Glossar: Immobilienbegriffe in Formdock

Dieses Glossar erklärt häufig verwendete Fachbegriffe und zeigt, wo Sie die zugehörige Funktion in Formdock finden.

Geltungsbereich: Dieses Hilfe-Center beschreibt ausschließlich die Immobilienverwaltung (Formdock unter /immoverwaltung/): Menüs, Formulare und Abläufe, die Sie dort sehen. Öffentliche Website, Shop-Oberfläche und technische Verwaltung außerhalb dieser App sind nicht Gegenstand der Artikel.

A

Abrechnungsmappe

Ein Container in Formdock, der Zählerstände und Ausgaben für einen bestimmten Abrechnungszeitraum bündelt. Die Mappe dient als Vorbereitung für die Betriebskostenabrechnung (BKA). Zählerstände werden beim Erfassen direkt der Mappe zugeordnet (Pflichtfeld), Ausgaben fließen automatisch anhand ihres Datums ein. Der Verbrauch wird automatisch berechnet: Der Anfangsstand ist der letzte Stand der Vorperiode, der Endstand der letzte Stand der aktuellen Mappe. Beim Erstellen einer Mappe wird im Dokumentenmanager automatisch eine Ordnerstruktur angelegt (Abrechnungsmappen → Mappenname → Zähler / Rechnungen). → Abrechnungsmappe im Überblick · Abrechnungsmappe erstellen · Jahresworkflow-Tutorial

Abrechnungsmappen-Ordner

Eine automatisch erstellte Ordnerstruktur im Dokumentenmanager eines Objekts. Beim Anlegen einer Abrechnungsmappe erstellt Formdock unter Abrechnungsmappen einen Ordner mit dem Mappennamen und die Unterordner Zähler (für Zählerstand-Fotos) und Rechnungen (für Belege und Rechnungen). Zählerfotos werden beim Erfassen automatisch unter Zähler in einem Unterordner je Zählernummer abgelegt. Belege aus Ausgaben werden anhand des Rechnungsdatums der passenden Mappe zugeordnet. Periodenübergreifende Belege erscheinen als Verknüpfung in allen betroffenen Mappen. → Abrechnungsmappe im Überblick

Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, für den eine Betriebskostenabrechnung erstellt wird – immer 12 Monate, häufig das Kalenderjahr (01.01.–31.12.), aber auch andere Zeiträume sind möglich (z.B. 01.03.–28.02.). Der Zeitraum wird im Mietvertrag oder WEG-Beschluss festgelegt. Bei Mieterwechsel kann ein Rumpfzeitraum gewählt werden (siehe Rumpfabrechnungszeitraum). Wird im ersten Schritt des BKA-Assistenten festgelegt. → Abrechnungszeitraum festlegen

Ankündigung (Mieterbereich)

Eine Broadcast-Nachricht des Vermieters an alle Mieter eines Objekts mit aktivem Portal-Zugang. Ankündigungen werden unter Nachrichten → Ankündigungen erstellt und können mit dem Rich-Text-Editor formatiert werden. Alle betroffenen Mieter erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Mieter sehen Ankündigungen im Mieterbereich unter dem Bereich „Ankündigungen". → Nachrichten & Ankündigungen

Anfangsstand (Zähler)

Der Zählerstand zu Beginn eines Abrechnungszeitraums. In Formdock wird der Anfangsstand automatisch aus der Vorperiode (der chronologisch vorherigen Abrechnungsmappe) ermittelt: Der letzte Zählerstand der Vorperiode ist gleichzeitig der Anfangsstand der aktuellen Periode. In der Mappenansicht wird er als graue Referenzzeile mit dem Hinweis „(Vorperiode)" angezeigt. → Zählerstände in der Abrechnungsmappe

Alleinauftrag

Eine Vertragsform bei Makleraufträgen. Der Auftraggeber beauftragt nur einen Makler. In Formdock wählbar unter Vermarktung → Objekt bearbeiten → Tab Auftraggeber → Vertragstyp. → Auftraggeber verwalten

Allgemeinstrom

Strom, der nicht einer einzelnen Mieteinheit zugeordnet ist, sondern dem gesamten Gebäude dient – z.B. Treppenhausbeleuchtung, Aufzug, Außenbeleuchtung, Heizungspumpe. In Formdock wird Allgemeinstrom über einen Gebäude-Zähler erfasst (Zähler am Gebäude, nicht an der Wohnung). Bei der Betriebskostenabrechnung werden die Kosten anteilig nach dem gewählten Umlageschlüssel (typischerweise Wohnfläche in m²) auf alle Mieteinheiten verteilt. Im BKA-Assistenten Schritt 2 werden Gebäude-Zähler mit dem Badge „Gebäude" gekennzeichnet, damit sie klar von Wohnungszählern unterscheidbar sind. → Umlageschlüssel in der BKA · BKA erstellen

Allgemeinverbrauch

Der Verbrauch, der nicht einzelnen Einheiten zugeordnet werden kann. Berechnet sich als Differenz zwischen dem Hauptzählerstand und der Summe aller Nebenzählerstände (z.B. Treppenhauslicht, Gartenwasser, Heizung Gemeinschaftsräume). Wird in der Betriebskostenabrechnung nach Umlageschlüssel auf alle Mieter verteilt. In Formdock sorgt die Sammelablesung dafür, dass Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen werden. → Haupt- und Nebenzähler · Zählerstand erfassen

Angebotsmiete / Angebotspreis (Vermarktung)

Die im Vermarktungs-Modul am Objekt gepflegte Kaltmiete bzw. der Kaufpreis für Exposé, Portale und Bewerbungsformulare. Sie kann von der Kaltmiete im laufenden Mietverhältnis abweichen (z. B. Neuvermietung). → Vermarktung bearbeiten

Anlage V

Anlage zur Einkommensteuererklärung für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. In Formdock über das Berichtscenter (Objektdetailseite oder Einheiten-Detailseite → Button „Berichte" → Anlage V) als XLSX oder PDF generierbar. Vor der PDF-Erstellung zeigt eine 2-Seiten-Vorschau alle Wohnungsdetails, Mieteinnahmen und Werbungskosten (Anschaffung, Renovierung, Betriebskosten, Verwaltung, Sonstige) an. Die PDF-Variante füllt das offizielle BMF-Formular mit allen relevanten Feldern aus (Einnahmen, Erhaltungsaufwand, NK umlagefähig/nicht umlagefähig, Sonstige WK). Templates für 2023, 2024, 2025 sind vorhanden, weitere können unter Einstellungen → Templates → Anlage V hochgeladen werden. Der Download erfolgt als ZIP mit PDF + Excel-Zusammenfassung. → Berichte erstellen (Anlage V, EÜR)

Aufgaben-Massenänderung (Bulk-Aktion)

Ermöglicht es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auf einen neuen Status zu setzen (z.B. „Erledigt", „Offen", „Abgebrochen"). Aufgaben werden über Checkboxen in der Tabelle ausgewählt; eine Aktionsleiste erscheint oberhalb der Tabelle mit den verfügbaren Status-Buttons. Zu finden unter Aufgaben → Checkboxen → Aktionsleiste. → Aufgaben erstellen und verwalten · Prioritäten und Status

Aufgaben-Übersicht

Die Hauptansicht Aufgaben in der Sidebar: Status-Tabs (Aktiv = offen + in Bearbeitung + wartet; sowie zurückgestellt, erledigt, abgebrochen), Filter nach Kategorie, Priorität und Objekt, Freitextsuche in Titel/Beschreibung, gespeicherte Filter-Presets, Tabelle mit bis zu 50 Einträgen pro Ansicht, ausklappbare Checklisten, Massenänderung per Checkboxen und Aktionen wie „BKA-Erinnerungen erzeugen“. Neben der Überschrift: Link „So funktioniert’s“ mit Kurzhilfe. → Aufgabe erstellen · Prioritäten und Status

AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)

Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter. Bei Formdock wird die Zustimmung zur AVV zusammen mit Datenschutzerklärung und AGB über eine Pflicht-Checkbox bei der Konto-Registrierung (öffentliche Website) und im Shop-Checkout eingeholt; verlinkt ist in der Regel die Seite /avv auf der Website. → Konto erstellen · Shop & Kasse

Newsletter (Formdock)

Optionaler E-Mail-Newsletter zu Bedienung und neuen Funktionen von Formdock sowie gelegentlich zu Angeboten und Aktionen. Gäste im Shop-Checkout (Checkbox im Bereich Zusätzliche Informationen zur Bestellung, oberhalb von AGB und „Jetzt bestellen“) und Neuregistrierungen sehen eine freiwillige Checkbox; eingeloggte Nutzer ohne bestehende Werbeeinwilligung erhalten einen Hinweis auf der Mein-Konto-Übersicht („Jetzt nicht“ schließt den Hinweis dauerhaft). Technisch wird die Zustimmung wie Werbe- und Produktmitteilungen in den Nutzer-Stammdaten gespeichert. → Profil bearbeiten · Shop & Kasse

Anfangssaldo

Ein offener Mietbetrag, der beim Anlegen eines Mietverhältnisses als Sollstellung erfasst werden kann (z.B. bei Übernahme aus einem Altsystem). Aktivierbar im Mietverhältnis → Tab Miete → Anfangssaldo → Sollstellung für offenen Mietbetrag generieren mit Fälligkeitsdatum und Betrag. → Kaution und Miete erfassen · Sollstellungen

Audit-Log (Vertragssignatur)

PDF-Nachweis (Certificate of Signature / Prüfprotokoll) zur digitalen Signatur. Der Signatur-Anbieter stellt diesen Nachweis nur bereit, wenn alle Unterzeichner die Signatur abgeschlossen haben — nicht bei Ablehnung durch eine Partei. Nach vollständiger Signatur erscheint der Download in Formdock unter den Aktionen zum Vertrag (Menü Audit-Log). Bei Abgelehnt speichert Formdock wer abgelehnt hat und optional den Ablehnungsgrund, sofern der Dienst diese Angaben übermittelt. Im PDF stehen u. a. SHA-256 je Dokument (vor/nach Signatur), RFC-3161-Zeitstempel (TSA, z. B. DigiCert) mit beglaubigtem Zeitpunkt, Ereignisprotokoll und Angaben pro Unterzeichner (IP, Session, User-Agent). Im Kopf des PDFs stehen Serien-Nr. und UUID — das sind die Vertragsnummer und die eindeutige Kennung des Vertrags in Formdock, damit das Protokoll eindeutig zum richtigen Vorgang passt. → PDF-Download & Signatur

Anteilige erste Miete

Wenn der Mieter nicht zum Monatsersten einzieht, wird die erste Monatsmiete anteilig berechnet. Der Sollstellungs-Generator berechnet: (Gesamtmiete / Anzahl Tage im Monat) x verbleibende Tage. Bei Staffelmiete wird die aktuelle Staffel-Kaltmiete verwendet. Label: z.B. „Miete 3/2026 (anteilig, ab 15.03.)". Aktivierbar im Mietverhältnis unter Tab Vertragsdetails → Checkbox „Anteilige 1. Miete". → Sollstellungen (Anteilige Miete)

Anteilige letzte Miete

Wenn der Mieter vor dem letzten Tag des Monats auszieht, wird die letzte Monatsmiete anteilig berechnet. Der Sollstellungs-Generator berechnet: (Gesamtmiete / Anzahl Tage im Monat) x Tage bis einschließlich Auszugsdatum. Label: z.B. „Miete 6/2026 (anteilig, bis 20.06.)". Aktivierbar im Mietverhältnis unter Tab Vertragsdetails → Checkbox „Anteilige letzte Miete". → Sollstellungen (Anteilige Miete)

Bewerbungsformular / Bewerbungslink

Ein öffentliches Online-Formular, über das sich Miet- oder Kaufinteressenten bewerben können, ohne in Formdock eingeloggt zu sein. Jedes vermarktete Objekt hat einen individuellen Link mit Token. Der Link kann auf Portalen, per E-Mail oder auf der eigenen Website geteilt werden. Bewerbungen erzeugen automatisch einen Kontakt und einen Interessenten in Formdock. Spam-Schutz: Honeypot + Rate-Limit (5 Anfragen/Stunde/IP). → Vermarktung & Leads Tutorial

Ausgaben

Alle Kosten – ob objektbezogen (Reparaturen, Wartungen, Handwerkerrechnungen) oder allgemein (Steuerberater, Software, Grundsteuer). Erfassbar über das einheitliche Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen" unter Sidebar → Finanzen. In der Ansicht Finanzen → nach Immobilien werden Ausgaben (und Einnahmen) gruppiert nach Gebäude und Einheit angezeigt. → Ausgabe erfassen · Finanzen-Übersicht

Automatische Aufgaben

Aufgaben, die bei bestimmten Ereignissen automatisch erstellt werden: Pipeline-Statuswechsel bei Interessenten, Eigentümerwechsel, Kündigung eines Mietverhältnisses oder BKA-Jahresende. Konfigurierbar unter Einstellungen → Module → Interessenten. → Automatische Aufgaben

B

Batch-BKA (Alle BKAs erstellen)

Funktion in der Abrechnungsmappe eines Mehrfamilienhauses, um für alle Einheiten mit aktivem Mietverhältnis gleichzeitig BKA-Entwürfe zu erstellen. Befüllt automatisch Objekt-, Mieter-, Vermieter-Daten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und importiert betriebskostenrelevante Arbeiten. Button „Alle BKAs" in jeder Mappe-Karte. Bereits vorhandene BKAs für den gleichen Zeitraum werden übersprungen (Duplikat-Schutz). → Batch-BKA-Erstellung

BKA-Entwurf (Warnhinweise)

Ein BKA-Entwurf ist eine noch nicht abgeschlossene Betriebskostenabrechnung. In der Abrechnungsmappe zeigt Formdock automatisch Warnhinweise an, wenn Ungereimtheiten in den Kostenpositionen vorliegen: z.B. „0 € Kosten" (Position ohne Betrag) oder „keine Daten" (fehlende Umlageschlüssel-Werte wie Wohnfläche oder Personenzahl). Der Bleistift-Button öffnet den Entwurf direkt bei Schritt 3 (Kostenpositionen). Der Mülleimer-Button löscht den Entwurf nach Rückfrage. → Abrechnungsmappe im Überblick · Batch-BKA-Erstellung

BKA-Konsistenzprüfung

Automatische Prüfung vor der Batch-BKA-Erstellung. Formdock kontrolliert für jede Einheit, ob Wohnfläche, Personenzahl, Vorauszahlungen und Zählerstände vorhanden sind. Berücksichtigt auch direkte Versorgungsverträge: Wenn z.B. Strom direkt mit dem Anbieter abgerechnet wird, erscheint keine Warnung wegen fehlender Stromzählerstände. Warnungen werden direkt im Erstellungs-Dialog angezeigt. → Batch-BKA-Erstellung

Beispieldaten

Optionale Testdaten, die beim Onboarding oder unter Einstellungen > Daten > Beispieldaten geladen werden können. Umfassen 5 Gebäude mit Einheiten, 5 Kontakte, 3 Mietverhältnisse, 3 Ausgaben und 3 Aufgaben. Bestehende Mietverträge werden nicht beeinflusst. Können jederzeit vollständig wieder entfernt werden. Werden am Ende der Onboarding-Tour vorgeschlagen. → Dashboard verstehen

Belegdatum

Das Datum, das auf einem Beleg oder einer Rechnung steht. In Formdock wird das Belegdatum automatisch vom Rechnungsdatum der Ausgabe übernommen – ein separates Feld ist nicht nötig. Das Rechnungsdatum dient gleichzeitig als Belegdatum für die Zuordnung zur korrekten Abrechnungsmappe und zur DMS-Ordner-Vorauswahl. → Ausgabe erfassen

Betriebsausgabe

Kosten, die im Zusammenhang mit einer gewerblichen Vermietungstätigkeit oder Hausverwaltung anfallen und steuerlich absetzbar sind (z.B. Software-Abonnements, Steuerberater, Büromaterial). In Formdock erfassbar über Sidebar → Finanzen → „+ Ausgabe / Einnahme erfassen" – entweder objektbezogen oder als allgemeine Buchung ohne Objektzuordnung. Typische Buchungskategorien: EDV-Kosten, Verwaltungskosten. Siehe auch Werbungskosten. → Ausgabe erfassen · Buchungskategorien

Berichtscenter

Das Berichtscenter ermöglicht die Erstellung verschiedener Berichte für ein Objekt oder eine Einheit – als XLSX (Excel) oder PDF. Verfügbare Berichtstypen: Objektübersicht, Mietübersicht, Mietaufstellung (einfach), Anlage V, EÜR. Erreichbar über Objekt- oder Einheiten-Detailseite → Button „Berichte". Man wählt einen Berichtstyp, das Berichtsjahr und das gewünschte Format. Bei der Anlage V wird eine 2-Seiten-Vorschau mit Datenübersicht (Einnahmen + Werbungskosten) angezeigt, bevor das PDF erstellt wird. → Berichte erstellen

Buchung (Sonstige)

Eine Einnahme oder Ausgabe ohne Objekt-Zuordnung. Beispiele: Steuerberater-Rechnung, Software-Abo, Kautionszins, sonstige Einnahmen. Wird über das einheitliche Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen" erstellt – entweder ohne Objekt (allgemeine Buchung) oder als Einnahme.

