Vom Leerstand zum neuen Mieter: Vermarktung, Interessenten und Matching

Ihre Wohnung wird frei. Der alte Mieter hat gekündigt, die Übergabe ist erledigt, vielleicht steht noch eine Renovierung an – aber irgendwann kommt der Moment, an dem Sie einen neuen Mieter suchen. Genau dafür hat Formdock drei Module, die nahtlos zusammenarbeiten: Vermarktung, Interessenten und Matching.

Dieses Tutorial erklärt den gesamten Weg – vom ersten Klick auf „Objekt vermarkten" bis zur Konvertierung des besten Bewerbers in ein Mietverhältnis. Und es zeigt, wie Sie das System auch nutzen können, wenn Sie schon Kontakte mit Suchprofilen haben, bevor eine Wohnung überhaupt frei wird.

Das Grundkonzept: Drei Module, ein Ziel

Stellen Sie sich den Prozess als Trichter vor:

Oben: Viele Menschen interessieren sich (oder könnten sich interessieren) Mitte: Einige davon werden konkrete Bewerber Unten: Einer bekommt den Zuschlag

In Formdock sieht das so aus:

Das Besondere: Sie können den Prozess von zwei Seiten starten. Entweder Sie haben ein freies Objekt und suchen einen Mieter (Vermarktung → Interessenten). Oder Sie haben bereits Kontakte mit Suchprofilen und eine Wohnung wird frei (Matching → Konvertierung). Beide Wege enden am selben Punkt.

Teil 1: Ein Objekt vermarkten

Voraussetzungen

Damit die Vermarktung funktioniert, muss das Objekt in Formdock existieren – mit mindestens Name, Adresse und Wohnfläche. Je mehr Daten Sie gepflegt haben (Zimmeranzahl, Baujahr, Ausstattung), desto besser funktioniert später das Matching.

Vermarktung aktivieren

Es gibt zwei Wege:

Weg 1: Über das Vermarktungs-Modul Klicken Sie in der Seitenleiste unter Vermarktung auf Vermarktungsobjekte und dann auf Objekt vermarkten. Es öffnet sich ein Modal, in dem Sie das Objekt auswählen. Nur Objekte, die noch nicht vermarktet werden, erscheinen in der Auswahl.

Weg 2: Über die Objektdetailseite Öffnen Sie das Objekt unter Immobilien und klicken Sie auf den Button Vermarktung. Der Vorteil: Sie sehen sofort alle Daten des Objekts und können fehlende Felder ergänzen, bevor Sie die Vermarktung starten.

Beim Aktivieren wählen Sie den Vermarktungstyp: Miete oder Verkauf. Dieser bestimmt, welche Felder und Pipelines später verfügbar sind.

Die Vermarktungs-Pipeline

Jedes vermarktete Objekt durchläuft Phasen:

Was Sie ausfüllen sollten

Preise und Konditionen

• Kaltmiete (oder Kaufpreis bei Verkauf)
• Nebenkosten/Betriebskosten – monatliche Vorauszahlung
• Provision – Typ (Käufer, Verkäufer, geteilt, keine), Prozentsatz oder Festbetrag

Exposé-Texte Vier Textfelder stehen Ihnen zur Verfügung:

• Objektbeschreibung – Was macht die Wohnung aus?
• Lage – Anbindung, Infrastruktur, Umgebung
• Ausstattung – Was ist eingebaut? (Einbauküche, Fußbodenheizung, Balkon …)
• Sonstiges – Alles, was sonst noch wichtig ist

Energieausweis

• Bedarfs- oder Verbrauchsausweis
• Energiekennwert in kWh/(m²·a)

Auftraggeber (für Makler) Wenn Sie als Hausverwaltung oder Makler ein Objekt im Auftrag vermarkten:

• Auftraggeber-Kontakt auswählen
• Auftragstyp: Einfacher Auftrag, Alleinauftrag oder Qualifizierter Alleinauftrag
• Vertragslaufzeit (Start und Ende)

Fotos und Grundrisse Fotos kommen aus dem Dokumenten-Manager des Objekts. Laden Sie Bilder in den DMS-Ordner des Objekts hoch – sie erscheinen automatisch in der Vermarktungsansicht.

