Glossar: Immobilienbegriffe in Formdock

Dieses Glossar erklärt häufig verwendete Fachbegriffe und zeigt, wo Sie die zugehörige Funktion in Formdock finden.

A

Abrechnungsmappe

Ein Container in Formdock, der Zählerstände und Ausgaben für einen bestimmten Abrechnungszeitraum bündelt. Die Mappe dient als Vorbereitung für die Betriebskostenabrechnung (BKA). Zählerstände werden beim Erfassen direkt der Mappe zugeordnet (Pflichtfeld), Ausgaben fließen automatisch anhand ihres Datums ein. Der Verbrauch wird automatisch berechnet: Der Anfangsstand ist der letzte Stand der Vorperiode, der Endstand der letzte Stand der aktuellen Mappe. Beim Erstellen einer Mappe wird im Dokumentenmanager automatisch eine Ordnerstruktur angelegt (Abrechnungsmappen → Mappenname → Zähler / Rechnungen). → Abrechnungsmappe im Überblick · Abrechnungsmappe erstellen

Abrechnungsmappen-Ordner

Eine automatisch erstellte Ordnerstruktur im Dokumentenmanager eines Objekts. Beim Anlegen einer Abrechnungsmappe erstellt Formdock den Ordner Abrechnungsmappen / {Mappenname} mit den Unterordnern Zähler (für Zählerstand-Fotos) und Rechnungen (für Belege und Rechnungen). Zählerfotos werden beim Erfassen automatisch unter Zähler / {Zählernummer} abgelegt. Belege aus Ausgaben werden anhand des Rechnungsdatums der passenden Mappe zugeordnet. Periodenübergreifende Belege erscheinen als Verknüpfung in allen betroffenen Mappen. → Abrechnungsmappe im Überblick

Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, für den eine Betriebskostenabrechnung erstellt wird – immer 12 Monate, häufig das Kalenderjahr (01.01.–31.12.), aber auch andere Zeiträume sind möglich (z.B. 01.03.–28.02.). Der Zeitraum wird im Mietvertrag oder WEG-Beschluss festgelegt. Bei Mieterwechsel kann ein Rumpfzeitraum gewählt werden (siehe Rumpfabrechnungszeitraum). Wird im ersten Schritt des BKA-Assistenten festgelegt. → Abrechnungszeitraum festlegen

Anfangsstand (Zähler)

Der Zählerstand zu Beginn eines Abrechnungszeitraums. In Formdock wird der Anfangsstand automatisch aus der Vorperiode (der chronologisch vorherigen Abrechnungsmappe) ermittelt: Der letzte Zählerstand der Vorperiode ist gleichzeitig der Anfangsstand der aktuellen Periode. In der Mappenansicht wird er als graue Referenzzeile mit dem Hinweis „(Vorperiode)" angezeigt. → Zählerstände in der Abrechnungsmappe

Alleinauftrag

Eine Vertragsform bei Makleraufträgen. Der Auftraggeber beauftragt nur einen Makler. In Formdock wählbar unter Vermarktung → Objekt bearbeiten → Tab Auftraggeber → Vertragstyp. → Auftraggeber verwalten

Allgemeinstrom

Strom, der nicht einer einzelnen Mieteinheit zugeordnet ist, sondern dem gesamten Gebäude dient – z.B. Treppenhausbeleuchtung, Aufzug, Außenbeleuchtung, Heizungspumpe. In Formdock wird Allgemeinstrom über einen Gebäude-Zähler erfasst (Zähler am Gebäude, nicht an der Wohnung). Bei der Betriebskostenabrechnung werden die Kosten anteilig nach dem gewählten Umlageschlüssel (typischerweise Wohnfläche in m²) auf alle Mieteinheiten verteilt. Im BKA-Assistenten Schritt 2 werden Gebäude-Zähler mit dem Badge „Gebäude" gekennzeichnet, damit sie klar von Wohnungszählern unterscheidbar sind. → Umlageschlüssel in der BKA · BKA erstellen