Buchung bearbeiten

Bestehende Buchungen (Einnahmen/Ausgaben) können über das Stift-Symbol in der Finanzen-Tabelle bearbeitet werden. Das Bearbeitungsformular ist identisch mit dem Erfassungsformular und wird mit den gespeicherten Daten vorausgefüllt. Im Bearbeitungsmodus steht zusätzlich ein Löschen-Button zur Verfügung. Zu finden unter Finanzen → Einnahmen/Ausgaben → Stift-Symbol oder Finanzen → nach Immobilien → Stift-Symbol. → Finanzen-Übersicht

Beraternummer

Die Beraternummer Ihres Steuerberaters (4-7 Ziffern), die im DATEV-Export-Header verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen > DATEV-Export > Mandanten-/Beraternummern pro Eigentümer. → DATEV-Export einrichten

Briefpapier

Ihr individuelles Briefpapier-Layout, das auf allen generierten PDFs (BKA, Vermieterbescheinigung, Mahnung) verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Briefpapier. Zwei Modi: Bilder (Kopf-/Fußzeilen-Bilder als PNG/JPG mit einstellbarer Breite, Höhe und Abstand) oder PDF (komplettes Briefpapier als PDF für die erste Seite). Beide Modi können kombiniert werden: PDF auf Seite 1, Bilder für Folgeseiten. Die Mustervorschau zeigt eine 2-seitige Beispiel-PDF zur Kontrolle. Kopfzeile und Fußzeile haben jeweils eigene Breiten-Einstellungen (Seitenbreite 210 mm oder Textbreite 160 mm). → Briefpapier konfigurieren

BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel)

Ein Code im DATEV-Buchungsstapel, der den Umsatzsteuersatz einer Buchung kennzeichnet. Formdock setzt ihn automatisch basierend auf dem MwSt-Satz der Buchungskategorie und dem Buchungstyp: Einnahmen nutzen Umsatzsteuer-Schlüssel (BU 3 = 19% USt, BU 1 = 7% USt), Ausgaben nutzen Vorsteuer-Schlüssel (BU 9 = 19% VSt, BU 8 = 7% VSt). Ohne MwSt-Satz bleibt der BU-Schlüssel leer. Der Steuerberater muss die Steuerzuordnung immer prüfen. → DATEV-Export

Buchungskategorie

Eine Kategorie mit zugeordneter Kontonummer nach SKR03 oder SKR04. Formdock liefert über 90 Systemkategorien in 7 Gruppen (Anschaffungskosten, Betriebs-/Nebenkosten, Finanzierung, Miete/Kaution, Renovierung, Sonstige Ausgaben, Sonstige Einnahmen). Eigene Kategorien können unter Einstellungen > Kostenkategorien angelegt und verwaltet werden. Jede Kategorie hat Felder für Name, Kürzel, Konten-Nr. (SKR03 + SKR04), MwSt. und Umlagefähig-Status. Bei der Ausgabenerfassung wird die Buchungskategorie automatisch anhand der gewählten Arbeitskategorie vorgeschlagen (z.B. Heizungswartung → Wartung Heizung), kann aber jederzeit manuell geändert werden. → Buchungskategorien · Kostenkategorien verwalten

Bauträger

Ein Unternehmen oder eine Person, die ein Gebäude errichtet und die Einheiten anschließend verkauft. In Formdock wird der Bauträger als Kontakt einem Gebäude zugewiesen (nicht einzelnen Einheiten). Bei der Zuweisung wird der Bauträger automatisch auch als Eigentümer des Gebäudes und aller Einheiten eingetragen, da er bei Neubauprojekten zunächst Eigentümer aller Einheiten ist. Wenn anschließend Einheiten verkauft werden, entsteht eine „wachsende WEG": Der Bauträger wird als Mitglied aufgenommen, und mit jedem Verkauf kommt ein neuer Eigentümer hinzu. Sobald der Bauträger keine Einheit mehr besitzt (alle verkauft), wird er automatisch aus der WEG entfernt. Das Bauträger-Feld am Gebäude bleibt davon unberührt und ist weiterhin sichtbar. Zuweisung unter Objekte → Gebäude-Detail → Bauträger-Slot. → Eigentümer zuweisen · Eigentümerwechsel

Belegungsstatus

Zeigt an, ob ein Objekt vermietet, teilweise vermietet oder im Leerstand ist. In der Objektübersicht als Chip-Filter „Belegung" verfügbar. Der Status wird automatisch berechnet: Sind alle Einheiten vermietet → „Vermietet", keine Einheit vermietet → „Leerstand", nur ein Teil vermietet → „Teilweise vermietet". Der Belegungsstatus kann auch als zusätzliche Spalte in der Objekttabelle eingeblendet werden. → Objekte filtern und suchen

Befristeter Mietvertrag

Ein Mietvertrag mit festem Enddatum. Im Vertragsassistenten unter Schritt 4: Mietzeit wählbar. Bei Ablauf kann eine automatische Verlängerung konfiguriert werden. → Mietbeginn und Mietende

Betriebskostenabrechnung (BKA)

Die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Nebenkosten für Mieter. In Formdock über Sidebar → BKA erreichbar. Der BKA-Bereich hat eine zweite Seitenleiste mit Übersicht (Tabelle mit Kennzahlen, Suche, Filtern nach Status, Jahr und Immobilie sowie Frist-Hinweisen), BKA erstellen (5-Schritte-Assistent) und Archiv (gleiche Ansicht, voreingestellt auf Abgeschlossen und Versendet). Ergebnis ist ein PDF pro Mieter mit Nachzahlung oder Guthaben. Zwei Wege: Bei gepflegter Immobilienverwaltung werden Wohnfläche, Einheiten und Vermieter automatisch übernommen. Alternativ können alle BKA-Werte manuell eingegeben werden. Ausgaben mit Buchungskategorie werden automatisch der richtigen BKA-Kostenart zugeordnet. → BKA-Übersicht · BKA erstellen · Kostenarten · Beispielablauf BKA

BKA-Archiv

Die Archiv-Ansicht im BKA-Bereich zeigt fertige Betriebskostenabrechnungen — dieselbe Tabellenansicht wie die Übersicht, mit voreingestelltem Filter auf Abgeschlossen und Versendet. Ihre Filtereinstellungen bleiben getrennt von der Übersicht gespeichert. Sie können suchen (Mieter, Objekt, Vermieter), filtern, sortieren, blättern (25/50/100 pro Seite), PDFs laden, Details öffnen und Daten übernehmen für Folgeabrechnungen. Erreichbar über Sidebar → BKA → Archiv. → BKA-Übersicht · Vorjahr kopieren

BKA-Dashboard / BKA-Übersicht

Die zentrale Übersichtsseite im BKA-Bereich. Zeigt alle BKAs (Entwürfe, Abgeschlossen, Versendet) in einer interaktiven Tabelle mit Kennzahlen (Gesamt, Entwürfe, Abgeschlossen, Versendet), Frist-Hinweisen (§ 556 Abs. 3 BGB: 12-Monate-Frist), Suche und Filtern (Status, Jahr, Immobilie). Erreichbar über Sidebar → BKA → Übersicht. → BKA-Übersicht

BKA-Kostenart-Zuordnung

Jede Buchungskategorie kann einer BKA-Kostenart (nach BetrKV §2) fest zugeordnet sein. Beim Import von Ausgaben in die BKA wird die Kostenart automatisch über diese Zuordnung bestimmt. → Kostenarten · Buchungskategorien

Betriebskostenvorauszahlung

Der monatliche Vorschuss des Mieters auf die Betriebskosten. Wird beim Anlegen des Mietverhältnisses unter Tab Miete → BK-Vorauszahlung erfasst und in der BKA mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. → Kaution und Miete erfassen · Vorauszahlungen in der BKA

BK-relevant

Ein Feld bei der Erfassung von Ausgaben. Markiert eine Ausgabe als umlagefähig für die Betriebskostenabrechnung. Drei Optionen: Automatisch (aus Buchungskategorie abgeleitet, Standard), Ja (manuell umlegbar) oder Nein (ausgeschlossen). Einstellbar unter Ausgaben → Ausgabe bearbeiten → Betriebskostenrelevant.

Cashflow-relevant

Ein Toggle-Feld bei Ausgaben und Buchungen. Wenn aktiv (Standard), fließt der Betrag in die Cashflow-Berechnung der Finanzen-Übersicht ein. Deaktivieren für Rückstellungen oder nicht zahlungswirksame Buchungen.

Chip-Filter

Kleine Filter-Schaltflächen (Chips) oberhalb von Tabellen, mit denen Daten gefiltert werden. Chips können einzelne oder mehrere Werte enthalten (z. B. Status: „Offen", „Überfällig"). Aktive Filter werden farblich hervorgehoben und können einzeln oder alle zusammen zurückgesetzt werden. Verfügbar in der Mietübersicht und weiteren Tabellen.

CO₂-Kostenaufteilung (CO2KostAufG)

Gesetzliche Pflicht zur Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter. Die Aufteilung erfolgt nach dem 10-Stufen-Modell, das auf dem spezifischen CO₂-Ausstoß des Gebäudes (kg CO₂/m²/a) basiert. Bei hohem Ausstoß trägt der Vermieter bis zu 95 % der Kosten. In Formdock wird die CO₂-Aufteilung in der Abrechnungsmappe erfasst und automatisch in die BKA und das BKA-PDF übernommen. Sonderregelungen (Denkmalschutz, Milieuschutz) halbieren den Vermieteranteil. → CO₂-Kostenaufteilung

CO₂-Preis (BEHG)

Der gesetzlich festgelegte Preis pro Tonne CO₂-Ausstoß nach dem Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG). Für 2024: 45 €/t, ab 2025: 55 €/t. Der CO₂-Preis wird vom Energieversorger auf die Energierechnung umgelegt und fließt in die CO₂-Kostenaufteilung ein.

D

DAP (Digitales Abnahmeprotokoll)

Die Übersicht digitaler Übergabe-, Vorbesichtigungs- und Abnahmeprotokolle in der Formdock-Immobilienverwaltung unter Verträge → DAP. Formdock zeigt Status und Verknüpfungen zum Objekt; die eigentliche Begehung und Dokumentation erfolgen in der DAP-App (Tablet oder Browser). Über In DAP öffnen starten Sie die App mit passendem Kontext. Auf dem Tablet können Sie die DAP-Seite per „Zum Home-Bildschirm“ / „Zum Startbildschirm hinzufügen“ wie eine eigene App ablegen und schneller wieder öffnen. In der App durchlaufen Sie die Schritte Start, Objekt (Stammdaten, Schlüssel, Zähler …), Protokoll (Räume, Zustand, Fotos), Zusammenfassung, optional Signatur und Versand. Für abgeschlossene Einträge mit PDF steht je nach Status u. a. Zur Unterschrift senden bereit. → DAP – Ablauf von Start bis Versand · Start, Dashboard, Archiv (inkl. Tablet) · Protokollliste · Kurzüberblick

Import & Export (Daten)

Die Funktion unter Einstellungen > Import & Export zum Importieren und Exportieren von Stammdaten per CSV-Datei. Import-Tab: Drei Stammdaten-Typen (Vermieter/Eigentümer, Mieter, Immobilien) plus zwei DATEV-Imports (Personenkonten, Mandanten-/Beraternummern). Export-Tab: Vier Exports (Vermieter, Mieter, alle Kontakte, Immobilien). Besonders nützlich beim Wechsel von einem anderen Verwaltungssystem (z.B. immocloud, Haufe) oder zur Datensicherung. Empfohlene Import-Reihenfolge: 1. Vermieter → 2. Immobilien → 3. Mieter. CSV-Format: UTF-8, Semikolon-Trenner. → CSV-Import · Beispiel-CSV · Datenimport (Einstellungen)

Dashboard

Die Startseite nach dem Login in Formdock, erreichbar unter /immoverwaltung/. Nach Login und E-Mail-Verifizierung wird automatisch hierher weitergeleitet. Zeigt: Hero-Section (3 Spalten: Mietvertrag, BKA, Neuigkeiten), 4 Statistik-Kacheln (Immobilien, Mietverhältnisse, Verträge, Betriebskosten), Letzte Verträge (5 neueste mit Typ, Mieter und PDF-Download), Offene Aufgaben (nach Priorität sortiert) und Meine Immobilien (Gebäude mit Einheiten-Anzahl). Mietverträge können auch ohne Immobilienverwaltung erstellt werden. Beim ersten Login startet automatisch eine Onboarding-Tour mit 7 Schritten, die jederzeit über das Benutzermenü erneut gestartet werden kann. Am Ende der Tour können optional Beispieldaten geladen werden. → Dashboard verstehen

Dateien-Tab

Ein eigener Reiter auf der Gebäude- und Einheiten-Detailseite (nach „Zählerstände"), der den vollständigen Dokumentenmanager inline anzeigt. Enthält die Ordnerstruktur in der Seitenleiste, Upload-Bereich, Dateiliste mit Miniaturansichten, Suchfunktion, Smarte Ordner und Papierkorb. Zusätzlich gibt es die Haupt-Dokumentenansicht über Sidebar → Dokumente, die eine sekundäre Navigation mit allen Gebäuden und Einheiten bietet und den Dokumentenmanager für das ausgewählte Objekt in der Mitte zeigt. → Dateien-Tab und Dokumenten-Navigation · Suche und Smarte Ordner · Papierkorb

Dokumentenmanagement

Das in Formdock integrierte System zur sicheren Ablage von Dateien (PDF, Word, Excel, Bilder). Jedes Objekt erhält automatisch 14 vordefinierte Ordner (z. B. Mieter, Fotos, Verträge, Vermarktung nur Exposé). Der Mieter-Ordner erstellt automatisch Unterordner pro Mieter bei der Mietverhältnis-Anlage und speichert die generierte Vermieterbescheinigung dort ab. Speicherlimit: 50 MB pro Objekt. Erreichbar über Sidebar → Dokumente (mit sekundärer Navigation aller Gebäude und Einheiten), direkt auf Detailseiten über den Dateien-Tab und in Formularen über das Dokumentenmanager-Widget. Gelöschte Dateien und Ordner landen im Papierkorb und werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. → Dokumentenmanagement Überblick · Dokumente hochladen · Ordner verwalten · Dokumentenmanager-Widget

DATEV-Export

Die Möglichkeit, Finanzdaten im offiziellen DATEV EXTF v700-Format als Buchungsstapel-CSV an den Steuerberater zu exportieren. Formdock ist ein Vorsystem – die Daten dienen dem Import in DATEV-Buchhaltungssoftware. Konfiguration mit drei Tabs (Export, Buchungskonten, Mandanten-/Beraternummern) unter Einstellungen > DATEV-Export. Schnellexport auch über Finanzen > Export > DATEV-Schnellexport. → DATEV-Export · DATEV-Einstellungen

Debitoren-Nummer

Eine automatisch generierte Personenkontonummer für Kontakte auf der Einnahmen-Seite (Mieter, Eigentümer). Nummernkreis ab 10000. Wird beim ersten DATEV-Export automatisch vergeben. Erscheint im DATEV-Export als Gegenkonto bei Einnahmen. → DATEV-Export

Deposit / Kaution

Siehe Mietkaution.