Tipp: Status erst auf „Aktiv" setzen, wenn alles fertig ist

Im Status „Entwurf" können Sie in Ruhe alle Daten zusammentragen. Sobald Sie auf „Aktiv" wechseln, können Interessenten über den Bewerbungslink zugreifen. Nehmen Sie sich die Zeit, Texte und Fotos vorzubereiten – ein gutes Exposé spart Ihnen später Besichtigungen mit unpassenden Bewerbern.

Teil 2: Das Bewerbungsformular

Jedes aktive Vermarktungsobjekt hat einen öffentlichen Bewerbungslink. Diesen können Sie auf Portalen, in E-Mails oder auf Ihrer Website teilen. Bewerber füllen das Formular aus, ohne sich in Formdock einloggen zu müssen.

Den Link erstellen

In der Vermarktungsansicht des Objekts finden Sie den Button Bewerbungslink generieren. Formdock erstellt eine eindeutige URL mit einem Token, z.B.:

https://ihre-domain.de/bewerben/?token=abc123xyz

Diesen Link können Sie kopieren und überall verwenden.

Was der Bewerber ausfüllt

Pflichtfelder:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Datenschutz-Einwilligung (Checkbox)

Optionale Felder:

• Telefonnummer
• Gewünschter Einzugstermin
• Haushaltsgröße (Anzahl Personen)
• Haustiere (Ja/Nein)
• Beruf
• Monatliches Nettoeinkommen
• Freitext-Nachricht

Was nach dem Absenden passiert

1. Neuer Kontakt wird automatisch in Formdock angelegt (mit der Rolle „Bewerber")
2. Neuer Interessent wird erstellt und dem Objekt zugeordnet – mit der Quelle „Formular"
3. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Bewerberdaten
4. Der Bewerber sieht eine Bestätigungsnachricht

Spam-Schutz: Das Formular hat einen Honeypot (unsichtbares Feld, das Bots ausfüllen) und ein Rate-Limit (maximal 5 Bewerbungen pro Stunde von derselben IP-Adresse).

Teil 3: Interessenten verwalten

Woher kommen Interessenten?

Interessenten landen auf verschiedenen Wegen in Formdock:

Zwei Modi: Konkret vs. Suchprofil

Konkreter Interessent: Hat Interesse an einer bestimmten Wohnung. Das ist der Normalfall – jemand hat Ihr Inserat gesehen und möchte diese Wohnung besichtigen.

Suchprofil-Interessent: Sucht allgemein nach einer Wohnung mit bestimmten Kriterien (z.B. 3 Zimmer, max. 800 € Miete, Raum Hamburg). Hat noch kein konkretes Objekt im Blick. Dieser Typ ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig Wohnungen vermieten – Sie bauen sich einen Pool an vorgemerkten Kontakten auf.

Die Interessenten-Liste

Unter Interessenten sehen Sie alle Ihre Leads in einer Tabellenansicht – filterbar nach Status, Typ (Miete/Kauf), Objekt, Quelle und Bewertung.

Das Kanban-Board – der bessere Weg

Wechseln Sie zur Kanban-Ansicht (Button „Kanban" oben rechts). Hier sehen Sie Ihre Interessenten als Karten in Spalten – jede Spalte ist ein Pipeline-Schritt.

Pipeline für Miet-Interessenten:

Pipeline für Kauf-Interessenten:

Drag & Drop: Ziehen Sie eine Karte von einer Spalte in die nächste, um den Status zu ändern. Das geht viel schneller als jedes Dropdown-Menü.

End-Status

Irgendwann ist der Prozess beendet – erfolgreich oder nicht:

Automatische Aufgaben

Formdock kann bei jedem Statuswechsel automatisch Aufgaben erstellen. Zum Beispiel:

• Bei „Besichtigung" → Aufgabe: „Besichtigungstermin vorbereiten, Schlüssel bereitlegen"
• Bei „Bewerbung" → Aufgabe: „Schufa-Auskunft anfordern"
• Bei „Zusage" → Aufgabe: „Mietvertrag vorbereiten"

Die automatischen Aufgaben konfigurieren Sie unter Einstellungen → Interessenten. Pro Pipeline-Schritt können Sie beliebige Aufgaben-Vorlagen hinterlegen.

