Kontakte löschen
Nicht jeder Kontakt kann gelöscht werden. Formdock prüft automatisch, ob noch Abhängigkeiten bestehen, und zeigt dies in der Kontaktliste visuell an.
Löschbarkeit in der Kontaktliste erkennen
| Icon | Bedeutung |
|---|---|
| Papierkorb (rot) | Kontakt kann gelöscht werden – keine Abhängigkeiten vorhanden |
| Papierkorb (grau) | Löschen nicht möglich – Systemkontakt oder aktive Zuordnungen |
Hinweis: Beim Klick auf den roten Papierkorb erscheint eine Bestätigungsabfrage. Erst nach Bestätigung wird der Kontakt endgültig gelöscht.
Wann kann ein Kontakt NICHT gelöscht werden?
Formdock prüft folgende Sperren. Sobald eine zutrifft, ist das Löschen blockiert:
1. Systemkontakte
| Kontakt | Beschreibung |
|---|---|
| Sammelkunde | Automatisch erstellter Debitor für Buchungen ohne spezifischen Kontakt |
| Sammellieferant | Automatisch erstellter Kreditor für Buchungen ohne spezifischen Kontakt |
Systemkontakte werden beim ersten Besuch der Buchhaltungseinstellungen erstellt und können nie gelöscht werden. Sie sind in der Kontaktliste mit einem „Sammelkontakt"-Badge gekennzeichnet.
2. Eigentümer-Zuordnung an Objekten
Der Kontakt ist als Eigentümer an mindestens einem Objekt oder einer Einheit zugewiesen.
Lösung: Eigentümer-Zuordnung zuerst in der Objektdetailansicht entfernen (× Button) oder per Eigentümerwechsel ersetzen.
3. Hausverwaltung-Zuordnung
Der Kontakt ist als Hausverwaltung an mindestens einem Objekt zugewiesen.
Lösung: Hausverwaltung in der Objektdetailansicht entfernen oder durch anderen Kontakt ersetzen.
4. Bauträger-Zuordnung
Der Kontakt ist als Bauträger an einem Gebäude zugewiesen.
Lösung: Bauträger in der Objektdetailansicht entfernen.
5. Weiterer-Kontakt-Zuordnung
Der Kontakt ist als Weiterer Kontakt an einem Objekt zugewiesen.
Lösung: Zuordnung in der Objektdetailansicht entfernen.
6. Mietverhältnisse
Der Kontakt ist als Mieter an mindestens einem Mietverhältnis beteiligt (aktiv oder beendet).
Lösung: Alle Mietverhältnisse dieses Kontakts zuerst beenden und die Zuordnungen entfernen.
7. Gemeinschaft mit Mitgliedern
Der Kontakt ist eine Eigentümergemeinschaft (oder andere Gemeinschaft) und hat noch Mitglieder. Eine Gemeinschaft kann erst gelöscht werden, wenn alle Mitglieder entfernt wurden.
Lösung: In der Kontaktdetailansicht unter „Eigentümer in dieser Gemeinschaft" alle Mitglieder über den roten × Button entfernen.
8. Legacy-Referenzen
Bei migrierten Daten können noch alte Verknüpfungen bestehen, die das Löschen verhindern.
Übersicht: Alle Löschsperren
| # | Sperre | Wo beheben |
|---|---|---|
| 1 | Systemkontakt | Kann nicht behoben werden |
| 2 | Eigentümer an Objekt | Objektdetailansicht → Eigentümer entfernen |
| 3 | Hausverwaltung an Objekt | Objektdetailansicht → Hausverwaltung entfernen |
| 4 | Bauträger an Gebäude | Objektdetailansicht → Bauträger entfernen |
| 5 | Weiterer Kontakt an Objekt | Objektdetailansicht → Kontakt entfernen |
| 6 | Mietverhältnisse vorhanden | Mietverhältnis beenden und Zuordnung entfernen |
| 7 | Gemeinschaft mit Mitgliedern | Kontaktdetailansicht → Mitglieder entfernen |
| 8 | Legacy-Referenzen | Migrierte Daten bereinigen |
Automatische Bereinigung bei Eigentümer-Entfernung
Wenn Sie eine Gemeinschaft (z.B. Eigentümergemeinschaft oder Erbengemeinschaft) als Eigentümer von einem Gebäude entfernen, bereinigt Formdock automatisch die Mitgliederliste:
- Alle Einheit-Eigentümer des Gebäudes werden als Mitglieder aus der Gemeinschaft entfernt
- Dies betrifft nur Kontakte, die als Eigentümer an Einheiten des Gebäudes zugewiesen sind
- Manuell hinzugefügte Mitglieder, die keine Einheit-Eigentümer sind, bleiben erhalten
Beispiel: Die „Eigentümergemeinschaft Hornstieg 3" hat 5 Mitglieder (je ein Eigentümer pro Wohnung). Wenn Sie die WEG als Eigentümer vom Gebäude entfernen, werden alle 5 Einheit-Eigentümer automatisch aus der Mitgliederliste entfernt.
Was passiert beim Löschen?
Wenn ein Kontakt erfolgreich gelöscht wird:
- Der Kontakt wird dauerhaft aus der Datenbank entfernt
- Alle gespeicherten Daten (Name, Adresse, Bankdaten etc.) werden gelöscht
- Eine grüne Erfolgsmeldung wird angezeigt: „Kontakt wurde gelöscht"
Achtung: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie vorher die Verknüpfungen in der Kontaktdetailansicht.
Checkliste vor dem Löschen
- Kontakt hat keinen roten Lösch-Button? → Abhängigkeiten in der Detailansicht prüfen
- Eigentümer-/Verwalter-Zuordnungen an Objekten entfernt?
- Alle Mietverhältnisse des Kontakts beendet und Zuordnungen entfernt?
- Bei Gemeinschaften: Alle Mitglieder entfernt?
- Sicher, dass der Kontakt nicht mehr benötigt wird? (Löschen ist endgültig)