Zählerstand erfassen

Zählerstände sind die Grundlage für verbrauchsabhängige Abrechnungen (Heizung, Wasser, Strom). In Formdock wählen Sie einen bereits angelegten Zähler aus und erfassen Datum und Wert. Bei Hauptzählern mit Nebenzählern bietet Formdock eine Sammelablesung an, damit kein Nebenzähler vergessen wird.

Voraussetzung: Zähler muss existieren

Bevor Sie einen Zählerstand erfassen können, muss der Zähler als Stammdatensatz angelegt sein (siehe Zähler anlegen). Beim Erfassen wählen Sie den Zähler aus – Typ, Maßeinheit und Zählernummer werden automatisch angezeigt.

Einzelablesung

Wenn der gewählte Zähler ein eigenständiger Zähler oder ein Nebenzähler ist, erfassen Sie einen einzelnen Zählerstand.

Pflichtfelder

Zähler – Auswahl des Zählers (Dropdown, gruppiert nach Objekt). Zeigt Zählernummer, Typ-Icon und Objektname
Abrechnungsmappe – Zuordnung zu einer Abrechnungsmappe. Nach Auswahl des Zählers werden alle Mappen des zugehörigen Objekts angezeigt (gruppiert in „Offen" und „Abgeschlossen"). Bei nur einer offenen Mappe wird diese automatisch vorausgewählt. Siehe auch Zählerstände und Ausgaben in der Mappe
Ablesedatum – Datum der Ablesung (Standard: heutiges Datum)
Zählerstand – Abgelesener Wert in der Maßeinheit des Zählers (z.B. kWh, m³). Eingabe mit bis zu 3 Nachkommastellen (Präzision 0,001)

Automatisch angezeigt

Zählertyp und Maßeinheit – Wird aus den Zähler-Stammdaten gelesen (nicht änderbar)
Letzter Stand – Info-Box zeigt den vorherigen Zählerstand und das Datum (z.B. „Letzter Stand: 12.345,000 kWh am 31.12.2025")

Optionale Felder

Notiz – Freitextfeld für Anmerkungen (z.B. „Schätzwert", „Zähler wurde ausgetauscht")
Foto – JPG- oder PNG-Datei des Zählerstandes (z.B. Handyfoto). Klicken Sie auf den Kamerabereich oder wählen Sie eine Datei. Eine Vorschau wird angezeigt. Das Foto wird automatisch im Dokumentenmanager unter Abrechnungsmappen → {Mappenname} → Zähler → {Zählernummer} abgelegt

Nebenzähler-Hinweis

Wenn Sie einen Nebenzähler auswählen, zeigt das Modal automatisch:

Zu welchem Hauptzähler dieser Nebenzähler gehört (z.B. „Nebenzähler von 12345678")
Welche weiteren Nebenzähler am gleichen Hauptzähler hängen (z.B. „Weitere Nebenzähler: 87654321, 11223344")

So behalten Sie den Überblick, welche Zähler zum gleichen Verbrauchskreis gehören.

Sammelablesung (Hauptzähler mit Nebenzählern)

Wenn Sie einen Hauptzähler auswählen, der Nebenzähler hat, wechselt das Modal automatisch in den Modus „Sammelablesung". Dabei werden unterhalb des Hauptzähler-Feldes automatisch alle zugehörigen Nebenzähler angezeigt – jeweils mit eigenem Eingabefeld.

Warum Sammelablesung?

Für die Betriebskostenabrechnung ist es entscheidend, dass Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen werden:

Hauptzähler = Gesamtverbrauch des Gebäudes
Summe Nebenzähler = Individueller Verbrauch der Einheiten
Differenz = Allgemeinverbrauch (Treppenhauslicht, Gartenwasser etc.)

Fehlt eine Nebenzähler-Ablesung, kann der individuelle Verbrauch nicht korrekt aufgeteilt werden.

