Suche, Tags und Smarte Ordner

Tags vergeben

Tags (Schlagwörter) helfen Ihnen, Dokumente inhaltlich zu kategorisieren – unabhängig davon, in welchem Ordner sie liegen.

Tags hinzufügen

1. Unterhalb des Dateinamens sehen Sie die Tag-Zeile. Klicken Sie auf den Tag-Button (+) oder auf einen bestehenden Tag.
2. Es öffnet sich ein Inline-Editor mit einem Eingabefeld.
3. Geben Sie einen Tag ein und drücken Sie Enter oder Komma zum Bestätigen.
4. Während der Eingabe erscheinen Vorschläge aus bereits verwendeten Tags (Autocomplete).
5. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um ihn direkt zu übernehmen.
6. Beim Verlassen des Editors (Klick außerhalb oder Escape) werden die Tags automatisch gespeichert.

Tags entfernen

Klicken Sie im Tag-Editor auf das × an einem bestehenden Tag. Mit Backspace bei leerem Eingabefeld wird der letzte Tag entfernt.

Beispiele für nützliche Tags

• rechnung, angebot, mahnung
• übergabeprotokoll, schlüsselprotokoll
• steuer, 2025, steuererklärung
• gutachten, energieausweis
• vertrag, nachtrag, kündigung

Dokumentensuche

Im Dateien-Tab können Sie alle Dokumente eines Objekts durchsuchen. Die Suchleiste befindet sich oberhalb des Upload-Bereichs.

Textsuche

Geben Sie mindestens 2 Zeichen in das Suchfeld ein. Die Suche durchsucht:

• Dateinamen
• Beschreibungen
• Tags

Die Ergebnisse werden automatisch nach 300 ms Tipp-Pause aktualisiert (Echtzeit-Suche).

Dateiformat-Filter

Unterhalb der Suchleiste befinden sich vier Filter-Chips:

Filter können kombiniert werden: Klicken Sie auf mehrere Chips, um z. B. nur PDFs und Bilder anzuzeigen. Ein aktiver Filter wird blau hervorgehoben. Erneutes Klicken deaktiviert den Filter.

Tag-Filter

Neben den Dateiformat-Filtern gibt es den Tag-Button. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown mit allen verwendeten Tags zu öffnen:

• Jeder Tag zeigt die Anzahl der Dokumente, die diesen Tag tragen
• Klicken Sie auf einen oder mehrere Tags, um die Ergebnisse einzuschränken
• Aktive Tag-Filter erscheinen als blaue Chips in der Filterleiste
• Klicken Sie auf das × an einem Tag-Chip, um den Filter zu entfernen

Tag-Filter können mit Textsuche und Dateiformat-Filtern kombiniert werden.

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse zeigen:

• Miniaturansicht (bei Bildern und PDFs)
• Dateiname und Tags
• Dateigröße und Erstelldatum
• Ordnername, in dem die Datei liegt

Mit dem ×-Button rechts neben dem Suchfeld verlassen Sie den Suchmodus und kehren zur normalen Ordneransicht zurück.

Smarte Ordner

Smarte Ordner speichern Ihre aktuelle Filterkombination, sodass Sie häufig verwendete Suchen mit einem Klick erneut ausführen können. Durch Tags werden Smarte Ordner besonders mächtig.

Smarten Ordner erstellen

1. Führen Sie eine Suche durch und/oder aktivieren Sie Dateiformat- und Tag-Filter.
2. Klicken Sie auf den Button „Speichern" (rechts neben den Filtern).
3. Geben Sie einen Namen für den Smarten Ordner ein (z. B. „Alle Rechnungen als PDF").
4. Der Smarte Ordner erscheint in der Seitenleiste unter Smarte Ordner.

Beispiele für Smarte Ordner

Smarten Ordner verwenden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf einen Smarten Ordner. Die gespeicherten Filter werden sofort angewendet und die passenden Dokumente angezeigt.

Smarten Ordner löschen

1. Bewegen Sie die Maus über den Smarten Ordner in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf das ×-Symbol am rechten Rand.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Was wird gespeichert?

Ein Smarter Ordner speichert:

• Den Suchbegriff (falls eingegeben)
• Die aktiven Dateiformat-Filter
• Die aktiven Tag-Filter
• Die Objekt-Zuordnung (der Ordner gilt nur für das jeweilige Objekt)

Smarte Ordner aktualisieren sich automatisch: Wenn neue Dateien hinzukommen, die den Filterkriterien entsprechen, erscheinen sie beim nächsten Aufruf.

→ Dateien-Tab · Dokumentenmanagement: Überblick