Nachrichten & Ankündigungen

Übersicht

Das Nachrichten-System in Formdock ist Ihr zentrales Kommunikations-Tool. Sie finden es als Nachrichten (Chat-Symbol) in der Hauptnavigation. Neben der Seitenüberschrift steht der Link So funktioniert's (Info-Symbol) – er öffnet eine Kurzhilfe mit drei Reitern (Nachrichten, Portal-E-Mail, Ankündigungen) und Links zu diesem Artikel bzw. zu Portal-E-Mail (Eingang). Dieselbe Dreiteilung finden Sie beim So funktioniert's unter Einstellungen → Kundenportale → Portal-E-Mail Filter. Die Ansicht ist wie ein Mail-Client aufgebaut:

Linke Sidebar: unter Bereiche wechseln Sie zwischen Nachrichten (Mieter-/Eigentümer-Chat), Portal-E-Mail (eingehende E-Mails an Ihre persönliche Formdock-Adresse) und Ankündigungen; unter Objekte mit Portal wählen Sie ein Gebäude mit aktivem Portal-Zugang
Konversationsliste (Master): Alle Gespräche im Überblick mit Filter und Suche
Gesprächsverlauf (Detail): Der ausgewählte Chat-Verlauf mit Antwortfunktion

Nachrichtenkanäle

Kanal	Beschreibung	Antworten
Portal	Nachricht erscheint im Mieterbereich des Mieters	Mieter kann direkt im Portal antworten
Eigentümer	Nachricht erscheint im Eigentümerportal	Eigentümer kann direkt im Portal antworten
Portal-Gruppe	Nachricht geht an alle Mitglieder eines Portals (Mieter- oder Eigentümerportal)	Alle Portal-Mitglieder sehen den gemeinsamen Thread
E-Mail	Wird als E-Mail an den Kontakt gesendet	Antworten erscheinen nicht im System

Neue Nachricht erstellen

Klicken Sie auf + Neu in der Konversationsliste
Empfänger suchen (Livesuche): Tippen Sie in das Suchfeld, um nach Portal-Gruppen, einzelnen Portal-Usern oder E-Mail-Kontakten zu suchen
- Portale (Gruppenversand): Wählen Sie ein ganzes Portal (z.B. „Eigentümerportal BBR Haus 3") – alle Mitglieder erhalten die Nachricht als gemeinsamen Gruppen-Thread
- Portal-User (Einzeln): Direktnachricht an einen einzelnen Mieter oder Eigentümer
- Kontakte (E-Mail): Beliebiger Kontakt mit E-Mail-Adresse – wird als E-Mail versendet
Bei E-Mail-Empfängern: Wählen Sie ein Objekt zur Zuordnung
Geben Sie Betreff ein
Verfassen Sie Ihre Nachricht im Rich-Text-Editor (Fett, Kursiv, Listen, Links)
Optional: Fügen Sie Anhänge hinzu (siehe unten)
Klicken Sie auf Senden

Portal-Gruppenversand

Beim Gruppenversand an ein Portal passiert Folgendes:

Es wird eine Gruppen-Konversation erstellt, die in der Übersicht als „Portal-Gruppe" gekennzeichnet ist
Alle aktiven Portal-Mitglieder werden als Teilnehmer hinzugefügt
Jedes Mitglied sieht den Gruppen-Thread in seinem Portal unter „Nachrichten"
Wird ein neuer User später zum Portal hinzugefügt, sieht er nur Nachrichten ab seinem Beitrittsdatum
Alle Mitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung

Feld	Typ	Pflicht	Beschreibung
Empfänger	Livesuche	Ja	Suche nach Portalen (Gruppe), Portal-Usern (Einzeln) oder E-Mail-Kontakten
Objekt zuordnen	Dropdown	Nur bei E-Mail	Gebäude zur Zuordnung der Konversation
Betreff	Text	Ja	Betreffzeile der Nachricht
Nachricht	Rich-Text-Editor	Ja	Formatierter Nachrichtentext
Anhänge	Datei-Upload / DMS	Nein	Dateien von der Festplatte oder aus dem DMS

