Vom Leerstand zum fertigen Mietvertrag

Sie haben ein Objekt im System, mindestens eine Einheit ist angelegt – und diese Einheit steht leer. Jetzt soll ein neuer Mieter einziehen. Vielleicht haben Sie sich gerade mit dem Bewerber geeinigt, vielleicht liegt die Zusage schon eine Woche zurück. In beiden Fällen wollen Sie jetzt zügig ein aktives Mietverhältnis und einen druckfertigen Mietvertrag in der Hand haben.

Dieses Tutorial zeigt genau diesen Weg: Vom roten LEERSTAND-Badge bis zum fertigen PDF. Kein Objekt anlegen, keine Kontakte einrichten – das ist bereits erledigt. Hier geht es um den letzten Sprint.

Was Sie vorher brauchen

• Ein Objekt mit mindestens einer Einheit (bei Mehrfamilienhäusern) oder ein Einzelobjekt (Wohnung, Einfamilienhaus)
• Die Einheit zeigt den Status LEERSTAND (rotes Badge)
• Den zukünftigen Mieter als Kontakt im System – mit Name, Adresse und idealerweise Geburtsdatum
• Die vereinbarten Mietkonditionen: Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung, Kaution, Einzugsdatum

Tipp: Der Mieter-Kontakt muss nicht perfekt sein. Solange Vorname, Nachname und eine Adresse hinterlegt sind, können Sie starten. Fehlende Details wie Bankdaten oder Geburtsdatum lassen sich jederzeit nachpflegen – auch nachdem das Mietverhältnis bereits besteht.

Die Leerstandsanzeige verstehen

Bevor Sie loslegen, lohnt sich ein Blick auf die Übersicht. Gehen Sie zu Objekte in der linken Seitenleiste und öffnen Sie Ihr Objekt.

Bei einem Mehrfamilienhaus sehen Sie in der Kopfzeile eine kompakte Übersicht: „2/6 frei" bedeutet, dass zwei von sechs Einheiten nicht vermietet sind. Darunter listet der Tab Einheiten alle Wohnungen auf. Leerstehende Einheiten tragen ein rotes LEERSTAND-Badge – sofort erkennbar, ohne scrollen zu müssen.

Bei einem Einzelobjekt (Wohnung, Einfamilienhaus) sehen Sie den Status direkt in der Objektansicht. Ist kein aktives Mietverhältnis hinterlegt, gilt das Objekt als leerstehend.

Suchen Sie die Einheit, die Sie vermieten wollen, und klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen.

Das Mietverhältnis anlegen

Es öffnet sich ein Dialog mit vier Tabs. Das klingt nach viel, aber die meisten Felder sind optional oder bereits vorausgefüllt. Gehen Sie die Tabs der Reihe nach durch.

Tab 1: Mieter

Die Immobilie ist bereits ausgewählt – schließlich haben Sie den Dialog von der Einheit aus gestartet. Hier müssen Sie nur den Mieter zuordnen.

Tippen Sie den Namen des Mieters in das Suchfeld. Formdock durchsucht Ihre Kontakte und zeigt passende Treffer an. Wählen Sie den richtigen Kontakt aus. Falls der Mieter noch nicht im System existiert, können Sie ihn direkt über den Link Neuen Kontakt anlegen erstellen – ohne den Dialog verlassen zu müssen.

Tragen Sie die Anzahl der Bewohner ein. Das klingt nach einem unwichtigen Detail, aber dieser Wert wird später für den Umlageschlüssel „Personenzahl × Monate" in der Betriebskostenabrechnung verwendet.

Falls ein zweiter Mieter den Vertrag unterschreiben soll (z.B. bei Ehepaaren), aktivieren Sie die Option und wählen einen weiteren Kontakt.

Tab 2: Vertragsdetails

Hier legen Sie die vertraglichen Rahmenbedingungen fest.

Vertragstyp: Wählen Sie zwischen „Wohnraum" und „Gewerbe". Der Vertragstyp bestimmt später, welche Vorlage für den Mietvertrag verwendet wird – Gewerbe enthält andere Klauseln und kann umsatzsteuerpflichtig sein.

Vertragsart: Normal, Staffelmiete oder Indexmiete. In den meisten Fällen passt „Normal".

Mietbeginn ist ein Pflichtfeld – der erste Tag, ab dem das Mietverhältnis gilt und Sollstellungen erzeugt werden.

Vertragsende nur eintragen, wenn der Vertrag befristet ist. Unbefristete Verträge lassen Sie hier leer.

Fälligkeitstag: An welchem Tag des Monats die Miete fällig ist. Standard ist der 1. oder der 3.

Tipp: Wenn der Einzug nicht auf den 1. des Monats fällt, aktivieren Sie die Option „Anteilige erste Miete". Formdock berechnet dann automatisch den tagesgenauen Betrag für den angebrochenen Monat.

