Betriebskostenabrechnung am Jahresende erstellen

Ausgangslage: Der Abrechnungszeitraum ist vorbei (z.B. 01.01.–31.12. oder 01.03.–28.02.). Sie haben im Laufe des Zeitraums Zählerstände und Ausgaben in Formdock gepflegt. Jetzt soll die BKA für Ihre Mieter erstellt werden.

Voraussetzungen

• Objekt mit Einheiten und aktiven Mietverhältnissen.
• Zählerstände sind erfasst (Anfangs- und Endwerte für das Abrechnungsjahr).
• Ausgaben und Kosten sind dokumentiert (Handwerker, Wartungen, etc.).
• Idealerweise: Abrechnungsmappe ist vorbereitet.

Weg: Klick für Klick

Schritt 1: BKA-Bereich öffnen

1. Klicken Sie in der linken Sidebar auf "BKA" (Betriebskostenabrechnung).
2. Sie sehen die BKA-Übersicht – eine interaktive Tabelle (FormdockTable) mit KPI-Kacheln (Gesamt, Entwürfe, Abgeschlossen, Versendet), Freitext-Suche, Status-/Jahr-/Immobilien-Filtern und Frist-Warnungen.
3. Klicken Sie auf "+ Neue Abrechnung" (oben rechts) oder wählen Sie "BKA erstellen" in der Sekundär-Navigation.

Schritt 2: Objekt und Zeitraum wählen

1. Wählen Sie das Objekt aus (z.B. "Musterstraße 10").
2. Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest (z.B. 01.01.–31.12. oder 01.03.–28.02. – je nach Vereinbarung).
3. Klicken Sie auf "Weiter".

Tipp: Bei Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums können Sie auch einen Rumpfzeitraum wählen (z.B. Perioden-Start bis Auszugsdatum).

Schritt 3: Kostenarten und Beträge

1. Formdock zeigt die Kostenarten an, die Sie in der Abrechnungsmappe hinterlegt haben.
2. Tragen Sie die Gesamtbeträge pro Kostenart ein:
   • Heizkosten
   • Wasserversorgung / Entwässerung
   • Müllabfuhr
   • Grundsteuer
   • Gebäudeversicherung
   • Hausmeister
   • Treppenhausreinigung
   • etc.
3. Bei verbrauchsabhängigen Kosten (Heizung, Wasser) werden die Zählerstände automatisch aus Ihren Erfassungen übernommen.

Tipp: Kosten aus erfassten Ausgaben (unter Finanzen) können direkt übernommen werden – kein Abtippen nötig.

Schritt 4: Umlageschlüssel prüfen

1. Pro Kostenart ist ein Umlageschlüssel hinterlegt:
   • Nach Fläche (häufigster Schlüssel)
   • Nach Personenzahl
   • Nach Verbrauch (nur bei Heizung/Wasser)
   • Nach Einheit (gleiche Anteile)
2. Prüfen Sie, ob die Schlüssel korrekt sind.
3. Passen Sie bei Bedarf an.

Schritt 5: Vorauszahlungen prüfen

1. Formdock übernimmt die monatlichen Vorauszahlungen automatisch aus den Mietverhältnissen.
2. Prüfen Sie die Jahressumme pro Mieter.
3. Bei Mieterwechsel: anteilige Berechnung wird automatisch vorgeschlagen.

Schritt 6: Vorschau und PDF erstellen

1. In der Vorschau sehen Sie pro Mieter:
   • Aufstellung aller Kostenarten
   • Anteil des Mieters (nach Umlageschlüssel)
   • Summe der Vorauszahlungen
   • Nachzahlung oder Guthaben
2. Prüfen Sie die Zahlen auf Plausibilität.
3. Klicken Sie auf "PDF erstellen".
4. Pro Mieter wird ein eigenes PDF generiert.

Ergebnis

• Fertige Betriebskostenabrechnung als PDF pro Mieter
• Nachzahlung oder Guthaben berechnet
• Alle Quellen nachvollziehbar (Zählerstände, Ausgaben, Mietverhältnisse)

Tipp: Je konsequenter Sie Zählerstände und Kosten im Laufe des Jahres pflegen, desto schneller geht die BKA – im Idealfall ist es nur ein Bestätigungsklick.