Kundenportale — Übersicht

Was sind Kundenportale?

Kundenportale sind digitale Zugänge für Ihre Mieter und Eigentümer. Über ein Portal können Ihre Kunden:

• Dokumente einsehen und herunterladen
• Nachrichten mit Ihnen austauschen
• Verbrauchsdaten einsehen oder eintragen (Eigentümer)
• Störungen melden (Mieter)
• Ankündigungen lesen (Mieter)

Ausführliche Artikel in dieser Kategorie: Mieterportal und Eigentümerportal.

Der Kundenportale-Tab

Im Hauptmenü finden Sie unter Portale > Kundenportale die zentrale Verwaltung aller Portal-Zugänge. In der Übersicht Mieterbereich bzw. Eigentümerbereich steht neben der Überschrift der Link So funktioniert’s (Info-Symbol): Er öffnet eine Kurzhilfe passend zum gewählten Portal-Typ und verweist auf die Hilfe-Artikel.

Sekundäre Sidebar

Links sehen Sie:

1. Button „Neues Portal" — erstellt ein neues Portal für ein Objekt
2. Reiter „Mieterbereich" / „Eigentümerbereich" — wechselt zwischen den Portal-Typen
3. Kontaktliste — alle Personen mit Portal-Zugang des gewählten Typs, durchsuchbar

Kontakt-Detailansicht

Klicken Sie auf einen Kontakt, um seine Objektzuordnungen zu sehen:

• Welche Objekte sind dem Kontakt zugeordnet
• Status pro Zuordnung (Eingeladen, Aktiv, Deaktiviert)
• Aktionen: Erneut einladen, Deaktivieren, Reaktivieren

Neues Portal einrichten

Über den Button „Neues Portal" durchlaufen Sie einen 5-Schritte-Assistenten:

1. Portal-Typ wählen — Mieterportal oder Eigentümerportal
2. Objekt wählen — das Gebäude, für das der Zugang gelten soll
3. Portal benennen — Vorschlag aus Typ + Objektname, frei änderbar
4. Kontakt(e) auswählen — ein oder mehrere Personen (z.B. Ehepaar)
5. E-Mails bestätigen & Einladungen senden

Portal pro Einheit

Beide Portal-Typen (Mieter und Eigentümer) unterstützen die Erstellung von Portalen auf Einheiten-Ebene. Wenn ein Objekt Einheiten enthält, können Sie beim Einladen im Dropdown „Zugang für" zwischen dem gesamten Objekt und einer bestimmten Einheit wählen.

Vorteile:

• Mieter/Eigentümer sehen nur die Verbrauchsdaten ihrer Einheit
• Klare Zuordnung bei Mehrparteienhäusern
• Bestehende Objekt-Portale werden nicht beeinflusst

Dokumente freigeben (Portal-Freigabe)

Im Dokumentenmanagement (DMS) können Sie einzelne Dokumente oder ganze Ordner für bestimmte Portale freigeben. An jedem Dokument und Ordner finden Sie einen Freigabe-Button (Teilen-Symbol).

Freigabe-Popup

Beim Klick öffnet sich ein Popup mit einer dynamischen Liste aller konfigurierten Portal-Instanzen:

• Gebäudeweite Portale: z. B. „Mieterportal", „Eigentümerportal"
• Einheiten-Portale: z. B. „Eigentümerportal – WG 3. Stock links"

Jedes Portal hat eine Checkbox. Aktivieren Sie die Checkbox, um das Dokument/den Ordner für dieses Portal freizugeben. Deaktivieren Sie sie, um die Freigabe zu widerrufen.

Kontext-abhängige Anzeige

Sichtbarkeit im Portal

• Gebäudeweite Freigaben (unit_id = 0) sind für ALLE Portal-Nutzer des Objekts sichtbar
• Einheiten-spezifische Freigaben sind nur für Portal-Nutzer dieser Einheit sichtbar
• Portal-Nutzer mit Einheiten-Zuordnung sehen sowohl gebäudeweite als auch ihre einheitsspezifischen Freigaben

Freigegebene Dateien verwalten

In der Kundenportale-Detailansicht eines Objekts finden Sie den Abschnitt Freigegebene Dateien mit einer Tabelle aller aktiven Freigaben. Falls Einheiten-Freigaben vorhanden sind, wird eine zusätzliche Spalte Einheit angezeigt. Jede Freigabe kann einzeln widerrufen werden.

Einstellungen: Kundenportale

Unter Einstellungen > Kundenportale finden Sie konfigurierbare Optionen für beide Portal-Typen:

• Ansprechpartner – Kontaktdaten der Hausverwaltung (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse), die im Eigentümerportal als „Ihre Hausverwaltung" angezeigt werden
• E-Mail-Vorlagen – HTML-Template für ausgehende E-Mails aus dem Mieterbereich

Kundenbereiche am Gebäude

Am Gebäude finden Sie den Tab Kundenbereiche mit zwei Unter-Tabs:

• Mieterbereich — bestehende Mieter-Portal-Verwaltung
• Eigentümerbereich — Eigentümer einladen, Verbrauchsdaten-Berechtigungen verwalten

→ Eigentümerportal im Detail