Betriebskostenabrechnung erstellen

Die Betriebskostenabrechnung (BKA) berechnet die tatsächlichen Nebenkosten für einen Abrechnungszeitraum und gleicht sie mit den Vorauszahlungen ab. Mit dem Formdock-Assistenten erstellen Sie die BKA in fünf übersichtlichen Schritten.

Zwei Wege zur BKA: Automatisiert oder manuell

Formdock bietet Ihnen zwei Arbeitsweisen, um eine BKA zu erstellen. In beiden Fällen benötigen Sie ein angelegtes Objekt und ein Mietverhältnis – aber Sie entscheiden, wie viele Details Sie vorab pflegen.

Weg 1: Automatisiert – mit gepflegter Immobilienverwaltung (empfohlen)

Wenn Sie Ihre Objekte in der Immobilienverwaltung vollständig gepflegt haben (Wohnflächen, Einheiten, Eigentümer, Mietverhältnisse mit Vorauszahlungen), übernimmt der BKA-Assistent diese Daten automatisch:

  • Wohnfläche des Mieters und des Gesamtobjekts wird vorausgefüllt
  • Wohneinheiten (Mieteranteil und Gesamt) werden berechnet
  • Vermieter wird aus dem Eigentümer des Objekts übernommen
  • Geschoss/Lage wird aus den Objektdaten befüllt
  • Zählerstand-Abrechnungszeiträume und betriebskostenrelevante Ausgaben werden automatisch importiert
  • Sonstige Buchungen (aus dem Finanzen-Modul) mit umlagefähig = ja und zugeordneter BKA-Kostenart werden ebenfalls zum Import angeboten
  • Buchungskategorien mit BKA-Zuordnung werden beim Import automatisch der richtigen BKA-Kostenart zugewiesen (kein manuelles Matching mehr nötig)

Vorteil: Sie müssen die Daten nur noch prüfen und ggf. anpassen – das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Weg 2: Manuell – ohne vollständige Immobilienverwaltung

Sie müssen die Immobilienverwaltung nicht vollständig nutzen, um eine BKA zu erstellen. Es reicht, wenn Sie:

  1. Ein Objekt mit minimalen Angaben anlegen (z.B. nur Name und Adresse)
  2. Einen Mieter als Kontakt anlegen
  3. Ein Mietverhältnis zwischen Objekt und Mieter erstellen

Anschließend können Sie im BKA-Assistenten alle abrechnungsrelevanten Werte manuell eingeben:

  • Alle Umlageschlüssel-Werte in Schritt 3 (Wohnfläche, Personen × Monate, Wohneinheiten usw.) sind frei editierbare Eingabefelder – auch wenn sie leer sind
  • Kostenarten und Beträge in Schritt 2 werden immer manuell erfasst
  • Vorauszahlungen in Schritt 4 werden manuell eingetragen
  • Der Vermieter kann in Schritt 1 aus allen angelegten Kontakten gewählt werden

Vorteil: Sie können sofort loslegen, ohne vorher alle Objektdaten im Detail pflegen zu müssen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Formdock zunächst nur für die BKA nutzen möchten.

Tipp: Auch wenn Sie manuell starten, können Sie Ihre Objektdaten jederzeit nachpflegen. Bei der nächsten BKA werden die gepflegten Daten dann automatisch übernommen.

Status einer BKA

Jede BKA durchläuft folgende Status:

  • Entwurf – In Bearbeitung (Standardwert bei Neuanlage)
  • Abgeschlossen – Fertig berechnet
  • Versendet – An den Mieter übermittelt

Alle BKAs – unabhängig vom Status – sind in der BKA-Übersicht als interaktive FormdockTable sichtbar. Über den Link Archiv in der Sekundär-Navigation werden automatisch nur abgeschlossene und versendete Abrechnungen angezeigt (voreingestellter Status-Filter).

Schritt 1: Objekt, Vermieter und Abrechnungszeitraum

Felder in Schritt 1

  • Objekt (Pflicht) – Gebäude oder Einheit auswählen (Objekt-Picker)
  • Mieter (Pflicht) – Mieter aus dem Mietverhältnis auswählen
  • Vermieter (Pflicht) – Vermieter auswählen oder Option „Mich als Vermieter verwenden"
  • Objekttyp (Radio-Button):
    • Wohnraum (Standardwert) – Standard-BKA nach BetrKV
    • Gewerbe – Gewerbliche BKA (zeigt zusätzlich die Umsatzsteueroption)
  • Aktenzeichen (optional, max. 100 Zeichen) – Internes Aktenzeichen
  • Geschoss/Lage (optional, max. 100 Zeichen) – Lagebezeichnung im Gebäude

Abrechnungszeitraum

  • Zeitraum Start (Pflicht) – Standard: 01.01. des aktuellen Jahres (kann individuell angepasst werden, z.B. 01.03.)
  • Zeitraum Ende (Pflicht) – Standard: 31.12. des aktuellen Jahres (kann individuell angepasst werden, z.B. 28.02. des Folgejahres)
  • Mieter-Zeitraum Start (optional) – Abweichender Mieter-Zeitraum (z.B. bei Mieterwechsel)
  • Mieter-Zeitraum Ende (optional) – Abweichender Mieter-Zeitraum
  • Mietertage – Wird automatisch aus dem Mieter-Zeitraum berechnet

Schritt 2: Abrechnungszeitraum & Umlageschlüssel

In Schritt 2 legen Sie den Mieter-Abrechnungszeitraum fest und konfigurieren die Umlageschlüssel.

