Automatische Aufgaben

Aufgaben können automatisch erstellt werden, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Das spart manuelle Schritte und stellt sicher, dass wichtige Follow-ups nicht vergessen werden.

Quellen automatischer Aufgaben

Formdock erstellt automatische Aufgaben aus fünf verschiedenen Quellen:

1. Pipeline-Statuswechsel (Interessenten)

Beim Wechsel eines Interessenten in einen neuen Pipeline-Status wird automatisch eine passende Aufgabe angelegt.

Konfigurierbare Status für Miet-Pipeline:

  • Besichtigung → „Besichtigungstermin vorbereiten"
  • Bewerbung → „Bewerbungsunterlagen prüfen"
  • Prüfung → „Bonität & Referenzen prüfen"
  • Zusage → „Mietvertrag vorbereiten"

Konfigurierbare Status für Kauf-Pipeline:

  • Besichtigung → „Besichtigungstermin vorbereiten"
  • Angebot → „Kaufangebot prüfen"
  • Verhandlung → „Preisverhandlung vorbereiten"
  • Kaufvertrag → „Kaufvertrag vorbereiten"
  • Notar → „Notartermin koordinieren"

Standardmäßig sind alle Status-Aufgaben aktiviert.

2. Eigentümerwechsel

Bei einem Eigentümerwechsel erstellt Formdock automatisch diese Aufgaben:

  • Zwischenablesung – Zählerstände zum Übergabedatum ablesen
  • BKA für alten Eigentümer – Betriebskostenabrechnung bis zum Übergabedatum
  • BKA für neuen Eigentümer – Betriebskostenabrechnung ab dem Übergabedatum

3. Kündigung eines Mietverhältnisses

Wenn ein Mietverhältnis gekündigt wird, erstellt Formdock automatisch:

  • BKA für ausziehenden Mieter – Zwischenabrechnung für den Auszugszeitraum

4. BKA Jahresende

Am Jahresende kann Formdock automatisch an die jährliche Betriebskostenabrechnung erinnern.

5. System-Aufgaben

Weitere automatische Aufgaben, die vom System bei bestimmten Ereignissen erstellt werden.

Konfiguration

Die Konfiguration der automatischen Aufgaben für Interessenten finden Sie unter Einstellungen → Module → Interessenten.

Globaler Toggle

Über einen Master-Schalter können Sie die automatischen Aufgaben für Miete bzw. Kauf komplett ein- oder ausschalten.

Status-Toggles

Für jeden einzelnen Pipeline-Status können Sie festlegen:

  • An: Aufgabe wird bei diesem Statuswechsel erstellt
  • Aus: Keine automatische Aufgabe bei diesem Status

Verhalten der erstellten Aufgaben

Automatisch erstellte Aufgaben haben folgende Eigenschaften:

  • Priorität: Normal (Standardwert)
  • Status: Offen
  • Verknüpfung: Automatisch mit dem Interessenten und ggf. dem Objekt verknüpft
  • Quelle: Wird automatisch als Herkunft markiert (z.B. „Pipeline-Statuswechsel", „Eigentümerwechsel", „Kündigung")
  • Kategorie: Passend zum Kontext (z.B. „Mietinteressent", „Besichtigung", „Bewerbungsprüfung", „Mieterwechsel", „Betriebskosten")

Zurück zur Kategorie