Elektronische Signatur: EES, FES und QES

Dieser Artikel erklärt die drei Signaturstufen der EU-Verordnung eIDAS, was die einfache elektronische Signatur (EES) in Formdock praktisch bedeutet und wo typische rechtliche Grenzen liegen — besonders im Mietrecht und bei Bürgschaften.

Keine Rechtsberatung: Die folgenden Informationen ersetzen keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall. Sie helfen Ihnen, bewusster zu entscheiden, ob Sie Formdocks digitale Signatur für ein bestimmtes Dokument nutzen sollten.

So nutzen Sie die digitale Signatur in Formdock

Wenn Sie in Formdock einen Vertrag, eine Betriebskostenabrechnung oder ein anderes PDF digital unterschreiben lassen möchten, schicken Sie das Dokument über die Funktion „Zur Unterschrift senden“ (oder vergleichbare Aktionen in Verträgen, BKA und im Signatur-Studio). Formdock bereitet das PDF vor und lädt die Unterzeichner in einen geführten Ablauf im Browser ein: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, öffnen das Dokument, prüfen es und bestätigen die Unterschrift dort. Wenn alle Beteiligten fertig sind, liegen das unterschriebene PDF und ein Protokoll (Nachweis, wer wann gezeichnet hat) in Formdock zum Download bereit — etwa im Signaturverlauf oder über die Aktionen an Vertrag bzw. Abrechnung.

Das ist praktisch wie eine Unterschrift per E-Mail und Klick, aber technisch und rechtlich zählt das in der EU zur einfachen elektronischen Signatur — nicht automatisch zur eigenhändigen Unterschrift auf Papier und nicht zur qualifizierten elektronischen Signatur, die Behörden oder Banken oft verlangen. Ob diese einfache Signatur für Ihren Fall rechtlich ausreicht (z. B. bei bestimmten Mietverträgen oder Bürgschaften), müssen Sie im Zweifel prüfen oder rechtlich klären lassen; der Rest dieses Artikels beschreibt typische Grenzen und wo Sie in Formdock signieren können.

Die drei Signaturstufen nach eIDAS (Überblick)

Stufe	Bezeichnung (eIDAS)	Typische Merkmale	Beispiele aus der Praxis
EES	Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10)	Daten, die mit anderen Daten logisch verknüpft sind und zur Authentifizierung dienen; niedrigste Stufe.	Klick auf „Unterschreiben“, PIN per E-Mail, einfache Login-Signatur in einem Webformular. Formdock-Signatur entspricht dieser Stufe.
FES	Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 11)	Eindeutig dem Unterzeichner zuordenbar; erlaubt Identifizierung; unter Kontrolle des Unterzeichners erstellt; Änderungen nachvollziehbar.	Signatur mit stärkerer Identitätsprüfung (z. B. Video-Ident), professionelle Signaturplattformen mit erweitertem Audit.
QES	Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12)	Fortgeschrittene Signatur, die mit einem qualifizierten Gerät erstellt und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht; gleichwertig zur eigenhändigen Unterschrift, soweit das anwendbare Recht das vorsieht.	Ausweis-basierte Verfahren, qualifizierte Signaturkarte/App (z. B. in behördlichen/steuerlichen Kontexten).

Rechtsquelle eIDAS: Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in EUR-Lex (deutsch).

Schriftform und elektronische Form im deutschen BGB

Ob EES für ein Rechtsgeschäft ausreicht, hängt vom jeweiligen Gesetz ab. Zentrale Paragraphen:

Thema	Paragraph	Link (gesetze-im-internet.de)
Schriftform (klassisch)	§ 126 BGB	§ 126 BGB
Elektronische Form (u. a. QES statt eigenhändiger Unterschrift, soweit vorgesehen)	§ 126a BGB	§ 126a BGB
Befristeter Mietvertrag über mehr als ein Jahr — Schriftformerfordernis	§ 550 BGB	§ 550 BGB
Bürgschaftserklärung des Bürgen — Schriftform	§ 766 BGB	§ 766 BGB

Merke: Wo das Gesetz Schriftform verlangt, ist in Deutschland häufig die elektronische Form nach § 126a BGB (typischerweise mit QES) relevant — nicht jede EES ersetzt die Schriftform.

Typische Fälle, in denen eine EES oft ausreichend diskutiert wird

Vorsicht: „Oft“ heißt nicht „immer“. Im Zweifel Rechtsberatung einholen.