Verbrauchsdaten aus Zählerständen

Wenn für den BKA-Zeitraum passende Abrechnungsmappen mit Zählerständen existieren, zeigt Formdock automatisch eine Verbrauchsübersicht an:

  • Einheit-Zähler: Zähler, die direkt an der Mieteinheit hängen (z.B. Kaltwasser der Wohnung), werden mit ihren Verbrauchswerten angezeigt.
  • Gebäude-Zähler: Zähler, die am übergeordneten Gebäude registriert sind (z.B. Allgemeinstrom, Gesamtwasserzähler, Gas), werden ebenfalls angezeigt – erkennbar am Badge „Gebäude". Diese Verbräuche werden bei der BKA anteilig nach dem gewählten Umlageschlüssel (z.B. Wohnfläche in m²) auf die einzelnen Einheiten verteilt.
  • Pro Zähler werden Anfangsstand, Endstand und der berechnete Verbrauch dargestellt. Ist nur ein Stand vorhanden, wird der Zähler als „Noch unvollständig" markiert.

Hinweis: Strom, Gas und Wasser werden in der Regel extern abgerechnet (direkt vom Versorger mit dem Mieter). Die Verbrauchsdaten dienen dann zur Information. Falls externe Abrechnungen vorliegen, aktivieren Sie „Gesonderte Berechnung" und wählen Sie den Umlageschlüssel „Laut gesonderter Berechnung".

Abrechnungszeitraum Mieter

  • Beginn (Pflicht) – Startdatum des Mieter-Abrechnungszeitraums
  • Ende (Pflicht) – Enddatum des Mieter-Abrechnungszeitraums

Umlageschlüssel konfigurieren

Pro aktiviertem Umlageschlüssel tragen Sie die Gesamtwerte und Mieterwerte ein (siehe Artikel „Umlageschlüssel").

Optionen in Schritt 2

  • Checkbox: „Haushaltsnahe Dienstleistungen gesondert ausweisen" (Standard: aktiviert) – §35a-Beträge in der BKA separat darstellen
  • Checkbox: „Gesonderte Berechnung aktivieren" (Standard: deaktiviert) – Für einzelne Positionen kann ein fester Mieterbetrag statt Umlageschlüssel eingegeben werden
  • Checkbox: „Umsatzsteueroption (§9 UStG)" (Standard: deaktiviert, nur bei Gewerbe) – Aktiviert MwSt.-Berechnung

Schritt 3: Kostenarten und Beträge

Hier erfassen Sie alle Kostenpositionen. Pro Position:

  • Kostenart (Pflicht) – Auswahl aus 28 Standard-Kostenarten + 6 eigene (siehe Artikel „Kostenarten in der BKA")
  • Umlageschlüssel (Pflicht, Standard: 1 = Wohnfläche) – Auswahl aus 9 Schlüsseln (siehe Artikel „Umlageschlüssel")
  • Gesamtbetrag (Pflicht) – Gesamtkosten in Euro (mind. 0,00 €)
  • MwSt.-Satz (Dropdown, nur bei Gewerbe mit Umsatzsteueroption):
    • 0 % – keine MwSt.
    • 5 % – Corona-Satz (Übergangsregelung)
    • 7 % – ermäßigter Satz
    • 16 % – Corona-Satz (Übergangsregelung)
    • 19 % – Regelsatz
  • Haushaltsnahe DL Betrag (optional) – Betrag der haushaltsnahen Dienstleistung für §35a
  • Haushaltsnahe DL Typ (Dropdown):
    • Geringfügig Beschäftigte (Typ a) – 10 % absetzbar
    • Handwerkerleistungen (Typ b) – 20 % absetzbar
  • Sortierung – Reihenfolge der Positionen (per Drag & Drop)

Schritt 4: Vorauszahlungen

Vorauszahlungen pro Mieter erfassen (siehe Artikel „Vorauszahlungen erfassen").

Schritt 5: Vorschau und PDF-Generierung

  • Vorschau: Aufstellung aller Kosten, Verteilung pro Schlüssel, Abgleich mit Vorauszahlungen
  • Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben pro Mieter
  • PDF generieren: Erzeugt die fertige BKA als PDF-Dokument (Guthaben wird abgebucht)

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