Kontakte finden und bearbeiten

Sie suchen einen bestimmten Kontakt – vielleicht einen Mieter, dessen Telefonnummer Sie brauchen, einen Eigentümer, dessen Adresse sich geändert hat, oder einen Handwerker, dem Sie einen neuen Auftrag zuweisen wollen. In Formdock führen mehrere Wege zum Ziel, und je nach Situation ist ein anderer der schnellste. Dieses Tutorial zeigt alle drei Varianten und erklärt, was Sie in der Kontaktansicht erwartet.

Was Sie vorher brauchen

• Mindestens einen angelegten Kontakt im System
• Falls Sie über ein Objekt navigieren wollen: Ein Objekt mit zugeordneten Kontakten (Mieter, Eigentümer etc.)

Weg 1: Über die Kontaktliste

Das ist der klassische Weg – Sie öffnen die vollständige Kontaktliste und suchen dort.

Kontaktliste öffnen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte. Die Kontaktliste erscheint mit allen im System hinterlegten Personen und Firmen. Bei wenigen Kontakten sehen Sie alle auf einen Blick, bei vielen hilft die Suche.

Kontakt suchen

Am oberen Rand der Liste finden Sie ein Suchfeld. Tippen Sie den Namen ein – Vor- oder Nachname genügt. Die Liste filtert sich live während der Eingabe, Sie müssen nicht auf „Suchen" klicken oder Enter drücken. Schon nach wenigen Buchstaben schrumpft die Ergebnisliste auf eine Handvoll Treffer.

Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt, um die Detailansicht zu öffnen.

Tipp: Sie können auch nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer suchen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie einen Anruf erhalten und nur die Nummer sehen, aber nicht sofort wissen, welcher Kontakt dahintersteckt.

Kontaktdetails einsehen und bearbeiten

Die Detailansicht zeigt Ihnen alles Wichtige auf einen Blick:

• Persönliche Daten – Name, Anrede, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum
• Rollen – welche Funktionen dieser Kontakt im System hat (Mieter, Eigentümer, Handwerker etc.)
• Verknüpfte Mietverhältnisse – in welchen Einheiten dieser Kontakt als Mieter eingetragen ist
• Verknüpfte Objekte – welche Immobilien diesem Kontakt gehören oder zugeordnet sind
• Dokumente – alle zum Kontakt hinterlegten Dateien
• Notizen und Timeline – chronologische Übersicht aller Aktivitäten und Einträge

Möchten Sie etwas ändern? Klicken Sie auf Bearbeiten, passen Sie die gewünschten Felder an und klicken Sie anschließend auf Speichern. Alle Änderungen wirken sich sofort auf verknüpfte Bereiche aus – wenn Sie etwa eine neue Adresse eintragen, wird diese künftig auch in Verträgen und Abrechnungen verwendet.

Weg 2: Über die globale Suche (Strg+K)

Wenn Sie den Namen kennen und schnell ans Ziel wollen, ist die globale Suche der kürzeste Weg.

Drücken Sie Strg+K (oder klicken Sie auf das Suchfeld in der oberen Leiste). Ein Suchfenster öffnet sich, in dem Sie sofort lostippen können. Die Ergebnisse erscheinen kategorisiert: Kontakte, Objekte, Mietverhältnisse und mehr. Unter der Kategorie „Kontakte" sehen Sie passende Treffer – klicken Sie einen davon an, und Sie landen direkt in der Kontaktdetailansicht.

Tipp: Die globale Suche ist besonders nützlich, wenn Sie mitten in einer anderen Aufgabe stecken und kurz einen Kontakt nachschlagen wollen, ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen. Nach dem Schließen der Suche sind Sie wieder dort, wo Sie vorher waren.

Weg 3: Vom Objekt aus navigieren

Manchmal suchen Sie keinen bestimmten Kontakt, sondern wollen wissen: Wer wohnt eigentlich in dieser Einheit? Oder: Wer ist Eigentümer dieses Gebäudes? Dann starten Sie beim Objekt.

