Dokumentenmanagement: Überblick

Das Dokumentenmanagement in Formdock ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Dateien zu Ihren Immobilien sicher und verschlüsselt zu speichern. Jedes Dokument wird automatisch mit AES-256-CBC verschlüsselt, bevor es auf dem Server abgelegt wird.

Sie erreichen das Dokumentenmanagement über die Seitenleiste → Dokumente. Die Dokumenten-Hauptansicht zeigt eine sekundäre Navigation (links), die alle Ihre Gebäude mit den zugehörigen Einheiten hierarchisch auflistet. Klicken Sie auf ein Gebäude oder eine Einheit, um deren Dokumente im Hauptbereich anzuzeigen. Gebäude mit Einheiten lassen sich per Pfeil-Icon auf-/zuklappen.

Alternativ erreichen Sie die Dokumente eines Objekts auch direkt über den Dateien-Tab auf der Gebäude- oder Einheiten-Detailseite (nach „Zählerstände").

Aufbau

Das Modul ist in zwei Bereiche unterteilt:

  • Objekte – Dokumente, die einem bestimmten Objekt zugeordnet sind. Jedes Objekt erhält automatisch vordefinierte Ordner. In der sekundären Navigation wählen Sie das gewünschte Gebäude oder die Einheit aus.
  • Sonstiges – Allgemeine Dokumente ohne Objektbezug. Erreichbar über den Eintrag „Sonstiges" am Ende der sekundären Navigation.

Vordefinierte Ordner pro Objekt

Beim ersten Öffnen eines Objekts werden automatisch folgende System-Ordner angelegt:

Ordner Beschreibung
Mieter Automatische Unterordner pro Mieter (wird bei Mietverhältnis-Anlage erstellt). Enthält z. B. die Vermieterbescheinigung.
Anschaffungskosten Kaufverträge, Notarkosten, Grunderwerbsteuer
Betriebs- / Nebenkosten Abrechnungen, Vorauszahlungen
Finanzierung, Kredite und Versicherungen Darlehensverträge, Policen
Individuelle Kosten Sonstige individuelle Aufwendungen
Miete, Nebenkosten und Kaution Mietverträge, Kautionsnachweise
Renovierungs- / Reparaturkosten Handwerkerrechnungen, Kostenvoranschläge
Sonstige Ausgaben Nicht kategorisierbare Kosten
Sonstige Einnahmen Zusätzliche Erlöse
Fotos Objektfotos, Grundrisse
Rechnungen Allgemeine Rechnungen
Verträge Verträge aller Art

System-Ordner können nicht gelöscht oder umbenannt werden. Sie können zusätzlich eigene Ordner anlegen.

Mieter-Ordner

Der Ordner Mieter enthält automatisch erstellte Unterordner für jeden Mieter. Wenn Sie ein neues Mietverhältnis anlegen, wird ein Unterordner mit dem Namen des Mieters erstellt. Die automatisch generierte Vermieterbescheinigung (PDF) wird direkt in diesem Unterordner abgelegt.

Beispielstruktur:

  • Mieter/
    • Max Mustermann/
      • Vermieterbescheinigung_Max_Mustermann.pdf
    • Erika Beispiel/
      • Vermieterbescheinigung_Erika_Beispiel.pdf

Speicherlimit

Jedes Objekt hat ein Speicherlimit von 50 MB. Die aktuelle Belegung wird als Fortschrittsbalken angezeigt:

  • Grün: Unter 70 % belegt
  • Gelb: 70–90 % belegt
  • Rot: Über 90 % belegt

Bei Erreichen der 100 % ist kein Upload mehr möglich. Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien, um Platz zu schaffen.

Erlaubte Dateitypen

  • PDF: .pdf
  • Word: .doc, .docx
  • Excel: .xls, .xlsx
  • Bilder: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .webp

Maximale Dateigröße pro Datei: 10 MB.

Verschlüsselung

Alle Dateien werden vor der Speicherung mit AES-256-CBC verschlüsselt. Der Verschlüsselungsschlüssel leitet sich aus der Server-Konfiguration ab. Originaldateien werden nach der Verschlüsselung nicht auf dem Server gespeichert – nur die verschlüsselte Version existiert.

→ Dokumente hochladen · Ordner verwalten · Dateien-Tab und Navigation · Suche, Tags und Smarte Ordner

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