Was ist Formdock?

Formdock ist die umfassendste kostenlose Immobilienverwaltung auf dem deutschen Markt. Keine abgespeckte Testversion, kein Abo-Modell mit versteckten Kosten – eine vollwertige Plattform, die alles mitbringt, was Sie als Vermieter, Hausverwaltung oder Makler für den professionellen Alltag brauchen.

Ob Sie drei Wohnungen oder dreihundert Einheiten verwalten: Formdock skaliert mit Ihnen und bleibt dabei übersichtlich, schnell und sicher.

Komplett kostenlos – ohne Wenn und Aber

Während andere Anbieter ab dem dritten Objekt ein Abo verlangen, ist bei Formdock die gesamte Software dauerhaft kostenlos. Keine Einschränkungen, keine Testphase, keine Funktionen hinter einer Paywall:

Unbegrenzte Objekte – Gebäude, Einheiten, Garagen, Stellplätze, Gewerbe
Unbegrenzte Kontakte – Mieter, Eigentümer, Handwerker, Dienstleister, Makler
Unbegrenzte Mietverhältnisse – Anlegen, Verwalten, Kündigen, Mieterwechsel
Vollständiges Finanzsystem – Ausgaben, Einnahmen, Buchungskategorien (SKR03/SKR04), DATEV-Export
Intelligentes Interessenten-Management – Kanban-Board, automatische Aufgaben, Bewerbungsformular
Professionelles Matching – Suchprofile automatisch mit freien Objekten abgleichen
Leistungsstarke Abrechnungsmappe – Zählerstände, Ausgaben und Mülltonnen automatisch bündeln
Dokumentenmanager – Verschlüsselte Dateiverwaltung pro Objekt mit automatischer Ordnerstruktur
E-Mail-System – Vorlagen, Branding, SMTP-Integration
CSV-Import – Bestandsdaten in Minuten übernehmen
Aufgabenverwaltung – Checklisten, Fristen, Zuweisungen

Lediglich für die Generierung von PDF-Dokumenten – Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen – wird Guthaben verbraucht. Alles andere bleibt für immer kostenlos.

Was macht Formdock besser als andere?

Die Betriebskostenabrechnung – unser Flaggschiff

Die BKA ist das Herzstück von Formdock und so durchdacht wie bei keinem anderen Tool:

5-Schritte-Assistent – führt Sie intuitiv durch die gesamte Abrechnung
9 Umlageschlüssel – von Wohnfläche über Personenmonate bis hin zu gesonderter Berechnung
Automatischer Import – Ausgaben aus der Abrechnungsmappe werden per Klick als Kostenpositionen übernommen
Zeitanteilige Abgrenzung – Rechnungen, die über das Abrechnungsjahr hinausgehen, werden automatisch anteilig berechnet
Gebäude vs. Einheit – Verbrauchsbasierte Gebäudekosten werden intelligent auf Wohneinheiten umgelegt
Tagesgenaue Müllgebühren – Tonnenwechsel? Formdock rechnet auf den Tag genau
Batch-BKA – Alle Einheiten eines Mehrfamilienhauses mit einem Klick abrechnen
Zählerstände im PDF – Gebäude- und Wohnungszähler mit Verbrauchsberechnung direkt in der Abrechnung
Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a) – automatische Ausweisung im PDF
4-Wochen-Korrekturzeitraum – Nach Abschluss kostenlos korrigieren
Duplikat-Warnung – Verhindert versehentlich doppelte Abrechnungen

Alles vernetzt – keine Insellösungen

In Formdock arbeiten alle Module zusammen. Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, landet sie automatisch in der richtigen Abrechnungsmappe. Wenn ein Interessent den Zuschlag bekommt, wird er mit einem Klick zum Mieter konvertiert. Wenn Sie einen Zählerstand ablesen, wird er der Abrechnungsmappe zugeordnet und der Verbrauch automatisch berechnet.