Allgemeinverbrauch

Der Verbrauch, der nicht einzelnen Einheiten zugeordnet werden kann. Berechnet sich als Differenz zwischen dem Hauptzählerstand und der Summe aller Nebenzählerstände (z.B. Treppenhauslicht, Gartenwasser, Heizung Gemeinschaftsräume). Wird in der Betriebskostenabrechnung nach Umlageschlüssel auf alle Mieter verteilt. In Formdock sorgt die Sammelablesung dafür, dass Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen werden. → Haupt- und Nebenzähler · Zählerstand erfassen

Anlage V

Anlage zur Einkommensteuererklärung für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. In Formdock über das Berichtscenter (Objektdetailseite oder Einheiten-Detailseite → Button „Berichte" → Anlage V) als XLSX oder PDF generierbar. Vor der PDF-Erstellung zeigt eine 2-Seiten-Vorschau alle Wohnungsdetails, Mieteinnahmen und Werbungskosten (Anschaffung, Renovierung, Betriebskosten, Verwaltung, Sonstige) an. Die PDF-Variante füllt das offizielle BMF-Formular mit allen relevanten Feldern aus (Einnahmen, Erhaltungsaufwand, NK umlagefähig/nicht umlagefähig, Sonstige WK). Templates für 2023, 2024, 2025 sind vorhanden, weitere können unter Einstellungen → Templates → Anlage V hochgeladen werden. Der Download erfolgt als ZIP mit PDF + Excel-Zusammenfassung. → Berichte erstellen (Anlage V, EÜR)

Aufgaben-Massenänderung (Bulk-Aktion)

Ermöglicht es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auf einen neuen Status zu setzen (z.B. „Erledigt", „Offen", „Abgebrochen"). Aufgaben werden über Checkboxen in der Tabelle ausgewählt; eine Aktionsleiste erscheint oberhalb der Tabelle mit den verfügbaren Status-Buttons. Zu finden unter Aufgaben → Checkboxen → Aktionsleiste. → Aufgaben erstellen und verwalten · Prioritäten und Status

Anfangssaldo

Ein offener Mietbetrag, der beim Anlegen eines Mietverhältnisses als Sollstellung erfasst werden kann (z.B. bei Übernahme aus einem Altsystem). Aktivierbar im Mietverhältnis → Tab Miete → Anfangssaldo → Sollstellung für offenen Mietbetrag generieren mit Fälligkeitsdatum und Betrag. → Kaution und Miete erfassen · Sollstellungen

Anteilige erste Miete

Wenn der Mieter nicht zum Monatsersten einzieht, wird die erste Monatsmiete anteilig berechnet. Der Sollstellungs-Generator berechnet: (Gesamtmiete / Anzahl Tage im Monat) x verbleibende Tage. Bei Staffelmiete wird die aktuelle Staffel-Kaltmiete verwendet. Label: z.B. „Miete 3/2026 (anteilig, ab 15.03.)". Aktivierbar im Mietverhältnis unter Tab Vertragsdetails → Checkbox „Anteilige 1. Miete". → Sollstellungen (Anteilige Miete)

Anteilige letzte Miete

Wenn der Mieter vor dem letzten Tag des Monats auszieht, wird die letzte Monatsmiete anteilig berechnet. Der Sollstellungs-Generator berechnet: (Gesamtmiete / Anzahl Tage im Monat) x Tage bis einschließlich Auszugsdatum. Label: z.B. „Miete 6/2026 (anteilig, bis 20.06.)". Aktivierbar im Mietverhältnis unter Tab Vertragsdetails → Checkbox „Anteilige letzte Miete". → Sollstellungen (Anteilige Miete)

Ausgaben

Alle Kosten – ob objektbezogen (Reparaturen, Wartungen, Handwerkerrechnungen) oder allgemein (Steuerberater, Software, Grundsteuer). Erfassbar über das einheitliche Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen" unter Sidebar → Finanzen. In der Ansicht Finanzen → nach Immobilien werden Ausgaben (und Einnahmen) gruppiert nach Gebäude und Einheit angezeigt. → Ausgabe erfassen · Finanzen-Übersicht