Die folgenden Dokumente werden in der Verwaltungspraxis häufig digital abgegeben oder als Nachweis geführt, ohne dass für das Dokument selbst zwingend QES oder Notar erforderlich ist — sofern keine spezielle gesetzliche Schriftform greift:

Dokument / Vorgang	Kurzbegründung (allgemein)
Übergabeprotokoll (Zustand bei Einzug/Auszug)	Dient der Dokumentation zwischen den Parteien; die Wirksamkeit des Mietverhältnisses hängt nicht primär vom Protokoll ab. Streitigkeiten betreffen oft Inhalt und Beweiswert — kein Ersatz für Klärung von Formfragen bei zeitlich befristeten Verträgen > 1 Jahr.
Betriebskostenabrechnung / Nebenkostenabrechnung (als PDF)	Die Abrechnungspflicht richtet sich nach Mietrecht; die Übermittlung erfolgt üblich per Post/E-Mail/PDF. Entscheidend sind Fristen und Inhalt — nicht automatisch QES-Pflicht für die Datei.
Vereinbarungen ohne gesetzliche Schriftform	Viele Nebenabreden, Hausordnungen, Einverständniserklärungen oder interne Bestätigungen unterliegen — je nach Inhalt — keiner Schriftform nach § 126 BGB.
Unbefristeter Mietvertrag (Wohnraum)	§ 550 BGB knüpft an die Befristung über mehr als ein Jahr an. Unbefristete Mietverträge können unter bestimmten Voraussetzungen auch formlos zustande kommen — trotzdem kann für Beweis und Klarheit eine Unterschrift (auch digital) sinnvoll sein. Prüfen Sie immer Sonderfälle (z. B. andere Formvorschriften, Vereinbarungen mit Verbrauchern).
Informations- und Hinweisdokumente	Z. B. Informationen, Widerrufsbelehrungen (sofern nicht anderweitig formgebunden), Datenschutzhinweise — häufig ohne QES; maßgeblich sind Inhalt und Nachweis der Zugänge.

Formdock-Kontext: Diese Dokumente können Sie — je nach Modul — als PDF erzeugen oder im Signatur-Studio signieren lassen; vorher prüfen Sie, ob für Ihren konkreten Fall eine stärkere Form nötig ist.

Typische Fälle, in denen eine EES häufig nicht ausreicht

Wichtig: Wenn Sie unsicher sind, keine Signatur über Formdock anstoßen, bevor die Form geklärt ist.

Thema	Warum problematisch?	Gesetz (Ausgangspunkt)
Befristeter Mietvertrag über mehr als ein Jahr	Nach § 550 BGB gilt: Ist ein befristeter Mietvertrag nicht in Schriftform abgeschlossen, gilt er für unbestimmte Zeit. Für die Schriftform ist in der elektronischen Kommunikation regelmäßig § 126a BGB (häufig QES) relevant — EES allein erfüllt das typischerweise nicht.	§ 550 BGB, § 126a BGB
Bürgschaft	Die Erklärung des Bürgen bedarf der Schriftform (§ 766 BGB). Das betrifft Bürgen, nicht den Hauptvertrag allein.	§ 766 BGB
Weitere Schriftformfälle	Viele Gesetze kennen eigenständige Formerfordernisse (z. B. bestimmte Kündigungen, Verzichte, Verbraucherdarlehen, Grundstücksverträge mit Notarzwang).	Immer Einzelfall prüfen

Konsequenz für Formdock-Nutzer: Nutzen Sie die EES von Formdock nicht, wenn Sie wissen oder vermuten, dass für Ihr Dokument Schriftform oder QES erforderlich ist — holen Sie rechtliche Beratung oder ein passendes Signaturverfahren ein.

Wo in Formdock signiert wird

Bereich	Kurzbeschreibung	Weiterführend
Verträge (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage)	PDF-Vertrag zur Unterschrift an Mieter/Vermieter senden	PDF-Download & Signatur
Betriebskostenabrechnung	Signatur-Workflow für die Abrechnung	BKA – PDF erstellen
Signatur-Studio	Beliebiges PDF, Schnellversand oder Felder platzieren	Signatur-Studio

Nach erfolgreicher Signatur: Was Sie bekommen

Wenn alle eingeladenen Unterzeichner den Vorgang abgeschlossen haben, stehen Ihnen in Formdock typischerweise zwei PDF-Dokumente zur Verfügung (Download z. B. im Dialog Signaturverlauf bzw. über die Vertrags-/BKA-Aktionen — siehe PDF-Download & Signatur):

Dokument	Inhalt
Signiertes PDF	Ihr Vertrag (und ggf. Anlagen wie SEPA, Datenschutzhinweise) in der unterschriebenen Fassung — so, wie die Parteien ihn digital akzeptiert haben.
Audit-Log (Prüfprotokoll / „Certificate of Signature“)	Ein separates Nachweis-PDF, das von der self-hosted DocuSeal-Instanz erzeugt wird. Es dokumentiert wer wann was getan hat und verbindet die Dateien mit kryptografischen Hashes und unabhängigen Zeitstempeln (Details im Protokoll).