Direkte Versorgungsverträge

Einstellung im Mietverhältnis (Tab "Miete"), die festlegt, welche Versorgungskosten (Strom, Gas, Wasser) der Mieter direkt mit dem Anbieter abrechnet. Aktivierte Medien werden nicht über die Betriebskostenabrechnung (BKA) umgelegt. Bei der Konsistenzprüfung vor der Batch-BKA-Erstellung erscheinen keine Warnungen für fehlende Zählerstände dieser Medien, stattdessen neutrale Info-Hinweise wie "Strom: Direkt mit Anbieter". → Kaution und Miete · Batch-BKA

Einheitliches Formular

Das adaptive Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen", das je nach Kontext unterschiedlich funktioniert. Es enthält einen Typ-Toggle (Ausgabe/Einnahme), eine optionale Objekt-Zuordnung und aufklappbare Detail-Felder (Status, Arbeitskategorie, Kleinreparaturklausel, Abrechnungszeitraum, Kostenaufschlüsselung, Dokumente), die nur bei Objekt-Zuordnung erscheinen. Erreichbar über Finanzen oder die Objekt-Detailseite. → Ausgabe erfassen

E

Eigene Kostenarten / Weitere umlegbare Kosten (§2 Nr. 17)

Zusätzliche Kostenarten nach §2 Nr. 17 BetrKV wie Allgemeinstrom/Betriebsstrom, Biotonne, Kabelanschluss oder Legionellenprüfung. Diese erscheinen als Auswahl im BKA-Wizard. Jeder Nutzer kann den Umlageschlüssel individuell anpassen unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping. → Kostenarten-Mapping

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die niedrigste der drei EU-Signaturstufen nach eIDAS (Art. 3 Nr. 10 VO (EU) 910/2014): Daten in elektronischer Form, die mit anderen Daten logisch verknüpft sind und zur Authentifizierung dienen. Formdock stellt mit der integrierten Signatur-Funktion (Verträge, BKA, Signatur-Studio) eine EES bereit — keine FES und keine QES. Für Schriftform nach deutschem Recht (z. B. § 550 BGB bei befristeten Mietverträgen über ein Jahr, § 766 BGB Bürgschaft) reicht eine EES typischerweise nicht; vgl. § 126a BGB (elektronische Form). Ausführliche Hinweise im Hilfeartikel; im Dialog Zur Unterschrift senden gibt es einen Link dorthin (neues Fenster). → Elektronische Signatur: EES, FES und QES · Signatur-Studio · PDF-Download & Signatur

Empfehlungsprogramm

Ein System, bei dem bestehende Nutzer Freunde einladen können. Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Empfehlungslink mit einzigartigem Code. Registriert sich ein neuer Nutzer über diesen Link und tätigt seinen ersten Kauf, erhalten beide Seiten Guthaben. Das Empfehlungsprogramm ist unabhängig vom Treueprogramm. → Empfehlungsprogramm

Empfehlungsbonus

Guthaben, das einem Nutzer gutgeschrieben wird, wenn ein von ihm geworbener Freund seinen ersten Kauf tätigt. Erscheint in der Transaktionshistorie als „Empfehlungsbonus: [Name] hat ersten Kauf getätigt". → Empfehlungsprogramm

Empfehlungslink

Ein persönlicher Empfehlungslink mit eindeutigem Code, über den neue Nutzer zu Formdock eingeladen werden können. Verfügbar im Dashboard, im User-Popup und unter Einstellungen > Freunde werben. Der Link setzt ein Cookie (30 Tage), sodass der Geworbene nicht sofort registriert werden muss. → Empfehlungsprogramm

E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format, die maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) verbreitet. Formdock erkennt E-Rechnungen automatisch beim Upload im Dokumentenmanagement (DMS). Nach der Erkennung wird ein blaues Badge „E-Rechnung" angezeigt und die strukturierten Daten (Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Summen, Zahlungsinformationen) können in einer Vorschau angesehen und per „Daten übernehmen" direkt in eine Buchung oder Arbeit übertragen werden. Verfügbar beim Beleg-Upload in Finanzen → Neue Buchung und Objekt → Arbeiten → Arbeit bearbeiten. → E-Rechnung

eIDAS (Verordnung (EU) Nr. 910/2014)

EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Definiert u. a. die einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte (QES) elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10–12). Formdocks Signatur bezieht sich auf die Stufe EES; Details und Gesetzeslinks (BGB) im Hilfeartikel. → Elektronische Signatur: EES, FES und QES

E-Mail Vorschau

Eine Funktion unter Einstellungen → E-Mail-Versand, die zeigt, wie ausgehende E-Mails beim Empfänger aussehen. Die Vorschau berücksichtigt das aktuelle Logo, die Markenfarbe und die Firmendaten im Footer. Erreichbar über den Button „Vorschau anzeigen" in der Karte „E-Mail Vorschau" (zwischen Firmendaten und SMTP-Konfiguration). Öffnet sich in einem Modal mit einer Beispiel-E-Mail. → Logo & CI-Farben

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Eine vereinfachte Gewinnermittlung, bei der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. In Formdock über das Berichtscenter (Objektdetailseite → Drei-Punkte-Menü → Berichte → EÜR) generierbar. Der Bericht enthält: Mieteinnahmen, Nebenkostenvorauszahlungen, Ausgaben (umlagefähig/nicht umlagefähig) und den resultierenden Überschuss. Verfügbar als XLSX (3 Sheets: EÜR, Details, Nicht berücksichtigt) und als PDF. → Berichte erstellen (EÜR, Anlage V)

Eigentümergemeinschaft (WEG)

Eine Gemeinschaft mehrerer Eigentümer innerhalb eines Gebäudes (Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG-Gesetz). In Formdock wird eine WEG automatisch als Kontakt vom Typ „Eigentümergemeinschaft" erstellt, sobald verschiedene Einheiten eines Mehrfamilienhauses verschiedene Eigentümer haben. Die WEG steht als Eigentümer am Gebäude (als Dachorganisation), während jede Einheit ihren individuellen Eigentümer behält. Die WEG enthält eine Mitgliederliste und wird automatisch erweitert, wenn weitere Einheiten verkauft werden. Auslöser: Eigentümerwechsel oder Eigentümer-Zuweisung an einer Einheit. Wichtig: Andere Gemeinschaftstypen (z.B. Erbengemeinschaft, GbR) werden nicht als WEG behandelt – sie werden als Mitglied in eine neue WEG aufgenommen, wenn Einheiten individuelle Eigentümer erhalten. Eine Eigentümergemeinschaft mit Mitgliedern kann nicht gelöscht werden. → Eigentümer zuweisen · Eigentümerwechsel · Kontakte löschen

Erbengemeinschaft

Eine Gemeinschaft von Erben, die gemeinsam über ein geerbtes Objekt verfügen. In Formdock wird eine Erbengemeinschaft als Kontakt vom Typ „Eigentümergemeinschaft" angelegt (z.B. „Erbengemeinschaft Müller"). Im Unterschied zu einer automatisch erstellten WEG wird eine Erbengemeinschaft als ein Eigentümer innerhalb einer WEG behandelt: Wenn Einheiten individuelle Eigentümer erhalten, erstellt Formdock eine neue WEG und nimmt die Erbengemeinschaft als Mitglied auf – sie wird nicht als bestehende WEG erweitert. Formdock erkennt den Unterschied anhand des Namens: Nur Kontakte deren Name mit „Eigentümergemeinschaft" oder „WEG" beginnt, werden als echte WEG behandelt. → Eigentümer zuweisen

Eigentümer-Zuordnung entfernen

Die Möglichkeit, einen zugewiesenen Eigentümer von einem Objekt oder einer Einheit zu lösen. In Formdock verfügbar über den roten × Button (bei Objekten) bzw. den roten „Entfernen"-Link (bei Einheiten) im Bereich „Eigentümer". Voraussetzung: Es dürfen keine Abhängigkeiten bestehen (aktive Mietverhältnisse, Mietverträge, offene Aufgaben, offene Abrechnungsmappen). Der Kontakt selbst wird nicht gelöscht, nur die Verknüpfung. Siehe Objektverwaltung → Eigentümer zuweisen. → Eigentümer zuweisen

Einheit

Eine Teilfläche innerhalb eines Gebäudes (Objekt), z.B. eine Wohnung, ein Gewerberaum, eine Garage oder ein Stellplatz. Einheiten werden unter Objekte → Objekt öffnen → Tab Einheiten verwaltet. Für Kundenportale können Portale sowohl auf Gebäude- als auch auf Einheiten-Ebene erstellt werden, um den Zugriff auf Verbrauchsdaten und andere Informationen gezielt einzuschraenken. → Einheiten verwalten

Energieausweis

Ein Dokument über den Energieverbrauch einer Immobilie. In Formdock wählbar als Bedarfsausweis oder Verbrauchsausweis mit Energiekennwert in kWh/(m²·a). Hinterlegbar bei Objekten und bei vermarkteten Objekten unter Vermarktung → Objekt → Tab Energie. → Objektdaten bearbeiten · Vermarktung bearbeiten

Erste-Schritte-Checkliste (Dashboard)

Eine Willkommens-Karte auf der Übersicht der Immobilien-App (/immoverwaltung/, Standard-Tab). Sie listet u. a. Stammdaten, E-Mail/SMTP, Briefpapier, optional Beispieldaten, Hilfe (Fragezeichen-Panel mit KI-Assistent) und Support/Tickets. Ein Punkt wird abgehakt, sobald die verlinkte Einstellungsseite einmal besucht wurde; der Hilfe-Schritt, wenn das Hilfe-Panel einmal geöffnet wurde. Die Karte ist per Ausblenden dauerhaft ausblendbar. Siehe ausführlich der Hilfeartikel. → Erste Schritte: Checkliste auf dem Dashboard

Exposé

Ein Verkaufs-/Vermietungsdokument für eine Immobilie. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Beschreibung und Tab Medien: Objekt-Fotos/Grundrisse (aus dem Objekte-Modul), Exposé-PDF, optional zusätzliche Exposé-Bilder nur in der Vermarktung (DMS-Ordner „Vermarktung (nur Exposé)“). → Vermarktung bearbeiten · Medien & Fotos

Exposé-Bilder (nur Vermarktung)

Zusätzliche JPG/PNG-Bilder für Exposé und Portale, die nur unter Vermarktung → Objekt → Tab Medien verwaltet werden. Sie liegen im DMS unter dem Systemordner „Vermarktung (nur Exposé)“ und erscheinen nicht in der Objekt-Detail-Sektion Fotos/Grundrisse. Beim Deaktivieren der Vermarktung und im Abschluss-Archiv werden Dokument-Referenz und Dateiname im Snapshot gespeichert (nicht die normalen Objekt-Fotos). → Medien-Tab Vermarktung

F

Factur-X

Siehe ZUGFeRD. Factur-X ist die französische Bezeichnung für das gleiche hybride E-Rechnungsformat: eine PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. In Formdock werden Factur-X-Dateien genauso behandelt wie ZUGFeRD-Rechnungen. → E-Rechnung

Fällige Arbeiten

Ein Dashboard-Widget, das überfällige und bald fällige wiederkehrende Ausgaben anzeigt (Zeitfenster: nächste 30 Tage). Überfällige Einträge werden rot hervorgehoben, kommende Einträge mit der verbleibenden Anzahl Tage. Pro Eintrag kann direkt zur Ausgabe im jeweiligen Objekt navigiert werden. Das Widget erscheint nur, wenn mindestens eine fällige Arbeit existiert. → Wiederkehrende Ausgaben

Fälligkeitstag

Der Tag im Monat, an dem die Miete fällig wird. In Formdock wählbar von 1. bis 28. des Monats (Standard: 1.). Einstellbar unter Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Fälligkeitstag. → Mietverhältnis anlegen

Filter-Preset

Eine gespeicherte Filterkombination für eine Tabelle in Formdock. Presets werden serverseitig pro Benutzer und Tabelle gespeichert und als klickbare Badges über der Filterleiste angezeigt. Erstellen über „Filter speichern" (erscheint nur bei aktiven Filtern). Laden per Klick auf den Badge, Löschen per × am Badge. Siehe Erste Schritte → Tabellen, Filter und Suche. → Tabellen, Filter und Suche

Foto (Zählerstand)

Ein optionales Bild (JPG/PNG), das beim Erfassen eines Zählerstandes hochgeladen werden kann. Dient als Nachweis des abgelesenen Wertes. Wird automatisch im Dokumentenmanager unter dem Ordner Zähler → {Zählernummer} → {Jahr} abgelegt. Im Ableseverlauf erkennbar am Kamera-Symbol. → Zählerstand erfassen

Finanzen

Die zentrale Übersichtsseite in Formdock, die alle Einnahmen (Mieten) und Ausgaben (Reparaturen, Wartungen, Buchungen) zusammenführt. Erreichbar über Sidebar → Finanzen. Zeigt KPI-Karten für das laufende Kalenderjahr (Einnahmen, Ausgaben, Saldo, offene Posten), Filter, CSV-/DATEV-Export und drei Sub-Tabs: Einnahmen/Ausgaben (chronologische Liste), nach Immobilien (gruppiert nach Gebäude/Einheit, mit gespeicherten Filtern und PDF-Export pro Gebäude) und Mietübersicht (fokussiert auf Mieteinnahmen). Neue Ausgaben erfassen Sie über „Ausgabe / Einnahme erfassen". Neben der Überschrift: Link „So funktioniert’s“ mit Kurzhilfe. → Finanzen-Übersicht · Ausgabe erfassen

Finanzen (Einheiten-Ansicht)

In der Einheiten-Detailansicht zeigt die konsolidierte Finanzen-Tabelle alle Mieteinnahmen (inkl. Kaution und Anfangssaldo), Ausgaben und Buchungen der Einheit in einer einzigen übersichtlichen Tabelle mit Filtern (Jahr, Typ, Quelle, Status), Blättern und Sortierung. Zahlungen können direkt per Klick als „Erhalten" oder „Ausstehend" markiert werden. Bei überfälligen Zahlungen (Miete, Kaution, Anfangssaldo) erscheint ein Briefumschlag-Icon pro Zeile zum direkten Versand einer Zahlungserinnerung oder formellen Mahnung. Die Anrede wird automatisch aus den Kontaktdaten des Mieters generiert, die Mahnungstexte sind neutral formuliert. → Einheiten verwalten

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Mittlere Signaturstufe nach eIDAS (Art. 3 Nr. 11): eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner, Identifizierbarkeit, Kontrolle des Unterzeichners über die Daten, Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Formdock bietet keine FES an; die integrierte Signatur ist eine EES. Wo stärkere Anforderungen gelten, ist ggf. ein QES-Verfahren oder Schriftform nach BGB nötig. → Elektronische Signatur: EES, FES und QES

G

Garagenmietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Speziell für die Vermietung von Garagen. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Garage. → Garagenmietvertrag erstellen

Guthaben

Das prepaid-basierte Bezahlmodell in Formdock. Nutzer kaufen Guthaben-Pakete im Shop und verwenden das Guthaben zum Kauf von Produkten (Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen etc.). Das aktuelle Guthaben ist im Dashboard, im User-Popup und unter Einstellungen → Guthaben sichtbar. Zusätzliche Guthaben-Quellen: Treue-Guthaben (jährliche Auszahlung am 01. Januar aus dem Treueprogramm), Empfehlungsbonus (wenn ein geworbener Nutzer seinen ersten Kauf tätigt) und Willkommensbonus (bei Registrierung über einen Empfehlungslink). Guthaben kann nicht ausgezahlt werden. → Shop – Überblick · Treueprogramm · Empfehlungsprogramm

Gebäude-Hülle (automatisch)

