Portal-E-Mail (Eingang)
Übersicht
Jeder Kontoinhaber erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse auf einer von Formdock betriebenen Inbound-Domain. Mails an diese Adresse werden Ihrem Konto zugeordnet und erscheinen in der App unter Nachrichten → Portal-E-Mail (nicht im Mieter-Chat).
Typische Nutzung:
- Weiterleitung von Benachrichtigungen eines Portals (z. B. ImmoScout24) auf Ihre Formdock-Adresse
- Direkteintrag der Adresse als Kontakt-E-Mail bei einem Portal, sofern das Portal das erlaubt
Voraussetzungen
Die Funktion muss auf Ihrer Plattform freigeschaltet und betrieben sein. Wird keine Adresse angezeigt, wenden Sie sich an den Support Ihrer Plattform.
Wo Sie Ihre Adresse sehen
| Ort | Beschreibung |
|---|---|
| Nachrichten → Portal-E-Mail | Oben wird Ihre Adresse angezeigt; daneben Kopieren |
| Einstellungen → ImmoScout24 | Karte E-Mail-Eingang für Portale mit derselben Adresse und Kurzhinweis |
Die Adresse ist pro Kontoinhaber fest; der lokale Teil (vor dem @) ist eindeutig und wird beim ersten Abruf angelegt.
Bedienung in der App
- Hauptnavigation Nachrichten öffnen.
- In der linken Sidebar unter Bereiche Portal-E-Mail wählen.
- Ordner (Tabs unter der Adresszeile):
- Posteingang: neue und unbearbeitete Mails; nur hier zählen Ungelesen für das Badge an Nachrichten / Portal-E-Mail.
- Archiv: archivierte Mails (aus dem Posteingang per Archivieren oder Mehrfachaktion).
- Gelöschte: Papierkorb; Einträge werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Manuell: Endgültig löschen im Detail oder für Auswahl.
- Liste: Betreff, Absender, Empfangszeit; ungelesen nur im Posteingang.
- Eintrag anklicken: Volltext und Metadaten; beim Öffnen wird der Eintrag als gelesen markiert.
- Mehrfachauswahl: Checkbox links in der Liste; je nach Ordner: Archivieren, In Posteingang zurück, In Papierkorb, Wiederherstellen, Endgültig löschen; Auswahl aufheben.
- Aktionen im Detail: Posteingang — Archivieren, In Papierkorb; Archiv — In Posteingang zurück, In Papierkorb; Gelöschte — In Posteingang wiederherstellen, Endgültig löschen. Im Papierkorb keine Objekt-Zuweisung (nur Anzeige, falls vor dem Löschen zugeordnet).
- Objekt-Zuordnung (nur Vermarktungsobjekte mit Status Aktiv; Posteingang und Archiv, nicht im Papierkorb):
- Dropdown Objekt zuweisen + Zuweisen, oder Vorschlag (hellblauer Kasten) mit Zuweisen, wenn Betreff/Text zur Objektbezeichnung, Adresse oder verknüpfter ImmoScout24-Inserats-ID passen.
- Zuordnung entfernen entfernt nur die Verknüpfung, nicht die E-Mail.
- Zugeordnete Mails zeigen in der Liste ein Haus-Icon mit Objektname.
- Vermarktung → Objekt öffnen → Tab „Portal-Anfragen“: alle diesem Objekt zugeordneten Mails (ohne Papierkorb); Klick führt zurück zum Posteingang mit geöffneter Nachricht.
- Portal-E-Mail Filter unter Einstellungen → Kundenportale → Portal-E-Mail Filter. So funktioniert’s (neben der Überschrift) öffnet ein Modal mit drei Reitern (gleicher Aufbau wie unter Nachrichten → So funktioniert’s):
- Nachrichten: Bedienung des Bereichs Konversationen (Liste, Thread, Filter, neuer Kontakt).
- Portal-E-Mail: Posteingang, Objekt-Zuordnung (wie, wann, warum), plus auf dieser Einstellungsseite der Absender-Filter:
- Schalter Absender-Filter aktiv: aus = alle Absender werden akzeptiert (Weiterhin gelten max. 100 Mails pro Tag pro Konto und max. 500 KB Textkörper).
- Standard-Portale: feste Domain-Liste (ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, …) — immer erlaubt, nicht editierbar.
- Eigene erlaubte Domains: eine Domain pro Zeile oder kommagetrennt (alle Adressen unter dieser Domain).
- Eigene erlaubte E-Mail-Adressen: vollständige Adressen, eine pro Zeile oder kommagetrennt.
- Speichern übernimmt Ihre Filtereinstellungen.
- Ankündigungen: Zweck (Ein-Weg-Infos an alle Mieter mit Portal), Ablauf.
Abgelehnte Mails (Filter, Größe, Tageslimit) werden nicht gespeichert und erscheinen nicht in der Liste.