Automatische Aufgaben

Aufgaben, die bei bestimmten Ereignissen automatisch erstellt werden: Pipeline-Statuswechsel bei Interessenten, Eigentümerwechsel, Kündigung eines Mietverhältnisses oder BKA-Jahresende. Konfigurierbar unter Einstellungen → Module → Interessenten. → Automatische Aufgaben

B

Batch-BKA (Alle BKAs erstellen)

Funktion in der Abrechnungsmappe eines Mehrfamilienhauses, um für alle Einheiten mit aktivem Mietverhältnis gleichzeitig BKA-Entwürfe zu erstellen. Befüllt automatisch Objekt-, Mieter-, Vermieter-Daten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und importiert betriebskostenrelevante Arbeiten. Button „Alle BKAs" in jeder Mappe-Karte. Bereits vorhandene BKAs für den gleichen Zeitraum werden übersprungen (Duplikat-Schutz). → Batch-BKA-Erstellung

BKA-Entwurf (Warnhinweise)

Ein BKA-Entwurf ist eine noch nicht abgeschlossene Betriebskostenabrechnung. In der Abrechnungsmappe zeigt Formdock automatisch Warnhinweise an, wenn Ungereimtheiten in den Kostenpositionen vorliegen: z.B. „0 € Kosten" (Position ohne Betrag) oder „keine Daten" (fehlende Umlageschlüssel-Werte wie Wohnfläche oder Personenzahl). Der Bleistift-Button öffnet den Entwurf direkt bei Schritt 3 (Kostenpositionen). Der Mülleimer-Button löscht den Entwurf nach Rückfrage. → Abrechnungsmappe im Überblick · Batch-BKA-Erstellung

BKA-Konsistenzprüfung

Automatische Prüfung vor der Batch-BKA-Erstellung. Formdock kontrolliert für jede Einheit, ob Wohnfläche, Personenzahl, Vorauszahlungen und Zählerstände vorhanden sind. Berücksichtigt auch direkte Versorgungsverträge: Wenn z.B. Strom direkt mit dem Anbieter abgerechnet wird, erscheint keine Warnung wegen fehlender Stromzählerstände. Warnungen werden direkt im Erstellungs-Dialog angezeigt. → Batch-BKA-Erstellung

Beispieldaten

Optionale Testdaten, die beim Onboarding oder unter Einstellungen > Daten > Beispieldaten geladen werden können. Umfassen 5 Gebäude mit Einheiten, 5 Kontakte, 3 Mietverhältnisse, 3 Ausgaben und 3 Aufgaben. Bestehende Mietverträge werden nicht beeinflusst. Können jederzeit vollständig wieder entfernt werden. Werden am Ende der Onboarding-Tour vorgeschlagen. → Dashboard verstehen

Belegdatum

Das Datum, das auf einem Beleg oder einer Rechnung steht. In Formdock wird das Belegdatum automatisch vom Rechnungsdatum der Ausgabe übernommen – ein separates Feld ist nicht nötig. Das Rechnungsdatum dient gleichzeitig als Belegdatum für die Zuordnung zur korrekten Abrechnungsmappe und zur DMS-Ordner-Vorauswahl. → Ausgabe erfassen

Betriebsausgabe

Kosten, die im Zusammenhang mit einer gewerblichen Vermietungstätigkeit oder Hausverwaltung anfallen und steuerlich absetzbar sind (z.B. Software-Abonnements, Steuerberater, Büromaterial). In Formdock erfassbar über Sidebar → Finanzen → „+ Ausgabe / Einnahme erfassen" – entweder objektbezogen oder als allgemeine Buchung ohne Objektzuordnung. Typische Buchungskategorien: EDV-Kosten, Verwaltungskosten. Siehe auch Werbungskosten. → Ausgabe erfassen · Buchungskategorien