Wenn Sie eine Wohnung (oder einen anderen Typ der Kategorie „Wohnungen“, z. B. Apartment, Penthouse) als neues Objekt ohne übergeordnetes Gebäude anlegen, erstellt Formdock automatisch ein Mehrfamilienhaus mit derselben Adresse als Hülle und hängt die Wohnung als Einheit unter dieses Gebäude. Der Gebäudename setzt sich aus Straße, Hausnummer, PLZ und Ort zusammen (sonst Objektname). Häuser, Gewerbe und Gebäude-Typen erhalten keine solche Hülle. → Objekt anlegen

Gebäude-Zähler

Ein Zähler, der nicht an einer einzelnen Mieteinheit, sondern am übergeordneten Gebäude registriert ist. Typische Beispiele: Allgemeinstrom (Treppenhausbeleuchtung, Aufzug), Gesamtwasserzähler, Heizungs-Hauptzähler. In Formdock wird ein Gebäude-Zähler angelegt, indem man den Zähler dem Gebäude-Objekt (nicht der Einheit) zuordnet. Bei der Betriebskostenabrechnung einer einzelnen Mieteinheit werden Gebäude-Zähler automatisch erkannt und mit dem Badge „Gebäude" angezeigt. Die Kosten werden anteilig nach dem gewählten Umlageschlüssel (z.B. Wohnfläche m², Einheiten) auf die Mieteinheiten verteilt. Gegenstück: Einheit-Zähler (direkt an der Wohnung). → BKA erstellen – Verbrauchsdaten · Umlageschlüssel

Gesperrter Zählerstand

Ein Zählerstand, der nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden kann, weil er in einer abgeschlossenen Betriebskostenabrechnung oder einer geschlossenen Abrechnungsmappe enthalten ist. In Formdock erkennbar am Schloss-Symbol (🔒) im Zählerdetail-Modal. Zum Korrigieren muss die zugehörige Abrechnung zunächst wieder geöffnet werden. → Zählerstand erfassen

Gesonderte Berechnung

Eine alternative Abrechnungsmethode in der BKA, bei der statt eines Umlageschlüssels ein fester Euro-Betrag direkt dem Mieter zugewiesen wird (z.B. Heizkostenabrechnung vom externen Messdienstleister). Aktivierbar als Checkbox im BKA-Assistenten Schritt 2. → Umlageschlüssel

Gewerbemietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Für die Vermietung von Gewerbeflächen. Enthält gewerbespezifische Felder wie Betriebsbezeichnung, USt-IdNr. und Handelsregister. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Gewerbe. Zwei Wege: Aus einem Mietverhältnis heraus (Daten automatisch vorausgefüllt) oder komplett manuell über Verträge → Gewerbemietvertrag → „Jetzt starten" (alle Felder selbst eingeben, kein Objekt/Mietverhältnis nötig). → Gewerbemietvertrag erstellen

Gemischte Nutzung

Ein Gebäude, das sowohl Wohn- als auch Gewerbeeinheiten enthält (z.B. Erdgeschoss Laden, Obergeschosse Wohnungen). In Formdock wird das Gebäude als übergeordnetes Objekt angelegt (Typ: Wohn-/Geschäftshaus), die einzelnen Einheiten erhalten ihren jeweiligen Typ (Wohnung, Büro, Laden etc.). Für Wohnmieter werden Wohnraummietverträge erstellt, für Gewerbemieter Gewerbemietverträge. In der Betriebskostenabrechnung können beide Nutzungsarten zusammen oder getrennt abgerechnet werden.

Grundsteuer

Eine kommunale Steuer auf Grundbesitz. In der BKA als Kostenart nach §2 Nr. 1 BetrKV auf Mieter umlegbar. Standard-Umlageschlüssel: nach Wohnfläche (m²).

Gruppen-Konversation

Eine Nachricht, die an ein gesamtes Portal (Mieter- oder Eigentümerportal) gesendet wird. Alle aktiven Mitglieder des Portals sehen den gemeinsamen Nachrichten-Thread. Neue Mitglieder sehen nur Nachrichten ab ihrem Beitrittsdatum. In der Konversationsliste als „Portal-Gruppe" gekennzeichnet. → Nachrichten & Ankündigungen

H

Hauptmieter

Der primäre Mieter eines Mietverhältnisses. Der Hauptmieter wird bei allen Anschreiben, Betriebskostenabrechnungen, Sollstellungen und sonstigen Dokumenten als Referenz verwendet. In Formdock wird der Hauptmieter im Mietverhältnis-Modal → Tab „Mieter" festgelegt (Checkbox „Hauptmieter" standardmäßig aktiviert). Optional kann ein 2. Mieter hinzugefügt werden, der als nicht-primärer Mieter gespeichert und automatisch in den Mietvertrag-Wizard übernommen wird. → Mieter zuweisen

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG)

Kosten für Dienstleistungen im Haushalt, die steuerlich absetzbar sind. Zwei Typen: a) Geringfügig Beschäftigte (max. 510 € Steuerermäßigung) und b) Handwerkerleistungen (max. 1.200 € Steuerermäßigung, jeweils 20 % der Lohnkosten). Erfassbar bei Ausgaben im Bereich Kosten mit Betrag und Kategorie (a oder b). Der eingegebene Betrag wird intern automatisch als Lohnkosten-Anteil für die BKA übernommen. In der BKA wird automatisch eine §35a-Bescheinigung generiert. → §35a in der BKA · Ausgabe erfassen

Heizkostenvorauszahlung

Monatliche Vorauszahlung für Heiz- und Warmwasserkosten, separat von der allgemeinen BK-Vorauszahlung. In Formdock als eigenes Feld im Mietverhältnis unter Tab Miete → Heizkostenvorauszahlung. → Kaution und Miete erfassen

Heizungsart

Die Art der Beheizung einer Immobilie. In Formdock wählbar aus 13 Optionen: Gasheizung, Ölheizung, Wärmepumpe, Fernwärme, Pelletheizung, Elektroheizung, Etagenheizung, Fußbodenheizung, Nachtspeicherheizung, Solarheizung, Blockheizkraftwerk (BHKW), Sonstige. Einstellbar unter Objekte → Objekt bearbeiten → Heizungsart. → Objektdaten bearbeiten

Hinweisdialog (Immoverwaltung)

Ein optionales Fenster in der Immobilienverwaltung mit Informationen vom Anbieter. Nach dem Schließen wird für Ihr Nutzerkonto gespeichert, dass der Hinweis gesehen wurde; bei einer neuen Kampagne kann der Dialog erneut einmal erscheinen. → Hinweis-Dialog in der Immobilienverwaltung

HV-Ansprechpartner

Kontaktdaten der Hausverwaltung (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse), die im Eigentümerportal als „Ihre Hausverwaltung" angezeigt werden. Konfigurierbar unter Einstellungen > Kundenportale > Ansprechpartner. Die Daten erscheinen im Dashboard und in der Mieter-Ansicht des Eigentümerportals. → Eigentümerportal · Kundenportale-Übersicht

I

ImmoScout24-Anbindung

Verknüpfung Ihres Kontos mit ImmoScout24 über Einstellungen → ImmoScout24: Anmeldung mit Mit ImmoScout24 verbinden. Die Verbindung gilt für das gesamte Konto (Teammitglieder nutzen dieselbe Anbindung). Zugangsdaten und Servereinstellungen werden durch Ihre Plattform bereitgestellt; nach Änderungen dort ist in der Regel Trennen und erneut verbinden nötig. Export und Aktualisieren eines Inserats steuern Sie in der Vermarktung im Objekt-Detail (Tab Basisdaten) — für gängige Objektarten (u. a. Wohnung, Haus, Gewerbe, Garage/Stellplatz), nicht für Grundstück. Vor dem Export prüft Formdock u. a. vollständige Objektadresse und Maklerprovision (bei provisionspflichtiger Art müssen im Tab Preise Prozent oder Festbetrag stehen); offene Punkte werden unter Portale angezeigt, Meldungen von ImmoScout24 werden in verständlichem Deutsch erläutert. Nach der Anmeldung bei ImmoScout24 kehren Sie in die Immobilienverwaltung zurück. Wenn der Vermarktungs-Status Verkauft, Vermietet oder Zurückgezogen ist, wird ein verknüpftes Inserat bei ImmoScout24 deaktiviert, sofern eine gültige Verknüpfung besteht. → ImmoScout24 verbinden

Indexmiete

Eine Mietform, bei der die Kaltmiete an den Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamtes gekoppelt ist (§ 557b BGB). Konfigurierbar im Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Vertragsart: Indexmiete mit Basisjahr, Basiswert, Prüfintervall und Mindestschwelle. Auch im Vertragsassistenten unter Schritt 5: Miete → Mietart → Indexmiete wählbar. Die Indexmiete-Felder werden bidirektional zwischen Mietverhältnis und Mietvertrag synchronisiert. → Indexmiete konfigurieren

Interaktive Übersichtstabelle

Die einheitliche Tabellenansicht in vielen Bereichen von Formdock (Objekte, Mietübersicht, BKA-Übersicht u. a.). Bietet Suche, Filter und Spaltenfilter, Sortierung, anpassbare Spalten (Reihenfolge, Breite, ein-/ausblenden), gespeicherte Filter, Seitenweise Blättern und merkt sich Ihre Einstellungen. Im BKA-Archiv sind z. B. von vornherein die Status Abgeschlossen und Versendet vorgewählt. Ausführliche Anleitung unter Erste Schritte → Tabellen, Filter und Suche. → Tabellen, Filter und Suche

IVD-Mitgliedschaft

Mitglieder des IVD (Immobilienverband Deutschland) erhalten bei Formdock besondere Vorteile. Die Mitgliedschaft wird bei der Registrierung automatisch verifiziert, indem Formdock die angegebenen Unternehmensdaten mit dem IVD-Mitgliederverzeichnis abgleicht. Bei erfolgreicher Verifizierung erhält das Konto ein IVD-Badge, Zugang zu exklusiven Konditionen (siehe IVD-Rabatt) und Prioritäts-Support. Falls die automatische Erkennung fehlschlägt, kann die Zuordnung über den Support nachgeholt werden. Prüfbar unter Einstellungen → Profil. → IVD-Mitgliedschaft & Vorteile

IVD-Rabatt

Ein exklusiver Rabatt für verifizierte IVD-Mitglieder im Formdock-Shop. Der Rabatt wird automatisch beim Checkout berechnet und mit eventuellen Staffelrabatten und persönlichen Rabatten kombiniert. Er gilt für alle Produkte im Shop (Mietverträge, BKAs, Guthaben-Pakete). Die IVD-Verifizierung erfolgt bei der Registrierung automatisch (siehe IVD-Mitgliedschaft). → IVD-Mitgliedschaft & Vorteile · Shop – Überblick

Interessent

Eine Person, die Interesse an einer Miet- oder Kaufimmobilie hat. Unterschieden in Miet-Interessenten und Kauf-Interessenten, sowie konkret (für eine bestimmte Immobilie) oder Suchprofil (allgemeine Suche). Verwaltet über Sidebar → Interessenten. → Interessenten-Überblick · Miet-Interessent anlegen · Kauf-Interessent anlegen

K

Kaltmiete (Grundmiete)

Die reine Miete ohne Nebenkosten (auch: Nettomiete, Nettokaltmiete). Wird beim Mietverhältnis unter Tab Miete → Kaltmiete erfasst. Grundlage für die Kleinreparaturklausel (max. 8 % der Jahresnettokaltmiete). → Kaution und Miete erfassen

Kanban-Board

Eine visuelle Pipeline-Darstellung für Interessenten. Karten können per Drag-and-Drop zwischen Status-Spalten verschoben werden. Erreichbar über Sidebar → Interessenten → Tab Kanban. → Kanban-Board

Kaufberechtigung (Team)

Eine Einstellung in der Team-Verwaltung, die festlegt, ob ein Teammitglied (Sub-User) eigenständig im Formdock-Shop einkaufen darf (z.B. Guthaben-Pakete, Credits). Wenn deaktiviert, kann nur der Kontoinhaber Käufe tätigen. Konfigurierbar beim Einladen eines neuen Teammitglieds und nachträglich änderbar. → Team-Verwaltung

Kaskadierende Filter

Filtermechanismus, bei dem sich die verfügbaren Optionen in jedem Filter-Chip anpassen, wenn ein anderer Filter gesetzt wird. Beispiel: Wählt man Status „Überfällig", zeigt der Objekt-Filter nur noch Objekte mit überfälligen Mieten an. Die Suchergebnisse schränken sich mit jedem zusätzlichen Filter weiter ein.

Miet-Pipeline: Interessiert → Besichtigung → Bewerbung → Prüfung → Zusage → Mietvertrag. Kauf-Pipeline: Interessiert → Besichtigung → Angebot → Verhandlung → Kaufvertrag → Notar.

Kaution

Siehe Mietkaution.

Kundenportal

Sammelbezeichnung für die digitalen Zugangsbereiche, die Formdock für Mieter und Eigentümer bereitstellt. Verwaltet im Tab Portale > Kundenportale mit sekundaerer Sidebar (Kontaktliste nach Typ). Zwei Typen: Mieterportal und Eigentümerportal. Pro Objekt und Typ kann ein Portal eingerichtet werden, mehrere Kontakte können Zugang zum selben Portal erhalten. Seit der Einheiten-Erweiterung können Portale auch auf Einheiten-Ebene erstellt werden — der Mieter/Eigentümer sieht dann nur die Verbrauchsdaten der jeweiligen Einheit. → Kundenportale-Übersicht · Mieterportal · Eigentümerportal

Mieterportal

Der Zugangsbereich für Mieter (öffentlicher Login „Mieterbereich“). Aus Sicht der Verwaltung: Einladung und Pflege unter Portale > Kundenportale (Reiter Mieterbereich) bzw. Objekt → Kundenbereiche → Mieterbereich. Funktionen im Portal u. a.: Dokumente, Nachrichten, Ankündigungen, Störungen, freigegebene Kontakte. → Mieterportal (Hilfe) · Was ist der Mieterbereich?

