Dokumente für Portale freigeben
Übersicht
Sie können einzelne Dokumente und ganze Ordner aus dem DMS (Dokumenten-Management-System) mit Mieter- und Eigentümerportalen teilen. Die Freigabe erfolgt pro Objekt und Portal-Typ.
Freigegebene Dateien und Ordner erscheinen im jeweiligen Portal unter dem Reiter Dokumente in ihrer Ordnerstruktur.
Freigabe im DMS erstellen
Einzelne Datei freigeben
- Navigieren Sie zu Dokumente und wählen Sie ein Objekt
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol (Share-Icon) neben der gewünschten Datei
- Ein Popup erscheint mit Checkboxen:
- Mieterportal: Alle aktiven Mieter des Objekts sehen die Datei
- Eigentümerportal: Alle aktiven Eigentümer des Objekts sehen die Datei
- Setzen Sie den Haken beim gewünschten Portal
- Die Freigabe wird sofort aktiviert
Ganzen Ordner freigeben
- In der Ordnerstruktur links erscheint beim Hover ein Teilen-Symbol neben jedem Ordner
- Klicken Sie darauf und wählen Sie das Portal
- Alle Dateien innerhalb des Ordners werden automatisch im Portal sichtbar
Freigabe in den Kundenportalen verwalten
Unter Kundenportale → [Objekt] finden Sie die Sektion Freigegebene Dateien unterhalb der Zugangs-Tabelle:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Datei- oder Ordnername mit Icon |
| Typ | „Datei" oder „Ordner" |
| Geteilt am | Datum der Freigabe |
| Aktion | Button „Widerrufen" zum Entfernen der Freigabe |
Freigabe widerrufen
- Navigieren Sie zu Kundenportale → wählen Sie das Objekt
- Scrollen Sie zur Tabelle Freigegebene Dateien
- Klicken Sie auf Widerrufen neben dem Eintrag
- Die Datei/der Ordner wird sofort aus dem Portal entfernt
- Das Originaldokument im DMS bleibt unverändert
Sichtbarkeit im Portal
Mieterportal
Unter Dokumente sehen Mieter:
- Freigegebene Ordner mit ihrem vollständigen Inhalt
- Einzeln freigegebene Dateien (unter „Einzelne Dateien")
- Dateien können per Klick heruntergeladen werden
Eigentümerportal
Identische Darstellung wie im Mieterportal, aber mit den für das Eigentümerportal freigegebenen Dokumenten.
Wichtige Hinweise
- Eine Freigabe betrifft immer ein konkretes Objekt und einen konkreten Portal-Typ
- Das Widerrufen einer Freigabe ändert nichts am Originaldokument
- Bei Ordner-Freigabe werden automatisch alle Dateien im Ordner sichtbar – auch nachträglich hinzugefügte