E-Mails mit Anhängen aus Formdock versenden

Welche Anhänge sind möglich?

Formdock ermöglicht den Versand von E-Mails mit verschiedenen Anhängen:

• PDF-Mietverträge (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage)
• Betriebskostenabrechnungen (als generiertes PDF)
• Berichte (Anlage V, EÜR, Mietaufstellung)
• Eigene Dokumente (hochgeladene Dateien)

So versenden Sie eine E-Mail mit Anhang

1. Erstellen Sie zunächst das gewünschte Dokument (z.B. Mietvertrag als PDF oder BKA).
2. Nutzen Sie die E-Mail-Funktion im jeweiligen Kontext:
   • Bei Verträgen: Vertrag → PDF herunterladen → per E-Mail senden
   • Bei Abrechnungen: BKA → Abrechnung versenden
   • Bei Angeboten/Absagen: Interessenten → E-Mail senden
3. Im E-Mail-Dialog können Sie Anhänge auswählen oder hinzufügen.
4. Prüfen Sie den Empfänger, Betreff und Text.
5. Klicken Sie auf Senden.

Größenlimit beachten

E-Mail-Anhänge unterliegen einem Größenlimit, das von Ihrem E-Mail-Provider abhängt (typisch 10–25 MB). Besonders bei mehreren Anhängen sollten Sie die Gesamtgröße im Blick behalten.

SMTP für professionellen Versand

Ohne eigene SMTP-Einrichtung werden E-Mails über den Formdock-Server versendet. Für einen professionellen Auftritt mit Ihrer eigenen Absender-Adresse empfehlen wir die Einrichtung eines SMTP-Servers:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail → SMTP.
2. Tragen Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Providers ein.
3. Testen Sie die Verbindung.

Anleitungen für gängige Anbieter (Hetzner, IONOS, Strato, Gmail, Microsoft 365) finden Sie im Artikel E-Mail → SMTP-Einrichtung.

Tipps für den E-Mail-Versand

• Vorlagen nutzen: Unter Einstellungen → Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern anlegen, um wiederkehrende Nachrichten schneller zu verfassen.
• Absendername: Konfigurieren Sie unter Einstellungen → E-Mail → Absender Ihren gewünschten Absendernamen.
• Logo und CI: Unter Einstellungen → E-Mail → Logo & CI hinterlegen Sie Ihr Logo für die E-Mail-Signatur.