Anhänge

Sie können Nachrichten Dokumente beifügen:

Datei hochladen: Datei von Ihrer Festplatte auswählen (max. 10 MB pro Datei)
Aus DMS wählen: Dokument aus dem Formdock-DMS auswählen – es werden nur Dokumente des jeweiligen Objekts und seiner Einheiten angezeigt

Anhänge werden verschlüsselt gespeichert und im Gesprächsverlauf mit Icon angezeigt. Bei E-Mail-Nachrichten werden hochgeladene Dateien als echte Mail-Anhänge mitgesendet.

Konversationen verwalten

Filter und Suche

In der Konversationsliste können Sie:

Suchen: Nach Name oder Betreff
Filtern: Alle Gespräche, Ungelesen, Offen, Gelöst

Status-Aktionen

Aktion	Beschreibung
Gelöst	Markiert die Konversation als erledigt
Öffnen	Setzt eine gelöste Konversation wieder auf aktiv
Löschen	Entfernt die Konversation und alle Nachrichten dauerhaft

Badges und Zähler

Hauptnavigation „Nachrichten": Zeigt die Summe aller ungelesenen Konversationen + offenen Störungen
Sidebar-Tabs: Nachrichten, Ankündigungen und Störungen zeigen jeweils eigene Badges

Ankündigungen

Ankündigungen sind Broadcast-Nachrichten an alle Mieter eines Objekts.

Erstellen (Vermieter)

Wechseln Sie zum Tab Ankündigungen in der Nachrichten-Sidebar
Klicken Sie auf Neue Ankündigung
Wählen Sie das Objekt (nur Objekte mit aktiven Portal-Zugängen)
Geben Sie Betreff und Nachricht ein (Rich-Text-Editor verfügbar)
Klicken Sie auf Absenden

Alle aktiven Mieter des Objekts erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Lesen (Mieter)

Mieter sehen Ankündigungen unter Ankündigungen im Portal, sortiert nach Datum.

E-Mail-Vorlage konfigurieren

Unter Einstellungen → Mieterbereich → E-Mail-Vorlagen können Sie das HTML-Template für ausgehende E-Mails anpassen.

Verfügbare Platzhalter

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{betreff}`	Betreffzeile der Nachricht
`{nachricht}`	HTML-Inhalt der Nachricht
`{absender}`	Name des Vermieters

Vorgehen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Mieterbereich → E-Mail-Vorlagen
Bearbeiten Sie das HTML-Template im Editor
Die Live-Vorschau zeigt sofort, wie die E-Mail aussehen wird
Klicken Sie auf Speichern
Mit Zurücksetzen können Sie jederzeit zum Standard-Template zurückkehren

E-Mail-Benachrichtigungen

Ereignis	Empfänger	Inhalt
Neue Nachricht vom Mieter	Vermieter	Absender + Betreff (Link zur App)
Neue Nachricht vom Vermieter (Portal)	Mieter	Hinweis, sich einzuloggen (kein Inhalt)
Neue Nachricht vom Vermieter (E-Mail)	Kontakt	Vollständige Nachricht im konfigurierten Template
Neue Ankündigung	Alle aktiven Mieter	Hinweis auf neue Ankündigung

Spam-Schutz

Pro Konversation wird maximal eine E-Mail pro Stunde gesendet. Mehrere Nachrichten innerhalb einer Stunde erzeugen keine zusätzlichen E-Mails. Ankündigungen werden immer sofort gesendet.

Verschlüsselung

Alle Nachrichteninhalte, Betreffzeilen und Anhang-Metadaten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. E-Mail-Benachrichtigungen an Mieter über das Portal enthalten bewusst keine Nachrichteninhalte.