Wohnraummietvertrag erstellen

Ein Wohnraummietvertrag dokumentiert das Mietverhältnis für Wohnraum. Mit dem Formdock-Assistenten erstellen Sie den Vertrag in 6 Schritten.

Zwei Wege zum Mietvertrag: Automatisiert oder manuell

Wichtig: Sie müssen die Immobilienverwaltung nicht nutzen, um einen Mietvertrag zu erstellen. Formdock bietet Ihnen zwei gleichwertige Wege:

Weg 1: Automatisiert – aus einem Mietverhältnis heraus (empfohlen)

Wenn Sie Objekte, Mieter und Mietverhältnisse in Formdock gepflegt haben, können Sie direkt aus dem Mietverhältnis einen Vertrag erstellen:

1. Öffnen Sie das Mietverhältnis (unter Verträge → Mietverhältnisse)
2. Klicken Sie auf „Vertrag erstellen"
3. Der Assistent wird automatisch vorausgefüllt mit:
   • Vermieter: Name, Adresse, Bankdaten aus dem Eigentümer-Kontakt
   • Mieter: Name, Adresse, Kontaktdaten aus dem Mieter-Kontakt
   • Mietobjekt: Adresse, Wohnfläche, Zimmer aus den Objektdaten
   • Mietzeit: Mietbeginn und -ende aus dem Mietverhältnis
   • Miete & Zahlung: Kaltmiete, Vorauszahlungen, Kaution, Fälligkeitstag aus dem Mietverhältnis

Vorteil: Sie müssen die Daten nur noch prüfen und ggf. ergänzen – das spart erheblich Zeit und vermeidet Tippfehler. Änderungen am Vertrag werden zudem mit dem Mietverhältnis synchronisiert.

Weg 2: Manuell – komplett ohne vorherige Datenpflege

Sie können einen Mietvertrag auch vollständig ohne vorherige Datenpflege erstellen – ohne Objekte, ohne Kontakte, ohne Mietverhältnisse:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Verträge"
2. Wählen Sie in der sekundären Sidebar „Wohnraummietvertrag"
3. Klicken Sie auf „Jetzt starten"
4. Der Assistent öffnet sich mit leeren Feldern – Sie geben alle Daten manuell ein

In diesem Fall:

• Alle Felder in allen 6 Schritten sind frei editierbar (Vermieter, Mieter, Adresse, Miete usw.)
• Der Vertrag wird als eigenständiges PDF-Dokument erstellt
• Es wird kein Mietverhältnis automatisch angelegt oder verknüpft

Vorteil: Sie können sofort einen rechtsgültigen Mietvertrag erstellen, ohne vorher Daten in Formdock pflegen zu müssen. Das ist ideal, wenn Sie Formdock zunächst nur für die Vertragserstellung nutzen möchten.

Tipp: Auch wenn Sie manuell starten, können Sie später Objekte und Mietverhältnisse anlegen und künftige Verträge automatisiert erstellen lassen.

Vertragsarten in Formdock

Formdock bietet 4 Vertragstypen:

Jeder Vertrag durchläuft die Status: Entwurf (Standard) → Aktiv → Abgeschlossen.

Die 6 Assistenten-Schritte

Direkt zwischen Schritten springen

Oben im Assistenten sehen Sie die sechs Schritte als Kreise mit Beschriftung (Vermieter → Mieter → Objekt → Mietzeit → Zahlung → Abschluss). Diese sind klickbar:

• Zurück springen (z. B. von Abschluss direkt auf Mieter) ist immer möglich. Bereits abgeschlossene Schritte erscheinen grün mit Häkchen.
• Vorwärts springen ist nur möglich für Schritte, die Sie schon einmal über „Weiter“ erreicht haben. Schritte, die Sie noch nie aufgerufen haben, sind grau und nicht klickbar – so lassen sich keine leeren Pflichtangaben überspringen.
• Beim Klick auf einen Schritt werden Ihre aktuellen Eingaben automatisch als Entwurf gespeichert, bevor der Sprung erfolgt.