Der Audit-Log wird nicht erzeugt, solange der Workflow nicht vollständig abgeschlossen ist (z. B. bei Ablehnung oder Abbruch).

Eindeutige Zuordnung zu Ihrem Formdock-Vertrag

Damit das Prüfprotokoll eindeutig zu genau diesem Vertrag in Formdock passt, werden beim Start der digitalen Signatur die wichtigsten Vertragskennungen mit übergeben und erscheinen im Audit-Log:

Eindeutige Kennung — eine lange Zeichenfolge, die nur diesen einen Vertrag in Formdock bezeichnet. Dieselbe Kennung sehen Sie z. B. in der Adresszeile des Browsers, wenn Sie den Vertrag im Wizard bearbeiten, oder können sie in der Vertragsübersicht bzw. im Archiv am Vertrag wiederfinden.
Serien-Nr. — die Vertragsnummer bzw. Seriennummer, die Formdock für diesen Vertrag führt. Bei neu abgeschlossenen Verträgen wird sie beim Finalisieren automatisch vergeben und gespeichert; im Prüfprotokoll steht sie typischerweise als „Serien-Nr.“ neben der eindeutigen Kennung.

Diese Angaben stehen im Kopf des Audit-Logs (neben einer Umschlag-ID des Signatur-Anbieters), sodass Sie Protokoll und signiertes PDF später ohne Zweifel dem richtigen Vertrag und Mandanten zuordnen können.

Inhalt des Audit-Logs — Felder im Überblick

Der genaue Wortlaut kann sich leicht nach Anbieter-Version unterscheiden; typischerweise enthält das PDF Prüfprotokoll folgende Bausteine (analog zu einem exportierten Formdock-Vertrags-Workflow mit Haupt-PDF und Anlagen):

1. Kopfzeile

Prüfprotokoll — Bezeichnung des Nachweisdokuments.
Umschlag-ID — interne Referenz der Signatur-Plattform zu diesem Signatur-Vorgang (Submission).
Serien-Nr. … | UUID: … — die Vertragsnummer und die eindeutige Kennung Ihres Vertrags in Formdock (siehe Abschnitt davor).

2. Pro eingebundenem PDF (z. B. Mietvertrag, SEPA-Anlage, Datenschutz-PDF)

Für jede Datei, die in den Signatur-Umschlag eingeht, erscheint ein Block mit:

Feld	Bedeutung
Original-SHA256	Prüfsumme (Hash) der Datei vor der Unterschrift. Jede Änderung an der Datei würde einen anderen Wert ergeben.
Ergebnis-SHA256	Prüfsumme der Datei nach Abschluss der Signatur. So ist die signierte Fassung eindeutig festgehalten.
Generiert am	Zeitpunkt der Erstellung dieses Nachweis-Abschnitts (lokal formatiert, z. B. mit Zeitzone CET).
RFC-3161-Zeitstempel-Server / Timestamp-Zertifikat	Angabe des Zeitstempeldienstes (Time Stamping Authority, TSA), über den ein standardisierter Zeitstempel eingeholt wurde — im Beispiel z. B. DigiCert.
Signierzeitpunkt (TSA)	Der von der TSA beglaubigte Zeitpunkt (häufig in UTC).
Hinweistext	Kurz erklärt: Der Zeitstempel stammt von einer unabhängigen Stelle und dient dazu, nachzuweisen, dass das Dokument zu diesem Zeitpunkt in der angegebenen Form existierte und die zugehörigen Hash-Werte seitdem nicht unbemerkt geändert wurden — ein wichtiger Baustein für Integrität und Nachvollziehbarkeit im Zeitablauf.

Kurz gesagt: SHA-256 fängt den Inhalt der PDFs ein; der RFC-3161-Zeitstempel verbindet diesen Zustand mit einer vertrauenswürdigen Uhrzeit außerhalb Ihres eigenen Systems.