Eigentümerportal

Digitaler Zugang für Immobilieneigentümer. Bietet: Dokumenteneinsicht, Nachrichtenaustausch mit der Hausverwaltung, monatliche Verbrauchsdaten-Eingabe (HKVO §6a, wenn berechtigt). Am Gebäude verwaltbar im Tab Kundenbereiche > Eigentümerbereich. Kann auch auf Einheiten-Ebene erstellt werden — der Eigentümer sieht dann nur die Verbrauchsdaten der zugeordneten Einheit. → Eigentümerportal

Kleinreparaturklausel (§14 Abs. 4)

Eine vertragliche Regelung, die den Mieter verpflichtet, kleine Reparaturen (Kleinreparaturen) bis zu einer bestimmten Betragsgrenze selbst zu tragen. In Formdock erfassbar unter Finanzen → Ausgabe bearbeiten → Kleinreparaturklausel (§14.4) als Dropdown mit 6 Typen:

• Installationsgegenstände für Elektrizität (z.B. Lichtschalter, Steckdosen)
• Installationsgegenstände für Wasser (z.B. Wasserhähne, Duschköpfe)
• Installationsgegenstände für Gas (z.B. Gasleitungsanschlüsse)
• Heiz- und Kocheinrichtungen (z.B. Heizkörperventile, Kochplatten)
• Fenster- und Türverschlüsse (z.B. Griffe, Schlösser)
• Verschlussvorrichtungen von Fensterläden (z.B. Rollladengurte)

Betragsgrenzen: Max. 120 € pro Einzelreparatur, max. 300 € pro Jahr, max. 8 % der Jahresnettokaltmiete. Formdock prüft diese automatisch. → Kosten und Handwerker · Betriebskosten-Relevanz

Kontoinhaber (Owner)

Der Hauptbenutzer eines Formdock-Kontos. Der Kontoinhaber hat volle Kontrolle über alle Daten und Einstellungen und kann über die Team-Verwaltung Mitarbeiter als Teammitglieder einladen. Alle Teammitglieder arbeiten mit den Daten des Kontoinhabers. Nur der Kontoinhaber kann das Team verwalten, Berechtigungen steuern und Mitglieder sperren oder entfernen. → Team-Verwaltung

Konvertierung (Interessent → Mieter)

Der letzte Schritt im Lead-Prozess: Ein Miet-Interessent wird per Klick auf „Zu Mieter konvertieren" in ein echtes Mietverhältnis überführt. Dabei wird automatisch ein Mietverhältnis erstellt, der Kontakt bekommt die Rolle „Mieter" und der Interessent wird auf „Abgeschlossen" gesetzt. Optional können alle anderen Bewerber für dasselbe Objekt automatisch abgesagt werden. → Vermarktung & Leads Tutorial

Kontaktart

Der Typ eines Kontakts in Formdock. Vier Arten: Privatperson, Firma/Unternehmen, Eigentümergemeinschaft (WEG), Verein/Organisation. Die Kontaktart bestimmt, welche Felder im Kontaktformular verfügbar sind (z.B. Firma hat Handelsregister, WEG hat Verwalter-Felder). Filterbar in der Kontakttabelle unter Kontaktart. → Kontakt anlegen

Kontaktrolle

Die Funktion, die ein Kontakt im System hat. 13 Rollen: Mieter, Vermieter, Eigentümer, Bauträger, Dienstleister, Handwerker, Immobilienverwaltung, Makler, Bank, Hausmeister, Bekannter, Mietinteressent, Sonstige. Ein Kontakt kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. → Kontaktrollen

Kontaktübersicht

Die zentrale Liste aller Kontakte in Formdock unter Sidebar → Kontakte. Nutzt die interaktive Tabelle mit Live-Suche, Filtern nach Rolle und Kontaktart, KPI-Leiste und konfigurierbaren Spalten. → Kontakte suchen und filtern · Kontakt anlegen

Kostenart

Ein Posten in der Betriebskostenabrechnung nach §2 BetrKV. Formdock bietet 28 Standard-Kostenarten (Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Versicherung, Aufzug, etc.) plus 6 frei definierbare Kostenarten. Jede Kostenart hat einen Standard-Umlageschlüssel (z.B. Wohnfläche, Wohneinheiten), der unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping individuell angepasst werden kann. → Kostenarten in der BKA · Kostenarten-Mapping

Kostenarten-Mapping

Einstellung für den Standard-Umlageschlüssel jeder Kostenart. Unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping kann jeder Nutzer den Schlüssel pro Kostenart individuell anpassen und bei Bedarf auf den Standard zurücksetzen. In jeder einzelnen BKA kann der Schlüssel trotzdem manuell geändert werden. → Kostenarten-Mapping

Kostenkategorien

Die Verwaltungsseite für Buchungskategorien unter Einstellungen > Kostenkategorien. Hier können Sie Systemkategorien bearbeiten (Kontonummer, MwSt., Umlagefähig) und eigene Kategorien hinzufügen. Kategorien sind in 7 ausklappbare Gruppen (Accordion) gegliedert. Mit den "SKR vorbelegen"-Links können alle Kontonummern auf die Standardwerte eines Kontenrahmens zurückgesetzt werden. → Kostenkategorien verwalten

Kreditoren-Nummer

Eine automatisch generierte Personenkontonummer für Kontakte auf der Ausgaben-Seite (Handwerker, Dienstleister). Nummernkreis ab 70000. Wird beim ersten DATEV-Export automatisch vergeben. Erscheint im DATEV-Export als Gegenkonto bei Ausgaben. → DATEV-Export

Kündigungsdatum

Das Datum, an dem ein Mietverhältnis enden soll. In Formdock wird das Kündigungsdatum im Feld „Mietende" eingetragen (Mietverhältnis → Bearbeiten → Tab Vertragsdetails). Das Eintragen hat weitreichende Auswirkungen: Offene Sollstellungen nach dem Datum werden automatisch gelöscht, der Status wechselt auf „Gekündigt zum [Datum]" und nach Ablauf wird die Einheit als Leerstand markiert. Neben dem Feld „Mietende" gibt es einen „Was ist das?"-Link, der alle Auswirkungen in einem Info-Modal erklärt. → Mietbeginn und Mietende · Mietverhältnis kündigen

L

Leerstand

Der Zustand einer Einheit ohne aktives Mietverhältnis. In Formdock automatisch erkannt und mit einem roten Badge „LEERSTAND" gekennzeichnet.

Löschsperre (Kontakt)

Ein Mechanismus, der verhindert, dass ein Kontakt mit bestehenden Zuordnungen gelöscht wird. In der Kontaktliste erkennbar am grauen Papierkorb-Icon (statt rot). Mögliche Sperrgründe: Systemkontakt, Eigentümer-/Verwalter-/Bauträger-Zuordnung an Objekten, aktive Mietverhältnisse, oder Gemeinschaft mit Mitgliedern. Alle Sperrgründe und deren Auflösung sind im Artikel „Kontakte löschen" beschrieben. → Kontakte löschen

M

Mandantennummer

Ihre Mandantennummer beim Steuerberater (1-5 Ziffern), die im DATEV-Export-Header verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen > DATEV-Export > Mandanten-/Beraternummern pro Eigentümer.

Mieterdaten-Anzeige

Toggle im Eigentümer-Portal, der die Sichtbarkeit von Mieterdaten (Name, E-Mail, Telefon, Einzugsdatum des aktiven Mieters) für Eigentümer steuert. Nur für Einheiten-Portale verfügbar – bei gebäudeweiten Portalen nicht sichtbar. Pro Zugang in der Portal-Detailansicht unter Portale > Kundenportale > Eigentümerbereich konfigurierbar. Bei Aktivierung erscheint der Navipunkt „Mieter" im Eigentümerportal. → Eigentümerportal

Monatliche Verbrauchsinformation (HKVO §6a)

Pflicht des Vermieters, Mietern monatlich Informationen über ihren Energieverbrauch bereitzustellen — sofern fernablesbare Zähler installiert sind. In Formdock werden die Verbrauchsdaten im Tab Zählerstände am Gebäude gepflegt (manuell, CSV-Import oder aus Zählerständen) und automatisch im Mieterbereich unter „Verbrauch" als Diagramm mit Vergleichswerten angezeigt: Vormonat, Vorjahr und Gebäude-Durchschnitt. → Monatliche Verbrauchsdaten erfassen · Verbrauchsdaten im Mieterbereich

Mahnung

Formelles Schreiben an einen Mieter bei Zahlungsrückstand (Miete, Kaution oder Anfangssaldo). In Formdock gibt es zwei Stufen: Zahlungserinnerung (freundlich, ohne Fristsetzung) und Formelle Mahnung (mit Fristsetzung und Hinweis auf § 543 BGB). Auslösbar direkt aus der Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht per Klick auf das Briefumschlag-Icon bei überfälligen Zahlungen. Texte sind neutral formuliert und die Anrede wird automatisch aus den Kontaktdaten generiert. Wird per E-Mail gesendet und als PDF archiviert. → Mahnung senden

Mülltonne / Mülltonnenverwaltung

Erfassung und Dokumentation von Mülltonnen für Immobilien und Wohneinheiten in Formdock. Mülltonnen werden in Perioden verwaltet: Jede Periode repräsentiert eine eigene physische Tonne mit eigener Tonnennummer und optionalem Foto. Bei einem Tonnenwechsel (andere Größe, neuer Behälter) wird eine neue Periode mit neuer Nummer angelegt. Ein Tonnen-Slot hat einen Typ (Restmüll, Bio, Papier, Wertstoff, Glas, Sondermüll, Sonstiges), einen Standort und die Eigenschaft umlagefähig. Die Periodenhistorie wird in der Abrechnungsmappe tagesgenau abgerechnet. Wählbare Tonnenarten entsprechen den Optionen in der Oberfläche (u. a. Restmüll, Bio, Papier, Wertstoff, Glas, Sondermüll, Sonstiges). Verfügbare Größen: 60–1.100 L (rollbar) und Container 2,5–40 m³. → Mülltonnen-Verwaltung · Mülltonnen-Tutorial

Müllgebühr

Die Jahresgebühr für eine Mülltonne laut Müllgebührenbescheid des Entsorgungsbetriebs. In Formdock als Jahresbetrag pro Tonne einzutragen — der Monatsbetrag wird automatisch berechnet (÷ 12). Die Abrechnung in der Abrechnungsmappe erfolgt tagesgenau (Jahresgebühr anteilig nach Tagen im Jahr und Nutzungstage der Periode). So werden Tonnenwechsel und unterjährige Perioden exakt anteilig berücksichtigt. Umlagefähige Tonnen erscheinen automatisch in der Abrechnungsmappe und fließen direkt in die Betriebskostenabrechnung ein. Nicht umlagefähige Tonnen (z.B. Gelber Sack) werden in der BKA nicht berücksichtigt. → Mülltonnen-Verwaltung

Mahnungsprotokoll

Chronologische Liste aller versendeten Zahlungserinnerungen und Mahnungen für eine Einheit. Erscheint in der Einheiten-Detailansicht unterhalb der Finanzen-Tabelle. Jeder Eintrag ist unveränderbar (eingefrorener Text, Rückstandshöhe, Datum) und enthält einen PDF-Download. → Mahnung senden

Maklerauftrag

Der Auftrag eines Eigentümers an einen Makler zur Vermittlung einer Immobilie. Vertragstypen: Einfacher Auftrag, Alleinauftrag, Qualifizierter Alleinauftrag. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Auftraggeber. Objekte mit Maklerauftrag werden in Formdock entsprechend gekennzeichnet. → Auftraggeber verwalten

Mandatsreferenz

Eindeutige Kennung eines SEPA-Lastschriftmandats für den Zahlungsverkehr. In Formdock im Mietverhältnis (Tab Miete → SEPA): eigene Referenz wie bei der Bank, Generieren für einen automatischen Vorschlag, bei verknüpftem Formdock-Vertrag Aus Vertrag (übernimmt die Referenz aus dem Vertragsentwurf). Im Wohnraum-Assistenten Schritt 6 können Sie optional eine Gläubiger-ID eintragen; beides erscheint auf der SEPA-Anlage im PDF, wenn diese Anlage aktiviert ist. → Mietverhältnis anlegen · Wohnraummietvertrag erstellen

Matching / Match-Score

Das automatische Abgleichen von Suchprofilen mit Immobilien. Der Score (0–100 %) berechnet sich aus: Standort (30 %), Zimmer (20 %), Fläche (20 %), Preis (20 %), Typ (10 %). Toleranzen: ±10 % bei Fläche/Preis, ±0,5 Zimmer. Erreichbar über Sidebar → Interessenten → Tab Suchprofile → Matching starten. → Matching starten · Match-Score

Mieter-Ordner

Ein automatisch erstellter Unterordner im DMS-Systemordner Mieter. Beim Anlegen eines neuen Mietverhältnisses wird im Mieter-Ordner des Objekts ein Unterordner mit dem Namen des Mieters erstellt. Die automatisch generierte Vermieterbescheinigung (PDF) wird dort abgelegt. Wird ein externer Mietvertrag im Mietverhältnis hochgeladen, wird dieser automatisch unter Mieter → {Mietername} → Mietvertrag gespeichert. Ideal für weitere mieterspezifische Dokumente wie Schriftverkehr oder Uebergabeprotokolle. → Ordner verwalten · Dokumentenmanagement Überblick

Mieterbereich

Ein geschützter Online-Zugang für Mieter, über den sie auf Dokumente, Kontakte, Nachrichten und Störungsmeldungen zugreifen können. Vermieter konfigurieren den Zugang pro Objekt unter Objekt → Tab Mieterbereich. Das zugehörige Nachrichten-System bietet zwei Kanäle: Portal-Nachrichten (erscheinen direkt im Mieterbereich) und E-Mail-Nachrichten (an beliebige Kontakte). Beide werden in einer Mail-Client-Ansicht unter Nachrichten verwaltet. → Was ist der Mieterbereich? · Mieter einladen · Nachrichten & Ankündigungen

Mieterbereich-Nachrichten

Das zentrale Kommunikations-System in Formdock, erreichbar über den Hauptnavigationspunkt Nachrichten. Aufgebaut wie ein Mail-Client mit Konversationsliste und Gesprächsverlauf. Unterstützt zwei Kanäle: Portal (Nachricht erscheint im Mieterbereich, Mieter kann antworten) und E-Mail (wird als HTML-E-Mail an den Kontakt gesendet). Nachrichten können mit einem Rich-Text-Editor formatiert und mit Anhängen (Dateien oder DMS-Dokumente) versehen werden. Unter Einstellungen → Mieterbereich → E-Mail-Vorlagen kann das E-Mail-Template konfiguriert werden. → Nachrichten & Ankündigungen · E-Mail-Vorlagen

Mietende

Das Datum, an dem ein Mietverhältnis tatsächlich endet. Einzutragen unter Mietverhältnis → Bearbeiten → Tab Vertragsdetails → Mietende. Nicht zu verwechseln mit dem Feld „Vertragsende (befristet)", das nur informativ ist. Das Mietende hat automatische Auswirkungen: (1) Alle offenen Sollstellungen nach dem Datum werden gelöscht, (2) der Status wechselt auf „Gekündigt zum [Datum]", (3) nach Ablauf wird die Einheit als Leerstand markiert, (4) bei aktivierter „Anteilige letzte Miete" wird die letzte Monatsmiete anteilig berechnet. Neben dem Feld gibt es einen „Was ist das?"-Link mit Info-Modal. Kann jederzeit rückgängig gemacht werden (Feld leeren), gelöschte Sollstellungen müssen dann neu generiert werden. → Mietbeginn und Mietende · Mietverhältnis kündigen

Mieterwechsel

Der Vorgang, bei dem ein bestehender Mieter auszieht und ein neuer Mieter einzieht. In Formdock umfasst der Mieterwechsel mehrere Schritte: (1) Mietende im bestehenden Mietverhältnis eintragen, (2) Zählerstände zum Auszugsdatum ablesen, (3) optionale Zwischenabrechnung (Rumpf-BKA) erstellen, (4) neues Mietverhältnis für den Nachmieter anlegen, (5) Zählerstände zum Einzugsdatum erfassen, (6) neuen Mietvertrag generieren. Die Einheit wechselt automatisch von „Vermietet" zu „Leerstand" und wieder zu „Vermietet". → Mieterwechsel durchführen · Tutorial: Mieterwechsel

Mietkaution

Sicherheitsleistung des Mieters (gesetzlich max. 3 Monatskaltmieten bei Wohnraum, zahlbar in 3 Raten gemäß §551 BGB). Wird beim Mietverhältnis unter Tab Miete → Kaution erfasst. Verschlüsselt gespeichert. → Kaution und Miete erfassen · Sollstellungen

Mietverhältnis

Die Verknüpfung zwischen einem Kontakt (Mieter) und einer Einheit (Wohnung). Enthält 6 Mietbestandteile: Kaltmiete, BK-Vorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Stellplatzmiete, weitere Kosten, Kaution. Formular mit 4 Tabs: Mieter, Vertragsdetails, Miete, Ein-/Auszug. Die Übersichtsliste nutzt die interaktive Tabelle mit Blättern, anpassbaren Spalten, gespeicherten Filtern und Suche — auch wenn Mieterdaten aus Datenschutzgründen geschützt gespeichert sind. Wichtig: Ein Mietverhältnis erfordert ein angelegtes Objekt und einen Kontakt. Mietverträge (als PDF) können dagegen auch ohne Mietverhältnis direkt unter Verträge → „Jetzt starten" erstellt werden. → Mietverhältnis anlegen · Mieter zuweisen · Kaution und Miete

Mietverhältnisse-Tabelle

Die interaktive Übersicht aller Mietverhältnisse unter Verträge → Mietverhältnisse. Nutzt die interaktive Tabelle-Komponente mit: KPI-Kacheln (Alle, Aktiv, Gekündigt, Beendet, Ausstehend), Freitext-Suche (durchsucht Immobilie, Adresse, Mietername), Multiselect-Filtern (Status, Immobilie, Vertragsart), kaskadierende Filter-Optionen, gespeicherte Filter-Presets, konfigurierbare Spalten und serverseitige Paginierung. Nur die aktuelle Seite wird entschlüsselt. Neben der Überschrift: Link „So funktioniert’s“ mit Kurzhilfe. → Mietverhältnisse filtern und suchen

MwSt-Satz (Mehrwertsteuer)

In der BKA (nur bei Gewerbe mit Umsatzsteueroption) pro Kostenart wählbar: 0 %, 5 %, 7 %, 16 %, 19 %. Bei Ausgaben: 0 %, 7 %, 19 % (Standard).

