DAP – Start, Dashboard und Archiv
DAP auf dem Tablet wie eine App
Die DAP-Oberfläche können Sie auf dem Tablet (iPad oder Android-Tablet) wie eine eigene App nutzen: Sie legen ein Symbol auf dem Startbildschirm ab und öffnen DAP danach mit einem Fingertipp – ohne die Adresse jedes Mal neu einzugeben. Das ist dieselbe Funktion wie beim Smartphone, nur auf dem größeren Bildschirm oft übersichtlicher.
iPad (Safari)
- Öffnen Sie die DAP-Adresse im Safari (nicht in einer anderen Browser-App).
- Tippen Sie auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit nach oben zeigendem Pfeil).
- Wählen Sie „Zum Home-Bildschirm“ (bei älteren iPad-Versionen kann der Text leicht abweichen).
- Bestätigen Sie einen Namen für das Symbol und tippen Sie auf „Hinzufügen“.
Auf dem Home-Bildschirm erscheint ein Icon; ein Tipp darauf startet DAP wie eine App. Sie bleiben in der Regel im Vollbild ohne die übliche Safari-Leiste – ideal für die Begehung vor Ort.
Android-Tablet (z. B. Chrome)
- Öffnen Sie die DAP-Adresse in Chrome (oder dem vom Hersteller vorinstallierten Browser, der solche Einträge anbietet).
- Öffnen Sie das Menü (drei Punkte ⋮ oben rechts).
- Suchen Sie einen Eintrag wie „Zum Startbildschirm hinzufügen“, „App installieren“ oder „Installieren“ – die genaue Bezeichnung hängt von Android-Version und Gerät ab.
- Bestätigen Sie die Abfrage.
Daraufhin liegt ein Symbol auf dem Startbildschirm oder in der App-Übersicht; von dort starten Sie DAP direkt.
Hinweise
- Sie müssen einmal angemeldet sein bzw. sich wie gewohnt anmelden – das Symbol speichert nur den schnellen Einstieg, nicht automatisch Ihr Passwort.
- Für Updates der Seite genügt ein normaler Seitenaufruf; das Symbol bleibt bestehen.
Schritt „Start“
Auf dem Start-Schritt legen Sie fest, welches Protokoll Sie bearbeiten möchten und in welchem Rahmen es läuft.
Neues Protokoll
- Legen Sie zuerst den Modus fest, z. B. Vorbesichtigung (Besichtigung vor Vertragsabschluss), Übergabe (Einzug) oder Abnahme (Auszug). Je nach Modus zeigt die App im nächsten Schritt Objekt andere Bereiche (z. B. entfallen bei Vorbesichtigung die Mieter-Punkte „Ausziehend“ / „Neu“, die bei Ein- und Auszug eine Rolle spielen).
- Im Schritt Objekt wählen können Sie wie gewohnt ein Gebäude, eine Einheit und – sofern vorhanden – ein Mietverhältnis aus Ihren Formdock-Daten wählen.
- Alternativ – aus einem Wohnraum-Mietvertrag: Derselbe Schritt Objekt wählen bietet Aus Mietvertrag laden. Danach wählen Sie in Mietvertrag wählen einen abgeschlossenen Wohnraum-Mietvertrag (Suche möglich). Formdock übernimmt daraus u. a. Adresse und Vertragsparteien; die weiteren Schritte (Objekt, Protokoll …) sind wie bei jedem anderen neuen Protokoll. Gewerbe-, Stellplatz- und Garagenverträge erscheinen in dieser Liste nicht — für diese starten Sie das Protokoll über Objekt/Einheit oder Objekt manuell erfassen. In der Protokollliste und im DAP-Dashboard erkennen Sie solche Vorgänge am Kennzeichen Aus Mietvertrag.
- Mit Weiter gelangen Sie zu Objekt (Stammdaten) – Ihre Auswahl wird im Entwurf gespeichert, sodass Sie später weitermachen können.
Bestehende Protokolle und Entwürfe
- Die Liste zeigt bereits angelegte Vorgänge zu Ihrer Auswahl. Sie können ein Protokoll fortsetzen oder ein neues anstoßen, wenn das für Ihre Situation passt.
- Entwürfe werden unterschieden: Ein lokaler Entwurf (nur in diesem Browser) und ggf. gesicherte Entwürfe auf Ihrem Konto – in der App sind die Bezeichnungen klar erkennbar. Nach dem Abschluss werden überflüssige Entwürfe bereinigt.