Tab 3: Miete

Das Herzstück: die finanziellen Konditionen.

Kaltmiete (Pflichtfeld): Die Nettomiete ohne Nebenkosten.

BK-Vorauszahlung: Die monatliche Vorauszahlung für kalte Betriebskosten (Wasser, Müll, Versicherung, Grundsteuer etc.).

Heizkostenvorauszahlung: Der monatliche Vorschuss für Heizung und Warmwasser – wird in der BKA separat abgerechnet.

Kaution: Tragen Sie die Höhe ein und wählen Sie die Art: Überweisung, Bar, Bürgschaft oder Sparbuch. Optional können Sie eine Fälligkeit und eine automatische Sollstellung festlegen.

Bankverbindung des Mieters: Kontoinhaber, IBAN und BIC – falls Sie SEPA-Lastschrift einrichten möchten.

Tab 4: Ein-/Auszug

Tragen Sie das Einzugsdatum ein und halten Sie relevante Details fest: Schlüsselübergabe, Anzahl der Schlüssel, Zustand der Wohnung, Zählerstände bei Übergabe. Dieses Feld ist Freitext – nutzen Sie es als Übergabeprotokoll.

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Was jetzt passiert, sehen Sie sofort: Die Einheit wechselt vom roten LEERSTAND-Badge zum Namen des Mieters. Der Status ist jetzt Vermietet. Ab dem eingetragenen Mietbeginn erzeugt Formdock automatisch monatliche Sollstellungen.

Den Mietvertrag erstellen

Das Mietverhältnis steht – jetzt fehlt das Papier. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Mietverhältnisse und öffnen Sie das soeben erstellte Mietverhältnis. Klicken Sie auf Vertrag erstellen.

Automatische Vertragserkennung

Formdock erkennt anhand der Objektdaten automatisch, welchen Vertragstyp Sie brauchen:

• Wohnraummietvertrag – für Wohnungen und Häuser
• Gewerbemietvertrag – für Büros, Läden, Lager
• Garagenmietvertrag – für Garagen
• Stellplatzmietvertrag – für Stellplätze

Sie müssen also nicht den richtigen Vertragstyp heraussuchen – das System erledigt das für Sie.

Der 5-Schritte-Assistent

Der Vertragsassistent führt Sie durch fünf Schritte. Das Besondere: Fast alles ist bereits vorausgefüllt, weil die Daten aus dem Mietverhältnis, dem Kontakt und dem Objekt stammen.

Schritt 1 – Objekt: Adresse, Fläche, Zimmer, Stockwerk, Heizungsart. Diese Daten kommen direkt aus der Immobilie. Prüfen Sie, ob alles stimmt.

Schritt 2 – Mieter: Name, Anrede, Adresse, Geburtsdatum. Kommt aus dem Kontakt. Falls etwas fehlt (z.B. das Geburtsdatum), können Sie es hier nachtragen.

Schritt 3 – Vertragsdetails: Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution, Fälligkeitstag. Kommt aus dem Mietverhältnis. Hier steht alles, was Sie im vorherigen Schritt eingetragen haben.

Schritt 4 – Besondere Vereinbarungen: Hier ergänzen Sie individuelle Klauseln: Haustierregelung, Renovierungspflichten, Gartenpflege, Untervermietung, Schönheitsreparaturen. Das ist der einzige Schritt, der wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Schritt 5 – Vorschau und PDF: Sie sehen eine Zusammenfassung aller Vertragsdaten. Prüfen Sie alles ein letztes Mal und klicken Sie auf PDF erstellen.

Hinweis: Die PDF-Erstellung verbraucht Credits aus Ihrem Kontingent. Der Verbrauch wird vor dem Klick angezeigt, sodass Sie nicht überrascht werden.

Formdock generiert einen rechtssicheren Mietvertrag als PDF. Sie können ihn herunterladen, ausdrucken und von beiden Parteien unterschreiben lassen.

Ergebnis

In unter fünf Minuten haben Sie:

• Ein aktives Mietverhältnis – mit allen Konditionen, verknüpft mit Mieter und Objekt
• Einen fertigen Mietvertrag als PDF – mit vorausgefüllten Daten, bereit zur Unterschrift
• Automatische Sollstellungen – ab dem Mietbeginn wird monatlich die Miete als Forderung erzeugt
• Die Einheit ist als vermietet markiert – kein Leerstand mehr in der Übersicht
• Alles verknüpft: Mieter-Kontakt, Objekt, Mietverhältnis und Vertrag sind im System verbunden

Wie geht es weiter? Sobald der Vertrag unterschrieben ist, können Sie Mietzahlungen erfassen, Zählerstände hinterlegen und am Jahresende die Betriebskostenabrechnung erstellen. All das baut auf dem Mietverhältnis auf, das Sie gerade angelegt haben.