N

Nebenkosten

Sammelbegriff für alle Kosten neben der Kaltmiete: BK-Vorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Stellplatzmiete, sonstige Kosten. In Formdock separat erfassbar beim Mietverhältnis.

O

Onboarding-Tour

Eine interaktive geführte Tour (7 Schritte), die beim ersten Login automatisch startet und die wichtigsten Bereiche des Dashboards erklärt: Navigation, Mietvertragserstellung, BKA, Kennzahlen, Mietverhältnisse, Guthaben und Hilfe-Chatbot. Kann jederzeit abgebrochen werden. Ein erneuter Start über das Benutzermenü ist nicht vorgesehen. Am Ende wird angeboten, Beispieldaten zu laden. → Dashboard verstehen

Objektübersicht

Die Hauptansicht Objekte in der Sidebar (Tab Immobilien). Zeigt alle Gebäude bzw. freistehenden Objekte in einer interaktive Tabelle mit Aktiv-/Archiv-Umschalter, Suche, Filtern (Typ, Belegung, Eigentümer), KPIs und konfigurierbaren Spalten. Bei Mehrfamilienhäusern können Einheiten unter der Zeile aufgeklappt werden. Neben der Überschrift gibt es den Link „So funktioniert’s“ mit einer Kurzerklärung; Details im Hilfe-Center. → Filter und Suche

Objekttyp

Die Art der Immobilie in Formdock. 4 Hauptkategorien mit 25+ Typen: Gebäude (Mehrfamilienhaus, Wohn-/Geschäftshaus, Apartmenthaus), Wohnungen (Wohnung, Apartment, Etagenwohnung, Penthouse, Loft, Maisonette, Souterrain, Dachgeschosswohnung, Einliegerwohnung), Häuser (Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus, Bungalow, Villa, Bauernhaus, Ferienhaus), Gewerbe & Sonstiges (Büro, Laden/Geschäft, Lager/Halle, Garage, Stellplatz, Grundstück). → Objekt anlegen · Objektdaten bearbeiten

OpenImmo (Verknüpfung)

Eintrag in der Vermarktung (Objekt-Detail, Tab Basisdaten, Bereich Portale), mit dem ein Objekt für eine spätere OpenImmo-Anbindung vorgemerkt werden kann. In der aktuellen Version wird dabei kein XML erzeugt und keine Datei übertragen. Pro Objekt höchstens ein Eintrag.

Portal-Verknüpfung (Vermarktung)

Zuordnung eines vermarkteten Objekts zu einem externen Inserats- oder Portal. Formdock kann mehrere Verknüpfungen pro Objekt führen (z. B. ImmoScout24 mit Inseratskennung, OpenImmo als Vormerkung). Eine ImmoScout24-Verknüpfung gilt nur für die aktuell aktive Anbindung; veraltete Einträge werden als ungültig gekennzeichnet, bis Sie sie bereinigen oder neu exportieren. Verbindung trennen unter Einstellungen → ImmoScout24 entfernt alle ImmoScout24-Verknüpfungen in Ihrem Konto.

P

Papierkorb (DMS)

Eine Sicherheitsfunktion im Dokumentenmanagement von Formdock. Gelöschte Dateien und Ordner werden nicht sofort entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Dort verbleiben sie 30 Tage und können jederzeit wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen erfolgt die automatische endgültige Löschung. Der Papierkorb ist in der Seitenleiste des Dokumentenmanagers am unteren Rand zu finden. Gelöschte Dateien belegen keinen Speicherplatz im Kontingent. → Papierkorb · Ordner verwalten

Personenkonto

Ein Konto im DATEV-Kontenrahmen für eine bestimmte Person (Debitor = Kunde/Mieter, Kreditor = Lieferant/Handwerker). Formdock generiert Personenkonten automatisch beim DATEV-Export. Bestehende Nummern aus anderen Systemen können per CSV-Import unter Einstellungen > DATEV-Export > Buchungskonten importiert werden. → DATEV-Export · DATEV-Einstellungen

Portal-Freigabe (DMS)

Die Möglichkeit, einzelne Dokumente oder ganze Ordner aus dem DMS mit spezifischen Portal-Instanzen eines Objekts zu teilen. Im Freigabe-Popup werden alle konfigurierten Portale dynamisch angezeigt — sowohl gebäudeweite Portale (Mieterportal, Eigentümerportal) als auch einheitsspezifische Portale (z. B. „Eigentümerportal – WG 3. Stock links"). Im Gebäude-DMS sind alle Portale sichtbar, im Einheiten-DMS nur die Portale der jeweiligen Einheit. Gebäudeweite Freigaben sind für alle Portal-Nutzer sichtbar, einheitsspezifische nur für die Nutzer der jeweiligen Einheit. → Kundenportale-Übersicht

Portal-E-Mail (Eingang)

Eine eindeutige Empfängeradresse für Portal-Anfragen, die Ihr Konto erhält. Nachrichten erscheinen unter Nachrichten → Portal-E-Mail, getrennt vom Mieter-/Eigentümer-Chat. Ordner: Posteingang, Archiv, Gelöschte (Papierkorb; Einträge werden nach 30 Tagen endgültig entfernt). Im Posteingang zeigt ein Badge ungelesene Nachrichten. Die Adresse wird u. a. unter Einstellungen → ImmoScout24 (Karte „E-Mail-Eingang für Portale“) angezeigt, sobald die Funktion für Ihr Konto freigeschaltet ist. Unter Einstellungen → Kundenportale → Portal-E-Mail Filter steuern Sie, welche Absender zulässig sind (Portal-Domains und optional eigene Adressen). Höchstens 100 Mails pro Tag, max. 500 KB Text pro Nachricht. Sie können Anfragen Vermarktungsobjekten zuordnen (nur aktive Objekte), mit optionalem Vorschlag aus Betreff und Text; zugeordnete Anfragen sehen Sie im Tab Portal-Anfragen der Vermarktung (ohne Papierkorb). → Portal-E-Mail (Eingang)

Portal-Felder (Vermarktung)

Zusätzliche Inseratsdetails, die nur für Portal-Exporte (ImmoScout24, später OpenImmo) verwendet werden und die Stammdaten des Objekts nicht verändern. Gepflegt im Tab Portal-Felder der Vermarktungs-Detailansicht; sie werden getrennt von den Stammdaten gespeichert und beim Export mit diesen zusammengeführt. Beispiele: Wohnungstyp, Zustand, Aufzug, Stellplätze, Kaution, Haustiere, Frei-ab-Datum. → ImmoScout24 verbinden

Portal-Hub (Sichtbarkeit, Vermarktung)

Pro vermarktetes Objekt steuert die Option „Im Portal-Hub anzeigen“ (Tab Basisdaten, Karte Portale, Abschnitt Portal-Hub), ob die Immobilie in der linken Spalte des Portal-Hubs erscheint. Aus blendet sie nur dort aus; Vermarktung, Export und IS24-Verknüpfung bleiben unberührt. Beim Marketing-Status vermietet, verkauft oder zurückgezogen setzt Formdock die Option automatisch auf aus; nach Rückkehr in die aktive Pipeline (z. B. aktiv) wieder auf ein — manuell jederzeit änderbar. → Vermarktung Überblick

Portal-Angaben (Bild)

Zu Fotos, Grundrissen und optional zusätzlichen Exposé-Bildern können Sie portal-spezifische Angaben pflegen (z. B. für ImmoScout24). Öffnen Sie dazu das Schieber-Icon an den Vorschaubildern unter Objekt-/Einheiten-Übersicht → Fotos/Grundrisse. Im Dialog gibt es die Reiter Angaben und So funktioniert’s. ImmoScout24: Bildtitel (max. 30 Zeichen) mit Schnellauswahl, Kennzeichnung als Titelbild und Reihenfolge für den Upload. Andere Portale zeigen eigene Hilfetexte und Vorschläge. → ImmoScout24 verbinden · Medien-Tab

Property Picker

Die globale Immobiliensuche in Formdock. Ein Modal mit drei Gruppen: Gebäude, Einheiten und vermarktete Objekte (gelb hervorgehoben). Wird überall eingesetzt, wo eine Immobilie ausgewählt werden muss. → Property Picker

Q

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Höchste Signaturstufe nach eIDAS (Art. 3 Nr. 12): fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einem qualifizierten Gerät und basierend auf einem qualifizierten Zertifikat; in Deutschland u. a. relevant, wo elektronische Form nach § 126a BGB die Schriftform ersetzen soll. Formdock stellt keine QES bereit. Typische Fälle mit strenger Form: u. a. § 550 BGB (befristeter Mietvertrag > 1 Jahr), § 766 BGB (Bürgschaft des Bürgen). → Elektronische Signatur: EES, FES und QES

Qualifizierter Alleinauftrag

Die stärkste Form des Maklerauftrags. Der Eigentümer darf die Immobilie nicht selbst vermitteln. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Auftraggeber → Vertragstyp wählbar. → Auftraggeber verwalten

R

Rumpfabrechnungszeitraum

Ein verkürzter Abrechnungszeitraum bei Mieterwechsel – vom Beginn des Abrechnungszeitraums bis zum Auszugsdatum (z.B. 01.03.–31.08. bei einem Abrechnungszeitraum ab 01.03.). In der BKA einstellbar über die Felder „Mieter-Zeitraum Start" und „Mieter-Zeitraum Ende" in Schritt 1. → Zwischenabrechnung · Abrechnungszeitraum

S

Sammelablesung

Eine Funktion in Formdock, die beim Erfassen eines Hauptzähler-Standes automatisch alle zugehörigen Nebenzähler anzeigt. So werden Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen – Voraussetzung für die korrekte Berechnung des Allgemeinverbrauchs in der Betriebskostenabrechnung. Im Ablesung-Modal erscheint der Bereich „Nebenzähler ablesen" mit Eingabefeldern für jeden Nebenzähler. Ein gemeinsames Ablesedatum gilt für alle Zähler. Alle Ablesungen werden mit einem Klick gespeichert. Unter Zähler → Zählerstand erfassen. → Zählerstand erfassen · Haupt- und Nebenzähler

Shop (In-App)

Der integrierte Shop innerhalb der Formdock-App. Erreichbar über das Warenkorb-Symbol in der Hauptnavigation. Ermöglicht den Kauf von Mietverträgen, Betriebskostenabrechnungen, Guthaben-Paketen und weiteren Produkten direkt in der Anwendung. Der Shop verfügt über eine eigene Seitenleiste mit Produktkategorien und Warenkorb. Rabatte (Staffelrabatt, persönlicher Rabatt, IVD-Rabatt) werden automatisch berechnet. → Shop – Überblick

Staffelrabatt

Ein Mengenrabatt im Shop, der ab einer bestimmten Stückzahl automatisch gewährt wird. Beispiel: 5 % ab 5 Stück, 10 % ab 10 Stück eines Produkts. Wird im Warenkorb und an der Kasse als eigene Zeile angezeigt und mit eventuellen persönlichen Rabatten oder IVD-Rabatten kombiniert. → Shop – Überblick

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Protokoll zum Versenden von E-Mails. In Formdock kann unter Einstellungen → E-Mail-Versand ein eigener SMTP-Server konfiguriert werden, um E-Mails über die eigene Domain statt über den Formdock-Standardserver zu versenden. Felder: Host, Port, Verschlüsselung (STARTTLS/SSL/Keine), Benutzername, Passwort. Gespeichert über den Button „SMTP-Einstellungen speichern". Verbindungstest per „Verbindung testen"-Button. → Eigenen SMTP-Server einrichten

SEPA-Lastschrifteinzug

Automatischer Einzug der Miete per SEPA-Lastschrift. Im Mietverhältnis unter Tab Miete → SEPA-Lastschrifteinzug aktivierbar mit Mandatsreferenz (manuell, Generieren oder Aus Vertrag) und Mandatsdatum. → Kaution und Miete erfassen

SEPA-Lastschriftmandat (Vertragsanlage)

Eine automatisch generierte Anlage zum Wohnraummietvertrag. Wird im Schritt 6 des Vertragsassistenten als optionale Anlage angeboten. Die Mandatsdaten (Vermieter als Zahlungsempfänger, Mieter als Zahlungspflichtiger, IBAN, BIC, Kreditinstitut) werden dynamisch aus den Vertragsdaten befüllt; Mandatsreferenz und Gläubiger-ID können im selben Schritt erfasst werden. Kann zusammen mit BetrKV, Datenschutzinformationen und Widerrufsbelehrung individuell aktiviert oder deaktiviert werden. → Wohnraummietvertrag erstellen

Sollstellung

Eine automatisch generierte Mietforderung in Formdock. Für jedes aktive Mietverhältnis werden monatliche Sollstellungen (Typ: Miete) erzeugt. Zusätzlich können Sonder-Sollstellungen für Kaution und Anfangssaldo generiert werden. Sichtbar in der konsolidierten Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht. Bei Staffelmiete wird der Betrag automatisch an die jeweilige Staffelstufe angepasst. Der Status (Erhalten/Ausstehend/Offen) kann direkt in der Tabelle per Klick geändert werden. → Sollstellungen verstehen

Stufenmodell (CO₂)

Das 10-Stufen-Modell des CO2KostAufG bestimmt die prozentuale Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter. Je höher der spezifische CO₂-Ausstoß eines Gebäudes (kg CO₂/m²/a), desto mehr Kosten trägt der Vermieter — von 0 % (≤ 12 kg) bis 95 % (> 52 kg). In Formdock wird die Stufe automatisch in der Abrechnungsmappe berechnet. → CO₂-Kostenaufteilung

Staffelmiete

Eine Mietform mit vorher festgelegten Mietsteigerungen zu festen Terminen (§ 557a BGB). Konfigurierbar im Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Vertragsart: Staffelmiete mit bis zu 8 Staffelstufen. Zwei Modi verfügbar: Formdock-Mietvertrag (nur Beträge, Datümer als 12-Monats-Schritte ab Mietbeginn, passend für den Formdock-Mietvertrag-PDF) und Individuell (eigene Zeitpunkte mit automatischem Staffel-Berechner, Warnhinweis dass der Formdock-Mietvertrag nicht verwendbar ist). Die Kaltmiete und das Mietbeginn-Datum werden automatisch zwischen Staffelmiete-Bereich und Miete-Reiter synchronisiert. Auch im Vertragsassistenten unter Schritt 5: Miete → Mietart → Staffelmiete wählbar. Die Staffelbeträge werden bidirektional zwischen Mietverhältnis und Mietvertrag synchronisiert und in den monatlichen Sollstellungen berücksichtigt. → Staffelmiete konfigurieren

Staffel-Berechner

Ein automatischer Rechner im Mietverhältnis (Tab Vertragsdetails → Staffelmiete → Modus „Individuell"), der 8 Staffelstufen vorausfüllt. Eingaben: Startdatum (automatisch aus Mietbeginn), Kaltmiete (automatisch aus Miete-Reiter), Erhöhung (€ oder %), Intervall (Monate). Per Klick auf „Staffel berechnen" werden alle 8 Stufen mit Datum und Betrag berechnet und können anschließend manuell angepasst werden.

Stellplatzmietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Für die Vermietung von Stellplätzen. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Stellplatz. → Stellplatzmietvertrag erstellen

Störungsmeldung

Eine Schadens- oder Defektmeldung, die ein Mieter über den Mieterbereich erstellt. Enthält Titel, optionale Kategorie (Heizung, Wasser, Elektrik, Fenster, Feuchtigkeit, Sonstiges), Beschreibung und bis zu 5 Fotos. Die Fotos werden automatisch im DMS unter Objekt → Mieter → {Name} → Störungen abgelegt. Vermieter sehen alle Störungen unter Nachrichten → Tab Störungen und können den Status ändern (Offen → In Bearbeitung → Erledigt). → Störungsmeldungen

Sammelkontakt (Sammelkunde/Sammellieferant)

Ein automatisch angelegter Systemkontakt in Formdock, der als Auffangkonto für seltene Buchungen dient. Der Sammelkontakt erhält die erste Debitor-Nr. (z.B. 100000000) und die erste Kreditor-Nr. (z.B. 700000000). Verwendet für einmalige Kunden oder Lieferanten, für die kein eigenes Personenkonto angelegt werden soll. Wird auch als Fallback-Gegenkonto beim DATEV-Export eingesetzt. Erkennbar am Badge „Sammelkontakt" in der Kontaktliste. Kann nicht gelöscht werden. → DATEV-Export

Signatur-Studio

Ein eigenständiger Bereich in Formdock, in dem beliebige PDF-Dokumente zur digitalen Unterschrift vorbereitet und versendet werden können. Der Modus Felder platzieren (Drag-and-Drop von Unterschrifts-, Datums- und Namensfeldern) ist der Hauptablauf; Schnellversand und Meine Vorlagen können in den Formdock-Einstellungen (Digitale Signatur → Allgemein) ein- oder ausgeblendet werden. Unterstützt beliebig viele Unterzeichner (Parteien), jeweils farblich markiert. Kosten: Credits pro Unterzeichner (konfigurierbar). Signierte Dokumente und Audit-Logs werden automatisch im DMS (u. a. unter „Signierte Dokumente“) abgelegt. Erreichbar über Sidebar → Signatur-Studio. → Signatur-Studio

Signaturverlauf

Eine Übersicht der digitalen Signatur zu einem Vertrag. Erreichbar unter Verträge (Übersicht, Typ-Detail, zentrales Archiv) sowie im Wohnraum- und Gewerbe-Archiv über ⋯ Weitere Aktionen → Signaturverlauf. Zeigt eine Zeitachse (Einladung versendet, ggf. Öffnen der Signaturseite, Unterschrift oder Ablehnung mit Uhrzeit). Im Fußbereich laden Sie bei abgeschlossener Signatur das signierte Vertrags-PDF und den Audit-Log (Signatur-Nachweis). Links die Spalte zum Versuch mit Startdatum/-uhrzeit und Status; bei mehreren Versuchen wählen Sie einen Eintrag — Downloads und Zeitachse beziehen sich dann auf diesen Versuch. Ist ein Workflow vollständig abgeschlossen, kann dieselbe Vertrags-PDF-Instanz nicht erneut zur Signatur gestartet werden (Signieren deaktiviert; Hinweis per Tooltip); für neue Unterschriften Daten übernehmen in einen neuen Entwurf. → PDF-Download der Verträge

SKR03 / SKR04

Standardkontenrahmen der DATEV. SKR03 (Prozessgliederungsprinzip) ist der meistgenutzte Kontenrahmen in Deutschland, SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip) gliedert nach Bilanzpositionen. Wählbar unter Einstellungen → Buchhaltung & DATEV. Bestimmt, welche Kontonummern in Buchungskategorien und beim DATEV-Export angezeigt werden. → Kontenrahmen wählen

Smarter Ordner

Eine gespeicherte Filterkombination im Dokumentenmanagement. Ein Smarter Ordner merkt sich Suchbegriff und Dateiformat-Filter (PDF, Bilder, Word, Excel), sodass häufig verwendete Suchen mit einem Klick erneut ausgeführt werden können. Smarte Ordner erscheinen in der Seitenleiste unter den regulären Ordnern und aktualisieren sich automatisch, wenn neue passende Dateien hinzukommen. Erstellbar über die Suchleiste im Dateien-Tab → Button „Speichern". → Suche und Smarte Ordner · Dateien-Tab

Support-Zugang

Eine Funktion in Formdock, mit der Nutzer dem Support-Team temporären Zugriff auf ihren Account geben können. Erreichbar unter Einstellungen → Support → Support-Zugang. Verfügbare Dauern: 24 Stunden, 48 Stunden, 7 Tage, 30 Tage. Der Zugang wird nach Ablauf automatisch deaktiviert und kann jederzeit vorzeitig widerrufen werden. Alle Support-Zugriffe (Login, Logout) werden mit Zeitstempel, Mitarbeitername und IP-Adresse im Zugriffs-Protokoll dokumentiert. → Support-Zugang verwalten

Spalten-Konfigurator

Der Button „Spalten" oberhalb von Tabellen, mit dem zusätzliche Spalten ein- und ausgeblendet werden können. Beispiel: In der Mietübersicht sind „Einheit" und „Gezahlt" standardmäßig ausgeblendet und können über den Konfigurator aktiviert werden. Die Einstellungen werden im Browser gespeichert. → Tabellen, Filter und Suche

Suchprofil

Ein Satz von Suchkriterien: gewünschte Immobilientypen (8 Optionen), Zimmeranzahl, Fläche, Standort, Preisrahmen, Ausstattungsmerkmale (10 Features: Balkon, Terrasse, Garten, Aufzug, Keller, Stellplatz, Garage, Einbauküche, Barrierefrei, Möbliert). Per Matching werden passende Immobilien gefunden. → Suchprofil anlegen · Was sind Suchprofile?

T

Tag (Schlagwort)

Ein frei definierbares Schlagwort, das einem Dokument im DMS zugewiesen werden kann. Tags ermöglichen die inhaltliche Kategorisierung unabhängig von der Ordnerstruktur. Ein Dokument kann mehrere Tags haben. Tags werden per Inline-Editor vergeben und beim Tippen werden bereits verwendete Tags als Autocomplete-Vorschläge angezeigt. In der Suchleiste kann nach Tags gefiltert werden, und Smarte Ordner können Tag-Filter speichern. Beispiele: „rechnung", „gutachten", „steuer", „übergabeprotokoll". → Suche, Tags und Smarte Ordner · Dateien-Tab

Team-Verwaltung

Die Team-Verwaltung unter Einstellungen → Team ermöglicht es dem Kontoinhaber, Mitarbeiter als Teammitglieder einzuladen. Teammitglieder teilen alle Daten des Hauptkontos (Immobilien, Kontakte, Verträge usw.) und können gemeinsam arbeiten. Der Kontoinhaber steuert Berechtigungen wie die Kaufberechtigung im Shop und kann Teammitglieder sperren oder entfernen. → Team-Verwaltung

Teammitglied (Sub-User)

Ein Benutzer, der vom Kontoinhaber über die Team-Verwaltung eingeladen wurde. Teammitglieder sehen und bearbeiten alle Daten des Kontoinhabers, können aber keine anderen Teammitglieder verwalten. Der Zugang kann vom Kontoinhaber jederzeit gesperrt oder entzogen werden. Beim ersten Login muss ein eigenes Passwort vergeben werden. → Team-Verwaltung

Tonnennummer

Die eindeutige Identifikationsnummer einer physischen Mülltonne, aufgedruckt auf dem Behälter oder im Müllgebührenbescheid vermerkt. In Formdock hat jede Periode (= jede physische Tonne) ihre eigene Nummer. Bei einem Tonnenwechsel wird die neue Nummer der neuen Periode zugewiesen, die alte Nummer bleibt in der Periodenhistorie erhalten. Die Tonnennummer ist in der Übersicht, in der Objekt-Detailansicht und in der Abrechnungsmappe sichtbar. → Mülltonne anlegen · Tonnenwechsel

Tonnenperiode

Ein Zeitabschnitt, in dem eine bestimmte physische Mülltonne an einem Objekt steht. Jede Periode hat eine eigene Tonnennummer, Größe, Jahresgebühr und optional ein Foto. Bei einem Tonnenwechsel wird die laufende Periode automatisch geschlossen (Enddatum = Startdatum der neuen Periode − 1 Tag) und eine neue Periode angelegt. Perioden ohne Enddatum gelten als aktiv und fließen automatisch in Folgejahre ein. Die Abrechnung in der Abrechnungsmappe erfolgt tagesgenau pro Periode (Jahresgebühr anteilig nach Nutzungstagen). → Tonnenwechsel · Mülltonnen in der BKA

Tonnenwechsel

Der Austausch einer Mülltonne gegen einen neuen Behälter – z. B. wegen anderer Größe, neuem Entsorgungsvertrag oder Defekt. In Formdock über Drei-Punkte-Menü → „Wechsel / Neue Periode". Dabei werden erfasst: neue Tonnennummer, Startdatum, Tonnengröße, Jahresgebühr und optional ein Foto. Die vorherige Periode wird automatisch mit dem Tag vor dem Startdatum geschlossen. Alle Perioden bleiben in der Chronik sichtbar und werden in der Abrechnungsmappe tagesgenau anteilig berechnet. → Tonnenwechsel · Bearbeiten & Löschen

Textvorlage

Wiederverwendbare Textbausteine für BKA-Anschreiben, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Verwaltbar unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Textvorlagen. Unterstützt Platzhalter (über die Seitenleiste im Editor einfügbar, z. B. für Anrede oder Rückstand), die beim Versand automatisch ersetzt werden. Vier Standardvorlagen werden automatisch angelegt: BKA Erstattung, BKA Nachzahlung, Zahlungserinnerung, Formelle Mahnung. Der Editor bietet Textformatierung und eine Platzhalter-Sidebar. → Textvorlagen verwalten

Treue-Guthaben

Ein Bonus, der bei jedem Guthaben-Kauf prozentual berechnet und gesammelt wird. Das Treue-Guthaben wird nicht sofort ausgezahlt, sondern über das Jahr gesammelt und am 01. Januar automatisch dem regulären Guthaben gutgeschrieben. Ausnahme: Auf der Diamant-Stufe wird Treue-Guthaben sofort bei jedem Kauf gutgeschrieben. Die Stufe richtet sich nach der Kaufsumme der letzten 12 Monate. Sichtbar im Dashboard, im User-Popup und unter Einstellungen > Mein Status. → Treueprogramm

Treueprogramm

Ein automatisches 5-stufiges Belohnungssystem (Bronze, Silber, Gold, Platin, Diamant) basierend auf der Kaufsumme der letzten 12 Monate (rollierender Zeitraum). Jeder Kauf generiert prozentual Treue-Guthaben, das am 01. Januar des Folgejahres dem regulären Guthaben gutgeschrieben wird. Das Treueprogramm ist unabhängig vom Rabattsystem. → Treueprogramm

Treue-Schonfrist

Ein konfigurierbarer Zeitraum (Standard: 3 Monate), bevor ein Nutzer bei nachlassenden Käufen in eine niedrigere Treuestufe herabgestuft wird. Während der Schonfrist bleibt der aktuelle Status erhalten und es wird ein Hinweis im Dashboard angezeigt. Durch weitere Käufe kann der Status gehalten werden. → Treueprogramm

U

Unternavigation (App)

Auf schmalen Bildschirmen in der Immobilienverwaltung die zweite linke Leiste zu einer Seite (z. B. Shop-Kategorien, Einstellungsbereiche, Vertragsarten). Sie ist nicht dauernd vollflächig eingeblendet: Über ein Symbol für die Seitenleiste in der oberen mobilen Leiste (rechts neben der Suche) öffnen und schließen Sie diese Leiste als Schublade; der Hauptinhalt der Seite bleibt nutzbar.

Umlagefähig

Kennzeichnung, ob eine Ausgabe oder Buchung in der Betriebskostenabrechnung (BKA) auf Mieter umgelegt werden darf. Wird automatisch aus der Buchungskategorie vorgeschlagen, kann aber manuell überschrieben werden. Umlagefähige Kategorien sind in der Finanzen-Übersicht mit einem 🏠-Symbol gekennzeichnet.

Umlageschlüssel

Der Verteilungsschlüssel für Betriebskosten. Formdock bietet 9 Schlüssel: 1) Wohnfläche (m²), 2) Personen × Monate, 3) Wohneinheiten, 4) Miteigentumsanteile (MEA), 5) Verbrauch Warmwasser (m³), 6) Verbrauch (kWh), 7) Mietanteile (%), 8) Gesonderte Berechnung, 9) Verbrauch Kaltwasser (m³). Standard: Wohnfläche. → Umlageschlüssel wählen

Umlagefähig

Kosten, die nach §2 BetrKV auf Mieter umgelegt werden dürfen (z.B. Heizungswartung, Gartenpflege, Grundsteuer). Nicht umlagefähig: Modernisierungen, Eigentümer-Wünsche, Großinstandhaltungen.

Umsatzsteueroption (§9 UStG)

Bei Gewerbe-BKAs kann die Umsatzsteuer optiert werden. Aktivierbar als Checkbox im BKA-Assistenten Schritt 2 (nur bei Objekttyp „Gewerbe"). Ermöglicht die Ausweisung von MwSt auf die Betriebskosten.

Übergabeprotokoll (DAP) – E-Mail-Versand

Nach erfolgreicher digitaler Signierung eines Übergabeprotokolls kann das signierte PDF direkt aus der DAP-App per E-Mail an Vermieter, Mieter und weitere Empfänger versendet werden. Der E-Mail-Text wird aus der Textvorlage DAP – Protokoll generiert (anpassbar unter Einstellungen → Textvorlagen). Verfügbare Platzhalter: Protokollnummer, Datum, Modus (Abnahme/Übergabe/Vorbesichtigung) und Objektadresse. → Textvorlagen

Übergabeprotokoll (DAP) – Protokollliste

Im Tab DAP der Immobilienverwaltung werden alle digitalen Übergabeprotokolle in einer Tabelle angezeigt. Über das Drei-Punkte-Menü je Zeile können Sie: das signierte PDF öffnen, den Signaturverlauf (Zeitachse mit Audit-Log) einsehen und einen temporären Download-Link für das PDF erstellen und teilen. → Protokollliste

V

Vorbesichtigung (DAP)

Ein Protokoll-Modus in der DAP-App für eine Besichtigung vor Vertragsabschluss (in der Auswahl vor Übergabe/Einzug und Abnahme/Auszug). In der Formdock-DAP-Übersicht erscheint der Modus in der Spalte Modus und kann über den Tab Vorbesichtigung gefiltert werden (direkt nach Alle). → DAP – Übersicht

Verbraucherpreisindex (VPI)

Der vom Statistischen Bundesamt monatlich veröffentlichte Index, der die Preisentwicklung aller Waren und Dienstleistungen in Deutschland misst. In Formdock Grundlage für die Indexmiete: Im Mietverhältnis wird ein Basisjahr und -wert festgelegt, anhand dessen Mietanpassungen berechnet werden. Aktuelle Werte unter destatis.de.