Berichtscenter

Das Berichtscenter ermöglicht die Erstellung verschiedener Berichte für ein Objekt oder eine Einheit – als XLSX (Excel) oder PDF. Verfügbare Berichtstypen: Objektübersicht, Mietübersicht, Mietaufstellung (einfach), Anlage V, EÜR. Erreichbar über Objekt- oder Einheiten-Detailseite → Button „Berichte". Man wählt einen Berichtstyp, das Berichtsjahr und das gewünschte Format. Bei der Anlage V wird eine 2-Seiten-Vorschau mit Datenübersicht (Einnahmen + Werbungskosten) angezeigt, bevor das PDF erstellt wird. → Berichte erstellen

Buchung (Sonstige)

Eine Einnahme oder Ausgabe ohne Objekt-Zuordnung. Beispiele: Steuerberater-Rechnung, Software-Abo, Kautionszins, sonstige Einnahmen. Wird über das einheitliche Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen" erstellt – entweder ohne Objekt (allgemeine Buchung) oder als Einnahme.

Buchung bearbeiten

Bestehende Buchungen (Einnahmen/Ausgaben) können über das Stift-Symbol in der Finanzen-Tabelle bearbeitet werden. Das Bearbeitungsformular ist identisch mit dem Erfassungsformular und wird mit den gespeicherten Daten vorausgefüllt. Im Bearbeitungsmodus steht zusätzlich ein Löschen-Button zur Verfügung. Zu finden unter Finanzen → Einnahmen/Ausgaben → Stift-Symbol oder Finanzen → nach Immobilien → Stift-Symbol. → Finanzen-Übersicht

Beraternummer

Die Beraternummer Ihres Steuerberaters (4-7 Ziffern), die im DATEV-Export-Header verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen > DATEV-Export > Mandanten-/Beraternummern pro Eigentümer. → DATEV-Export einrichten

Briefpapier

Ihr individuelles Briefpapier-Layout, das auf allen generierten PDFs (BKA, Vermieterbescheinigung, Mahnung) verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Briefpapier. Zwei Modi: Bilder (Kopf-/Fußzeilen-Bilder als PNG/JPG mit einstellbarer Breite, Höhe und Abstand) oder PDF (komplettes Briefpapier als PDF für die erste Seite). Beide Modi können kombiniert werden: PDF auf Seite 1, Bilder für Folgeseiten. Die Mustervorschau zeigt eine 2-seitige Beispiel-PDF zur Kontrolle. Kopfzeile und Fußzeile haben jeweils eigene Breiten-Einstellungen (Seitenbreite 210 mm oder Textbreite 160 mm). → Briefpapier konfigurieren

BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel)

Ein Code im DATEV-Buchungsstapel, der den Umsatzsteuersatz einer Buchung kennzeichnet. Formdock setzt ihn automatisch basierend auf dem MwSt-Satz der Buchungskategorie und dem Buchungstyp: Einnahmen nutzen Umsatzsteuer-Schlüssel (BU 3 = 19% USt, BU 1 = 7% USt), Ausgaben nutzen Vorsteuer-Schlüssel (BU 9 = 19% VSt, BU 8 = 7% VSt). Ohne MwSt-Satz bleibt der BU-Schlüssel leer. Der Steuerberater muss die Steuerzuordnung immer prüfen. → DATEV-Export

Buchungskategorie

Eine Kategorie mit zugeordneter Kontonummer nach SKR03 oder SKR04. Formdock liefert über 90 Systemkategorien in 7 Gruppen (Anschaffungskosten, Betriebs-/Nebenkosten, Finanzierung, Miete/Kaution, Renovierung, Sonstige Ausgaben, Sonstige Einnahmen). Eigene Kategorien können unter Einstellungen > Kostenkategorien angelegt und verwaltet werden. Jede Kategorie hat Felder für Name, Kürzel, Konten-Nr. (SKR03 + SKR04), MwSt. und Umlagefähig-Status. Bei der Ausgabenerfassung wird die Buchungskategorie automatisch anhand der gewählten Arbeitskategorie vorgeschlagen (z.B. Heizungswartung → Wartung Heizung), kann aber jederzeit manuell geändert werden. → Buchungskategorien · Kostenkategorien verwalten

