Von Null zum Mietvertrag – alles einrichten
Sie öffnen Formdock zum ersten Mal und haben ein konkretes Ziel: Eine Wohnung soll vermietet werden, und am Ende wollen Sie einen fertigen Mietvertrag in den Händen halten. Noch gibt es nichts im System – kein Objekt, keinen Kontakt, kein Mietverhältnis. Dieses Tutorial nimmt Sie an die Hand und führt Sie durch den gesamten Prozess.
Der Unterschied zum ausführlichen Grundeinrichtungs-Tutorial: Hier geht es um den schnellsten Weg zum Ziel. Keine Abschweifungen, keine Sonderfälle – nur die fünf Schritte, die Sie wirklich brauchen. Für die vollständige Dokumentation aller Felder und Optionen verweisen wir an den passenden Stellen auf die jeweiligen Hilfe-Artikel.
Gut zu wissen: Sie können auch sofort einen Vertrag erstellen – ganz ohne Vorarbeit. Der Vertragsassistent lässt sich auch komplett manuell ausfüllen. Sie brauchen weder ein Objekt noch einen Kontakt oder ein Mietverhältnis im System. Gehen Sie einfach auf Mietverträge in der linken Seitenleiste, klicken Sie auf + Neuer Vertrag und tragen Sie alle Daten (Adresse, Mieter, Miete, Kaution usw.) direkt im Assistenten von Hand ein. Das ist praktisch, wenn Sie schnell einen einzelnen Vertrag brauchen und die Immobilie nicht dauerhaft in Formdock verwalten möchten. Der Nachteil: Die Daten existieren dann nur im Vertrag und stehen nicht für Betriebskostenabrechnungen, Sollstellungen oder andere Module zur Verfügung.
Der empfohlene Weg: Erst Stammdaten, dann Vertrag
Der folgende Ablauf beschreibt den empfohlenen Weg, bei dem Sie Objekt, Kontakt und Mietverhältnis zuerst anlegen. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Formdock füllt den Vertrag automatisch mit allen Daten vor – Sie müssen nichts abtippen und können die Daten anschließend für BKA, Sollstellungen, Zähler und alle anderen Module weiterverwenden.
Warum diese Reihenfolge?
Formdock arbeitet mit verknüpften Daten. Ein Mietvertrag wird nicht von Hand geschrieben – er wird aus Bausteinen zusammengesetzt: dem Objekt (wo wird vermietet?), dem Kontakt (wer mietet?) und dem Mietverhältnis (zu welchen Konditionen?). Der Vertragsassistent zieht sich die Daten aus diesen Bausteinen und füllt den Vertrag automatisch.
Das bedeutet: Sie müssen die Bausteine in der richtigen Reihenfolge anlegen. Zuerst das Objekt, dann den Mieter, dann das Mietverhältnis – und am Ende klicken Sie auf „Vertrag erstellen".
Schritt 1: Das Objekt anlegen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Objekte und dann auf + Neue Immobilie.
Den Objekttyp wählen
Der Objekttyp ist die wichtigste Entscheidung, weil er bestimmt, wie Formdock die Immobilie behandelt:
- Mehrfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus, Apartmenthaus – das sind Gebäude mit mehreren Einheiten. Sie legen zuerst das Gebäude an und fügen dann die einzelnen Wohnungen als Einheiten hinzu (→ Schritt 2).
- Wohnung, Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus, Bungalow, Villa usw. – das sind Einzelobjekte. Sie stehen für sich allein und brauchen keine separaten Einheiten.
- Büro, Laden, Lager – Gewerbeobjekte. Funktionieren wie Einzelobjekte oder als Einheit in einem Gebäude.
- Garage, Stellplatz – können eigenständig oder als Einheit in einem Gebäude verwaltet werden.
Wenn Sie eine einzelne Wohnung vermieten, wählen Sie Wohnung. Wenn Sie ein ganzes Haus mit drei Wohnungen verwalten, wählen Sie Mehrfamilienhaus.
Die Felder ausfüllen
Name (Pflichtfeld): Eine Bezeichnung, mit der Sie das Objekt im System wiederfinden. Bewährt hat sich die Adresse, z.B. „Musterstraße 10".
Adresse: PLZ, Ort, Straße, Hausnummer und Land. Die Adresse erscheint später im Mietvertrag und auf der Betriebskostenabrechnung.
Wohnfläche (m²): Unbedingt ausfüllen – die Fläche wird für den Mietvertrag und als Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung benötigt.
Zimmer: Anzahl der Wohnräume (ohne Küche, Bad, Flur).
Heizungsart: Wählen Sie aus: Gas, Öl, Wärmepumpe, Fernwärme, Pellets, Elektro und weitere. Erscheint im Mietvertrag.
