So funktioniert's
Dieser Artikel erklärt das Pipeline-Konzept hinter dem Interessenten-Modul und gibt Tipps für die effektive Nutzung.
Was ist eine Pipeline?
Eine Pipeline beschreibt die Stationen, die ein Interessent durchläuft – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Zusage oder Absage. Jede Station ist ein Status. Der Interessent bewegt sich Schritt für Schritt durch die Pipeline.
Formdock verwendet zwei verschiedene Pipelines – eine für Miet-Interessenten und eine für Kauf-Interessenten.
Miet-Pipeline im Detail
| Schritt | Was passiert hier? |
|---|---|
| Interessiert | Der Interessent hat Kontakt aufgenommen. Erste Daten erfasst. |
| Unterlagen | Der Interessent hat Bewerbungsunterlagen eingereicht (Gehaltsnachweise, Schufa etc.). |
| Besichtigung | Ein Besichtigungstermin wurde vereinbart oder hat stattgefunden. |
| Zusage | Der Interessent hat die Zusage erhalten, der Mietvertrag wird vorbereitet. |
Kauf-Pipeline im Detail
| Schritt | Was passiert hier? |
|---|---|
| Interessiert | Erstkontakt und Interesse bekundet. |
| Besichtigung | Objektbesichtigung vereinbart oder durchgeführt. |
| Angebot | Der Interessent oder Verkäufer hat ein Kaufangebot unterbreitet. |
| Verhandlung | Preis und Konditionen werden verhandelt. |
| Vertrag | Der Kaufvertrag wird erstellt oder geprüft. |
| Notar | Der Notartermin steht an oder wurde durchgeführt. |
Status „Absage"
Beide Pipelines enthalten den Status „Absage". Dieser Sonderstatus bedeutet:
- Der Interessent hat eine Absage erhalten (oder sich selbst zurückgezogen).
- Der letzte aktive Status vor der Absage wird gespeichert (
last_pipeline_status). - Eine Absage kann optional mit einer Absage-Mail verknüpft werden.
Tipps für das Kanban-Board
Übersicht behalten
- Nutzen Sie den Typ-Filter, um zwischen Miet- und Kauf-Pipeline zu wechseln.
- Die Spalten passen sich automatisch an den gewählten Typ an.
Priorisierung
- Nutzen Sie die Sterne-Bewertung (1–5), um vielversprechende Interessenten hervorzuheben.
- Setzen Sie die Priorität (Niedrig/Mittel/Hoch), um dringende Anfragen schnell zu erkennen.
Drag-and-Drop effektiv nutzen
- Verschieben Sie Karten nur in den nächsten logischen Status – Überspringen ist möglich, aber nicht empfohlen.
- Achten Sie auf den Absage-Dialog, wenn Sie eine Karte in die Absage-Spalte ziehen.
Automatische Aufgaben gezielt einsetzen
Automatische Aufgaben bei Statuswechsel sind ein mächtiges Werkzeug – können aber auch überfordern, wenn für jeden Status eine Aufgabe erstellt wird.
Empfohlene Einstellung:
- Aktivieren Sie Auto-Aufgaben nur für Status, die eine konkrete Handlung erfordern (z.B. „Besichtigung", „Vertrag").
- Deaktivieren Sie sie für Status, die nur eine Zustandsänderung darstellen (z.B. „Interessiert").
- Die Konfiguration finden Sie unter Einstellungen → Module → Interessenten.
Suchprofile und Matching
Suchprofile sind Interessenten ohne konkrete Immobilie. Nutzen Sie die Matching-Funktion, um automatisch passende Immobilien zu finden:
- Erstellen Sie ein Suchprofil mit möglichst genauen Kriterien.
- Öffnen Sie die Detailansicht → „Passende Immobilien" → „Matching starten".
- Prüfen Sie die Ergebnisse und ordnen Sie passende Immobilien zu.
- Bei Interesse: Umwandlung in konkreten Interessenten.
Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Suchprofile, wenn neue Immobilien hinzukommen. Das Matching berücksichtigt auch neu angelegte Vermarktungs-Immobilien.