Das spart nicht nur Zeit – es verhindert Fehler. Keine doppelten Eingaben, keine vergessenen Rechnungen, keine falsch zugeordneten Kosten.

Alle Module im Überblick

Objektverwaltung

Erfassen Sie Ihre Immobilien mit allen Details – Adresse, Objekttyp, Fläche, Zimmerzahl, Heizungsart, Baujahr, Ausstattungsmerkmale. Bei Mehrfamilienhäusern legen Sie Einheiten an und verwalten jede separat. Gebäude und Einheiten bilden die Grundlage für Mietverhältnisse, Zähler, Ausgaben und die BKA.

Mietverhältnisse & Verträge

Mietverhältnisse verknüpfen Objekte mit Mietern – inklusive Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution, Mietbeginn und Kündigungsfristen. Formdock generiert professionelle Mietverträge (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage) als PDF. Sollstellungen und Mietanpassungen werden automatisch berechnet.

Betriebskostenabrechnung (BKA)

Von der Vorbereitung bis zum fertigen PDF: Der 5-Schritte-Assistent führt Sie durch Vermieter, Mieter und Zeitraum (Schritt 1), Umlageschlüssel-Konfiguration (Schritt 2), Kostenpositionen mit automatischem Import (Schritt 3), Zusammenfassung und Prüfung (Schritt 4) und PDF-Erstellung (Schritt 5). Für Mehrfamilienhäuser gibt es die Batch-Erstellung: Ein Klick, alle Einheiten abgerechnet.

Einzigartig: 4-Wochen-Korrekturzeitraum — Sie haben einen Fehler in der fertigen Abrechnung entdeckt? Kein Problem. Nach Abschluss einer BKA haben Sie 4 Wochen Zeit, Kostenpositionen und Berechnungen kostenlos zu korrigieren – ohne erneuten Guthabenverbrauch. Kein anderes Tool bietet das. Bei Formdock kostet ein Tippfehler kein zweites Guthaben.

Abrechnungsmappe

Der digitale Aktenordner für jedes Abrechnungsjahr. Ausgaben fließen automatisch anhand ihres Datums ein, Zählerstände werden beim Erfassen direkt zugeordnet, Mülltonnen-Gebühren werden tagesgenau berechnet. Am Jahresende öffnen Sie die Mappe, prüfen, und erstellen die BKA – fertig.

Mülltonnen-Verwaltung

Jede Tonne mit Nummer, Typ, Größe und Jahresgebühr erfassen. Bei Tonnenwechsel einfach eine neue Periode anlegen – Formdock schließt die alte automatisch. In der Abrechnungsmappe sehen Sie die tagesgenau berechneten Gebühren pro Tonne. Sieben Tonnenarten (Restmüll, Bio, Papier, Wertstoff, Glas, Sondermüll, Sonstiges) und Größen von 60 Liter bis 40.000-Liter-Container.

Zählerstände & Verbrauch

Strom, Gas, Wasser, Heizung, Fernwärme – alle Zählertypen werden unterstützt. Beim Erfassen ordnen Sie den Stand direkt einer Abrechnungsmappe zu (Pflichtfeld). Der Verbrauch wird automatisch berechnet: Endstand minus Anfangsstand aus der Vorperiode. Fotos vom Zähler werden im Dokumentenmanager abgelegt.

Finanzen

Zentrale Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben – nach Objekt, Einheit oder Gesamtportfolio. Buchungskategorien nach SKR03/SKR04, CSV-Export und DATEV-Schnittstelle. KPI-Karten zeigen auf einen Blick: Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Ergebnis.

Kontaktverwaltung

13 Kontaktrollen (Mieter, Vermieter, Eigentümer, Handwerker, Dienstleister, Makler und mehr) mit Mehrfachzuordnung. Kontakte werden mit Objekten und Mietverhältnissen verknüpft. Verschlüsselte Speicherung aller personenbezogenen Daten.