Bauträger

Ein Unternehmen oder eine Person, die ein Gebäude errichtet und die Einheiten anschließend verkauft. In Formdock wird der Bauträger als Kontakt einem Gebäude zugewiesen (nicht einzelnen Einheiten). Bei der Zuweisung wird der Bauträger automatisch auch als Eigentümer des Gebäudes und aller Einheiten eingetragen, da er bei Neubauprojekten zunächst Eigentümer aller Einheiten ist. Wenn anschließend Einheiten verkauft werden, entsteht eine „wachsende WEG": Der Bauträger wird als Mitglied aufgenommen, und mit jedem Verkauf kommt ein neuer Eigentümer hinzu. Sobald der Bauträger keine Einheit mehr besitzt (alle verkauft), wird er automatisch aus der WEG entfernt. Das Bauträger-Feld am Gebäude bleibt davon unberührt und ist weiterhin sichtbar. Zuweisung unter Objekte → Gebäude-Detail → Bauträger-Slot. → Eigentümer zuweisen · Eigentümerwechsel

Belegungsstatus

Zeigt an, ob ein Objekt vermietet, teilweise vermietet oder im Leerstand ist. In der Objektübersicht als Chip-Filter „Belegung" verfügbar. Der Status wird automatisch berechnet: Sind alle Einheiten vermietet → „Vermietet", keine Einheit vermietet → „Leerstand", nur ein Teil vermietet → „Teilweise vermietet". Der Belegungsstatus kann auch als zusätzliche Spalte in der Objekttabelle eingeblendet werden. → Objekte filtern und suchen

Befristeter Mietvertrag

Ein Mietvertrag mit festem Enddatum. Im Vertragsassistenten unter Schritt 4: Mietzeit wählbar. Bei Ablauf kann eine automatische Verlängerung konfiguriert werden. → Mietbeginn und Mietende

Betriebskostenabrechnung (BKA)

Die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Nebenkosten für Mieter. In Formdock über Sidebar → BKA erreichbar. Der BKA-Bereich verfügt über eine eigene Sekundär-Sidebar mit drei Navigationspunkten: Übersicht (FormdockTable mit KPI-Kacheln, Freitext-Suche, Status-/Jahr-/Immobilien-Filtern und Frist-Warnungen), BKA erstellen (5-Schritte-Assistent) und Archiv (dieselbe FormdockTable mit voreingestelltem Filter auf „Abgeschlossen" und „Versendet"). Ergebnis ist ein PDF pro Mieter mit Nachzahlung oder Guthaben. Zwei Wege: Bei gepflegter Immobilienverwaltung werden Wohnfläche, Einheiten und Vermieter automatisch übernommen. Alternativ können alle BKA-Werte manuell eingegeben werden. Ausgaben mit Buchungskategorie werden automatisch der richtigen BKA-Kostenart zugeordnet. → BKA-Übersicht · BKA erstellen · Kostenarten · Beispielablauf BKA

BKA-Archiv

Die Archiv-Ansicht im BKA-Bereich zeigt fertige Betriebskostenabrechnungen. Technisch handelt es sich um dieselbe FormdockTable wie die Übersicht, jedoch mit automatisch voreingestelltem Status-Filter auf „Abgeschlossen" und „Versendet". Der Filter-Zustand wird unabhängig von der Übersicht gespeichert (eigener stateKey). Funktionen: AJAX-basierte Suche (Mieter, Objekt, Vermieter), kaskadierende Filter (Status, Jahr, Immobilie), Sortierung, Paginierung (25/50/100 pro Seite), PDF-Download, Detailansicht und „Daten übernehmen" für Folgeabrechnungen. Erreichbar über Sidebar → BKA → Archiv. → BKA-Übersicht · Vorjahr kopieren

