Vom Leerstand zum fertigen Mietvertrag

Ausgangslage: Sie haben ein Objekt (z.B. Mehrfamilienhaus) mit einer leerstehenden Einheit in Formdock. Jetzt soll ein neuer Mieter einziehen und Sie brauchen einen Mietvertrag.

Voraussetzungen

  • Ein Objekt mit mindestens einer Einheit ist angelegt.
  • Die Einheit zeigt den Status "LEERSTAND" (kein aktives Mietverhältnis).
  • Optional: Der neue Mieter ist bereits als Kontakt erfasst (geht aber auch unterwegs).

Weg: Klick für Klick

Schritt 1: Objekt öffnen

  1. Klicken Sie in der linken Sidebar auf "Objekte".
  2. Sie sehen die Liste Ihrer Immobilien.
  3. Klicken Sie auf das Objekt (z.B. "Musterstraße 10").
  4. Die Detailansicht öffnet sich.

Schritt 2: Leerstehende Einheit finden

  1. Im Objekt sehen Sie die Einheiten (Wohnungen, Garagen, etc.).
  2. Einheiten ohne Mieter zeigen ein rotes Badge "LEERSTAND".
  3. Bei Gebäuden mit mehreren Einheiten sehen Sie auch z.B. "2/6 frei" als Übersicht.

Schritt 3: Mietverhältnis anlegen

  1. Klicken Sie bei der leerstehenden Einheit auf "Mietverhältnis anlegen".
  2. Ein Modal (Dialogfenster) öffnet sich mit 4 Tabs:

Tab 1 – Mieter:

  • Wählen Sie einen bestehenden Kontakt aus der Suche.
  • Oder klicken Sie auf "Neuen Kontakt anlegen" und erfassen Sie Name, Adresse, E-Mail, Telefon. Der Kontakt erhält automatisch die Rolle "Mieter".

Tab 2 – Vertragsdetails:

  • Vertragsart (unbefristet/befristet)
  • Mietbeginn (Pflichtfeld)
  • Mietende (nur bei befristeten Verträgen)

Tab 3 – Miete:

  • Kaltmiete (monatlich, in Euro)
  • Nebenkostenvorauszahlung (monatlich)
  • Kaution (Gesamtbetrag)
  • Bankverbindung (optional)

Tab 4 – Ein-/Auszug:

  • Einzugsdatum
  • Notizen (optional)
  1. Klicken Sie auf "Speichern".

Tipp: Die Einheit wechselt sofort von "LEERSTAND" zu "Vermietet" und zeigt den Mieternamen an.

Schritt 4: Vertrag erstellen

  1. Gehen Sie zu "Mietverhältnisse" in der linken Sidebar (oder Tab "Zuordnungen" im Objekt).
  2. Sie sehen das neu angelegte Mietverhältnis in der Liste.
  3. Klicken Sie auf den Button "Vertrag erstellen" neben dem Mietverhältnis.
  4. Formdock erkennt automatisch den Vertragstyp (Wohnraum, Gewerbe, Garage, Stellplatz) anhand der Einheit.

Schritt 5: Vertragsassistent durchlaufen

Der Assistent öffnet sich mit 5 Schritten. Die meisten Felder sind bereits vorausgefüllt:

  1. Objekt prüfen – Adresse, Fläche, Zimmer aus dem Objekt.
  2. Mieter prüfen – Name, Adresse aus dem Kontakt.
  3. Vertragsdetails prüfen – Miete, Nebenkosten, Kaution aus dem Mietverhältnis.
  4. Besondere Vereinbarungen – Freitext für individuelle Klauseln (z.B. Haustiere, Schönheitsreparaturen).
  5. Vorschau und PDF – Alles prüfen, dann "PDF erstellen" klicken.

Tipp: Für die PDF-Generierung wird Guthaben (Credits) abgebucht. Prüfen Sie vorher unter Einstellungen, ob genug Credits vorhanden sind.

Ergebnis

Sie haben jetzt:

  • Ein aktives Mietverhältnis (Einheit ist vermietet)
  • Einen fertigen Mietvertrag als PDF zum Download
  • Alle Daten sind verknüpft: Objekt, Mieter, Vertrag

Der gesamte Vorgang dauert unter 5 Minuten, weil alle Daten automatisch fließen.

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