Objekt auf den Markt bringen

Die Wohnung ist leer. Vielleicht frisch renoviert, vielleicht noch im Originalzustand – aber frei. Jetzt soll ein neuer Mieter her, oder das Objekt soll verkauft werden. Und dafür brauchen Sie mehr als nur einen Aushang im Treppenhaus: ein ordentliches Inserat, ansprechende Fotos, eine Möglichkeit für Interessenten, sich zu melden, und ein System, das den Überblick behält, wenn plötzlich zwanzig Bewerbungen reinkommen.

Genau dafür hat Formdock das Vermarktungs-Modul. Es bringt Ihr Objekt auf den Markt, sammelt Interessenten und führt Sie über ein Kanban-Board bis zur Zusage – und von dort nahtlos zum Mietvertrag. Dieses Tutorial zeigt jeden Schritt.

Ausgangslage

Sie haben ein Objekt oder eine Einheit in Formdock, die vermietet (oder verkauft) werden soll. Die Einheit ist entweder bereits vakant oder wird es bald sein.

Was Sie brauchen:

• Das Objekt/die Einheit existiert in Formdock – mit mindestens Name und Adresse
• Grunddaten wie Wohnfläche und Zimmeranzahl sind hinterlegt (empfohlen, aber nicht zwingend)
• Fotos und eine Objektbeschreibung sind bereit (optional für den Anfang – Sie können sie später ergänzen)

Je mehr Daten am Objekt gepflegt sind, desto besser: Wohnfläche, Baujahr, Ausstattungsmerkmale, Energieausweis – all das fließt in das Inserat ein und hilft beim Matching mit Suchprofilen. Aber Sie können auch mit dem Minimum starten und schrittweise ergänzen.

Schritt 1: Neues Inserat anlegen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Vermarktung auf Vermarktungsobjekte und dann auf + Neue Immobilie. Ein Modal mit mehreren Tabs öffnet sich – Ihr Arbeitsbereich für das Inserat.

Der erste Tab ist Grunddaten. Hier legen Sie das Fundament:

Titel der Anzeige: Der Titel, den Interessenten als Erstes sehen. Machen Sie ihn konkret und ansprechend – „Helle 3-Zimmer-Wohnung mit Balkon in Eimsbüttel" sagt mehr als „Wohnung zu vermieten". Der Titel entscheidet oft darüber, ob jemand weiterliest oder weiterscrollt.

Objekttyp: Wohnung, Haus, Gewerbe, Grundstück – was vermarkten Sie?

Vermarktungsart: Vermietung oder Verkauf. Diese Auswahl bestimmt, welche Felder und Pipelines im weiteren Verlauf verfügbar sind.

Adresse: Wenn Sie das Objekt verknüpfen, wird die Adresse automatisch übernommen. Andernfalls tragen Sie sie manuell ein.

Objekt-Verknüpfung: Hier verbinden Sie das Inserat mit einem bestehenden Objekt und einer konkreten Einheit in Formdock. Das ist der entscheidende Schritt: Durch die Verknüpfung werden Wohnfläche, Zimmeranzahl, Baujahr und andere Stammdaten automatisch in das Inserat übernommen. Sie müssen nichts doppelt eingeben.

Tipp: Erstellen Sie das Inserat immer mit Objekt-Verknüpfung. Nur so kann Formdock später den nahtlosen Übergang vom Interessenten zum Mietverhältnis herstellen – weil es weiß, welche Einheit betroffen ist.

Schritt 2: Details und Preise ausfüllen

Wechseln Sie zum Tab Details. Hier beschreiben Sie das Objekt im Detail:

Eckdaten:

• Wohnfläche in m² – bei Verknüpfung automatisch übernommen
• Zimmeranzahl – ebenfalls automatisch, wenn am Objekt hinterlegt
• Stockwerk / Etage – in welchem Geschoss liegt die Wohnung?
• Baujahr – des Gebäudes

Ausstattung: Haken Sie an, was vorhanden ist – Balkon, Terrasse, Einbauküche, Keller, Stellplatz, Aufzug, Garten, Fußbodenheizung, barrierefrei, möbliert. Jedes angehakte Merkmal erscheint später im Inserat und wird beim Matching mit Suchprofilen berücksichtigt.

