Ausgaben in der Betriebskostenabrechnung

Nicht alle Ausgaben sind umlagefähig (in die Betriebskostenabrechnung übernehmbar). Nur Kosten nach § 2 BetrKV dürfen auf Mieter umgelegt werden. In Formdock können Sie Ausgaben als BK-relevant markieren.

Ausgaben in die BKA übernehmen

Alle erfassten Ausgaben – ob mit Objekt-Zuordnung (z.B. Heizungswartung am Gebäude) oder allgemeine Buchungen (z.B. Grundsteuer, Versicherung) – können im BKA-Assistenten (Schritt 3) importiert werden.

Umlagefähige Ausgaben (Beispiele)

  • Wartung: Heizung, Aufzug, Lüftung, Rauchwarnmelder
  • Reinigung: Treppenhaus, Außenanlagen
  • Gartenpflege: Rasen, Hecken, Winterdienst
  • Beleuchtung: Treppenhaus, Außenbeleuchtung
  • Versicherung: Gebäudehaftpflicht, Glasversicherung
  • Grundsteuer: Kommunale Abgaben

Nicht umlagefähig

  • Modernisierung (Erhöhung des Gebrauchswerts)
  • Eigentümer-Wünsche (nicht notwendige Maßnahmen)
  • Einmalige Großerhaltungen (oft Rücklage, nicht BKA)

BK-Relevanz setzen

Pro Ausgabe gibt es drei Optionen:

  • Automatisch (Standard): Wird aus der gewählten Kategorie abgeleitet
  • Ja, umlegbar: Manuell als umlagefähig markieren
  • Nein, nicht umlegbar: Explizit von der BKA ausschließen

BKA-Kostenart-Zuordnung

Wenn eine Buchungskategorie gewählt ist, die einer BKA-Kostenart zugeordnet ist (z.B. „Frischwasser" → Wasserversorgung §2 Nr. 2), erfolgt die Zuordnung beim BKA-Import automatisch:

Prioritaet bei der Zuordnung:

  1. Buchungskategorie → zugeordnete BKA-Kostenart (automatisch)
  2. Kleinreparaturklausel → Sonstige Betriebskosten (§2 Nr. 17)
  3. Fallback: String-Matching auf Kategorie-Namen (nur Bestandsdaten)

„In BKA ignorieren"-Toggle

Wenn aktiviert, wird die Ausgabe nicht in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt – auch wenn sie als umlagefähig gekennzeichnet ist. Nützlich für Sonderfälle.

Abrechnungszeitraum bei Ausgaben

Für zeitraumbezogene Kosten (z.B. Wartungsvertrag für ein ganzes Jahr) können Sie einen Abrechnungszeitraum (von/bis) angeben.

Automatische anteilige Berechnung

Wenn der Zeitraum einer Ausgabe über den Abrechnungszeitraum hinausgeht, berechnet Formdock den Betrag automatisch anteilig – tagesgenau (pro rata temporis).

Beispiel: Wartungsvertrag 1.200 EUR, Laufzeit 01.07.2024 – 30.06.2025:

  • Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12.2024: Anteil 01.07.–31.12.2024 → ca. 600 EUR
  • Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12.2025: Anteil 01.01.–30.06.2025 → ca. 600 EUR

Die anteilige Berechnung greift sowohl in der Abrechnungsmappe als auch im BKA-Assistenten.

Kleinreparaturklausel (§14 Abs. 4)

Die Kleinreparaturklausel regelt, dass der Mieter kleine Reparaturen bis zu einer bestimmten Betragsgrenze selbst tragen muss. Dropdown mit 7 Optionen für Installationsgegenstände:

  • Installationsgegenstände für Elektrizitaet, Wasser, Gas
  • Heiz- und Kocheinrichtungen
  • Fenster- und Türverschlüsse
  • Verschlussvorrichtungen von Fensterläden

Kostengrenzen

Formdock prüft automatisch:

  • Max. 120 EUR pro Einzelreparatur
  • Max. 300 EUR pro Jahr und Mieter
  • Max. 8 % der Jahresnettokaltmiete

Ausgaben mit Kleinreparaturklausel-Typ werden automatisch als BK-relevant eingestuft und im BKA-Assistenten als Vorschlag angeboten.

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG)

Ausgaben mit §35a-Angaben erscheinen automatisch in der §35a-Bescheinigung der Betriebskostenabrechnung:

  • Betrag: Höhe der haushaltsnahen Dienstleistung
  • Typ a: Geringfügig Beschäftigte (10 % absetzbar)
  • Typ b: Handwerkerleistungen (20 % absetzbar)

Die Bescheinigung wird beim PDF-Export der BKA automatisch mitgeneriert.

Nächste Schritte

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