Vermieterbescheinigung

Die Wohnungsgeberbestätigung gemäß § 19 Bundesmeldegesetz (BMG). Der Vermieter muss sie dem Mieter innerhalb von 14 Tagen nach Einzug aushändigen. Der Mieter benötigt sie für die Ummeldung beim Einwohnermeldeamt. In Formdock wird beim Anlegen eines Mietverhältnisses automatisch eine Aufgabe mit 14-Tage-Frist erstellt und ein vorausgefülltes PDF generiert. Das PDF wird automatisch im DMS-Mieter-Unterordner des jeweiligen Mieters abgelegt und kann dort heruntergeladen werden. Zusätzlich erscheint es weiterhin auf der Einheiten-Detailseite unter Dokumente. Unter Verträge → Weitere Dokumente → Vermieterbescheinigung finden Sie eine zentrale Übersicht aller Bescheinigungen mit Suche, Filtern und der Möglichkeit zur digitalen Signatur (nur Vermieter). Bei Verstoß droht ein Bußgeld bis 1.000 €. → Vermieterbescheinigung · Vermieterbescheinigung (Vertragsbereich) · Ordner verwalten (Mieter-Ordner)

Vermarktung

Eine gefilterte Ansicht bestehender Objekte, die zum Verkauf oder zur Vermietung bereitstehen. Man aktiviert die Vermarktung für ein bestehendes Objekt aus der Objektverwaltung – es wird kein neues Objekt angelegt. Zusätzliche Felder: Status-Pipeline (Entwurf → Aktiv → Reserviert → Verkauft/Vermietet/Zurückgezogen), Preis, Provision, Exposé-Texte, Energieausweis. In der Objektliste „Alle Objekte“ zeigt der Filter „Alle“ standardmäßig nur Entwurf, Aktiv und Reserviert; Abgeschlossen bündelt Verkauft, Vermietet und Zurückgezogen. Die Übersichtskarte Gesamt öffnet die Liste mit allen Status. Erreichbar über die Hauptnavigation unter Vermarktung → Vermarktungsobjekte (früher „Verkaufsobj.“). → Vermarktung im Überblick · Vermarktung anlegen · Status-Pipeline

Vermarktungsarchiv

In Formdock die dauerhaften Snapshots abgeschlossener Vermarktungen: Sobald der Status Verkauft oder Vermietet gesetzt wird, wird ein Archiv-Datensatz mit den damaligen Vermarktungs- und Portal-Daten gespeichert. Erreichbar unter Vermarktung → Objekte → Vermietete Objekte bzw. Verkaufte Objekte (durchsuchbare Liste). Pro Objekt sind mehrere Einträge möglich (z. B. erneute Vermietung). Detail nur lesen; Löschen nur des Archiv-Eintrags. Optional als Vorlage beim erneuten Aktivieren der Vermarktung (wenn keine einzeilige Zwischenablage nach „Deaktivieren“ existiert). → Vermarktungsarchiv

Verträge-Übersicht

Der Bereich Verträge in der Hauptnavigation mit zweiter Sidebar (Vertragstypen Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage; Neu; Archiv). Die Startseite zeigt pro Typ Kurzlisten für Entwürfe und fertige Verträge; die Typ-Detailansicht listet alle Entwürfe und Abgeschlossenen mit Paginierung. Das Archiv ist eine durchsuchbare Tabelle (interaktive Tabelle) mit Jahresfilter und Aktionen wie PDF, Signatur und Datenübernahme. Neben den Überschriften gibt es den Link „So funktioniert’s“ mit Kurzhilfe. → Wohnraummietvertrag · Vertragsarchiv

Vertragsanlagen (Wohnraummietvertrag)

Optionale Dokumente, die dem Wohnraummietvertrag als Anlagen beigefügt werden. Im Schritt 6 (Vorschau & Abschluss) des Vertragsassistenten einzeln per Checkbox auswählbar. Verfuegbare Anlagen: SEPA-Lastschriftmandat (dynamisch aus Vertragsdaten generiert), Betriebskostenverordnung (BetrKV), Datenschutzinformationen (DSGVO, mit editierbaren Feldern für Verantwortlicher, Messdienstfirma etc.) und Widerrufsbelehrung mit Muster-Widerruf. Standardmaessig alle aktiviert. Die Datenschutzinformationen können über ein Modal mit Vermieterdaten vorausgefuellt und individuell angepasst werden. → Wohnraummietvertrag erstellen

Vertragsübernahme (Objekt anlegen)

Funktion im vereinfachten Formular „Neues Objekt“: Aus einem abgeschlossenen Mietvertrag werden Objektdaten, optional Mieter-Kontakt und Mietverhältnis übernommen. Beim Speichern wird der Vertrag mit der Immobilie verknüpft; Vermieter 1 kann wie der Mieter per Auswahl (vorhandener Vermieter-/Eigentümer-Kontakt oder neu anlegen) und Checkbox zugewiesen werden. Liegt das im Vertrag erfasste Mietende in der Vergangenheit oder heute, bleibt das importierte Mietverhältnis ohne Mietende (erscheint aktiv); liegt es in der Zukunft, wird es übernommen. → Objekt anlegen

Verwaltungstyp

Unterscheidung zwischen Eigentum (eigene Immobilie) und Fremdverwaltung (Verwaltung im Auftrag eines Eigentümers). Einstellbar unter Objekte → Objekt bearbeiten → Verwaltungstyp. → Objektdaten bearbeiten

W

Werbeeinwilligung (Kundenkonto)

Zustimmung zur Zusendung von Werbe- und Produktmitteilungen per E-Mail. Sofern in Ihren Einstellungen oder Stammdaten ein entsprechendes Feld angezeigt wird, können Sie die Einwilligung dort verwalten. Abmeldungen von einzelnen E-Mail-Kampagnen sind davon unabhängig möglich.

Warmmiete

Die Gesamtmiete inklusive aller Nebenkosten: Kaltmiete + BK-Vorauszahlung + Heizkostenvorauszahlung + ggf. Stellplatzmiete + Weitere Kosten. In Formdock automatisch berechnet aus den Einzelposten im Mietverhältnis. → Kaution und Miete erfassen

Werbungskosten

Aufwendungen, die private Vermieter bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung steuerlich geltend machen können (§ 9 EStG). Dazu zählen u.a. Renovierungskosten, Zinsen, Grundsteuer, Versicherungen und Software-Abonnements wie Formdock. In Formdock werden Ausgaben über Sidebar → Finanzen erfasst und können über den DATEV-Export oder die Anlage V (Berichtscenter) an den Steuerberater übergeben werden. Siehe auch Betriebsausgabe. → Finanzen-Übersicht · DATEV-Export · Berichte (Anlage V)

Wirtschaftsjahr

Der Zeitraum, für den die Buchhaltung geführt wird. In der Regel das Kalenderjahr (01.01.–31.12.), kann aber abweichen. Wird im DATEV-Export als "WJ-Beginn" im Header angegeben. Konfigurierbar im Export-Formular unter Einstellungen > DATEV-Export > Wirtschaftsjahr Beginn. → DATEV-Einstellungen

Wohnungsgeberbestätigung

Siehe Vermieterbescheinigung. Offizieller Begriff gemäß § 19 BMG für die Bestätigung, die der Vermieter dem Mieter für die Ummeldung beim Einwohnermeldeamt ausstellt.

Wohnraummietvertrag

Die häufigste Vertragsart in Formdock. Für die Vermietung von Wohnraum. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Wohnraum. Der Assistent hat 6 Schritte: Vermieter, Mieter, Mietobjekt, Mietzeit, Miete & Zahlung, Vorschau. Zwei Wege: Aus einem Mietverhältnis heraus (Daten automatisch vorausgefüllt) oder komplett manuell über Verträge → Wohnraummietvertrag → „Jetzt starten" (alle Felder selbst eingeben, kein Objekt/Mietverhältnis nötig). → Wohnraummietvertrag erstellen · Beispielablauf Mietvertrag

X

XRechnung

Ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist (Versionen 1.x, 2.x, 3.x). Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält eine XRechnung kein visuelles PDF – nur maschinenlesbare XML-Daten. Formdock erkennt XRechnung-Dateien automatisch beim Upload und zeigt die Daten in einer strukturierten Vorschau an. Das erkannte Format wird als blaues Badge „XRechnung" angezeigt. → E-Rechnung

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ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

Ein hybrides E-Rechnungsformat, bei dem maschinenlesbares XML in eine PDF-Rechnung eingebettet ist. Dadurch ist die Rechnung sowohl visuell lesbar (PDF) als auch automatisch verarbeitbar (XML). Profile: Basic, Comfort und Extended (mit steigendem Detailgrad). International auch als Factur-X bekannt. Formdock erkennt ZUGFeRD-PDFs automatisch beim Upload und extrahiert die strukturierten Rechnungsdaten. Das erkannte Profil wird als Badge (z. B. „ZUGFeRD Comfort") angezeigt. → E-Rechnung

Zähler

Ein eigenständiger Stammdatensatz in Formdock für einen physischen Verbrauchszähler. Jeder Zähler hat eine eindeutige Zählernummer, einen Typ (Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser, Wasser gesamt, Heizung, Fernwärme, Sonstiges), eine Maßeinheit und ist einem Objekt oder einer Einheit zugeordnet. Weitere Felder: Bezeichnung, Lage, Versorger, Vertragsnummer, Marktlokations-ID, Ableseintervall. Zähler können als Haupt- oder Nebenzähler verknüpft werden. Erreichbar über Sidebar → Zähler. → Zähler anlegen · Haupt- und Nebenzähler

Zählerstand

Der abgelesene Wert eines Verbrauchszählers zu einem bestimmten Datum. 8 Zählertypen in Formdock: Strom (Wh/kWh/MWh), Gas (m³/kWh), Kaltwasser (m³/Liter), Warmwasser (m³/Liter), Wasser gesamt (m³/Liter), Heizung (kWh/MWh), Fernwärme (kWh/MWh/GJ), Sonstiges. Erfassung mit bis zu 3 Nachkommastellen (Präzision 0,001). Unter Sidebar → Zähler → Zählerstand erfassen. → Zählerstand erfassen · Haupt- und Nebenzähler

Zählerstände im BKA-PDF

Wenn eine Einheit Verbrauchszähler hat (z.B. Kaltwasser, Warmwasser, Strom), werden deren Stände automatisch im BKA-PDF angezeigt. Pro Zähler erscheint: Alter Stand mit Datum, Neuer Stand mit Datum, Verbrauch (Differenz) und Zählernummer. So kann der Mieter den in der Abrechnung verwendeten Verbrauch nachvollziehen. Voraussetzung: Abgeschlossene Zählerableseperiode in der Abrechnungsmappe mit vollständigen Start- und Endwerten. Zähler, die über „Direkte Versorgungsverträge" als direkt abgerechnet markiert sind, werden nicht angezeigt. → BKA als PDF erstellen

Zählerwechsel

Austausch eines physischen Zählers (z.B. wegen Eichfrist, Defekt oder Modernisierung). In Formdock über einen 3-Schritt-Assistenten: Endstand am alten Zähler erfassen → Neue Zählernummer und Einbaudatum eingeben → Anfangsstand eintragen. Der alte Zähler wird automatisch als inaktiv markiert, der neue Zähler wird angelegt und mit dem alten verknüpft. Alle historischen Daten bleiben erhalten. → Zählerwechsel

Hauptzähler

Ein Zähler, der den Gesamtverbrauch eines Gebäudes misst (z.B. der Hauptwasserzähler im Keller). Einheiten-Zähler können als Nebenzähler dem Hauptzähler zugeordnet werden. Die Differenz zwischen Hauptzähler und Summe aller Nebenzähler ergibt den Allgemeinverbrauch. → Haupt- und Nebenzähler

Nebenzähler

Ein Zähler, der einer Einheit zugeordnet ist und den individuellen Verbrauch eines Mieters misst. Wird beim Anlegen über den Schalter „Als Nebenzähler markieren" mit einem übergeordneten Hauptzähler verknüpft. → Haupt- und Nebenzähler

Marktlokations-ID (MaLo-ID)

11-stellige Identifikationsnummer für Strom- und Gas-Verbrauchsstellen in Deutschland. Seit 2025 bei Vertragsabschlüssen mit dem Versorger Pflicht. Wird im Zähler-Stammdatensatz als optionales Feld erfasst. Zu finden auf der Rechnung oder im Vertragsschreiben des Versorgers. → Zähler anlegen

Ableseintervall

Die Häufigkeit, mit der ein Zähler abgelesen werden soll. In Formdock konfigurierbar pro Zähler: Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich (Standard) oder Bei Bedarf. → Zähler anlegen

Korrekturzeitraum (BKA)

Ein 4-wöchiges Zeitfenster nach Fertigstellung einer Betriebskostenabrechnung, in dem Kostenpositionen, Umlageschlüssel und Vorauszahlungen korrigiert werden können. Vermieter, Mieter und Objekt bleiben gesperrt. Das Korrektur-PDF ist kostenlos. Nach Ablauf der Frist wird die BKA endgültig gesperrt. Erreichbar über Sidebar → BKA → Änderungszeitraum oder über das Drei-Punkte-Menü in der BKA-Übersicht/Archiv. → Korrekturzeitraum

Zahlungserinnerung

Freundliches Schreiben an einen Mieter bei offenem Zahlungsrückstand (Miete, Kaution oder Anfangssaldo). Kein Pflichtschritt, aber deeskalierend. Kann direkt aus der Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht per Klick auf das Briefumschlag-Icon bei überfälligen Zahlungen versendet werden. Neutral formuliert, mit automatisch generierter persönlicher Anrede. Wird per E-Mail gesendet und als unveränderliches PDF archiviert. → Mahnung senden

Zahlungsintervall

Wie oft der Mieter die Miete zahlt. 4 Optionen: Monatlich (Standard), Quartalsweise, Halbjährlich, Jährlich. Einstellbar unter Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Zahlungsintervall. → Mietverhältnis anlegen

Briefpapier (DMS-Speicherung)

Eigene Kopf- und Fußzeilen-Bilder oder PDF-Seiten, die auf allen generierten Dokumenten (BKA, Vermieterbescheinigung, Mahnung) verwendet werden. Hochgeladene Dateien werden im DMS-Ordner Briefpapier gespeichert. Einstellbar: Kopfzeile 1. Seite, Kopfzeile Folgeseiten, Fußzeile – jeweils mit Höhe, Abstand (oben/unten) und Breite (Seiten-/Textbreite). Im PDF-Modus wird Seite 1 komplett aus dem PDF übernommen, Folgeseiten können per Bild gestaltet werden. → Briefpapier konfigurieren

Support-Ticket

Eine Anfrage an das Formdock-Support-Team, die direkt aus der Anwendung heraus erstellt wird. Jedes Ticket hat eine Kategorie (Fehler, Problem, Frage), einen Status (Offen, In Bearbeitung, Geschlossen) und optional einen Screenshot. Erreichbar unter Einstellungen → Support. Vor der Ticket-Erstellung empfiehlt sich die Nutzung des KI-Assistenten (rechts unten). → Support & Ticketsystem

Gesonderte Berechnung (BKA)

Ein Umlageschlüssel, bei dem der Mieteranteil nicht automatisch berechnet wird, sondern als fester Betrag eingetragen wird. Typisch für externe Abrechnungen von Messdienstleistern (Techem, ista, Brunata) oder direkte Versorgerrechnungen pro Wohnung. In Schritt 2 aktivieren, in Schritt 3 den Betrag im Eingabefeld eintragen. → BKA-Spezialwissen

Gebäude-Allgemeinkosten (BKA)

Ausgaben, die am Mehrfamilienhaus als Ganzes anfallen (Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege, Allgemeinstrom). Beim Import als Kostenpositionen werden Verbrauchsschlüssel (Wasser m³, kWh) automatisch auf Wohneinheiten umgestellt, da auf Gebäudeebene keine Einzelzähler existieren. → BKA-Spezialwissen

Zeitanteil (BKA)

Die anteilige Berechnung des Mieteranteils, wenn der Mieter nicht das gesamte Abrechnungsjahr in der Wohnung war. Gilt für Wohnfläche, Wohneinheiten, MEA und Mietanteile. Gilt nicht für Personen × Monate und Verbrauchsschlüssel (der Zeitfaktor steckt bereits in den Werten). → BKA-Spezialwissen

Zwischenabrechnung

Eine anteilige Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres. In Formdock über Sidebar → BKA → Neue Abrechnung mit einem Rumpfzeitraum erstellbar. → Zwischenabrechnung erstellen · Beispielablauf Mieterwechsel

Hauptzähler / Nebenzähler

Der Hauptzähler (Gebäudezähler) misst den Gesamtverbrauch eines Gebäudes (z. B. Hauptwasserzähler im Keller). Nebenzähler (Wohnungszähler) messen den Verbrauch einzelner Einheiten und werden dem Hauptzähler untergeordnet. In Formdock: Zähler → Neuen Zähler anlegen → bei Nebenzähler „Als Nebenzähler markieren" aktivieren und den übergeordneten Zähler wählen. → Zähler einrichten und ablesen

Sammelablesung

Die gleichzeitige Erfassung aller Zählerstände (Haupt- und Nebenzähler) eines Gebäudes zu einem Stichtag. In Formdock: Wenn Sie einen Hauptzähler zur Ablesung auswählen, zeigt das System automatisch alle zugehörigen Nebenzähler an. → Zähler einrichten und ablesen

Vollverkauf (Bauträger)

Der Punkt, an dem ein Bauträger alle Wohneinheiten eines Neubaus verkauft hat. In Formdock wird der Bauträger beim Verkauf der letzten Einheit automatisch aus der Eigentümergemeinschaft (WEG) entfernt, bleibt aber als historische Information im Bauträger-Feld des Gebäudes sichtbar. → Neubau-Projekt Tutorial