BKA-Dashboard / BKA-Übersicht

Die zentrale Übersichtsseite im BKA-Bereich. Zeigt alle BKAs (Entwürfe, Abgeschlossen, Versendet) in einer FormdockTable mit KPI-Kacheln (Gesamt, Entwürfe, Abgeschlossen, Versendet), Frist-Warnungen (§ 556 Abs. 3 BGB: 12-Monate-Frist), Freitext-Suche und kaskadierenden Filtern (Status, Jahr, Immobilie). Erreichbar über Sidebar → BKA → Übersicht. → BKA-Übersicht

BKA-Kostenart-Zuordnung

Jede Buchungskategorie kann einer BKA-Kostenart (nach BetrKV §2) fest zugeordnet sein. Beim Import von Ausgaben in die BKA wird die Kostenart automatisch über diese Zuordnung bestimmt. → Kostenarten · Buchungskategorien

Betriebskostenvorauszahlung

Der monatliche Vorschuss des Mieters auf die Betriebskosten. Wird beim Anlegen des Mietverhältnisses unter Tab Miete → BK-Vorauszahlung erfasst und in der BKA mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. → Kaution und Miete erfassen · Vorauszahlungen in der BKA

BK-relevant

Ein Feld bei der Erfassung von Ausgaben. Markiert eine Ausgabe als umlagefähig für die Betriebskostenabrechnung. Drei Optionen: Automatisch (aus Buchungskategorie abgeleitet, Standard), Ja (manuell umlegbar) oder Nein (ausgeschlossen). Einstellbar unter Ausgaben → Ausgabe bearbeiten → Betriebskostenrelevant.

Cashflow-relevant

Ein Toggle-Feld bei Ausgaben und Buchungen. Wenn aktiv (Standard), fließt der Betrag in die Cashflow-Berechnung der Finanzen-Übersicht ein. Deaktivieren für Rückstellungen oder nicht zahlungswirksame Buchungen.

Chip-Filter

Kleine Filter-Schaltflächen (Chips) oberhalb von Tabellen, mit denen Daten gefiltert werden. Chips können einzelne oder mehrere Werte enthalten (z. B. Status: „Offen", „Überfällig"). Aktive Filter werden farblich hervorgehoben und können einzeln oder alle zusammen zurückgesetzt werden. Verfügbar in der Mietübersicht und weiteren Tabellen.

D

Import & Export (Daten)

Die Funktion unter Einstellungen > Import & Export zum Importieren und Exportieren von Stammdaten per CSV-Datei. Import-Tab: Drei Stammdaten-Typen (Vermieter/Eigentümer, Mieter, Immobilien) plus zwei DATEV-Imports (Personenkonten, Mandanten-/Beraternummern). Export-Tab: Vier Exports (Vermieter, Mieter, alle Kontakte, Immobilien). Besonders nützlich beim Wechsel von einem anderen Verwaltungssystem (z.B. immocloud, Haufe) oder zur Datensicherung. Empfohlene Import-Reihenfolge: 1. Vermieter → 2. Immobilien → 3. Mieter. CSV-Format: UTF-8, Semikolon-Trenner. → CSV-Import · Beispiel-CSV · Datenimport (Einstellungen)

Dashboard

Die Startseite nach dem Login in Formdock, erreichbar unter /immoverwaltung/. Nach Login und E-Mail-Verifizierung wird automatisch hierher weitergeleitet. Zeigt: Hero-Section (3 Spalten: Mietvertrag, BKA, Neuigkeiten), 4 Statistik-Kacheln (Immobilien, Mietverhältnisse, Verträge, Betriebskosten), Letzte Verträge (5 neueste mit Typ, Mieter und PDF-Download), Offene Aufgaben (nach Priorität sortiert) und Meine Immobilien (Gebäude mit Einheiten-Anzahl). Mietverträge können auch ohne Immobilienverwaltung erstellt werden. Beim ersten Login startet automatisch eine Onboarding-Tour mit 7 Schritten, die jederzeit über das Benutzermenü erneut gestartet werden kann. Am Ende der Tour können optional Beispieldaten geladen werden. → Dashboard verstehen

