DAP – Objekt und Stammdaten
Im Schritt Objekt bereiten Sie alles vor, was vor dem Rundgang durch die Räume feststehen soll. Die linke Navigation listet die Bereiche auf; je nach Modus (Vorbesichtigung, Übergabe, Abnahme) sind nicht alle Punkte sichtbar.
Stammdaten
Hier tragen Sie die Anschrift, Bezeichnung der Einheit und allgemeine Angaben zum Objekt ein, soweit sie noch nicht aus Formdock übernommen wurden. So ist im späteren PDF klar, welche Wohnung das Protokoll betrifft.
Mieter und Beteiligte
- Ausziehender Mieter – erscheint vor allem beim Auszug (Abnahme), um den bisherigen Nutzer zu benennen und zu dokumentieren.
- Neuer Mieter – relevant bei Übergabe / Einzug: Daten können aus dem gewählten Mietverhältnis übernommen werden oder Sie erfassen einen oder zwei neue Mieter manuell (Name, Anschrift, Erreichbarkeit).
- Teilnehmer der Besichtigung – bei Vorbesichtigung können mehrere Personen erfasst werden, die an der Besichtigung teilnehmen.
Schlüsselverzeichnis
Erfassen Sie welche Schlüssel übergeben werden (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten usw.). Wenn zu Ihrem Vorgang ein Mietvertrag aus Formdock gehört, können Vorgaben aus dem Vertrag vorbefüllt sein – Sie können alle Angaben dennoch anpassen, bis sie zur tatsächlichen Übergabe passen. Zusätzliche Schlüsselarten können Sie als eigene Zeilen ergänzen.
Weitere Angaben und Zählerstände
- Unter weitere Angaben fassen Sie alles ein, was nicht unter die festen Punkte fällt – kurz und sachlich, damit es im Protokoll nachvollziehbar bleibt.
- Zählerstände (z. B. Strom, Wasser, Wärme) tragen Sie hier ein, damit sie datumsgenau zum Übergabezeitpunkt dokumentiert sind.
Foto je Zähler (Kamera)
Zu jedem Zähler können Sie direkt in der Zähler-Kachel ein Foto aufnehmen – mit der Kamera von iPhone/iPad oder durch Bild auswählen. So ist der abgelesene Stand bildlich belegt.
Ablage im Dokumentenmanager (DMS): Beim Abschließen des Protokolls werden die Zähler-Fotos automatisch einsortiert:
- Objekt ist in der Objektliste vorhanden: im DMS des Objekts unter Zähler → Zählernummer → Fotos.
- Objekt ist nicht vorhanden (z. B. freies Protokoll): im Bereich Dokumente unter dem Navigationspunkt Dateimanager → DAP → Objektbezeichnung → Zähler → Zählernummer. Hat das Objekt keine Bezeichnung, wird die Adresse als Ordnername verwendet.
Während der Entwurf läuft, hängen die Fotos nur am Protokoll. Wird ein Entwurf abgebrochen, entstehen keine DMS-Ordner.
Die Zähler-Fotos erscheinen zusätzlich im PDF-Protokoll im Abschnitt Zählerstände (unter der Tabelle, zwei Fotos nebeneinander pro Zeile, mit Bezeichnung des Zählers).
Fotos in diesem Schritt
Beweisfotos zu einzelnen Raumelementen machen Sie erst im Schritt Protokoll. In den Stammdaten-Bereichen geht es um Übersicht und Schlüsseldaten, nicht um die zimmerweise Begehung.