Kontakt anlegen

Kontakte sind das zentrale Adressbuch in Formdock: Mieter, Eigentümer, Handwerker, Firmen und weitere. Dieser Artikel beschreibt alle verfügbaren Felder pro Kontakttyp.

Neuen Kontakt erstellen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kontakte".
2. Klicken Sie auf „+ Neuer Kontakt".
3. Wählen Sie den Kontakttyp – die angezeigten Felder ändern sich je nach Typ.

Die 4 Kontakttypen

1. Privatperson (Standard)

Pflichtfelder:

• Vorname und Nachname

Optionale Felder:

• Anrede – Dropdown: Herr, Frau, Divers, Familie, Firma, Eheleute
• Geburtsdatum

2. Firma / Unternehmen

Pflichtfeld:

• Firmenname

Optionale Felder:

• Rechtsform – z.B. GmbH, AG, OHG, GbR, UG, KG
• Handelsregister-Nummer – z.B. HRB 12345
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-ID (USt-ID)

3. Eigentümergemeinschaft (WEG)

Pflichtfeld:

• Name der WEG

Optionale Felder:

• Verwalter-Vorname und Verwalter-Nachname
• Verwalter-Firma – z.B. Hausverwaltung oder Kanzlei

4. Organisation (Verein, Stiftung, etc.)

Pflichtfeld:

• Name der Organisation

Optionale Felder:

• Organisationstyp – z.B. Verein, Stiftung, Kirche, Kommune
• Registernummer – z.B. VR 4567
• Steuernummer

Ansprechpartner (bei Firma, WEG, Organisation)

Bei nicht-privaten Kontakttypen können Sie einen Ansprechpartner angeben:

• Vorname und Nachname des Ansprechpartners
• Position/Funktion – z.B. Geschäftsführer, Verwalter, Vorstand

Gemeinsame Felder (alle Typen)

Rollen (Pflicht, Mehrfachauswahl)

Weisen Sie dem Kontakt eine oder mehrere Rollen zu (siehe Artikel „Kontaktrollen verstehen"):

• Standard bei Neuanlage: Mieter

Adresse (aktuell)

• Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land

Vorherige Adresse (für Mieter)

• Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt – z.B. für Nachsendeadressen oder Mieterselbstauskunft

Kontaktdaten

• E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, Website

Bankdaten

• IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber

DATEV-Nummern (für Buchhaltungsexport)

• Debitor-Nr. – Personenkonto für Einnahmen-Kontakte (Mieter, Kunden). Wird automatisch vergeben beim DATEV-Export.
• Kreditor-Nr. – Personenkonto für Ausgaben-Kontakte (Handwerker, Lieferanten). Wird automatisch vergeben beim DATEV-Export.
• Die Nummernlänge richtet sich nach der eingestellten Kontenlänge unter Einstellungen → Buchhaltung.

Sonstiges

• Notiz – Freitextfeld
• Logo – Bild-Upload (bei Firmen, WEG, Organisationen)

Sammelkunde/Sammellieferant (Sammelkontakt)

Formdock legt automatisch einen Systemkontakt an: den Sammelkunde/Sammellieferant. Dieser dient als Auffangkonto für Buchungen mit einmaligen Kunden oder Lieferanten, für die kein eigenes Personenkonto angelegt werden soll.

Eigenschaften

• Wird automatisch beim ersten Besuch der Buchhaltungs-Einstellungen angelegt
• Erhält die erste Debitor-Nr. (z.B. 100000000) und die erste Kreditor-Nr. (z.B. 700000000)
• Ist in allen Buchungsformularen als erste Option im Kontakt-Dropdown verfügbar
• Kann nicht gelöscht werden (Systemkontakt)
• Wird im DATEV-Export als Fallback-Gegenkonto verwendet, wenn kein anderer Kontakt zugeordnet ist
• Erkennbar am Badge „Sammelkontakt" in der Kontaktliste

Wann verwenden?

Verwenden Sie den Sammelkontakt für seltene Buchungen, z.B.:

• Einmaliger Handwerkerbesuch (Ausgabe)
• Sonstige Einnahme von einer Person ohne eigenes Konto
• Buchungen, bei denen der genaue Geschäftspartner nicht relevant ist

Für regelmäßige Geschäftspartner (Mieter, Stammhandwerker) sollten Sie stattdessen einen eigenen Kontakt anlegen, damit der DATEV-Export individuelle Personenkonten zuweisen kann.

Datenschutz und Verschlüsselung

Alle personenbezogenen Daten werden in Formdock mit AES-256-Verschlüsselung gespeichert. Dies betrifft: Namen, Adressen, Kontaktdaten, Bankdaten, Geburtsdaten und Notizen. Die Daten sind nur für den authentifizierten Benutzer lesbar.

Formdock richtet sich nach den Anforderungen der DSGVO für die Verarbeitung von Mieter- und Eigentümerdaten.