Ausgabe / Einnahme erfassen
Formdock bietet ein einheitliches Formular für alle Ausgaben und Einnahmen. Ob Heizungswartung am Objekt, Grundsteuer, Steuerberater-Rechnung oder eine Mieteinnahme – alles wird über ein adaptives Formular erfasst, das sich je nach Kontext anpasst.
Wege zur Erfassung
- Finanzen-Seite: Button „Ausgabe / Einnahme erfassen" im Header.
- Objekt-Detailseite: Im Bereich „Letzte Ausgaben" → Button „Neue Ausgabe erfassen" (Objekt ist vorausgewählt).
Typ-Toggle: Ausgabe oder Einnahme
Am Anfang des Formulars wählen Sie den Typ:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgabe | Kosten, Reparaturen, Rechnungen, Steuern |
| Einnahme | Miete, Kaution, sonstige Erlöse |
Objekt-Zuordnung (optional)
Die Objekt-/Einheiten-Zuordnung ist optional. Ohne Objekt wird die Buchung als allgemeine Ausgabe/Einnahme gespeichert (z.B. Steuerberater, Software-Lizenzen).
Mit Objekt-Zuordnung erscheinen zusätzliche Detail-Felder:
- Status (Geplant / In Bearbeitung / Abgeschlossen / Storniert)
- Arbeitskategorie (Wartung, Reparatur, etc.)
- Kleinreparaturklausel (§14.4)
- Abrechnungszeitraum
- Betriebskostenrelevanz
- Detaillierte Kostenaufschlüsselung (Material / Lohn / MwSt)
- Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a)
- Wiederkehrende Ausgabe
- Dokumente (Belege hochladen)
Formularfelder (immer sichtbar)
| Feld | Typ | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Typ | Toggle | Ja | Ausgabe oder Einnahme |
| Objekt / Einheit | Dropdown | Nein | Immobilie zuordnen (optional) |
| Beschreibung | Text | Ja | Kurzbeschreibung (z.B. „Heizungswartung 2026", „Grundsteuer Q1") |
| Rechnungsdatum | Datum | Ja | Wann wurde die Rechnung gestellt? |
| Gesamtbetrag (€) | Zahl | Ja | Brutto-Gesamtbetrag |
| Buchungskategorie (SKR) | Dropdown | Nein | Buchungskonto nach SKR03/SKR04 |
| Belegnummer | Text | Nein | Rechnungs- oder Belegnummer (Belegdatum wird automatisch vom Rechnungsdatum übernommen) |
| Kontakt / Dienstleister | Dropdown | Nein | Kontakt aus der Kontaktverwaltung |
| Umlagefähig | Toggle | Nein | Auf Mieter umlegbar |
| Cashflow-relevant | Toggle | Nein | In Cashflow-Berechnung (Standard: aktiv) |
| In BKA ignorieren | Toggle | Nein | Nicht in Betriebskostenabrechnung |
| Notizen | Textarea | Nein | Interne Notizen |
Zusatz-Felder (nur bei Objekt-Zuordnung)
| Feld | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Status | Dropdown | Geplant / In Bearbeitung / Abgeschlossen / Storniert |
| Arbeitskategorie | Modal | Betriebskostenrelevante oder Instandhaltungskategorien. Schlägt automatisch die passende Buchungskategorie vor (änderbar). |
| Kleinreparaturklausel | Dropdown | Installationsgegenstand für §14.4 |
| Abrechnungszeitraum | Datum von/bis | Für zeitraumbezogene Kosten (Versicherung, Wartungsvertrag) |
| Betriebskostenrelevant | Radio | Automatisch / Ja / Nein |
| Kosten-Modus | Toggle | Einfach (Brutto) oder Detailliert (Material + Lohn + MwSt) |
| Haushaltsnahe DL (§35a) | Zahl + Kategorie | Lohnkosten-Anteil für §35a EStG mit Kategorie (a = Minijob, b = Handwerker) |
| Wiederkehrend | Checkbox + Intervall | Automatische Erinnerung auf dem Dashboard |
| Dokumente | Datei-Upload | Rechnungen, Fotos, PDFs |
Automatischer Buchungskategorie-Vorschlag
Wenn Sie eine Arbeitskategorie auswählen (z.B. „Heizungswartung", „Gartenpflege"), wird automatisch eine passende Buchungskategorie (SKR) vorgeschlagen. Der Vorschlag basiert auf einem hinterlegten Mapping zwischen Arbeits- und Buchungskategorien. Ein Info-Badge „Vorschlag aus Arbeitskategorie" zeigt an, dass die Buchungskategorie automatisch gesetzt wurde.
Sie können den Vorschlag jederzeit ändern, indem Sie eine andere Buchungskategorie im Modal-Picker auswählen.
Beispiele:
| Arbeitskategorie | Vorgeschlagene Buchungskategorie |
|---|---|
| Heizungswartung | Wartung Heizung |
| Gartenpflege | Gartenpflege |
| Schornsteinfeger | Schornsteinfeger |
| Dachreparatur | Dach & Fassade |
| Wasser/Abwasser | Frischwasser |
§35a Haushaltsnahe Dienstleistungen
Im Bereich Kosten können Sie den Lohnkosten-Anteil für haushaltsnahe Dienstleistungen nach §35a EStG angeben. Wählen Sie dazu die Kategorie:
| Kategorie | Beschreibung | Max. Steuerermäßigung |
|---|---|---|
| a) Minijob-Beschäftigte | Geringfügig beschäftigte Haushaltshilfen | 20% der Kosten, max. 510 € |
| b) Handwerkerleistungen | Handwerker-Arbeitslohn (ohne Material) | 20% der Kosten, max. 1.200 € |
Der eingetragene Betrag wird intern automatisch als Lohnkosten-Anteil für die Betriebskostenabrechnung übernommen.
Buchungskategorie (SKR)
Weisen Sie eine Buchungskategorie mit SKR03/SKR04-Kontonummer zu. Die Kategorien sind in Gruppen gegliedert:
- Instandhaltung & Reparatur
- Betriebskosten & Umlagen
- Verwaltung & Versicherung
- Steuern & Abgaben
- Finanzierung
- Abschreibungen
- Sonstige
Der MwSt.-Satz und die Umlagefähigkeit werden automatisch aus der Kategorie vorbelegt.
BKA-Kostenart-Zuordnung
Wenn eine Buchungskategorie gewählt ist, die einer BKA-Kostenart zugeordnet ist (z.B. „Frischwasser" → Wasserversorgung §2 Nr. 2), wird dies als Info-Badge angezeigt. Beim Import in die Betriebskostenabrechnung wird die korrekte Kostenart automatisch verwendet.
Belege hochladen
Bei Ausgaben mit Objekt-Zuordnung können Sie Dateien (Rechnungen, Fotos, PDFs) als Belege hochladen. Beim Klick auf „Dokument hinzufügen" öffnet sich der Dokumentenmanager.
Automatische Ordner-Vorauswahl: Anhand des eingetragenen Rechnungsdatums wird automatisch die passende Abrechnungsmappe ermittelt und deren Unterordner „Rechnungen" vorausgewählt. So landen Belege direkt im richtigen Ordner der Abrechnungsmappe. Sie können den Zielordner im DMS jederzeit manuell ändern.
Falls kein passendes Rechnungsdatum eingetragen ist oder keine Abrechnungsmappe für das Datum existiert, wird der allgemeine „Rechnungen"-Ordner vorausgewählt.
Nächste Schritte
- Finanzen-Übersicht – Alle Einnahmen und Ausgaben im Überblick
- Buchungskategorien – SKR03/SKR04-Kategorien verwalten