Heizung und Energie:

• Heizungsart – Zentralheizung, Etagenheizung, Fernwärme etc.
• Energieausweis – Bedarfs- oder Verbrauchsausweis, Energiekennwert in kWh/(m²·a), Energieeffizienzklasse

Wechseln Sie dann zum Tab Preise:

Bei Vermietung:

• Kaltmiete – die monatliche Grundmiete ohne Nebenkosten
• Nebenkosten – monatliche Vorauszahlung für Betriebskosten
• Kaution – Höhe in Euro oder Monatsmieten

Bei Verkauf:

• Kaufpreis – der angebotene Verkaufspreis
• Provision – Typ (Käufer, Verkäufer, geteilt, provisionsfrei), Prozentsatz oder Festbetrag

Schritt 3: Exposé-Texte verfassen

Zahlen und Fakten sind wichtig, aber Menschen entscheiden emotional. Deshalb gibt es vier Textfelder für Ihr Exposé:

Objektbeschreibung: Was macht diese Wohnung aus? Erzählen Sie eine kleine Geschichte – der lichtdurchflutete Wohnbereich, die ruhige Lage zum Hinterhof, der frisch renovierte Parkettboden.

Lage: Was ist in der Nähe? Einkaufsmöglichkeiten, Schulen, Parks, ÖPNV-Anbindung. Wie kommt man zur Arbeit? Wie fühlt sich das Viertel an?

Ausstattung: Details, die über die Checkboxen hinausgehen. Welche Marke hat die Einbauküche? Gibt es eine Fußbodenheizung im Bad? Sind die Fenster dreifach verglast?

Sonstiges: Alles, was sonst noch relevant ist – Hausordnung, Haustierregelung, geplante Sanierungen, besondere Vereinbarungen.

Tipp: Nehmen Sie sich für die Texte Zeit. Ein gutes Exposé filtert unpassende Bewerber vor und zieht passende an. Wenn Sie schreiben „ruhiges Haus, keine Haustiere", sparen Sie sich Anfragen von Hundebesitzern. Wenn Sie „perfekt für Familien, Spielplatz im Hof" schreiben, melden sich eher Familien. Die zehn Minuten, die Sie in die Texte investieren, sparen Ihnen Stunden an Besichtigungen mit falschen Interessenten.

Schritt 4: Fotos hochladen

Wechseln Sie zum Tab Fotos. Hier laden Sie die Bilder hoch, die das Inserat zum Leben erwecken.

• Mehrere Bilder auf einmal hochladen per Drag-and-Drop oder Dateiauswahl
• Reihenfolge festlegen durch Ziehen der Bilder – das erste Bild wird das Titelbild, also das Bild, das Interessenten als Erstes sehen
• Empfehlung: Mindestens 5–8 Fotos. Wohnzimmer, Küche, Bad, Schlafzimmer, Balkon/Terrasse, Hauseingang, Umgebung

Fotos kommen aus dem Dokumenten-Manager des Objekts. Wenn Sie Bilder im DMS-Ordner des Objekts hochgeladen haben, stehen sie automatisch zur Verfügung.

Tipp: Das Titelbild entscheidet über den ersten Eindruck. Wählen Sie das hellste, einladendste Bild – idealerweise den Wohnbereich bei Tageslicht. Dunkle Flurfotos oder Kellerbilder als Titelbild schrecken ab, bevor jemand die Beschreibung gelesen hat.

Schritt 5: Inserat aktivieren

Zurück zum Tab Grunddaten. Hier finden Sie das Feld Status. Jedes Inserat durchläuft eine Pipeline:

Solange der Status auf Entwurf steht, können Sie in Ruhe alle Daten zusammentragen, Texte feilen und Fotos sortieren. Niemand sieht das Inserat.

Wenn alles fertig ist, setzen Sie den Status auf Aktiv und klicken auf Speichern.

Tipp: Aktivieren Sie das Inserat erst, wenn Texte, Preise und mindestens die wichtigsten Fotos vorhanden sind. Ein halbfertiges Inserat ohne Bilder wird kaum Resonanz erzeugen – und den ersten Eindruck können Sie nicht zweimal machen.

Ab jetzt können Sie den Bewerbungslink generieren und auf Portalen, in E-Mails oder auf Ihrer Website teilen. Bewerber füllen ein Formular aus und landen automatisch als Interessenten in Formdock.