Ohne Bestandsobjekt
- Wenn Sie kein Gebäude aus dem Bestand verknüpfen, erfassen Sie Adresse und Bezeichnung des Mietobjekts direkt in der App. Die weiteren Schritte funktionieren gleich; die Übersicht in der Immobilienverwaltung zeigt solche Einträge ebenfalls, sobald sie an Formdock gemeldet wurden.
Dashboard (Übersichtskarten)
Nach dem Start sehen Sie oft eine gruppierte Übersicht nach Adresse, Einheit und Mieter. Dort finden Sie:
- laufende und abgeschlossene Protokolle eines Vorgangs,
- Zeitfolgen (z. B. mehrere Termine zu einer Einheit),
- Aktionen wie Fortsetzen, PDF ansehen oder – je nach Status – den nächsten Schritt wählen.
Abgeschlossenes Protokoll als neues, bearbeitbares Protokoll
Ist ein Vorgang abgeschlossen und die Karte damit nur noch lesbar (z. B. nach Signatur), können Sie die erfassten Inhalte dennoch als Ausgangspunkt für einen neuen Entwurf nutzen:
- Wählen Sie auf der betreffenden Karte die Aktion „Als neues Protokoll“ (auf schmalen Bildschirmen ggf. „Kopie“).
- Formdock legt einen neuen Entwurf mit eigener Protokollkennung an – ohne die vorherige Signatur oder den bisherigen Abschluss zu verändern.
- Übernommen werden die gespeicherten Protokolldaten und die Beweisfotos (einschließlich Markierungen und Vermerke, soweit auf dem Server vorhanden). Sie können den Entwurf erneut bearbeiten und von vorn signieren und versenden.
Hinweis: Pro Konto gilt eine Obergrenze für gleichzeitig gespeicherte Server-Entwürfe. Ist diese erreicht, entfernt Formdock bei „Als neues Protokoll“ automatisch den ältesten gespeicherten Entwurf, damit die Kopie angelegt werden kann — oder Sie löschen vorab selbst einen Entwurf in der Übersicht.
Aus einer Abnahme ein Übergabeprotokoll erstellen (Mieterwechsel)
Haben Sie eine Wohnungsabnahme (Auszug) abgeschlossen und zieht ein neuer Mieter ein, können Sie aus derselben Abnahme direkt ein Übergabeprotokoll (Einzug) starten — mit demselben Objekt, aber dem neuen Mieter:
- Wählen Sie auf der abgeschlossenen Abnahme-Karte die Aktion „Als neues Protokoll“ (bzw. „Kopie“).
- Es erscheint ein Auswahl-Dialog mit zwei Möglichkeiten:
- Neues Abnahmeprotokoll – Kopie mit gleichem Mieter (z. B. für eine Nachkontrolle). Es gilt das oben beschriebene Verhalten.
- Neues Übergabeprotokoll – Kopie als Einzugsprotokoll mit einem neuen Mieter.
- Bei „Neues Übergabeprotokoll“ wählen Sie den neuen Mieter aus einer von zwei Quellen:
- Aus Mietvertrag: ein abgeschlossener Wohnraum-Mietvertrag (Suche möglich) — übernommen werden Name und Adressdaten des Mieters aus dem Vertrag.
- Aus Kontakten: ein beliebiger Kontakt aus Ihrer Verwaltung (Suche über Name, Firma, Adresse).
- Formdock legt einen neuen Entwurf an: gleiches Objekt und alle bisherigen Inhalte (Räume, Zustände, Zählerstände, Fotos) werden als Ausgangsbasis übernommen, der Modus wird auf Übergabe gesetzt und im Bereich „Neuer Mieter“ stehen die Daten des gewählten Mieters (Firma, Vor-/Nachname, Adresse, Telefon, E-Mail). Diese Felder können Sie im Entwurf weiter anpassen.
So müssen Sie das Objekt und die Raumdaten nicht erneut erfassen; lediglich der Mieter wird gegen den neuen Einzieher getauscht.
Archiv
Im Bereich Archiv (bzw. Register Archiv in der Übersicht) sehen Sie abgeschlossene Protokolle, die nicht mehr zur täglichen Bearbeitung gehören. Von dort aus können Sie Dokumente erneut öffnen oder – je nach Konto und Freigabe – Versand und Download nutzen.