Mieter zum Portal einladen
Voraussetzungen
- Der Mieter muss als Kontakt in Formdock angelegt sein
- Es muss ein aktives Mietverhältnis mit dem Objekt bestehen
- Der Kontakt muss eine E-Mail-Adresse haben
Schritt-für-Schritt
- Navigieren Sie zu Objekte und öffnen Sie das gewünschte Objekt
- Wechseln Sie zum Tab Mieterbereich
- Klicken Sie auf Mieter einladen
- Falls das Objekt Einheiten besitzt: Wählen Sie unter Zugang für, ob das Portal für das gesamte Objekt oder eine bestimmte Einheit gelten soll
- Wählen Sie den Mieter aus der Dropdown-Liste (nur aktive Mietverhältnisse werden angezeigt). Bei Auswahl eines Mieters wird die zugehörige Einheit automatisch vorausgewählt.
- Die E-Mail-Adresse wird automatisch ausgefüllt – Sie können sie bei Bedarf ändern
- Optional: Aktivieren Sie Mieter darf Telefon/Mobil bearbeiten
- Klicken Sie auf Einladung senden
Was der Mieter erhält
Der Mieter erhält eine E-Mail mit:
- Einer Begrüßung mit dem Namen des Vermieters
- Einer Übersicht der verfügbaren Funktionen
- Einem Link zum Mieterbereich
- Dem Hinweis, sich mit seiner E-Mail-Adresse anzumelden
Felder und Optionen
| Feld | Typ | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Zugang für | Dropdown | Nein | „Gesamtes Objekt" oder eine bestimmte Einheit. Nur sichtbar bei Objekten mit Einheiten. |
| Mieter | Dropdown | Ja | Aktive Mietverhältnisse des Objekts |
| E-Mail-Adresse | Ja | Login-Adresse des Mieters | |
| Daten bearbeiten | Toggle | Nein | Mieter darf Telefon und Mobilnummer ändern |
Portal pro Einheit
Wenn ein Objekt Einheiten enthält (z.B. Wohnung 1, Wohnung 2), können Sie für jede Einheit ein separates Portal erstellen. Vorteile:
- Jeder Mieter sieht nur die Verbrauchsdaten seiner Einheit
- Mehrere Mieter derselben Einheit können eigene Zugänge erhalten
- Ein Mieter kann sowohl ein Objekt-Portal als auch ein Einheiten-Portal haben
In der Zugangs-Tabelle wird bei Objekten mit Einheiten eine zusätzliche Spalte Einheit angezeigt. Zugänge ohne Einheit gelten für das gesamte Objekt.
Status-Übersicht
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Eingeladen | Einladung gesendet, Mieter hat sich noch nicht angemeldet |
| Aktiv | Mieter hat sich mindestens einmal angemeldet |
| Deaktiviert | Zugang gesperrt – Mieter kann sich nicht mehr anmelden |
Zugang verwalten
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie:
- Erneut einladen: Neue Einladungs-E-Mail senden (nur bei Status „Eingeladen")
- Deaktivieren: Zugang sperren (alle aktiven Sessions werden beendet)
- Reaktivieren: Gesperrten Zugang wieder freigeben