Dateien-Tab

Ein eigener Reiter auf der Gebäude- und Einheiten-Detailseite (nach „Zählerstände"), der den vollständigen Dokumentenmanager inline anzeigt. Enthält die Ordnerstruktur in der Seitenleiste, Upload-Bereich, Dateiliste mit Miniaturansichten, Suchfunktion, Smarte Ordner und Papierkorb. Zusätzlich gibt es die Haupt-Dokumentenansicht über Sidebar → Dokumente, die eine sekundäre Navigation mit allen Gebäuden und Einheiten bietet und den Dokumentenmanager für das ausgewählte Objekt in der Mitte zeigt. → Dateien-Tab und Dokumenten-Navigation · Suche und Smarte Ordner · Papierkorb

Dokumentenmanagement

Das in Formdock integrierte System zur verschlüsselten Speicherung von Dateien (PDF, Word, Excel, Bilder). Jedes Objekt erhält automatisch 13 vordefinierte Ordner (z. B. Mieter, Fotos, Verträge). Der Mieter-Ordner erstellt automatisch Unterordner pro Mieter bei der Mietverhältnis-Anlage und speichert die generierte Vermieterbescheinigung dort ab. Speicherlimit: 50 MB pro Objekt. Verschlüsselung: AES-256-CBC. Erreichbar über Sidebar → Dokumente (mit sekundärer Navigation aller Gebäude und Einheiten), direkt auf Detailseiten über den Dateien-Tab und in Formularen über das Dokumentenmanager-Widget. Gelöschte Dateien und Ordner landen im Papierkorb und werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. → Dokumentenmanagement Überblick · Dokumente hochladen · Ordner verwalten · Dokumentenmanager-Widget

DATEV-Export

Die Möglichkeit, Finanzdaten im offiziellen DATEV EXTF v700-Format als Buchungsstapel-CSV an den Steuerberater zu exportieren. Formdock ist ein Vorsystem – die Daten dienen dem Import in DATEV-Buchhaltungssoftware. Konfiguration mit drei Tabs (Export, Buchungskonten, Mandanten-/Beraternummern) unter Einstellungen > DATEV-Export. Schnellexport auch über Finanzen > Export > DATEV-Schnellexport. → DATEV-Export · DATEV-Einstellungen

Debitoren-Nummer

Eine automatisch generierte Personenkontonummer für Kontakte auf der Einnahmen-Seite (Mieter, Eigentümer). Nummernkreis ab 10000. Wird beim ersten DATEV-Export automatisch vergeben. Erscheint im DATEV-Export als Gegenkonto bei Einnahmen. → DATEV-Export

Deposit / Kaution

Siehe Mietkaution.

Direkte Versorgungsverträge

Einstellung im Mietverhältnis (Tab "Miete"), die festlegt, welche Versorgungskosten (Strom, Gas, Wasser) der Mieter direkt mit dem Anbieter abrechnet. Aktivierte Medien werden nicht über die Betriebskostenabrechnung (BKA) umgelegt. Bei der Konsistenzprüfung vor der Batch-BKA-Erstellung erscheinen keine Warnungen für fehlende Zählerstände dieser Medien, stattdessen neutrale Info-Hinweise wie "Strom: Direkt mit Anbieter". → Kaution und Miete · Batch-BKA

Einheitliches Formular

Das adaptive Formular „Ausgabe / Einnahme erfassen", das je nach Kontext unterschiedlich funktioniert. Es enthält einen Typ-Toggle (Ausgabe/Einnahme), eine optionale Objekt-Zuordnung und aufklappbare Detail-Felder (Status, Arbeitskategorie, Kleinreparaturklausel, Abrechnungszeitraum, Kostenaufschlüsselung, Dokumente), die nur bei Objekt-Zuordnung erscheinen. Erreichbar über Finanzen oder die Objekt-Detailseite. → Ausgabe erfassen

E

Eigene Kostenarten / Weitere umlegbare Kosten (§2 Nr. 17)

