Prioritäten und Status
Prioritäten und Status helfen, Aufgaben zu strukturieren und den Bearbeitungsstand übersichtlich darzustellen.
Die vier Prioritätsstufen
| Priorität | Bedeutung | Farbcodierung (Badge) |
|---|---|---|
| Niedrig | Kann später erledigt werden | Grau (secondary) |
| Normal | Standardpriorität (Standardwert) | Blau (primary) |
| Hoch | Sollte zeitnah erledigt werden | Orange (warning) |
| Dringend | Hohe Priorität, zeitnah abarbeiten | Rot (danger) |
Die Farbcodierung unterstützt Sie beim schnellen Erfassen wichtiger Aufgaben in Listen und Kalenderansichten.
Die sechs Status-Werte
| Status | Bedeutung | Icon | Farbcodierung |
|---|---|---|---|
| Offen | Noch nicht begonnen (Standardwert) | Kreis (leer) | Blau (primary) |
| In Bearbeitung | Wird aktuell bearbeitet | Play-Kreis (gefüllt) | Orange (warning) |
| Wartet auf Rückmeldung | Pausiert – wartet auf externen Input | Sanduhr | Hellblau (info) |
| Zurückgestellt | Bewusst auf später verschoben | Pause-Kreis (gefüllt) | Grau (secondary) |
| Erledigt | Aufgabe abgeschlossen | Häkchen-Kreis (gefüllt) | Grün (success) |
| Abgebrochen | Aufgabe wurde storniert | X-Kreis (gefüllt) | Rot (danger) |
Zusatzfelder bei bestimmten Status
- Wartet auf Rückmeldung: Optionales Freitextfeld „Grund" – z.B. „Warte auf Rückmeldung vom Mieter"
- Zurückgestellt: Optionales „Zurückgestellt bis"-Datum und Freitextfeld „Grund"
- Abgebrochen: Optionales Freitextfeld „Grund" – z.B. „Nicht mehr relevant"
Statusübergänge
Alle Statusübergänge sind in beliebiger Richtung möglich:
- Offen → In Bearbeitung: Sobald Sie mit der Aufgabe beginnen
- In Bearbeitung → Wartet auf Rückmeldung: Wenn Sie auf externen Input warten
- Wartet auf Rückmeldung → In Bearbeitung: Sobald die Rückmeldung da ist
- In Bearbeitung → Zurückgestellt: Wenn die Aufgabe bewusst verschoben wird
- Zurückgestellt → Offen: Wenn das „Zurückgestellt bis"-Datum erreicht ist
- In Bearbeitung → Erledigt: Nach Abschluss der Aufgabe
- Jeder Status → Abgebrochen: Wenn die Aufgabe nicht mehr relevant ist
- Erledigt/Abgebrochen → Offen: Um die Aufgabe wieder zu öffnen
Statusänderungen können direkt in der Aufgabenliste oder in der Aufgabendetailansicht vorgenommen werden.
Massenänderung (Bulk-Aktionen)
Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig auf einen neuen Status setzen:
- Aufgaben auswählen: Setzen Sie ein Häkchen bei jeder gewünschten Aufgabe über die Checkbox in der ersten Spalte. Mit der Checkbox im Tabellen-Header können Sie alle sichtbaren Aufgaben auf einmal auswählen.
- Bulk-Aktionsleiste: Sobald mindestens eine Aufgabe ausgewählt ist, erscheint eine dunkle Aktionsleiste oberhalb der Tabelle mit der Anzahl der ausgewählten Aufgaben und folgenden Buttons:
- Erledigt (grün) – Alle ausgewählten Aufgaben als erledigt markieren
- Offen (blau) – Alle ausgewählten Aufgaben auf „Offen" zurücksetzen
- In Bearbeitung (gelb) – Alle ausgewählten Aufgaben auf „In Bearbeitung" setzen
- Zurückgestellt (grau) – Alle ausgewählten Aufgaben zurückstellen
- Abgebrochen (rot) – Alle ausgewählten Aufgaben abbrechen
- Bestätigung: Nach Klick auf einen Status-Button erscheint eine Sicherheitsabfrage mit der Anzahl der betroffenen Aufgaben.
- Auswahl aufheben: Über das X-Symbol rechts in der Aktionsleiste oder durch erneutes Klicken auf die Header-Checkbox können Sie die Auswahl aufheben.
Tipp: Besonders nützlich, um viele erledigte Aufgaben auf „Offen" zurückzusetzen oder offene Aufgaben in Masse als erledigt zu markieren.
Filterung nach Priorität und Status
In der Aufgabenübersicht können Sie filtern:
- Nach Priorität: Zeigen Sie nur niedrige, normale, hohe oder dringende Aufgaben
- Nach Status: Zeigen Sie z.B. nur offene, wartende oder erledigte Aufgaben
- Nach Kategorie: Filtern Sie nach einer der 18 Aufgabenkategorien
- Nach Objekt oder Kontakt: Zeigen Sie nur Aufgaben für ein bestimmtes Objekt oder einen Kontakt
Kombinationen sind möglich (z.B. „Dringend" + „Offen"), um besonders wichtige, noch offene Aufgaben herauszufiltern.