So funktioniert die Sammelablesung

Wählen Sie den Hauptzähler im Dropdown aus (oder klicken Sie im Drei-Punkte-Menü eines Hauptzählers auf „Zählerstand erfassen").
Das Modal zeigt oben das Feld für den Hauptzähler-Stand.
Darunter erscheint der Bereich „Nebenzähler ablesen" mit einem Hinweis: „Pflicht für Abrechnung".
Für jeden Nebenzähler wird angezeigt:
- Zählernummer und Bezeichnung
- Zugehöriges Objekt / Einheit
- Letzter Stand und Datum (oder „Noch keine Ablesung" als Warnung)
- Eingabefeld für den neuen Zählerstand
Geben Sie ein gemeinsames Ablesedatum ein (gilt für alle Zähler).
Tragen Sie die Stände für den Hauptzähler und alle Nebenzähler ein.
Klicken Sie auf Speichern – alle Ablesungen werden gleichzeitig gespeichert.

Hinweise zur Sammelablesung

Nebenzähler-Felder sind optional – Sie können auch nur den Hauptzähler erfassen. Es wird aber empfohlen, alle Nebenzähler gleichzeitig abzulesen.
Nebenzähler ohne Eingabe werden übersprungen (kein leerer Datensatz).
Die Notiz gilt nur für den Hauptzähler. Für individuelle Notizen je Nebenzähler können Sie diese einzeln erfassen.

Warnhinweis in der Zähler-Übersicht

Wenn ein Hauptzähler Nebenzähler hat und deren Ablesungen fehlen oder veraltet sind, zeigt die Zähler-Tabelle ein gelbes Warndreick neben der Zählernummer:

Fehlende Ablesungen: „2 von 4 Nebenzähler ohne Ablesung"
Veraltete Ablesungen: „1 von 4 Nebenzähler-Ablesungen veraltet" (d.h. die letzte Nebenzähler-Ablesung ist älter als die des Hauptzählers)

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Warnsymbol, um die Details zu sehen.

Drei Wege zum Erfassen

1. Von der Zähler-Übersichtsseite

Navigieren Sie zu Zähler in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf „Zählerstand erfassen".
Wählen Sie den Zähler aus dem Dropdown (alle aktiven Zähler, gruppiert nach Objekt).
Geben Sie Datum und Zählerstand ein.
Bei Hauptzählern: Nebenzähler-Felder ausfüllen.
Klicken Sie auf Speichern.

Klicken Sie in der Zähler-Tabelle auf einen Zähler → das Detail-Modal öffnet sich.
Klicken Sie unten rechts auf „Zählerstand erfassen".
Der Zähler ist bereits vorausgewählt (nicht änderbar).
Geben Sie nur Datum und Wert ein.

3. Vom Objekt/Einheit-Detail

Öffnen Sie ein Objekt oder eine Einheit.
Wechseln Sie zum Tab Zählerstände.
In der Karten-Ansicht sehen Sie Ihre Zähler gruppiert nach Typ (Strom, Wasser etc.). Jede Karte zeigt alle Ablesungen mit Datum, Zählerstand und berechnetem Verbrauch.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) in einer Zählerkarte, um direkt für diesen Zähler einen Stand zu erfassen. Alternativ klicken Sie oben auf „Zählerstand erfassen".
Die Abrechnungsmappe und der Zähler werden, soweit möglich, automatisch vorausgewählt.

Foto zum Zählerstand

Sie können beim Erfassen eines Zählerstandes ein Foto (JPG oder PNG) des Zählers hochladen. Dies dient als Nachweis und erleichtert die spätere Prüfung.

Foto hochladen

Klicken Sie im Bereich Foto auf den Kamerabereich oder auf „Foto aufnehmen oder Datei wählen".
Auf dem Smartphone öffnet sich die Kamera oder die Fotogalerie. Am Desktop wird der Datei-Dialog geöffnet.
Nach Auswahl wird eine Vorschau des Fotos angezeigt.
Falls Sie das falsche Bild gewählt haben, klicken Sie auf Entfernen und wählen ein anderes.
Beim Speichern wird das Foto automatisch hochgeladen.

Wo wird das Foto gespeichert?