Tipp: Bewertung nutzen

Jeder Interessent kann eine Bewertung erhalten (Sterne oder Notizen). Nutzen Sie das, um bei mehreren Bewerbern schnell den Überblick zu behalten. Zum Beispiel: 5 Sterne für Bewerber mit hohem Einkommen, positiver Schufa und sofortigem Einzugswunsch.

Teil 4: Suchprofile und Matching

Das Matching-System ist Formdocks Antwort auf die Frage: „Ich habe 30 Kontakte, die eine Wohnung suchen. Jetzt wird eine frei. Wer passt am besten?"

Suchprofil anlegen

Ein Suchprofil ist ein Steckbrief der Traumwohnung eines Kontakts. Sie legen es an unter Interessenten → Suchprofile → Neues Suchprofil.

Jedes Suchprofil hat:

Allgemeine Kriterien:

• Immobilientyp: Wohnung, Haus, Gewerbe, Grundstück, Garage, Büro, Einzelhandel, Lager
• Zimmer: Minimum und Maximum (z.B. 2–4 Zimmer)
• Fläche: Minimum und Maximum (z.B. 60–90 m²)
• Standort: Städte, Postleitzahlen, Umkreis in km
• Ausstattung: Balkon, Terrasse, Garten, Aufzug, Keller, Stellplatz, Garage, Einbauküche, Barrierefrei, Möbliert

Miet-spezifische Kriterien:

• Maximale Kaltmiete und maximale Warmmiete
• Gewünschter Einzugstermin und spätester Einzug
• Haushaltsgröße und Haustiere
• Beruf und monatliches Einkommen

Kauf-spezifische Kriterien:

• Preisrahmen (Min/Max)
• Budget, Eigenkapital, Finanzierung gesichert, finanzierende Bank

Matching starten

Klicken Sie bei einem Suchprofil auf Matching starten. Formdock vergleicht das Profil mit allen vermarkteten Objekten (Status „Aktiv", „Entwurf" oder „Reserviert" – nicht „Vermietet", „Verkauft" oder „Zurückgezogen").

Das Ergebnis ist eine Liste passender Objekte, sortiert nach Match-Score.

Wie der Match-Score berechnet wird

Der Score geht von 0 % bis 100 % und setzt sich aus fünf Kategorien zusammen:

Nur ausgefüllte Kriterien zählen. Wenn ein Suchprofil keinen Standort angibt, werden die 30 % Standort-Gewicht auf die anderen Kategorien verteilt. So bestraft der Score nicht fehlende Angaben.

Toleranzen: Eine Wohnung mit 88 m² passt zu einem Suchprofil mit „max. 80 m²", weil die 10 %-Toleranz greift (80 + 8 = 88). Genauso bei der Miete: Max. 800 € Kaltmiete matcht mit einer Wohnung für 870 €, ist aber kein perfekter Match.

Vom Suchprofil zum konkreten Interessenten

Wenn ein Objekt gut passt, klicken Sie auf Zu konkretem Interessenten. Formdock:

1. Erstellt einen neuen konkreten Interessenten für dieses Objekt
2. Setzt das Suchprofil auf Status „Zugeordnet"
3. Der Interessent startet in der Pipeline bei „Interessiert"

Ab hier läuft der normale Prozess: Besichtigung → Bewerbung → Prüfung → Zusage → Mietvertrag.

Teil 5: Den besten Bewerber zum Mieter machen

Die Konvertierung

Wenn Sie sich für einen Bewerber entschieden haben und der Pipeline-Status auf „Mietvertrag" steht, finden Sie in der Interessenten-Detailansicht den Button Zu Mieter konvertieren.