3. Pro Unterzeichner

Typischerweise je Partei (z. B. Vermieter 1, Mieter 1):

E-Mail und Name
IP-Adresse zum Zeitpunkt der Handlung (wie vom Browser/Session gemeldet)
Sitzungs-ID — technische Sitzungskennung der Signatur-Oberfläche
User agent — Browser und System (zur Einordnung des Zugriffs)
Time zone — eingestellte Zeitzone des Unterzeichners
Kennzeichnung der erteilten Unterschrift (z. B. „UNTERSCHRIFT …“)

4. Ereignisprotokoll (Zeitleiste)

Chronologische Liste der Schritte, z. B.:

Formular angesehen von …
Einreichung gestartet von …
Einreichung abgeschlossen von …

So sehen Sie Reihenfolge und ungefähre Zeiten des Ablaufs pro Person.

Checkliste vor jedem Signaturversand

Dokumenttyp und Parteien klar benennen (Verbraucher? Gewerbe? Bürgschaft dabei?).
Gesetzliche Form prüfen: Gibt es Schriftform oder Notar? (Hinweise oben, ggf. Anwalt.)
Signaturstufe: Formdock liefert EES — reicht das für diesen Fall?
Diese Hilfeseite und ggf. AGB gelesen; bei Unsicherheit rechtliche Beratung einholen.

Literatur / offizielle Quellen (extern)

eIDAS: EUR-Lex CELEX:32014R0910
BGB: gesetze-im-internet.de – BGB (u. a. §§ 126, 126a, 550, 766)

Anhang: Technische Einordnung und Abgrenzung

Der folgende Abschnitt fasst zusammen, was Formdock technisch bereitstellt, wie sich das von stärkeren Signaturstufen unterscheidet, und nennt Sonderfälle (z. B. Zeitmietvertrag) sowie Hinweise vor dem Absenden.

Kurz: Was Formdock technisch anbietet

Formdock bindet die Signatur-Funktion über DocuSeal (Open-Source-Software) ein, die self-hosted auf Serverinfrastruktur in der EU betrieben wird — ohne Nutzung von DocuSeal als US-Cloud-Dienst. In der beschriebenen Nutzung erzeugt Formdock damit eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne von Art. 3 Nr. 10 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS). Keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und keine fortgeschrittene Signatur (FES) stellt Formdock mit dieser Funktion bereit.

Ausführliche vertragliche Regelungen finden Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (u. a. Leistungsbeschreibung § 2, Haftung) sowie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) (u. a. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, Unterauftragsverarbeiter inkl. Signatur/Audit-Logs).

Verhalten in Formdock: Wohnraum-Zeitmietvertrag

Wenn Sie im Wohnraum-Mietvertrags-Wizard unter Schritt 4 (Mietzeit) die Option Zeitmietvertrag (befristete Miete) wählen, ist die digitale Signatur (EES) in Formdock nicht verfügbar: Die Schaltfläche Signieren bleibt deaktiviert (mit Hinweis-Tooltip), und ein Versand über die Signatur-Schnittstelle wird serverseitig abgelehnt. Sie können den Vertrag weiterhin als PDF erzeugen und herunterladen und ihn außerhalb von Formdock (z. B. Papier, Notar, qualifizierte elektronische Signatur) unterzeichnen lassen.

Technische Zuordnung: Im Vertragsdatensatz entspricht das der Auswahl befristet = 1 (Radio „Zeitmietvertrag“). Unbefristeter Vertrag, Vertrag mit Kündigungsverzicht (Option 2) und alle anderen Vertragsarten (Gewerbe, Stellplatz, Garage) sind von dieser Sperre nicht betroffen.

Hinweis vor dem Signaturversand

Im Dialog Zur Unterschrift senden finden Sie einen Link zu diesem Hilfeartikel (öffnet in einem neuen Browserfenster bzw. -tab). Nutzen Sie ihn, um sich vor dem Absenden über EES, typische Grenzen und Ihre eigenverantwortliche Prüfung zu informieren. Formdock stellt eine EES bereit und erfüllt nicht automatisch jede gesetzliche Formerfordernis — im Zweifel holen Sie rechtliche Beratung ein.

Hinweis: Wenn im Versand-Dialog eine Zusatz-Bestätigung (z. B. Checkbox zur Kenntnisnahme) angezeigt wird, muss diese vor dem Absenden erfüllt sein. Üblich ist zumindest der Link zu dieser Hilfeseite unterhalb der Credit-Anzeige.