Kontaktrollen verstehen
Jeder Kontakt kann eine oder mehrere Rollen haben. Die Rolle bestimmt, wo der Kontakt in Formdock erscheint und welche Funktionen ihn betreffen. Ein Kontakt kann mehrere Rollen gleichzeitig haben.
Alle 13 verfügbaren Rollen
| Rolle | Beschreibung | Verwendung in Formdock |
|---|---|---|
| Mieter | Aktuelle oder ehemalige Mieter (Standardrolle) | Mietverhältnisse, Verträge, BKA |
| Vermieter | Vermietet Objekte | Mietverhältnisse, Verträge (als Vertragspartei) |
| Eigentümer | Eigentümer von Objekten | Objektzuordnung, Verträge |
| Bauträger | Bauunternehmer, Projektentwickler | Objektverwaltung, Neubauprojekte |
| Dienstleister | z.B. Hausverwaltung, Versicherung, Energieversorger | Ausgaben (Finanzen), Aufgaben |
| Handwerker | Gewerbetreibende für Reparaturen und Wartung | Ausgaben (Handwerker-Feld in Finanzen), Aufgaben |
| Immobilienverwaltung | Hausverwaltungsgesellschaft | Objektzuordnung als Verwalter |
| Makler | Immobilienmakler | Vermarktung (Auftraggeber-Tab) |
| Bank | Banken und Kreditinstitute | Finanzierung, Suchprofile (Kauf) |
| Hausmeister | Facility Management, Gebäudebetreuung | Aufgaben, Ausgaben (Finanzen) |
| Bekannter | Privatperson ohne spezielle Funktion | Allgemeine Kontaktdaten |
| Mietinteressent | Interessent für freie Wohnungen | Interessenten-Modul, Bewerbungen |
| Sonstige | Andere Ansprechpartner | Allgemein |
Standardrolle
Bei der Neuanlage eines Kontakts ist Mieter als Standard vorausgewählt. Sie können dies jederzeit ändern.
Rollen zuweisen
- Öffnen Sie den Kontakt in der Detailansicht.
- Im Bereich „Rollen" aktivieren Sie eine oder mehrere Rollen per Checkbox.
- Speichern Sie die Änderung.
Automatische Rollenzuweisung:
- Wenn Sie einen Kontakt einem Mietverhältnis zuweisen, erhält er automatisch die Rolle „Mieter"
- Wenn Sie einen Kontakt als Eigentümer einem Objekt zuweisen, erhält er automatisch die Rolle „Eigentümer"
Wo erscheinen Rollen?
- Mieter: Mietverhältnisse, Vertragsübersicht, BKA
- Eigentümer/Vermieter: Objektdetails, Verträge als Vertragspartei, BKA als Vermieter
- Handwerker/Dienstleister: Im Modul Finanzen beim Erfassen von Ausgaben (Feld „Handwerker/Firma"), bei Aufgaben
- Mietinteressent: Im Interessenten-Modul, Kanban-Board
- Makler: Im Vermarktungs-Modul (Auftraggeber)
- Bank: In Suchprofilen (Kauf) für Finanzierungsdaten
Filter nach Rollen
In der Kontaktliste können Sie nach Rollen filtern – z.B. „Nur Mieter anzeigen" oder „Nur Handwerker". Dies erleichtert die Übersicht bei vielen Kontakten.