Eigenen SMTP-Server einrichten
Mit einem eigenen SMTP-Server versenden Sie E-Mails über Ihre eigene Domain statt über den Formdock-Standardserver. Das verbessert die Zustellbarkeit und vermeidet den „im Auftrag von"-Hinweis.
Warum SMTP verwenden?
| Aspekt | Ohne SMTP (Standard) | Mit eigenem SMTP |
|---|---|---|
| Versandserver | Formdock-Server | Ihr eigener Mailserver |
| Absenderanzeige | „Formdock im Auftrag von [Ihre Adresse]" | Direkt Ihre E-Mail-Adresse |
| Zustellbarkeit | Abhängig von Formdock-Reputation | Abhängig von Ihrer Domain-Reputation |
| SPF/DKIM | Nicht Ihre Domain | Ihre Domain (mit eigenem DNS-Setup) |
| Professionell | Eingeschränkt | Voller Kontrolle |
Einstellungen öffnen
- Navigieren Sie zu Einstellungen → E-Mail-Versand.
- Wechseln Sie zum Tab „SMTP".
Hilfe-Dialog „So funktioniert’s“
In der Überschrift der SMTP-Karte (Eigener SMTP-Server, direkt hinter dem Hinweis Optional) steht der Link So funktioniert’s. Er öffnet ein Fenster mit drei Reitern:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Einrichtung | Schritt-für-Schritt: Provider, SMTP-Daten finden, Schalter aktivieren, Felder ausfüllen, speichern und Verbindung testen. Hinweis zu Signatur-Einladungen: siehe unten (eigene Option). |
Signatur-Einladungen: eigener SMTP oder Formdock?
Wenn Eigenen SMTP-Server verwenden aktiv ist, erscheint die zusätzliche Option:
Signatur-Einladungen (z. B. Signatur-Studio, Schnellversand) ebenfalls über diesen SMTP versenden
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Aktiviert (Standard, sofern nie abgewählt) | Einladungsmails zum Unterschreiben laufen über Ihren SMTP und nutzen Ihr E-Mail-Branding – empfohlen für eine Absender-Domain und Zustellbarkeit (SPF/DKIM). |
| Deaktiviert | Nur die Signatur-Einladungen gehen über den Formdock-Versand (globaler Signatur-Server bzw. Standard-Mailweg). Alle übrigen Kundenmails (Absagen, Angebote, BKA per Kunden-SMTP, …) laufen weiter über Ihren oben konfigurierten SMTP. |
| Was ist SMTP? | Kurzerklärung: Standardversand über Formdock vs. Versand über die eigene Domain. |
| Häufige Anbieter | Tabelle mit typischen Servern, Ports und Verschlüsselung (IONOS, Strato, All-Inkl, Google, Microsoft 365, Hetzner). |
SMTP-Felder
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Host | Hostname des SMTP-Servers | smtp.mustermann.de |
| Port | SMTP-Port | 587 (TLS) oder 465 (SSL) |
| Benutzername | Login-Name für die Authentifizierung | info@mustermann.de |
| Passwort | Passwort für die Authentifizierung | •••••••• |
| Verschlüsselung | Verschlüsselungsprotokoll | TLS, SSL oder Keine |
Gängige SMTP-Konfigurationen
| Anbieter | Host | Port | Verschlüsselung |
|---|---|---|---|
| Hetzner | mail.your-server.de | 587 | TLS |
| IONOS (1&1) | smtp.ionos.de | 587 | TLS |
| Strato | smtp.strato.de | 465 | SSL |
| All-Inkl | smtp.all-inkl.com | 587 | TLS |
| Gmail | smtp.gmail.com | 587 | TLS |
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | TLS |
Hinweis: Bei Gmail und Microsoft 365 müssen Sie möglicherweise ein App-Passwort erstellen, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist.
Speichern
Klicken Sie auf „SMTP-Einstellungen speichern", um Ihre Eingaben zu sichern.
Verbindung testen & Testmail
Nach dem Ausfüllen der SMTP-Daten (Speichern ist für den Test nicht zwingend, die eingegebenen Werte werden mitgeschickt):
- Klicken Sie auf „Verbindung testen". Es öffnet sich ein Dialogfenster.
- Nur Verbindung prüfen – Formdock baut eine kurze Verbindung zum SMTP-Server auf (ohne E-Mail-Versand). Bei Erfolg erscheint eine grüne Bestätigung.
- Testmail senden – Tragen Sie im Feld „Empfänger für Testmail" eine E-Mail-Adresse ein (oft vorausgefüllt mit Ihrer Konto-E-Mail in der App) und klicken Sie auf „Testmail senden". Formdock versendet eine kurze Testnachricht mit Betreff [Formdock] SMTP-Test – Versand erfolgreich an diese Adresse.
- Fehlschlag: Rote Meldung im Dialog (z.B. „Authentifizierung fehlgeschlagen", „Verbindung abgelehnt", SMTP-Fehler beim Versand).
Hinweis: Für die Testmail wird als Absender die SMTP-Anmeldeadresse genutzt, sofern sie eine gültige E-Mail-Adresse ist – sonst die unter Absender-Identität hinterlegte Adresse bzw. Ihre Konto-E-Mail.
Fehlerbehebung
| Fehler | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Verbindung abgelehnt | Falscher Host oder Port | Host und Port prüfen |
| Authentifizierung fehlgeschlagen | Falscher Benutzername oder Passwort | Zugangsdaten prüfen, ggf. App-Passwort verwenden |
| Timeout | Port blockiert (z.B. durch Firewall) | Port 587 statt 465 versuchen (oder umgekehrt) |
| TLS-Fehler | Verschlüsselung stimmt nicht | TLS/SSL umstellen |
Ohne SMTP-Konfiguration
Wenn kein SMTP konfiguriert ist, versendet Formdock E-Mails über den Standard-Versandserver. Dies funktioniert, kann aber zu eingeschränkter Zustellbarkeit und „im Auftrag von"-Anzeige führen.
Tipp: Richten Sie SMTP ein, bevor Sie die ersten Absage- oder Angebots-Mails versenden. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails professionell und zuverlässig zugestellt werden.