Öffnen Sie das betreffende Objekt über die linke Seitenleiste → Objekte. Wechseln Sie zum Tab Zuordnungen (bei Mehrfamilienhäusern) oder scrollen Sie zur Kontaktzuordnung (bei Einzelobjekten). Dort sehen Sie alle verknüpften Personen – Mieter der einzelnen Einheiten, Eigentümer, Verwalter, Hausmeister.

Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, und Sie gelangen direkt in dessen Detailansicht. Von dort können Sie die Daten einsehen oder bearbeiten, ganz wie über die Kontaktliste.

Praxistipp: Dieser Weg ist besonders hilfreich bei Mehrfamilienhäusern mit vielen Mietern. Statt in der Kontaktliste nach „Müller" zu suchen und drei Treffer zu bekommen, sehen Sie am Objekt sofort, welcher Müller in welcher Einheit wohnt.

Kontaktrollen verstehen

Ein Kontakt in Formdock ist nicht einfach nur ein Adressbucheintrag – er hat eine oder mehrere Rollen, die seine Funktion im System beschreiben. Rollen werden entweder manuell vergeben oder entstehen automatisch durch Verknüpfungen.

Die wichtigsten Rollen

Insgesamt kennt Formdock 13 Rollen, darunter auch speziellere wie Bauträger, Hausverwaltung oder WEG-Mitglied.

Mehrere Rollen gleichzeitig

Ein Kontakt kann beliebig viele Rollen gleichzeitig tragen. Das ist kein Sonderfall, sondern kommt in der Praxis häufig vor:

• Ein Eigentümer vermietet ein Objekt und ist gleichzeitig Vermieter
• Ein Eigentümer besitzt eine Wohnung in Gebäude A und ist Mieter in Gebäude B
• Ein Handwerker ist gleichzeitig Dienstleister für die Hausreinigung
• Ein ehemaliger Interessent wird zum Mieter, nachdem er den Zuschlag bekommen hat

Rollen werden nicht manuell umgeschaltet – sie addieren sich. Wenn ein Interessent zum Mieter wird, behält er die Rolle „Interessent" als historische Information und bekommt zusätzlich die Rolle „Mieter".

Tipp: In der Kontaktliste können Sie nach Rollen filtern. So finden Sie z.B. schnell alle Eigentümer oder alle Handwerker – ohne durch hunderte Kontakte scrollen zu müssen.

Bearbeitungstipps

Adressänderungen

Wenn ein Kontakt umzieht, ändern Sie die Adresse im Kontakt. Die neue Adresse wird automatisch in zukünftigen Dokumenten und Verträgen verwendet. Bereits erstellte PDFs bleiben unverändert – sie zeigen immer die Adresse, die zum Erstellungszeitpunkt gültig war.

Kontakt zusammenführen

Haben Sie versehentlich denselben Kontakt doppelt angelegt? Prüfen Sie, welcher Eintrag mehr Verknüpfungen hat, und übertragen Sie fehlende Daten manuell. Löschen Sie anschließend den Duplikat-Eintrag – aber nur, wenn keine Mietverhältnisse, Verträge oder Abrechnungen mehr damit verknüpft sind.

Firmenkontakte

Firmen (z.B. Hausverwaltungen, Versorgungsunternehmen, Handwerksbetriebe) werden genauso als Kontakt angelegt, allerdings mit dem Kontakttyp Firma statt „Privatperson". Bei Firmen gibt es statt Vor-/Nachname ein Feld für den Firmennamen und optional einen Ansprechpartner.

Ergebnis

Sie kennen jetzt drei Wege, um jeden Kontakt in Formdock zu finden:

1. Kontaktliste – der vollständige Überblick mit Suchfunktion und Rollenfilter
2. Globale Suche (Strg+K) – der schnellste Weg, wenn Sie den Namen kennen
3. Vom Objekt aus – wenn Sie wissen, wo der Kontakt zugeordnet ist, aber nicht, wie er heißt

In der Detailansicht sehen Sie alle Daten, Verknüpfungen und Dokumente auf einen Blick. Mit einem Klick auf „Bearbeiten" können Sie alles anpassen. Und dank der Rollenlogik wissen Sie immer, in welcher Funktion ein Kontakt im System auftaucht – ob als Mieter, Eigentümer, Handwerker oder mehreres gleichzeitig.