Die kleinen Buttons Zurück / Weiter unten im Formular funktionieren weiterhin wie gewohnt.

Schritt 1: Vermieter

Daten des Vermieters/Eigentümers:

• Kontakt auswählen – Live-Suche über alle Kontakte (mindestens 2 Zeichen; Treffer nach Name, Firma, E-Mail u. a. über die Kontaktsuche). Nach Auswahl werden die Vermieter-Felder aus dem Kontakt befüllt; Kontakttyp erscheint als kleines Label in der Liste.
• Vorname, Nachname (oder Firmenname)
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt)
• Telefon, E-Mail
• Bankdaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber, Bankname) – für die Mietzahlungen

Bei Erstellung aus einem Mietverhältnis (Weg 1) werden diese Daten automatisch aus dem Eigentümer-Kontakt übernommen. Bei manueller Erstellung (Weg 2) geben Sie alle Felder selbst ein oder wählen einen beliebigen Kontakt über Kontakt auswählen.

Schritt 2: Mieter

Daten des Mieters:

• Vorname, Nachname (oder Firmenname)
• Adresse (aktuelle Anschrift)
• Telefon, E-Mail
• Geburtsdatum (optional)

Bei Erstellung aus einem Mietverhältnis (Weg 1) werden diese Daten automatisch aus dem Mieter-Kontakt übernommen. Bei manueller Erstellung (Weg 2) geben Sie alle Felder selbst ein.

Schritt 3: Mietobjekt

Daten der vermieteten Immobilie:

• Adresse des Objekts (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt)
• Beschreibung – Art und Lage der Mieträume
• Wohnfläche in m²
• Zimmeranzahl
• Etage/Geschoss

Bei Erstellung aus einem Mietverhältnis (Weg 1) werden diese Daten automatisch aus den Objektdaten übernommen. Bei manueller Erstellung (Weg 2) geben Sie alle Felder selbst ein.

Verknüpfung aufheben (nur Weg 1)

Wenn der Assistent aus einem bestehenden Mietverhältnis vorausgefüllt wurde, sehen Sie in den Schritten Vermieter, Mieter und Mietobjekt einen Hinweis „Verknüpft mit …“. So bleibt erkennbar, welche Kontakte und welches Objekt aus Ihrer Datenbank zugeordnet sind.

Manchmal sollen nur Teile der Daten gelten – etwa gleiche Adresse, aber eine andere Wohnung – oder Sie möchten die übernommenen Daten bewusst vom gespeicherten Kontakt lösen:

• In jedem dieser drei Schritte können Sie „Verknüpfung aufheben“ wählen (türkiser Balken oder im Hinweisfenster). Die eingegebenen Felder bleiben im Formular erhalten; die Zuordnung zu dem betreffenden Kontakt bzw. Objekt und zum Mietverhältnis wird für diesen Vertrag entfernt. Gespeicherte Kontakte und Objekte in „Meine Immobilien“ / „Meine Mieter“ werden dabei nicht geändert.
• Abweichende Eingaben: Ändern Sie Daten in einem verknüpften Schritt und klicken auf Weiter, erscheint ein Hinweis mit den abweichenden Feldern. Dort oder im türkisen Balken können Sie „Verknüpfung aufheben“ wählen, um mit Ihren Formularangaben weiterzuarbeiten, ohne die gespeicherten Stammdaten anzupassen.

Schritt 4: Mietzeit

• Mietbeginn – Datum des Vertragsstarts
• Befristet/Unbefristet – Vertragstyp wählen (Unbefristet, Zeitmietvertrag, unbestimmte Zeit mit befristetem Kündigungsverzicht)
• Mietende – Bei Zeitmietvertrag: Laufzeit in Jahren und/oder Enddatum; gesetzlich vorgegebene Befristungsgründe (z. B. Eigenbedarf) auswählen und begründen
• Kündigungsfrist – Gesetzliche oder individuelle Frist (je nach gewähltem Typ)

Digitale Signatur: Wenn Sie Zeitmietvertrag wählen, bietet Formdock keine E-Signatur (EES) für diesen Wohnraumvertrag an — Sie können das PDF dennoch erzeugen und außerhalb von Formdock unterzeichnen. Hintergrund und Stufen (EES/FES/QES): Elektronische Signatur: EES, FES und QES.