Was passiert beim Klick:

1. Mietverhältnis wird erstellt – mit dem Objekt, dem Kontakt als Mieter, dem Einzugsdatum und der vereinbarten Miete
2. Der Kontakt bekommt die Rolle „Mieter" – zusätzlich zu seiner bestehenden Rolle als Bewerber
3. Der Interessent wird auf „Abgeschlossen" gesetzt
4. Optional: Alle anderen Interessenten für dasselbe Objekt erhalten eine Absage – Formdock fragt Sie, ob Sie die übrigen Bewerber automatisch auf „Abgelehnt" setzen möchten

Absage-E-Mails

Wenn Sie anderen Bewerbern absagen, kann Formdock automatisch eine Absage-E-Mail senden – basierend auf Ihrer konfigurierten Absage-Vorlage (unter Einstellungen → E-Mail → Absage-Vorlage). Die E-Mail ist freundlich formuliert und enthält Platzhalter für den Bewerbernamen und das Objekt.

Vermarktung abschließen

Nach der Konvertierung setzen Sie den Vermarktungs-Status des Objekts auf Vermietet. Das Objekt verschwindet aus der aktiven Vermarktung und wird im Matching nicht mehr berücksichtigt.

Praxis-Tipps: So nutzen Sie das System am besten

Tipp 1: Suchprofile frühzeitig anlegen

Wenn jemand anruft und fragt „Haben Sie etwas frei?", legen Sie sofort einen Kontakt mit Suchprofil an – auch wenn gerade nichts frei ist. Wenn dann eine Wohnung frei wird, starten Sie das Matching und haben sofort passende Interessenten.

Tipp 2: Das Kanban-Board als Tagesübersicht

Beginnen Sie Ihren Tag mit einem Blick aufs Kanban-Board. In welcher Spalte staut es sich? Wenn fünf Karten bei „Besichtigung" stehen, sollten Sie Termine machen. Wenn drei bei „Prüfung" stehen, müssen Unterlagen geprüft werden.

Tipp 3: Automatische Aufgaben einrichten

Konfigurieren Sie für jeden Pipeline-Schritt eine Aufgabe. So vergessen Sie nichts:

• „Interessiert" → „Antwort-E-Mail senden"
• „Besichtigung" → „Termin vereinbaren, Wohnung vorbereiten"
• „Bewerbung" → „Schufa und Einkommensnachweise prüfen"
• „Zusage" → „Mietvertrag erstellen, Übergabetermin planen"

Tipp 4: Quellen konsequent pflegen

Notieren Sie bei jedem Interessenten, woher er kommt (ImmobilienScout, Empfehlung, Formular …). So sehen Sie nach einigen Monaten, welcher Kanal die meisten und besten Bewerber bringt – und können Ihr Marketing entsprechend anpassen.

Tipp 5: Vermarktung und BKA zusammendenken

Wenn ein Mieter auszieht, haben Sie zwei parallele Aufgaben: die BKA für den alten Mieter erstellen und einen neuen Mieter finden. In Formdock laufen diese Prozesse unabhängig, aber das Objekt verbindet sie. Starten Sie die Vermarktung, sobald der Auszugstermin feststeht – so minimieren Sie den Leerstand.

Der Gesamtprozess auf einen Blick

Szenario 1: Wohnung wird frei, noch kein Interessent bekannt

1. Objekt existiert in Formdock (Immobilien)
2. Vermarktung aktivieren (Typ: Miete)
3. Exposé-Daten pflegen, Fotos hochladen
4. Status auf „Aktiv" setzen
5. Bewerbungslink generieren und teilen
6. Bewerbungen kommen rein (automatisch als Interessenten)
7. Kanban-Board: Interessenten durch die Pipeline schieben
8. Besten Bewerber zu Mieter konvertieren
9. Andere Bewerber absagen
10. Vermarktung auf „Vermietet" setzen

Szenario 2: Wohnung wird frei, vorgemerkte Kontakte vorhanden

1. Matching starten: Suchprofile gegen das freie Objekt abgleichen
2. Beste Matches werden zu konkreten Interessenten
3. Ab hier: Besichtigung → Bewerbung → Prüfung → Zusage
4. Besten Bewerber zu Mieter konvertieren

Szenario 3: Kontakt fragt an, keine Wohnung frei

1. Kontakt anlegen mit Suchprofil (Wunsch-Kriterien erfassen)
2. Suchprofil bleibt aktiv
3. Wenn eine passende Wohnung frei wird: Matching findet den Kontakt automatisch