Manuell als umlagefähig markieren
  • Nein, nicht umlegbar – Explizit von der BKA ausschließen

Sonderregel: Wenn ein Kleinreparaturklausel-Typ gesetzt ist, wird die Ausgabe automatisch als BK-relevant eingestuft.

Abrechnungszeitraum (nur bei Objekt)

  • Zeitraum von und Zeitraum bis (optional) – Für zeitraumbezogene Kosten (z.B. Wartungsvertrag für ein ganzes Jahr). So wird die Ausgabe dem korrekten BKA-Zeitraum zugeordnet.

Kosten

Einfach-Modus (immer verfügbar)

  • Gesamtbetrag – Gesamtkosten in Euro

Detailliert-Modus (nur bei Objekt)

  • Materialkosten – Materialaufwand in Euro
  • Lohnkosten (netto) – Arbeitslohn in Euro
  • MwSt-Satz – Dropdown: 0 %, 7 % (ermäßigt), 19 % (Regelsatz, Standard)
  • MwSt-Betrag – Wird automatisch berechnet oder manuell eingegeben

Dienstleister / Kontakt (immer verfügbar)

Wählen Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch oder geben Sie Name, Telefon und E-Mail manuell ein.

Kleinreparaturklausel (§14 Abs. 4, nur bei Objekt)

Dropdown mit 7 Optionen für Installationsgegenstände. Formdock prüft automatisch die Betragsgrenzen: max. 120 EUR pro Einzelreparatur, max. 300 EUR pro Jahr, max. 8 % der Jahresnettokaltmiete.

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG, nur bei Objekt)

  • Betrag – Euro-Betrag der haushaltsnahen Dienstleistung
  • Typ – Geringfügig Beschäftigte (Typ a, 10 %) oder Handwerkerleistungen (Typ b, 20 %)

Wiederkehrende Ausgaben (nur bei Objekt)

  • Checkbox „Wiederkehrend" – Aktiviert Intervall-Felder
  • Intervall – Anzahl Monate bis zur nächsten Fälligkeit
  • Nächste Fälligkeit – Wird automatisch berechnet

Dokumente (nur bei Objekt)

Belege (PDF, Bilder, Word, Excel) hochladen – max. 10 MB pro Datei.

Buchungskategorie & Finanzen (immer verfügbar)

Unabhängig von der Objekt-Zuordnung stehen diese Felder zur Verfügung:

  • Buchungskategorie (SKR) – Buchungskonto nach SKR03/SKR04
  • Belegnummer und Belegdatum
  • Lohnkosten-Betrag (§35a)
  • Umlagefähig, Cashflow-relevant, In BKA ignorieren (Toggles)

Nächste Schritte

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