Eigentümerwechsel durchführen

Beim Verkauf einer Immobilie oder einer einzelnen Wohneinheit können Sie den Eigentümer in Formdock formal wechseln. Der Eigentümerwechsel erstellt automatisch wichtige Folgeaufgaben und teilt die Abrechnungsmappe auf.

So führen Sie den Eigentümerwechsel durch

  1. Öffnen Sie die Detailansicht des Objekts oder der Einheit.
  2. Scrollen Sie zum Bereich „Eigentümer".
  3. Klicken Sie auf „Eigentümerwechsel".
  4. Im Dialog:
    • Neuen Eigentümer suchen und auswählen (bestehender Kontakt oder neuen anlegen)
    • Wechseldatum (Übergabedatum) eintragen
    • Kaufpreis (optional) erfassen
  5. Klicken Sie auf „Eigentümerwechsel durchführen".

Was passiert automatisch?

Bei vermieteten Immobilien (aktive Mietverhältnisse vorhanden):

Automatische Aktion Beschreibung
Zwischenablesung Aufgabe zur Erfassung der Zählerstände zum Wechseldatum
BKA alter Eigentümer Aufgabe zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum bis zum Wechsel
Abrechnungsmappe aufteilen Die offene Abrechnungsmappe wird am Wechseldatum geteilt: alte Mappe endet, neue beginnt
Eigentümer-Historie Der Wechsel wird dokumentiert (alter/neuer Eigentümer, Datum, Kaufpreis)

Bei Leerstand (keine aktiven Mietverhältnisse):

Wenn die Immobilie oder Einheit keinen aktiven Mieter hat (Leerstand), werden keine automatischen Aufgaben erstellt. Es gibt keinen Bedarf für eine Zwischenablesung oder BKA, da keine Mietverhältnisse abgerechnet werden müssen. Der Eigentümerwechsel wird trotzdem korrekt durchgeführt und dokumentiert.

Hinweis: Im Eigentümerwechsel-Dialog wird ein entsprechender Hinweis angezeigt, wenn ein Leerstand erkannt wurde.

Einheiten in Mehrfamilienhäusern

Bei Eigentümerwechsel einer Wohneinheit in einem Mehrfamilienhaus passieren zusätzliche automatische Schritte:

  • Die Leerstand-Prüfung bezieht sich nur auf die betroffene Einheit – andere Einheiten im selben Gebäude bleiben unberührt.
  • Es wird automatisch geprüft, ob eine Eigentümergemeinschaft (WEG) erstellt oder erweitert werden muss (siehe nächster Abschnitt).

Automatische Eigentümergemeinschaft (WEG)

Wenn in einem Mehrfamilienhaus verschiedene Einheiten verschiedene Eigentümer haben, erstellt Formdock automatisch eine Eigentümergemeinschaft (WEG). Diese Automatik greift bei jedem Eigentümerwechsel an einer Einheit.

Wann wird eine WEG automatisch erstellt?

Eine neue WEG wird erstellt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Einheit gehört zu einem Mehrfamilienhaus (Gebäude mit Einheiten)
  2. Das Gebäude hat einen einzelnen Eigentümer oder nur einen Bauträger (keinen Community-Kontakt)
  3. Der neue Eigentümer der Einheit unterscheidet sich vom bisherigen Gebäude-Eigentümer bzw. Bauträger
  4. Es gibt mindestens 2 verschiedene Eigentümer/Beteiligte (alter Eigentümer/Bauträger + neuer Einheits-Eigentümer)

Was passiert bei der WEG-Erstellung?

Automatische Aktion Beschreibung
WEG-Kontakt erstellt Ein neuer Kontakt vom Typ „Eigentümergemeinschaft" wird angelegt, z.B. „Eigentümergemeinschaft Musterstraße 5"
Mitglieder hinzugefügt Der bisherige Gebäude-Eigentümer und der neue Einheits-Eigentümer werden als Mitglieder eingetragen
Bauträger berücksichtigt Falls ein Bauträger am Gebäude hinterlegt ist, wird dieser ebenfalls als WEG-Mitglied aufgenommen (siehe Abschnitt „Bauträger-Logik")
Gebäude-Eigentümer aktualisiert Die WEG wird als neuer Eigentümer am Gebäude gesetzt
Einheiten bleiben unverändert Jede Einheit behält ihren individuellen Eigentümer – die WEG wird nur am Gebäude eingetragen

Wann wird eine bestehende WEG erweitert?

Wenn das Gebäude bereits eine echte Eigentümergemeinschaft als Eigentümer hat (Name beginnt mit „Eigentümergemeinschaft" oder „WEG"), wird bei weiteren Eigentümerwechseln der neue Eigentümer automatisch als Mitglied zur bestehenden WEG hinzugefügt. Es wird keine neue WEG erstellt.

Erbengemeinschaft und andere Gemeinschaftstypen

Wenn das Gebäude eine andere Gemeinschaft als Eigentümer hat (z.B. „Erbengemeinschaft Müller" oder „GbR Beispiel"), wird diese nicht als bestehende WEG behandelt. Stattdessen erstellt Formdock eine neue Eigentümergemeinschaft, in der die bisherige Gemeinschaft als Mitglied aufgenommen wird.

Beispiel: Gebäude hat „Erbengemeinschaft Müller" als Eigentümer. Wohnung 1 wird an Käufer Schmidt verkauft. → Formdock erstellt „Eigentümergemeinschaft Musterstraße 5" mit Mitgliedern: Erbengemeinschaft Müller und Schmidt. Die Erbengemeinschaft bleibt als eigenständiger Kontakt erhalten.

