E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)

Formdock erkennt elektronische Rechnungen automatisch beim Upload und zeigt die strukturierten Rechnungsdaten in einer übersichtlichen Vorschau an. Per Klick können Sie die Daten direkt in eine Buchung oder Arbeit übernehmen.

Unterstützte Formate

Format	Dateityp	Beschreibung
XRechnung (1.x, 2.x, 3.x)	XML	Reines XML-Format, Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland
ZUGFeRD / Factur-X (Basic, Comfort, Extended)	PDF	PDF-Rechnung mit eingebettetem XML – maschinenlesbar und visuell lesbar

Das erkannte Format wird in der Vorschau als Badge angezeigt (z. B. „XRechnung", „ZUGFeRD Comfort").

So funktioniert es

1. Datei hochladen

Laden Sie eine XML- oder PDF-Datei über das Dokumentenmanagement (DMS) hoch – entweder:

beim Erstellen einer Buchung (Finanzen → Neue Buchung → Beleg hinzufügen)
beim Bearbeiten einer Arbeit (Objekt → Arbeiten → Arbeit bearbeiten → Beleg hinzufügen)

2. Automatische Erkennung

Nach dem Upload wird die Datei automatisch auf E-Rechnungsdaten geprüft:

XML-Dateien: Formdock sucht nach XRechnung- oder ZUGFeRD-Markierungen im XML-Inhalt.
PDF-Dateien: Formdock prüft, ob ein maschinenlesbares XML in der PDF eingebettet ist (ZUGFeRD/Factur-X).

Wird eine E-Rechnung erkannt, erscheint:

Ein blaues Badge „E-Rechnung" am Dokument in der Belegliste
Ein Hinweisbalken: „E-Rechnung erkannt. Rechnungsdaten können übernommen werden."
Ein Button „Anzeigen & Übernehmen"

3. Vorschau anzeigen

Klicken Sie auf das Badge oder den Button „Anzeigen & Übernehmen". Es öffnet sich ein Modal mit der strukturierten Rechnungsvorschau:

Kopfbereich:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Format-Badge (XRechnung, ZUGFeRD Basic/Comfort/Extended)

Rechnungssteller (links):

Name / Firma
Adresse (Straße, PLZ, Ort)
USt-ID und Steuernummer

Rechnungsempfänger (rechts):

Name / Firma
Adresse (Straße, PLZ, Ort)

Rechnungspositionen (Tabelle):

Spalte	Beschreibung
#	Positionsnummer
Bezeichnung	Name der Leistung oder des Artikels
Menge	Anzahl mit Einheit (Stk., Std., Tage, m², kWh etc.)
Einzelpreis	Preis pro Einheit in Euro
MwSt	Mehrwertsteuersatz in Prozent
Gesamt	Gesamtbetrag der Position

Zahlungsinformationen (links unten):

IBAN
BIC
Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlbar innerhalb 14 Tagen")

Summenblock (rechts unten):

Nettobetrag
MwSt. (mit Prozentsatz)
Bruttobetrag (hervorgehoben)

4. Daten übernehmen

Klicken Sie auf „Daten übernehmen" im Modal. Formdock füllt die Formularfelder automatisch aus:

Bei einer Finanzbuchung:

Formularfeld	Wird gefüllt mit
Beschreibung	Rechnungsnotiz oder „Firmenname – Rechnungsnr."
Betrag	Bruttobetrag
Belegnummer	Rechnungsnummer
Buchungsdatum	Rechnungsdatum
Belegdatum	Rechnungsdatum
MwSt.-Satz	Erkannter Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %)

Bei einer Arbeit:

Formularfeld	Wird gefüllt mit
Belegnummer	Rechnungsnummer
Gesamtbetrag	Bruttobetrag
Auftragnehmer	Name des Rechnungsstellers
Arbeitsdatum	Rechnungsdatum
MwSt.-Satz	Erkannter Steuersatz

Tipp: Prüfen Sie die übernommenen Werte vor dem Speichern. Bei Rechnungen mit mehreren Positionen und unterschiedlichen MwSt.-Sätzen wird der Haupt-Steuersatz übernommen.

Wo ist das Feature verfügbar?

Die E-Rechnungserkennung funktioniert überall, wo Sie Belege über das DMS hochladen können:

Bereich	Navigation
Finanzen	Finanzen → Neue Buchung → Beleg hinzufügen
Arbeiten	Objekt → Arbeiten → Arbeit bearbeiten → Beleg hinzufügen

Es gibt keinen eigenen Menüpunkt – die Erkennung geschieht automatisch im Hintergrund beim Datei-Upload.

Fehlermeldungen

Meldung	Ursache
„Dokument konnte nicht als E-Rechnung gelesen werden."	Die Datei enthält kein gültiges XRechnung-/ZUGFeRD-XML
„Keine E-Rechnungsdaten gefunden."	Die Daten konnten nicht extrahiert werden
„Dokument ist keine gültige E-Rechnung."	Das XML-Format wird nicht erkannt

Tipp: Stellen Sie sicher, dass die XML-Datei dem XRechnung- oder ZUGFeRD-Standard entspricht. Einfache PDF-Rechnungen ohne eingebettetes XML werden nicht als E-Rechnung erkannt.