Baujahr: Optional, aber relevant für den Mietvertrag und die Energieausweispflicht.
Weitere optionale Felder wie Stockwerk, Wohnungsnummer und Räumlichkeiten (Küche, Balkon, Terrasse etc.) können Sie jetzt oder später ausfüllen.
Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Investieren Sie ein paar Sekunden in die Fläche und die Heizungsart. Diese beiden Werte tauchen an vielen Stellen wieder auf – im Vertrag, in der BKA, in der Vermarktung. Wenn sie von Anfang an stimmen, sparen Sie sich spätere Korrekturen.
Schritt 2: Einheiten anlegen (nur bei Gebäuden)
Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie in Schritt 1 ein Gebäude angelegt haben (Mehrfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus oder Apartmenthaus). Wenn Sie eine einzelne Wohnung oder ein Einfamilienhaus angelegt haben, springen Sie direkt zu Schritt 3 – Ihr Objekt ist gleichzeitig die Einheit.
Öffnen Sie das soeben angelegte Gebäude und wechseln Sie zum Tab Einheiten. Klicken Sie auf + Neue Einheit.
Für jede Einheit tragen Sie ein:
- Bezeichnung: z.B. „Wohnung EG links", „1. OG rechts", „DG"
- Typ: Wohnung, Gewerbe, Garage oder Stellplatz
- Wohnfläche (m²): Die Fläche der einzelnen Einheit – nicht des Gebäudes
- Zimmer: Anzahl der Wohnräume dieser Einheit
- Stockwerk: In welchem Geschoss liegt die Einheit?
Klicken Sie auf Speichern und wiederholen Sie den Vorgang für jede weitere Einheit.
Warum braucht man Einheiten? Weil jedes Mietverhältnis an eine konkrete Einheit gebunden ist, nicht an das Gebäude. So weiss Formdock, welcher Mieter welche Wohnung bewohnt – und kann die Betriebskosten korrekt nach Wohnfläche verteilen.
Nachdem alle Einheiten angelegt sind, sehen Sie in der Gebäudeübersicht die Zusammenfassung: „3/3 frei" bedeutet, dass alle drei Einheiten noch im Leerstand sind. Das ändern wir gleich.
Schritt 3: Den Mieter als Kontakt anlegen
Jetzt brauchen Sie den Menschen, der einziehen soll. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte und dann auf + Neuer Kontakt.
Kontakttyp wählen
Formdock unterscheidet vier Typen: Privatperson, Unternehmen, Gemeinschaft und Organisation. In den meisten Fällen ist Ihr Mieter eine Privatperson.
Die wichtigsten Felder
Vorname und Nachname sind Pflichtfelder – sie bilden den Anzeigenamen im gesamten System und erscheinen auf dem Mietvertrag.
Anrede: Herr, Frau, Divers, Familie, Eheleute. Bestimmt die Ansprache im Mietvertrag.
Adresse: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Die aktuelle Wohnadresse des Mieters – sie wird im Mietvertrag als Anschrift des Mieters verwendet.
E-Mail und Telefon: Für die laufende Kommunikation.
Geburtsdatum: Optional, aber empfohlen – es identifiziert den Mieter eindeutig im Vertrag.
Rollen zuweisen
Unterhalb der Stammdaten finden Sie Checkboxen für die Rollen. Setzen Sie den Haken bei Mieter. Dadurch erscheint dieser Kontakt automatisch in der Mietersuche, wenn Sie ein Mietverhältnis anlegen.
Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Sie können den Mieter-Kontakt auch direkt beim Anlegen des Mietverhältnisses erstellen – im Mietverhältnis-Dialog gibt es einen Link „Neuen Kontakt anlegen". Wenn Sie aber noch nie mit Formdock gearbeitet haben, ist es übersichtlicher, den Kontakt vorab separat anzulegen. So können Sie alle Felder in Ruhe ausfüllen.
Schritt 4: Das Mietverhältnis anlegen
Jetzt verbinden Sie Objekt und Mieter. Gehen Sie zu Objekte, öffnen Sie Ihr Objekt und suchen Sie die leerstehende Einheit. Sie erkennen sie am roten LEERSTAND-Badge. Klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen.
Es öffnet sich ein Dialog mit vier Tabs.
Tab 1: Mieter
Die Immobilie ist bereits vorausgewählt. Tippen Sie im Feld Mieter den Namen ein und wählen Sie den Kontakt, den Sie in Schritt 3 angelegt haben. Tragen Sie die Anzahl der Bewohner ein.
Tab 2: Vertragsdetails
Mietbeginn (Pflichtfeld): Der erste Tag des Mietverhältnisses. Ab diesem Datum werden monatliche Sollstellungen erzeugt.
