Zähler einrichten und ablesen

Diese Anleitung zeigt den kompletten Weg von der Ersteinrichtung bis zur Nutzung der Zählerstände in der Betriebskostenabrechnung. Folgen Sie den Schritten in dieser Reihenfolge.

Ausgangslage

Sie haben ein Gebäude mit Einheiten in Formdock angelegt und möchten jetzt Zähler (Strom, Wasser, Gas, Heizung) einrichten und regelmäßig ablesen.

Schritt 1: Abrechnungsmappe anlegen

Bevor Sie Zählerstände erfassen können, benötigen Sie eine Abrechnungsmappe – den Zeitraum, dem alle Stände zugeordnet werden.

Automatisch: Wenn Sie einem Objekt einen Mieter zuweisen (Mietverhältnis mit Einzugsdatum), wird automatisch eine Abrechnungsmappe erstellt (1 Jahr ab Einzugsdatum). In diesem Fall können Sie diesen Schritt überspringen.

Manuell:

1. Öffnen Sie das Gebäude in der Objektverwaltung.
2. Wechseln Sie zum Tab Abrechnungsmappe.
3. Klicken Sie auf „Neue Abrechnungsmappe".
4. Geben Sie einen Namen ein (z.B. „Abrechnungsjahr 2025").
5. Legen Sie den Zeitraum fest (z.B. 01.01.2025 – 31.12.2025).
6. Klicken Sie auf Speichern.

Warum zuerst? Bei der Erfassung eines Zählerstands ist die Abrechnungsmappe ein Pflichtfeld. Ohne Mappe können keine Stände zugeordnet werden.

Schritt 2: Gebäude-Zähler (Hauptzähler) anlegen

Legen Sie zuerst die Hauptzähler des Gebäudes an – die Zähler, die den Gesamtverbrauch messen.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zähler.
2. Klicken Sie auf „Neuen Zähler anlegen".
3. Wählen Sie bei Objekt das Gebäude (nicht eine Einheit).
4. Tragen Sie die Zählernummer ein (steht auf dem Zählergehäuse).
5. Wählen Sie den Zählertyp (z.B. Kaltwasser, Strom, Gas).
6. Optional: Geben Sie eine Bezeichnung ein (z.B. „Hauptwasserzähler Keller").
7. Optional: Geben Sie die Lage ein (z.B. „Keller, Hausanschlussraum").
8. Optional: Wählen Sie den Versorger aus Ihren Firmenkontakten (per Livesuche oder über den Durchsuchen-Button).
9. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie dies für alle Hauptzähler (Kaltwasser, Warmwasser, Strom, Gas, Heizung etc.).

Alternativ: Sie können Zähler auch direkt vom Gebäude aus anlegen: Gebäude öffnen → Tab Zählerstände → „Zähler anlegen".

Schritt 3: Einheiten-Zähler (Nebenzähler) anlegen

Legen Sie die Zähler der einzelnen Wohnungen/Einheiten an und verknüpfen Sie sie mit dem Hauptzähler.

1. Klicken Sie auf „Neuen Zähler anlegen".
2. Wählen Sie bei Objekt die Einheit (z.B. „Wohnung OG links").
3. Tragen Sie die Zählernummer ein.
4. Wählen Sie den Zählertyp (z.B. Kaltwasser – muss zum Hauptzähler passen).
5. Aktivieren Sie „Als Nebenzähler markieren".
6. Wählen Sie bei Übergeordneter Zähler den passenden Hauptzähler des Gebäudes.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie dies für alle Zähler aller Einheiten.

Schritt 4: Anfangsstände erfassen

Erfassen Sie die aktuellen Zählerstände als Ausgangswerte. Jeder Stand wird einer Abrechnungsmappe zugeordnet.

1. Klicken Sie auf „Zählerstand erfassen" (in der Zähler-Übersicht oder im Gebäude-Tab „Zählerstände").
2. Das Erfassungsformular öffnet sich mit folgenden Feldern:
   • Zähler (Pflicht) – welcher Zähler wird abgelesen?
   • Abrechnungsmappe (Pflicht) – welchem Zeitraum gehört dieser Stand? Bei nur einer offenen Mappe wird diese automatisch vorausgewählt.
   • Ablesedatum (Pflicht) – bei Übernahme eines bestehenden Gebäudes auf den Übernahmetag setzen.
   • Zählerstand (Pflicht) – der aktuelle Wert.
   • Foto (optional) – JPG oder PNG des Zählers hochladen. Das Foto wird automatisch im Dokumentenmanager unter Abrechnungsmappen → {Mappenname} → Zähler → {Zählernummer} abgelegt.
   • Notiz (optional) – z.B. „Zähler schwer lesbar".
3. Klicken Sie auf Speichern.

