Absage-Flow

Wenn ein Interessent eine Absage erhält, bietet Formdock einen strukturierten Ablauf: Sie können den Status einfach ändern oder zusätzlich eine Absage-Mail versenden. Der gesamte Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert.

Absage auslösen

Eine Absage wird ausgelöst, wenn Sie den Status eines Interessenten auf „Absage" ändern. Das kann auf drei Wegen geschehen:

  1. Kanban-Board – Karte in die Spalte „Absage" ziehen.
  2. Detailansicht – In der Pipeline-Timeline auf „Absage" klicken.
  3. Detailansicht – Im Status-Dropdown „Absage" auswählen.

Auswahldilog

Sobald der Status auf „Absage" gesetzt wird, erscheint ein Auswahldialog mit zwei Optionen:

Option Beschreibung
Nur Status ändern Der Status wird auf „Absage" gesetzt, es wird keine E-Mail versendet.
Absage-Mail senden Der Status wird geändert UND eine Absage-Mail wird an den Interessenten gesendet.

Option 1: Nur Status ändern

  • Der Interessent erhält den Status „Absage".
  • Keine E-Mail wird versendet.
  • Sinnvoll, wenn der Kontakt bereits mündlich oder telefonisch informiert wurde.

Option 2: Absage-Mail senden

  • Formdock nutzt die konfigurierte Absage-Vorlage (Einstellungen → Vorlagen).
  • Es gibt separate Vorlagen für Absage (Miete) und Absage (Kauf).
  • Die Vorlage wird automatisch anhand des Interessenten-Typs ausgewählt.

Absage-Mail-Vorlagen

Die Vorlagen enthalten Platzhalter, die beim Versand automatisch ersetzt werden:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{{anrede}} Anrede des Kontakts (Herr/Frau)
{{vorname}} Vorname des Kontakts
{{nachname}} Nachname des Kontakts
{{immobilie}} Name/Titel der Immobilie
{{adresse}} Adresse der Immobilie
{{firma}} Firmenname aus den Einstellungen
{{datum}} Aktuelles Datum

Bei Kauf-Absagen stehen zusätzlich zur Verfügung:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{{kaufpreis}} Kaufpreis der Immobilie
{{provision}} Provisionsinformation

Hinweis: Die Vorlagen werden unter Einstellungen → Vorlagen konfiguriert (siehe Kategorie „E-Mail").

Verhalten nach der Absage

  • Der Interessent bleibt in der Datenbank sichtbar.
  • In der Listenansicht wird er unter dem Status „Absage" geführt.
  • Im Kanban-Board erscheint er in der Spalte „Absage".
  • Der letzte aktive Pipeline-Status vor der Absage wird im Feld last_pipeline_status gespeichert. So ist nachvollziehbar, in welcher Phase der Interessent abgesagt wurde.

Absage rückgängig machen

Wenn eine Absage versehentlich erteilt wurde:

  1. Öffnen Sie die Detailansicht des Interessenten.
  2. Ändern Sie den Status auf einen früheren Pipeline-Schritt.
  3. Der Interessent wird wieder in der aktiven Pipeline geführt.

Achtung: Eine bereits versendete E-Mail kann nicht zurückgerufen werden. Nur die Statusänderung wird rückgängig gemacht.

Tipp: Konfigurieren Sie Ihre Absage-Vorlagen sorgfältig, bevor Sie die erste Absage-Mail versenden. Nutzen Sie die Vorschau-Funktion in den Einstellungen.

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