Interessenten & Pipeline

Miet- und Kaufinteressenten mit professionellem Kanban-Board verwalten. 6 Pipeline-Stufen für Miete (Interessiert → Besichtigung → Bewerbung → Prüfung → Zusage → Mietvertrag), 6 Stufen für Kauf. Automatische Aufgaben pro Statuswechsel. Öffentliches Bewerbungsformular mit Spam-Schutz. Quellen-Tracking (ImmoScout, Immowelt, Empfehlung, Formular).

Suchprofile & Matching

Kontakte mit Suchprofilen (Wunsch-Zimmer, Fläche, Preis, Standort, Ausstattung) anlegen. Per Klick gegen alle vermarkteten Objekte abgleichen. Der Match-Score (0–100 %) bewertet Standort (30 %), Zimmer (20 %), Fläche (20 %), Preis (20 %) und Immobilientyp (10 %) – mit intelligenten Toleranzen.

Vermarktung

Objekte professionell vermarkten: Exposé-Texte, Preise, Provision, Energieausweis, Auftraggeber-Zuordnung. Status-Pipeline (Entwurf → Aktiv → Reserviert → Vermietet/Verkauft). Bewerbungslink generieren und auf Portalen teilen.

Aufgabenverwaltung

Aufgaben mit Checklisten, Fristen und Zuweisungen erstellen. Verknüpfung mit Objekten und Kontakten. Automatische Aufgaben bei Statuswechseln in der Interessenten-Pipeline.

Dokumentenmanager

Verschlüsselte Dateiverwaltung mit automatischer Ordnerstruktur pro Objekt. Zählerfotos, Rechnungsbelege und Verträge werden automatisch dem richtigen Ordner zugeordnet. Abrechnungsmappen-Ordner mit Unterordnern für Zähler und Rechnungen.

E-Mail-System

Konfigurierbare E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, eigenes Branding (Logo, Farbe, Impressum), SMTP-Integration. Absage-E-Mails für abgelehnte Bewerber. Vorschau vor dem Versand.

Preismodell: Pay-per-Use

Formdock ist grundsätzlich kostenlos. Sie zahlen nur, wenn Sie ein PDF-Dokument generieren:

Mietverträge – Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage
Betriebskostenabrechnungen – inkl. kostenloser Korrektur innerhalb von 4 Wochen

Guthaben kaufen Sie im integrierten Shop. Kein Abo, keine monatlichen Kosten, keine Mindestlaufzeit. Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich nutzen.

Tipp: Ihren aktuellen Guthabenstand sehen Sie jederzeit im Benutzermenü unten links in der Sidebar.

Für wen ist Formdock gemacht?

Privatvermieter – Ob eine Eigentumswohnung oder ein kleines Mehrfamilienhaus: Formdock macht die Verwaltung so einfach, dass Sie keinen Verwalter brauchen
Hausverwaltungen – Hunderte Einheiten, dutzende Eigentümer, tausende Buchungen: Formdock skaliert mit Ihrem Bestand und bleibt schnell
Immobilienmakler – Vermarktungsobjekte verwalten, Interessenten durch die Pipeline führen, Suchprofile matchen – alles in einem Tool
Eigentümergemeinschaften (WEG) – Objekte, Kontakte und Abrechnungen übersichtlich verwalten
Investoren – Portfolio-Überblick mit Finanzkennzahlen, Ausgaben pro Objekt und DATEV-Export

Sicherheit & Datenschutz

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller personenbezogenen Daten
DSGVO-konform – gehostet in Deutschland
Regelmäßige Backups – Ihre Daten sind sicher
Kein Tracking, keine Werbung – Ihre Daten gehören Ihnen

Formdock ist die Immobilienverwaltung, die zeigt, dass professionelle Software nicht teuer sein muss. Kostenlos starten, unbegrenzt nutzen, nur für Dokumente zahlen.