Sammelablesung bei Hauptzählern: Wenn Sie einen Hauptzähler auswählen, zeigt Formdock automatisch alle zugehörigen Nebenzähler an. Füllen Sie alle Felder aus, damit Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen werden. Die gewählte Abrechnungsmappe gilt für alle Zähler in der Sammelablesung.

Tipp: Formdock erkennt, wenn ein neuer Wert kleiner als der vorherige ist, und warnt Sie – das könnte ein Ablesefehler oder ein Zählertausch sein.

Schritt 5: Regelmäßig ablesen

Je nach Bedarf lesen Sie die Zähler regelmäßig ab – mindestens einmal jährlich zum Stichtag der Abrechnungsmappe.

Vom Gebäude oder der Einheit aus

1. Öffnen Sie das Gebäude oder die Einheit.
2. Wechseln Sie zum Tab Zählerstände.
3. Sie sehen Ihre Zähler in Karten gruppiert nach Typ (Strom, Wasser, Gas etc.). Jede Karte zeigt alle bisherigen Ablesungen mit Datum, Zählerstand und berechnetem Verbrauch.
4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) in einer Karte, um für diesen Zähler einen neuen Stand zu erfassen.
5. Wählen Sie die Abrechnungsmappe, geben Sie Datum und Stand ein, und speichern Sie.

Von der Zähler-Übersicht aus

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zähler.
2. Klicken Sie auf einen Zähler → das Detail-Modal öffnet sich mit allen bisherigen Ablesungen.
3. Klicken Sie auf „Zählerstand erfassen".
4. Wählen Sie Mappe, Datum und Stand.

Der Verbrauch (Differenz zum vorherigen Stand) wird automatisch berechnet und angezeigt.

Tipp: Vergessen Sie bei Mehrfamilienhäusern nicht die Allgemeinzähler (Hauptwasserzähler, Heizungszähler gesamt). Gehen Sie Einheit für Einheit durch.

Schritt 6: Abrechnungsmappe prüfen

Nach dem Erfassen aller Stände prüfen Sie die Abrechnungsmappe:

1. Öffnen Sie das Gebäude → Tab Abrechnungsmappe → klicken Sie auf die Mappe.
2. Im Bereich Zählerstände sehen Sie:
   • Verbrauchskarten pro Zählertyp mit dem berechneten Gesamtverbrauch.
   • Zugeordnete Stände als Tabelle mit Datum, Zählerstand und Verbrauch pro Zähler.
   • Anfangsstand aus Vorperiode wird automatisch aus der vorherigen Mappe übernommen und als graue Zeile angezeigt.
3. Prüfen Sie, ob für jeden Zähler ein Anfangs- und Endstand vorhanden ist.
4. Im Bereich Ausgaben sehen Sie alle Kosten, die im Zeitraum liegen.

Schritt 7: Betriebskostenabrechnung erstellen

Die erfassten Zählerstände fließen über die Abrechnungsmappe in die BKA ein:

1. Erstellen Sie eine neue Betriebskostenabrechnung (BKA).
2. Die Verbrauchsdaten werden aus den Abrechnungsmappen automatisch herangezogen.
3. Bei Kostenpositionen mit Verbrauchsschlüssel (z.B. Wasser, Heizung) berechnet Formdock den Verbrauch pro Einheit anhand der zugeordneten Zählerstände.

Gut zu wissen: In der Praxis erhalten Sie von Ihrem Versorgungsdienstleister (Stadtwerke, Fernwärme etc.) eine fertige Jahresabrechnung mit den Gesamtkosten. Diese Beträge tragen Sie direkt als Kostenposition in die BKA ein. Die Zählerstände in Formdock dienen dabei vor allem der Verbrauchsverteilung auf die einzelnen Einheiten – also wer wie viel vom Gesamtverbrauch verursacht hat. Die eigentliche Kostenhöhe ergibt sich aus der Rechnung des Versorgers, nicht aus den Zählerständen selbst.

Zusammenfassung

Wann ablesen?

Tipp: Wählen Sie bei der Erfassung immer die richtige Abrechnungsmappe. Der letzte Stand einer Mappe wird automatisch zum Anfangsstand der nächsten Mappe – so ist der Verbrauch lückenlos nachvollziehbar.