Was ist Formdock?

Formdock ist eine cloudbasierte Software zur Verwaltung von Immobilien. Sie richtet sich an Vermieter, Hausverwaltungen und Eigentümer, die ihre Objekte, Mietverhältnisse und Kontakte übersichtlich und rechtssicher verwalten möchten.

Komplett kostenlos nutzbar

Die gesamte Immobilienverwaltung mit allen Komponenten ist kostenlos – Sie können Formdock ohne monatliche Gebühr und ohne Einschränkungen nutzen. Das umfasst:

Objektverwaltung – beliebig viele Gebäude und Einheiten
Kontaktverwaltung – alle Kontakte, Rollen und Verknüpfungen
Mietverhältnisse – Anlegen, Verwalten, Kündigen
Aufgaben – Erstellen, Zuweisen, Checklisten
Interessenten-Verwaltung – Miet- und Kaufinteressenten, Kanban-Board, Suchprofile
Vermarktungs-Immobilien – Makleraufträge verwalten
Matching – Suchprofile mit passenden Immobilien abgleichen
Zählerstände & Finanzen – Zähler erfassen, Ausgaben und Einnahmen verwalten
Abrechnungsmappe – Daten für die Abrechnung sammeln
Import – Immobilien per CSV importieren
E-Mail-System – Konfigurierbare Vorlagen und Versand

Lediglich für die Generierung von Dokumenten – z. B. Mietverträge oder Betriebskostenabrechnungen als PDF – wird Guthaben verbraucht.

Kernfunktionen

Objektverwaltung

Sie erfassen Ihre Immobilien mit allen relevanten Daten – Adresse, Objekttyp, Fläche, Zimmerzahl, Heizungsart und Baujahr. Bei Mehrfamilienhäusern können Sie Einheiten (Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Garagen) anlegen und jeder Einheit separate Daten zuordnen.

Verträge & Mietverhältnisse

Mietverhältnisse werden direkt mit Objekten und Kontakten verknüpft. Sie erfassen Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution sowie Start- und Enddatum. Verträge lassen sich über Formdock generieren – für jeden Vertrag wird Guthaben verbraucht.

Betriebskostenabrechnung (BKA)

Die Betriebskostenabrechnung wird unterstützt und kann für Ihre Mieter erstellt werden. Auch hier gilt das Pay-per-Use-Prinzip: Für jede generierte BKA wird Guthaben verbraucht.

Mieter- und Kontaktverwaltung

Alle relevanten Ansprechpartner – Mieter, Eigentümer, Handwerker, Dienstleister – werden als Kontakte mit Rollen geführt. Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben und mit verschiedenen Objekten verknüpft werden.

Aufgaben & Erinnerungen

Aufgaben helfen Ihnen, Fristen und To-dos im Blick zu behalten – z. B. Kündigungsfristen, Wartungstermine oder Rücklagen für Instandhaltung.

Interessenten & Bewerber

Sie können Miet- und Kaufinteressenten erfassen, sowohl für konkrete Immobilien als auch als Suchprofile. Der Bewerbungsprozess lässt sich über eine Pipeline mit Kanban-Board strukturiert abwickeln – inklusive automatischer Aufgaben und konfigurierbarer Absage-E-Mails.

Vermarktungs-Immobilien

Immobilien, die Sie im Auftrag vermarkten (Makleraufträge), verwalten Sie separat von Ihrem Eigenbestand – mit eigener Status-Pipeline, Foto-Upload und Auftraggeber-Zuordnung.

Suchprofile & Matching

Leads mit Suchprofilen können Sie automatisch mit passenden Immobilien aus Ihrem Bestand und Ihren Vermarktungs-Objekten abgleichen. Das Matching bewertet nach Standort, Zimmerzahl, Fläche, Preis und Immobilientyp.

Preismodell: Guthaben

Formdock nutzt ein Pay-per-Use-Guthaben-System. Die gesamte Software ist kostenlos – Sie zahlen nur für die Dokumente, die Sie generieren:

Mietverträge (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage)
Betriebskostenabrechnungen (BKA)

Guthaben können Sie jederzeit im Shop nachkaufen. Ihren aktuellen Stand sehen Sie im Benutzermenü unten links in der Sidebar.

Tipp: Bevor Sie Verträge oder BKAs erstellen, prüfen Sie Ihr Guthaben im Benutzermenü, um sicherzustellen, dass genügend vorhanden ist.

Für wen ist Formdock geeignet?

Privatvermieter mit wenigen Objekten
Hausverwaltungen mit größerem Bestand
Eigentümer von Wohnungseigentum (WEG)
Immobilienmakler mit Vermarktungsaufträgen
Dienstleister im Bereich Immobilienverwaltung

Tipp: Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt gespeichert – Formdock erfüllt die Anforderungen der DSGVO für die Verwaltung von Mietdaten.