Vertragstyp: Wohnraum oder Gewerbe.
Vertragsart: Normal, Staffelmiete oder Indexmiete. Für den Anfang passt fast immer „Normal".
Fälligkeitstag: An welchem Tag des Monats die Miete fällig ist (1. bis 28.). Standard ist der 1.
Tab 3: Miete
Kaltmiete (Pflichtfeld): Die Nettomiete ohne Nebenkosten.
BK-Vorauszahlung: Monatlicher Vorschuss für kalte Betriebskosten.
Heizkostenvorauszahlung: Monatlicher Vorschuss für Heizung und Warmwasser.
Kaution: Höhe und Art (Überweisung, Bar, Bürgschaft, Sparbuch). Vergessen Sie dieses Feld nicht – die Kaution erscheint im Mietvertrag und wird als Forderung vermerkt.
Bankverbindung des Mieters: IBAN und Kontoinhaber, falls Sie SEPA-Lastschrift nutzen.
Tab 4: Ein-/Auszug
Tragen Sie das Einzugsdatum ein und halten Sie Notizen fest: Schlüsselübergabe, Zustand der Wohnung, Zählerstände.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern. Die Einheit wechselt sofort von LEERSTAND zum Namen des Mieters. Das Mietverhältnis ist aktiv.
Schritt 5: Den Mietvertrag erstellen
Der letzte Schritt geht fast von allein, weil Formdock alle Daten bereits kennt.
Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Mietverhältnisse und öffnen Sie das soeben erstellte Mietverhältnis. Klicken Sie auf Vertrag erstellen.
Was Formdock automatisch erkennt
Anhand der Objektdaten wählt das System den passenden Vertragstyp: Wohnraummietvertrag für Wohnungen und Häuser, Gewerbemietvertrag für Büros und Läden, Garagenmietvertrag für Garagen, Stellplatzmietvertrag für Stellplätze.
Der 5-Schritte-Assistent
Schritt 1 – Objekt: Adresse, Fläche, Zimmer, Heizungsart – alles vorausgefüllt aus der Immobilie. Prüfen Sie, ob die Angaben stimmen.
Schritt 2 – Mieter: Name, Anrede, Adresse, Geburtsdatum – aus dem Kontakt übernommen. Falls das Geburtsdatum fehlt, können Sie es hier nachtragen.
Schritt 3 – Vertragsdetails: Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution – aus dem Mietverhältnis. Alles, was Sie in Schritt 4 eingetragen haben.
Schritt 4 – Besondere Vereinbarungen: Hier ergänzen Sie individuelle Klauseln. Typische Beispiele: Haustierregelung, Renovierungspflichten, Gartenpflege, Untervermietung. Das ist der einzige Schritt, der wirklich Nachdenken erfordert.
Schritt 5 – Vorschau und PDF: Sie sehen eine Zusammenfassung aller Vertragsdaten. Prüfen Sie alles und klicken Sie auf PDF erstellen.
Hinweis: Die PDF-Erstellung verbraucht Credits. Der Verbrauch wird vor dem Klick angezeigt.
Ergebnis
Beim ersten Mal dauert der gesamte Prozess etwa 10 bis 15 Minuten. Sie haben jetzt:
- Ein Objekt mit Adresse, Fläche und Ausstattung (bei Gebäuden: mit Einheiten)
- Einen Kontakt als Mieter mit allen relevanten Daten
- Ein aktives Mietverhältnis – verknüpft mit Objekt und Mieter, mit allen Konditionen
- Einen fertigen Mietvertrag als PDF – druckbereit, mit allen vorausgefüllten Daten
- Automatische Sollstellungen ab dem Mietbeginn
Beim nächsten Mal geht es schneller. Wenn Sie einen zweiten Mieter im selben Objekt einrichten, entfällt Schritt 1 (Objekt existiert bereits) und Schritt 2 (Einheiten sind angelegt). Sie starten direkt bei Schritt 3 – Kontakt anlegen, Mietverhältnis einrichten, Vertrag erstellen. Das dauert dann nur noch 5 Minuten.
Und danach?
Von hier aus stehen Ihnen alle Formdock-Module offen:
- Mietzahlungen verfolgen: Formdock erzeugt automatisch monatliche Sollstellungen. Wenn Zahlungen eingehen, gleichen Sie diese ab.
- Betriebskostenabrechnung: Am Jahresende nutzt der BKA-Assistent die Daten aus Objekt und Mietverhältnis, um die Abrechnung weitgehend automatisch zu erstellen.
- Zählerstände erfassen: Dokumentieren Sie Verbrauchswerte für die anteilige Abrechnung.
- Weitere Mieter einrichten: Jeder neue Mieter folgt demselben Ablauf – nur schneller, weil Sie ihn jetzt kennen.