Automatische Aufgaben
Formdock kann bei bestimmten Statusänderungen in der Interessenten-Pipeline automatisch Aufgaben erstellen. So vergessen Sie keine wichtigen Schritte im Bewerbungsprozess.
Funktionsweise
Wenn ein Interessent in einen neuen Pipeline-Status wechselt und für diesen Status die automatische Aufgabenerstellung aktiviert ist, wird eine vordefinierte Aufgabe erstellt. Die Aufgabe wird mit der Immobilie und dem Kontakt des Interessenten verknüpft.
Beispiel
Der Interessent Max Müller wechselt in den Status „Besichtigung". → Automatisch wird die Aufgabe „Besichtigungstermin vorbereiten – Max Müller" erstellt.
Konfiguration
Die automatischen Aufgaben werden in den Moduleinstellungen konfiguriert:
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Module → Interessenten.
- Sie sehen zwei Abschnitte: Miete und Kauf.
- Für jeden Typ gibt es separate Toggles.
Einstellungen pro Typ
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Auto-Aufgaben aktiviert | Globaler Toggle für den jeweiligen Typ (Miete oder Kauf) |
| Status-Zuordnung | Pro Pipeline-Status: Aktiviert/Deaktiviert |
Verfügbare Status für Miet-Pipeline
| Status | Beispielaufgabe |
|---|---|
| Interessiert | „Erstkontakt herstellen – [Name]" |
| Unterlagen | „Unterlagen prüfen – [Name]" |
| Besichtigung | „Besichtigungstermin vorbereiten – [Name]" |
| Zusage | „Vertrag vorbereiten – [Name]" |
Verfügbare Status für Kauf-Pipeline
| Status | Beispielaufgabe |
|---|---|
| Interessiert | „Erstkontakt herstellen – [Name]" |
| Besichtigung | „Besichtigungstermin vorbereiten – [Name]" |
| Angebot | „Angebot erstellen – [Name]" |
| Verhandlung | „Verhandlung führen – [Name]" |
| Vertrag | „Kaufvertrag vorbereiten – [Name]" |
| Notar | „Notartermin koordinieren – [Name]" |
Erstellte Aufgaben
Die automatisch erstellten Aufgaben:
- Erscheinen im Aufgaben-Modul wie manuell erstellte Aufgaben.
- Sind mit der Immobilie des Interessenten verknüpft.
- Sind mit dem Kontakt (Bewerber) verknüpft.
- Erhalten den Status „Offen".
- Enthalten den Namen des Interessenten im Aufgabentitel.
Deaktivieren
Wenn Sie keine automatischen Aufgaben wünschen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Module → Interessenten.
- Deaktivieren Sie den globalen Toggle für den jeweiligen Typ.
- Alternativ: Deaktivieren Sie einzelne Status, bei denen keine Aufgabe erstellt werden soll.
Tipp: Aktivieren Sie automatische Aufgaben nur für die Status, die tatsächlich eine Aktion erfordern. Zu viele automatische Aufgaben können die Übersicht beeinträchtigen.