Bestandsdaten importieren: Kontakte und Immobilien per CSV
Sie steigen von einem anderen System um – vielleicht aus Excel, vielleicht aus einer anderen Hausverwaltungssoftware. Formdock bietet einen CSV-Import, mit dem Sie viele Kontakte und Immobilien auf einmal übernehmen können.
Keine Lust auf CSV-Arbeit? Wenn Sie Ihre Daten lieber professionell übernehmen lassen möchten, bieten wir einen Datenübernahme-Service an. Sie senden uns Ihre Daten in beliebigem Format (Excel, CSV, PDF, Screenshots aus dem Altsystem) – wir bereiten alles auf und importieren es sauber in Ihr Formdock-Konto. Sie erhalten vorab ein individuelles Angebot. → Zum Datenübernahme-Service
Warum die Reihenfolge zählt
In Formdock hängen Daten zusammen. Eine Immobilie kann einem Vermieter oder Eigentümer zugeordnet werden – aber nur, wenn dieser Kontakt bereits im System existiert. Deshalb gilt:
Erst Kontakte, dann Immobilien.
Und innerhalb der Kontakte: Erst Vermieter und Eigentümer, dann Mieter. Beim Immobilien-Import ordnen Sie den Vermieter über die in der Beispiel-CSV beschriebene Spalte zu (üblicherweise E-Mail oder Name des bereits importierten Kontakts). Wenn der Vermieter noch nicht importiert ist, schlägt die Zuordnung fehl.
Mietverhältnisse lassen sich bewusst nicht per CSV importieren: Die Verknüpfung von Mieter, Objekt und Konditionen sollten Sie gezielt prüfen. Wie Sie danach vorgehen, steht im Tutorial Vom leeren Formdock zum ersten Mieter.
So gehen Sie vor
- Öffnen Sie Einstellungen → Import & Export und den Tab Import.
- Laden Sie die Beispiel-CSV für Kontakte bzw. Gebäude & Einheiten herunter und nutzen Sie sie als einzige Vorlage für die Spaltenüberschriften — keine eigenen Spaltennamen, sonst erkennt der Import die Felder nicht.
- Füllen Sie die Datei in Excel, LibreOffice oder Google Sheets; speichern Sie als CSV (UTF-8, Semikolon) wie im Dialog beschrieben.
- Starten Sie Importieren, wählen Sie die Datei, klappen Sie bei Bedarf Unterstützte Felder auf und führen Sie Hochladen und prüfen aus. Korrigieren Sie gemeldete Fehler in der CSV und wiederholen Sie den Schritt bei Bedarf.
Ausführliche Schrittfolge und Format: Datenimport (CSV), Beispiel-CSV, Prüfen & abschließen. Die Einstellungsseite Import & Export fasst Import- und Export-Karten zusammen: Import & Export.
Nach dem Import
Mietverhältnisse anlegen: Für jede vermietete Einheit legen Sie ein Mietverhältnis an (Mieter, Objekt, Miete, Nebenkosten, Kaution). Anleitung z. B. im Tutorial Vom leeren Formdock zum ersten Mieter.
Daten prüfen: Stichproben zu Adressen, Rollen und Flächen — Fehler in den Stammdaten wirken sich auf Verträge und Abrechnungen aus.
Fehlende Daten ergänzen: Nur Spalten, die in der CSV stehen, werden übernommen; Details ergänzen Sie in den jeweiligen Detailansichten.
Erfahrungswert: Der Import im System geht schnell; die Aufbereitung der Quelldaten aus dem Altsystem kostet meist deutlich mehr Zeit. Saubere Vorlagen lohnen sich.
Alternative: Datenübernahme-Service
- Sie senden uns Ihre Bestandsdaten in beliebigem Format.
- Wir prüfen den Umfang und senden ein Angebot.
- Nach Freigabe importieren wir strukturiert in Ihr Konto.