Kontakte suchen und filtern
Die Kontaktliste verwendet die interaktive Tabelle. Alle allgemeinen Funktionen – Filterleiste, Spalten-Konfiguration, Sortierung, Paginierung, Filter-Presets speichern – sind im Artikel Tabellen, Filter und Suche beschrieben. Hier finden Sie die kontaktspezifischen Details.
Kurzhilfe „So funktioniert's“ in der App
In der Hauptnavigation unter Kontakte steht neben der Überschrift der Link So funktioniert's. Er öffnet ein Hilfefenster mit Kurzüberblick zu Kennzahlen (Trefferzahl, Rollenverteilung), Tabellenspalten, Zeilenklick zur Detailansicht, Kontakt hinzufügen (Anlege-Dialog), Aktionen (Details, Bearbeiten, Löschen mit Einschränkungen für Systemkontakte und Zuordnungen), Suche (über die Suchspalte in der Datenbank) und Filtern (Rolle, Kontaktart, Objekt/Einheit, kaskadierend).
Suchfeld
Das Suchfeld durchsucht folgende Felder gleichzeitig:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Name | Vor-/Nachname, Firmenname, WEG-Name |
| info@example.com | |
| Telefon | 030 123456 |
| Adresse | Straße, Stadt, PLZ |
| Firma | Unternehmensname |
Die Suche arbeitet als Live-Suche (mit 300ms Verzögerung) und kombiniert sich mit allen anderen aktiven Filtern.
Verfügbare Filter
| Filter | Typ | Standard-sichtbar | Optionen |
|---|---|---|---|
| Rolle | Multiselect | Ja | Mieter, Vermieter, Eigentümer, Bauträger, Dienstleister, Interessent, Bewerber |
| Kontaktart | Multiselect | Ja | Privatperson, Firma/Unternehmen, Eigentümergemeinschaft, Verein/Organisation |
| Objekt/Einheit | Multiselect | Ja | Alle Objekte und Einheiten (hierarchisch: Gebäude + └ Einheiten) |
Alle Filter sind kaskadierend: Die Optionen passen sich an die aktuelle Datenlage an. Wenn z.B. kein Kontakt mit der Rolle „Bauträger" existiert, wird diese Option entsprechend angezeigt aber ergibt 0 Treffer.
Filter „Objekt/Einheit"
Mit diesem Filter können Sie alle Kontakte anzeigen, die mit einem bestimmten Objekt oder einer Einheit verknüpft sind. Dabei werden alle Verknüpfungsarten berücksichtigt:
- Mieter – Kontakte mit aktiven oder beendeten Mietverhältnissen am Objekt/der Einheit
- Eigentümer – Als Eigentümer zugewiesene Kontakte
- Verwalter – Als Hausverwaltung zugewiesene Kontakte
- Bauträger – Als Bauträger zugewiesene Kontakte
- Weitere Kontakte – Sonstige zugeordnete Kontakte
Tipp: Wenn Sie ein Gebäude (z.B. Mehrfamilienhaus) auswählen, werden automatisch auch alle Kontakte der zugehörigen Einheiten mit angezeigt. Sie können auch einzelne Einheiten gezielt auswählen.
Spalten
Standardmäßig sichtbare Spalten
| Spalte | Sortierbar | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kontakt | Ja | Name + Kontaktart-Label. Bei Eigentümergemeinschaften zusätzlich Badge mit Mitgliederanzahl. Systemkontakte erhalten einen „Sammelkontakt"-Badge |
| Rolle | Nein | Farbcodierte Rollen-Badges (blau = Mieter, gelb = Vermieter, lila = Eigentümer, grün = sonstige, rot = Bauträger) |
| Kontaktdaten | Nein | E-Mail und Telefonnummer mit Icons |
| Adresse | Ja | Formatierte Anschrift |
| Aktionen | Nein | Details-/Bearbeiten-/Löschen-Buttons (fixierte Spalte) |
Ausgeblendete Spalten (über Spalten-Button einblendbar)
| Spalte | Sortierbar | Beschreibung |
|---|---|---|
| Stadt | Ja | Nur die Stadt des Kontakts |
| Ja | Nur die E-Mail-Adresse | |
| Telefon | Nein | Nur die Telefonnummer |
| Kontaktart | Ja | Typ als Text (Privatperson, Firma etc.) |
KPI-Leiste
Unter der Filterleiste zeigt eine KPI-Leiste die Zusammensetzung der gefilterten Ergebnisse:
- X Kontakte – Gesamtzahl der aktuell angezeigten Kontakte
- X Mieter – Anzahl Kontakte mit Rolle „Mieter"
- X Vermieter – Anzahl Kontakte mit Rolle „Vermieter"
- X Eigentümer – Anzahl Kontakte mit Rolle „Eigentümer"
Die KPI-Zahlen aktualisieren sich automatisch bei jeder Filteränderung.
Aktionen pro Kontakt
| Button | Beschreibung |
|---|---|
| Auge (blau) | Öffnet die Detailansicht des Kontakts |
| Stift (blau) | Öffnet das Bearbeiten-Modal |
| Papierkorb (rot) | Löscht den Kontakt (mit Bestätigung) |
| Papierkorb (grau) | Löschen nicht möglich – Systemkontakt oder aktive Zuordnungen vorhanden |
Hinweis: Es gibt 8 verschiedene Gründe, warum ein Kontakt nicht gelöscht werden kann – von Systemkontakt-Status über Objekt-Zuordnungen bis hin zu Gemeinschaften mit Mitgliedern. Eine vollständige Übersicht finden Sie im Artikel Kontakte löschen.
Zeilen-Klick
Ein Klick auf eine beliebige Stelle in der Zeile (außerhalb der Aktions-Buttons) öffnet die Detailansicht des Kontakts.
Kontakt hinzufügen
Über den Button „Kontakt hinzufügen" im Seitenkopf wird das Erstellen-Modal geöffnet. Nach dem Anlegen aktualisiert sich die Tabelle automatisch.