Eine Erbengemeinschaft ist ein eigenständiger Rechtsträger und tritt als ein Eigentümer in der WEG auf – sie wird nicht mit der WEG gleichgesetzt.

Bauträger-Logik bei Neubau-Projekten

In der Praxis entwickelt ein Bauträger ein Mehrfamilienhaus und verkauft die Wohnungen anschließend einzeln. Formdock bildet diesen gesamten Lebenszyklus automatisch ab:

Phase Was passiert
Bauträger zuweisen Bauträger wird im Bauträger-Feld zugewiesen → automatisch auch als Eigentümer des Gebäudes und aller Einheiten gesetzt
Erste Wohnung verkauft WEG wird erstellt mit Bauträger + Käufer als Mitglieder
Weitere Wohnungen verkauft Käufer werden zur WEG hinzugefügt, Bauträger bleibt (besitzt noch Einheiten)
Letzte Wohnung verkauft Bauträger besitzt keine Einheit mehr → automatisch aus der WEG entfernt

Wichtig: Der Bauträger muss nur im Bauträger-Feld zugewiesen werden – nicht zusätzlich als Eigentümer. Formdock erledigt alles Weitere automatisch. Das Bauträger-Feld am Gebäude bleibt auch nach Vollverkauf bestehen (als historische Information).

Vollständige Klick-für-Klick-Anleitung: Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispiel finden Sie unter Neubau-Projekt: Bauträger bis Vollverkauf.

Sonderfälle

Gebäude ohne Eigentümer, aber mit Bauträger: Wenn am Gebäude kein Eigentümer eingetragen ist, aber ein Bauträger, wird der Bauträger bei der WEG-Erstellung als Mitglied berücksichtigt. Dies kann vorkommen, wenn der Bauträger manuell nur im Bauträger-Feld eingetragen wurde.

Altlast-Konsistenzcheck: Wenn Einheiten bereits verschiedene Eigentümer haben, das Gebäude aber keine WEG besitzt (z.B. durch Import), erkennt Formdock dies automatisch bei der nächsten Eigentümer-Zuweisung und nimmt alle bestehenden Einheit-Eigentümer in die neue WEG auf.

Beispiel: Klassischer Eigentümerwechsel (ohne Bauträger)

Ausgangssituation: Gebäude „Musterstraße 5" gehört Eigentümer A. Alle 4 Wohnungen (W1–W4) haben Eigentümer A. Kein Bauträger hinterlegt.

  1. Erster Verkauf: Eigentümerwechsel an W1 → neuer Eigentümer B

    • Formdock erstellt automatisch die WEG „Eigentümergemeinschaft Musterstraße 5"
    • Mitglieder: A und B
    • Gebäude: WEG als Eigentümer / W1: Eigentümer B / W2–W4: Eigentümer A

  2. Zweiter Verkauf: Eigentümerwechsel an W2 → neuer Eigentümer C

    • C wird automatisch zur bestehenden WEG hinzugefügt
    • Mitglieder: A, B und C
    • Gebäude: WEG als Eigentümer / W1: B / W2: C / W3–W4: A

  3. Dritter Verkauf: Eigentümerwechsel an W3 → neuer Eigentümer D

    • D wird automatisch zur WEG hinzugefügt
    • A besitzt noch W4 → bleibt in der WEG
    • Mitglieder: A, B, C und D
    • Gebäude: WEG als Eigentümer / W1: B / W2: C / W3: D / W4: A

  4. Vierter Verkauf: Eigentümerwechsel an W4 → neuer Eigentümer E

    • E wird automatisch zur WEG hinzugefügt
    • A besitzt keine Einheit mehr → wird automatisch aus der WEG entfernt
    • Mitglieder: B, C, D und E
    • Gebäude: WEG als Eigentümer / W1: B / W2: C / W3: D / W4: E

Wichtig: Die individuellen Eigentümer der Einheiten werden niemals durch die WEG überschrieben. Die WEG steht nur am Gebäude als Gesamtvertretung.

Automatische Mitgliederverwaltung der WEG

Die Mitgliedschaft in einer WEG wird vollständig automatisch verwaltet:

Aktion Ergebnis
Einheit bekommt neuen Eigentümer Neuer Eigentümer wird zur WEG hinzugefügt
Alter Eigentümer besitzt keine Einheit mehr Alter Eigentümer wird aus der WEG entfernt
Bauträger verkauft letzte Wohnung Bauträger wird aus der WEG entfernt
Gebäude-Eigentümer wechselt von WEG zu Einzelperson/Firma WEG wird aufgelöst und gelöscht

Hinweis: Es gibt keine manuelle Möglichkeit, Mitglieder zur WEG hinzuzufügen oder zu entfernen. Die Mitgliederliste spiegelt immer die aktuellen Eigentumsverhältnisse wider.

WEG in der Kontaktverwaltung

Die automatisch erstellte WEG finden Sie als Kontakt unter Kontakte mit dem Typ „Eigentümergemeinschaft". Dort können Sie:

  • Die Mitgliederliste einsehen
  • Die WEG-Bezeichnung anpassen

Eigentümer-Historie einsehen

Nach einem Eigentümerwechsel wird die komplette Historie gespeichert:

  • Alter und neuer Eigentümer
  • Wechseldatum
  • Kaufpreis (falls angegeben)

Diese Daten finden Sie in der Objektdetailansicht im Bereich „Eigentümer-Historie".

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