Signatur-Studio
Übersicht
Signaturstufen & Grenzen: Formdock stellt bei der beschriebenen Nutzung eine einfache elektronische Signatur (EES) bereit — nicht QES/FES. Typische Einsatzfälle, Grenzen (z. B. § 550 BGB bei befristeten Mietverträgen über ein Jahr) und Erklärung von EES / FES / QES finden Sie im Hilfeartikel Elektronische Signatur: EES, FES und QES. Im Dialog Zur Unterschrift senden verweist ein Link direkt dorthin (neues Fenster).
Das Signatur-Studio ist ein eigenständiger Bereich in Formdock, in dem Sie jedes beliebige PDF-Dokument zur digitalen Unterschrift vorbereiten und versenden können. Kein Vertragswizard nötig, kein BKA-Assistent -- einfach PDF hochladen, optional Felder platzieren, Unterzeichner eintragen und absenden.
Sie finden das Signatur-Studio in der linken Seitenleiste unter Signatur-Studio (Stift-Icon).
Sichtbarkeit Schnellversand / Vorlagen: Ob diese Bereiche im Signatur-Studio angezeigt werden, hängt von den Einstellungen zur digitalen Signatur in Ihrer Immobilienverwaltung ab (falls Ihre Plattform das anbietet).
Navigation (Sidebar)
| Eintrag | Beschreibung |
|---|---|
| Übersicht | Alle Signatur-Anfragen (Verträge, BKA, Studio-Dokumente) |
| Neues Dokument | PDF hochladen und zur Unterschrift vorbereiten |
| Dateimanager | Signierte Dokumente und zugehörige Dateien im DMS |
Kurzhilfe auf der Übersicht
Auf der Übersicht (Standard beim Öffnen von Signatur-Studio) steht neben der Überschrift Signatur-Studio der Link So funktioniert's. Das Modal erklärt die Status in den Tabellen (Ausstehend, Teilweise signiert, Abgeschlossen, Abgelehnt/Abgelaufen), die Synchronisierung per Klick auf das Status-Badge, den Signaturverlauf und Download-Link erstellen (zeitlich begrenzter Link, optional Passwort und Abruf-Obergrenze) über das ⋯-Menü, sowie die Zahl im Hauptmenü neben „Signatur-Studio“: Anzahl noch nicht abgeschlossener Anfragen (Ausstehend + Teilweise signiert), die sich verringert, wenn Vorgänge abgeschlossen sind.
Kurzhilfe „So funktioniert's“
Auf der Seite Neues Dokument steht die Überschrift Neues Dokument zur Unterschrift mit dem Link So funktioniert's. Ein Klick öffnet ein Hilfefenster (Modal) mit zwei Reitern:
- So funktioniert's — PDF (max. 10 MB), Parteien (Name/E-Mail), Credits, Ablauf. Unterschreiben läuft über den Formdock-Signaturserver. Einladungsmails mit Link: Versand über eigenen SMTP oder Formdock-Mailweg, je nach Einstellungen → E-Mail-Versand (SMTP und Checkbox Signatur-Einladungen … über diesen SMTP). Außerdem: Status in der Übersicht und Ablage signierter Dateien im Dateimanager (Ordner „Signierte Dokumente“).
- EES: Welche Dokumente? — Kurzüberblick, welche Dokumenttypen für eine einfache elektronische Signatur (EES) oft in Frage kommen und wo typische Grenzen liegen; Link zum ausführlichen Hilfeartikel EES, FES und QES.
Das Layout entspricht der Kurzhilfe bei der Betriebskostenabrechnung (farbiges Modal mit Schritten und Tipps).
Modus: Felder platzieren
Sie laden ein PDF hoch und platzieren Unterschrifts-Felder per Drag-and-Drop an beliebigen Stellen. So bestimmen Sie, wo Unterschrift, Datum oder Name erscheinen.
Typisch für: Mietverträge, Kaufverträge, mehrseitige Dokumente mit festen Unterschriftspositionen.
Schnellversand (in der UI derzeit ausgeblendet)
Wenn wieder sichtbar: PDF hochladen, Unterzeichner eintragen, automatische Signaturseite am Ende des Dokuments — ohne manuelles Platzieren von Feldern. Ideal für einfache Dokumente (z. B. Vollmachten, Bestätigungen).
Ablauf Schritt für Schritt
1. PDF hochladen
- Ziehen Sie eine PDF-Datei per Drag-and-Drop in die Upload-Zone
- Oder klicken Sie auf "Datei wählen"
- Maximale Dateigröße: 10 MB
- Nur PDF-Dateien erlaubt
2. Felder platzieren
Nach dem Upload öffnet sich der visuelle Editor. Ziehen Sie Felder (Unterschrift, Datum, Name) aus der Seitenleiste auf das PDF.
3. Unterzeichner eintragen
Für jede Partei (Unterzeichner) tragen Sie ein:
| Feld | Typ | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Name | Text | Ja | Vollständiger Name des Unterzeichners |
| Ja | E-Mail-Adresse für die Signatur-Einladung |
Sie können beliebig viele Parteien hinzufügen (mindestens 1). Jede Partei hat eine eigene Farbe:
| Partei | Farbe |
|---|---|
| 1 | Blau |
| 2 | Grün |
| 3 | Orange |
| 4 | Lila |
| 5+ | Weitere Farben (Rotation) |
4. Absenden
- Die Credit-Kosten werden angezeigt: Anzahl Unterzeichner x Credits pro Signer
- Ihr aktuelles Guthaben wird angezeigt
- Klicken Sie auf "Zur Unterschrift senden"
- Beim Absenden werden die Credits sofort von Ihrem Guthaben abgebucht (Anzahl Unterzeichner × Credits pro Unterzeichner)
Vorlagen (in der UI derzeit ausgeblendet)
Wenn die Funktion wieder eingeblendet ist: Im Builder-Modus können Sie die Konfiguration als Vorlage speichern (Als Vorlage speichern), einen Namen vergeben und die Vorlage unter Meine Vorlagen wiederverwenden (Felder dann bereits platziert).
Signierte Dokumente (Dateimanager)
Nach Abschluss der Signatur werden die Dokumente im Bereich Dateimanager (Sidebar) bzw. im zugehörigen DMS abgelegt:
- Ordnerstruktur: Automatisch erstellte Ordner pro Empfänger
- Status-Anzeige: Warte auf Unterschrift, Teilweise signiert, Vollständig signiert
- Aktionen: Herunterladen, Download-Link erstellen
- Erneut signieren: Ist ein Dokument vollständig signiert, ist Signieren für genau dieses Dokument deaktiviert (Hinweis per Tooltip): dieselbe Datei darf nicht erneut in einen Signatur-Workflow — stattdessen neues PDF / neuer Upload ohne Bezug zum signierten Original.
- Audit-Log: Für jede Signatur wird automatisch ein Certificate of Signature (Beweisdokument) gespeichert
Credits und Kosten
- Pro Unterzeichner werden Credits berechnet (konfigurierbar in Einstellungen > Digitale Signatur)
- Credits werden beim Absenden sofort abgebucht
- Bei Stornierung einer Signatur-Anfrage werden die Credits in der Regel nicht erstattet (siehe Hinweis in der App beim Abbrechen)