Schritt 6: Bewerber über das Kanban-Board steuern

Jetzt beginnt der spannende Teil: Die Bewerbungen kommen rein. Und hier zeigt das Interessenten-Modul seine Stärke.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Interessenten und wechseln Sie zur Kanban-Ansicht (Button oben rechts). Sie sehen Ihre Interessenten als Karten in Spalten – jede Spalte ist ein Schritt in der Pipeline.

Die Pipeline bei Vermietung:

So arbeiten Sie damit: Ziehen Sie eine Karte per Drag & Drop von einer Spalte in die nächste. Ein neuer Bewerber kommt rein → Sie vereinbaren einen Besichtigungstermin → Karte nach „Besichtigung" ziehen. Die Besichtigung war gut, der Bewerber reicht Unterlagen ein → Karte nach „Bewerbung". Und so weiter.

Das ist deutlich schneller und übersichtlicher als jedes Dropdown-Menü. Sie sehen auf einen Blick, wo es hakt: Wenn sich fünf Karten bei „Besichtigung" stauen, sollten Sie Termine machen. Wenn drei bei „Prüfung" stehen, müssen Unterlagen geprüft werden.

Bei der Zusage: Wenn Sie sich für einen Bewerber entschieden haben und die Karte auf „Zusage" oder „Mietvertrag" steht, können Sie direkt zum Anlegen eines Mietverhältnisses übergehen. Formdock bietet die Konvertierung zum Mieter an – ein Klick erstellt das Mietverhältnis mit den Daten des Bewerbers.

Absagen: Für alle anderen Bewerber setzen Sie den Status auf „Abgelehnt" oder „Zurückgezogen". Optional versendet Formdock automatische Absage-E-Mails basierend auf Ihrer konfigurierten Vorlage.

Tipp: Bewerten Sie jeden Bewerber mit Sternen oder Notizen – direkt auf der Kanban-Karte. Wenn Sie nach drei Besichtigungstagen sechs Bewerber vergleichen müssen, helfen Ihnen diese Bewertungen, den Überblick zu behalten. Fünf Sterne für hohe Bonität, pünktlichen Einzugswunsch und sympathischen Eindruck. Drei Sterne für „kommt in Frage, aber andere sind besser".

Das Ergebnis

Am Ende dieses Prozesses haben Sie:

• Ein professionelles Inserat mit allen relevanten Daten, Texten und Fotos
• Alle Interessenten zentral in Formdock – egal ob sie über das Bewerbungsformular, per Telefon oder über Portale kamen
• Den gesamten Bewerbungsprozess dokumentiert – vom ersten Kontakt über die Besichtigung bis zur Zusage
• Einen nahtlosen Übergang vom besten Bewerber zum Mietverhältnis – ohne Daten doppelt einzugeben
• Die Vermarktung sauber abgeschlossen – Status auf „Vermietet", alle anderen Bewerber informiert

Praktische Tipps für die Vermarktung

Bewerbungslink früh teilen: Generieren Sie den Bewerbungslink, sobald das Inserat auf „Aktiv" steht. Teilen Sie ihn in Ihren Portalanzeigen, auf Ihrer Website und in jeder E-Mail-Anfrage. Jeder Bewerber, der über den Link kommt, wird automatisch als Interessent erfasst – mit allen Daten, ohne manuelles Abtippen.

Nicht zu lange warten: Ein gutes Objekt in guter Lage bekommt in den ersten Tagen die meisten Anfragen. Lassen Sie Bewerber nicht tagelang ohne Antwort. Nutzen Sie das Kanban-Board als Tagesübersicht: Morgens reinschauen, neue Karten sichten, Termine planen.

Vermarktung und Mieterwechsel zusammendenken: Wenn ein Mieter kündigt, starten Sie die Vermarktung parallel zur Abwicklung des alten Mietverhältnisses. So minimieren Sie den Leerstand. In Formdock laufen beide Prozesse unabhängig, aber das Objekt verbindet sie.

Fotos machen den Unterschied: In einem Markt mit vielen Angeboten entscheiden Fotos über die Klickrate. Investieren Sie eine Stunde in gute Bilder bei Tageslicht – oder beauftragen Sie einen Fotografen. Die Kosten rechnen sich, wenn das Objekt dadurch zwei Wochen früher vermietet wird.