Schritt 5: Miete & Zahlung

Alle Mietbestandteile aus dem Mietverhältnis:

• Kaltmiete (Grundmiete)
• BK-Vorauszahlung (Betriebskostenvorauszahlung)
• Heizkostenvorauszahlung
• Stellplatz-/Garagenmiete (falls zutreffend)
• Gesamtmiete (automatisch berechnet)
• Kaution – Höhe und Zahlungsmodalitäten
• Fälligkeitstag – 1. bis 28. des Monats
• Zahlungsintervall – Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich, Jährlich
• Bankverbindung – IBAN des Vermieters für Mietzahlungen
• Besondere Vereinbarungen – Freitext für individuelle Klauseln. Tipp: Mit dem Knopf „Diktieren" über dem Feld können Sie den Text einsprechen statt tippen. Details: Sonstige Vereinbarungen diktieren.

Schritt 6: Vorschau & Abschluss

• Vorschau – Kompletter Vertrag zur Prüfung
• Anlagen auswählen – Wählen Sie aus, welche Anlagen dem Vertrag beigefügt werden
• PDF generieren – Erzeugt den fertigen Mietvertrag als PDF
• Guthaben-Abbuchung – Für die PDF-Generierung wird Guthaben abgebucht

Anlagen zum Mietvertrag

Im letzten Schritt können Sie einzeln auswählen, welche Anlagen dem fertigen PDF beigefügt werden. Standardmäßig sind alle Anlagen aktiviert.

Hinweis: Das SEPA-Lastschriftmandat (Anlage 1) wird dynamisch aus den im Vertrag hinterlegten Bankdaten generiert (Vermieter als Zahlungsempfänger, Mieter als Zahlungspflichtiger). Mandatsreferenz und Gläubiger-ID werden in diesem Schritt im Vertrag gespeichert und auf der Mandatsseite gedruckt. Die übrigen Anlagen sind vorgefertigte Standarddokumente.

Datenschutzinformationen bearbeiten (Anlage 3)

Wenn Sie die Anlage „Datenschutzinformationen" aktiviert haben, erscheint ein Button „Daten bearbeiten". Über diesen Button öffnet sich ein Modal mit folgenden Feldern:

Alle Felder sind frei editierbar. Wenn Daten eingetragen wurden, erscheint ein grünes Badge „Daten hinterlegt" neben dem Button. Die eingetragenen Daten werden in den Vertragsentwurf gespeichert und bei der PDF-Erstellung in die entsprechenden Felder der Datenschutzinformation eingesetzt.

Bei Erstellung aus einem Mietverhältnis (Weg 1) werden Name, Straße und PLZ/Ort automatisch aus den Vermieterdaten vorausgefüllt.

Datenfluss

Bei Erstellung aus einem Mietverhältnis (Weg 1)

Formdock füllt den Vertrag automatisch mit Daten aus:

• Objekt → Adresse, Fläche, Zimmer, Heizungsart
• Mieter-Kontakt → Name, Adresse, Kontaktdaten
• Eigentümer-Kontakt → Name, Adresse, Bankdaten
• Mietverhältnis → Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution, Fälligkeitstag

Sie müssen die Daten nur noch prüfen und ggf. ergänzen. Änderungen im Vertrag werden beim Abschluss mit dem Mietverhältnis synchronisiert.

Bei manueller Erstellung (Weg 2)

Alle Felder sind leer und müssen vollständig ausgefüllt werden. Achten Sie besonders auf die Pflichtfelder (markiert mit *). Der Vertrag ist ein eigenständiges Dokument ohne Verknüpfung zu Objekten oder Mietverhältnissen.