Das Foto wird im Dokumentenmanager des zugehörigen Objekts abgelegt. Formdock erstellt automatisch eine Ordnerstruktur unterhalb der gewählten Abrechnungsmappe:

Abrechnungsmappen → {Mappenname} → Zähler → {Zählernummer}

Beispiel: Für Zähler „Z-12345" mit der Abrechnungsmappe „Abrechnungsjahr 2025" wird das Foto unter Abrechnungsmappen / Abrechnungsjahr 2025 / Zähler / Z-12345 abgelegt.

Wird kein Abrechnungszeitraum gewählt, wird das Foto unter dem allgemeinen Ordner Zähler / {Zählernummer} / {Jahr} gespeichert.

Foto im Ableseverlauf

Im Zählerdetail-Modal wird neben dem Datum ein kleines Kamera-Symbol (📷) angezeigt, wenn ein Foto hinterlegt ist. Klicken Sie darauf, um das Foto in einem neuen Tab zu öffnen.

Gesperrte Zählerstände

Zählerstände können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, sobald sie in einer abgeschlossenen Abrechnung verwendet werden. Im Detail-Modal erkennen Sie gesperrte Ablesungen am Schloss-Symbol (🔒) anstelle des Drei-Punkte-Menüs. Die Zeile wird leicht ausgegraut dargestellt.

Wann ist ein Zählerstand gesperrt?

Ein Zählerstand ist gesperrt, wenn mindestens eine dieser Bedingungen zutrifft:

Geschlossener Abrechnungszeitraum: Der Zählerstand ist einer Abrechnungsmappe zugeordnet, deren Status auf „abgeschlossen" steht. Beim Überfahren des Schloss-Symbols sehen Sie den Namen des Zeitraums (z.B. „Abrechnungszeitraum ‚2025' ist abgeschlossen").
Abgeschlossene Betriebskostenabrechnung: Das Ablesedatum fällt in den Zeitraum einer Betriebskostenabrechnung, die den Status „Abgeschlossen" oder „Versendet" hat. Beim Überfahren sehen Sie den Zeitraum der BKA (z.B. „Betriebskostenabrechnung (01.01.2025 – 31.12.2025) ist abgeschlossen").

Warum werden Zählerstände gesperrt?

Einmal abgerechnete Verbräuche dürfen nachträglich nicht verändert werden, da:

Die Abrechnung bereits dem Mieter zugestellt wurde
Nachträgliche Änderungen die Abrechnungsergebnisse verfälschen würden
Für Revisionen und Prüfungen der Originalwert erhalten bleiben muss

Korrektur bei gesperrten Ständen

Wenn ein gesperrter Zählerstand fehlerhaft ist, müssen Sie die betroffene Betriebskostenabrechnung oder Abrechnungsmappe zunächst wieder öffnen (Status auf „Entwurf" bzw. „Offen" zurücksetzen), den Wert korrigieren und die Abrechnung anschließend erneut abschließen.

Tipps

Lesen Sie Zähler immer zum gleichen Stichtag ab (z.B. 31.12. für Jahresabrechnung)
Nutzen Sie die Sammelablesung, um Haupt- und Nebenzähler gemeinsam zum gleichen Datum abzulesen
Bei Mieterwechsel: Ablesen zum Ein- bzw. Auszugsdatum
Der Verbrauch wird automatisch berechnet (Differenz zum vorherigen Stand)
Nutzen Sie die Notiz für Besonderheiten (z.B. Schätzwert, Zähler defekt)
Achten Sie auf das gelbe Warndreick bei Hauptzählern – es zeigt fehlende Nebenzähler-Ablesungen
Die Abrechnungsmappe ist ein Pflichtfeld – wählen Sie immer die richtige Mappe, damit der Verbrauch korrekt berechnet wird
Der letzte Stand einer Mappe ist automatisch der Anfangsstand der nächsten Mappe
Gesperrte Zählerstände (🔒) können erst bearbeitet werden, nachdem die zugehörige Abrechnung wieder geöffnet wurde