Zusätzliche Kostenarten nach §2 Nr. 17 BetrKV wie Allgemeinstrom/Betriebsstrom, Biotonne, Kabelanschluss oder Legionellenprüfung. Diese erscheinen als Auswahl im BKA-Wizard. Jeder Nutzer kann den Umlageschlüssel individuell anpassen unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping. → Kostenarten-Mapping

Empfehlungsprogramm

Ein System, bei dem bestehende Nutzer Freunde einladen können. Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Empfehlungslink mit einzigartigem Code. Registriert sich ein neuer Nutzer über diesen Link und tätigt seinen ersten Kauf, erhalten beide Seiten Guthaben. Das Empfehlungsprogramm ist unabhängig vom Treueprogramm. → Empfehlungsprogramm

Empfehlungsbonus

Guthaben, das einem Nutzer gutgeschrieben wird, wenn ein von ihm geworbener Freund seinen ersten Kauf tätigt. Erscheint in der Transaktionshistorie als „Empfehlungsbonus: [Name] hat ersten Kauf getätigt". → Empfehlungsprogramm

Empfehlungslink

Ein persönlicher Link mit einzigartigem Code (z. B. FD-A1-X4F2), über den neue Nutzer zu Formdock eingeladen werden können. Verfügbar im Dashboard, im User-Popup und unter Einstellungen > Freunde werben. Der Link setzt ein Cookie (30 Tage), sodass der Geworbene nicht sofort registriert werden muss. → Empfehlungsprogramm

E-Mail Vorschau

Eine Funktion unter Einstellungen → E-Mail-Versand, die zeigt, wie ausgehende E-Mails beim Empfänger aussehen. Die Vorschau berücksichtigt das aktuelle Logo, die Markenfarbe und die Firmendaten im Footer. Erreichbar über den Button „Vorschau anzeigen" in der Karte „E-Mail Vorschau" (zwischen Firmendaten und SMTP-Konfiguration). Öffnet sich in einem Modal mit einer Beispiel-E-Mail. → Logo & CI-Farben

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Eine vereinfachte Gewinnermittlung, bei der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. In Formdock über das Berichtscenter (Objektdetailseite → Drei-Punkte-Menü → Berichte → EÜR) generierbar. Der Bericht enthält: Mieteinnahmen, Nebenkostenvorauszahlungen, Ausgaben (umlagefähig/nicht umlagefähig) und den resultierenden Überschuss. Verfügbar als XLSX (3 Sheets: EÜR, Details, Nicht berücksichtigt) und als PDF. → Berichte erstellen (EÜR, Anlage V)

Eigentümergemeinschaft (WEG)

Eine Gemeinschaft mehrerer Eigentümer innerhalb eines Gebäudes (Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG-Gesetz). In Formdock wird eine WEG automatisch als Kontakt vom Typ „Eigentümergemeinschaft" erstellt, sobald verschiedene Einheiten eines Mehrfamilienhauses verschiedene Eigentümer haben. Die WEG steht als Eigentümer am Gebäude (als Dachorganisation), während jede Einheit ihren individuellen Eigentümer behält. Die WEG enthält eine Mitgliederliste und wird automatisch erweitert, wenn weitere Einheiten verkauft werden. Auslöser: Eigentümerwechsel oder Eigentümer-Zuweisung an einer Einheit. Wichtig: Andere Gemeinschaftstypen (z.B. Erbengemeinschaft, GbR) werden nicht als WEG behandelt – sie werden als Mitglied in eine neue WEG aufgenommen, wenn Einheiten individuelle Eigentümer erhalten. Eine Eigentümergemeinschaft mit Mitgliedern kann nicht gelöscht werden. → Eigentümer zuweisen · Eigentümerwechsel · Kontakte löschen

Erbengemeinschaft

Eine Gemeinschaft von Erben, die gemeinsam über ein geerbtes Objekt verfügen. In Formdock wird eine Erbengemeinschaft als Kontakt vom Typ „Eigentümergemeinschaft" angelegt (z.B. „Erbengemeinschaft Müller"). Im Unterschied zu einer automatisch erstellten WEG wird eine Erbengemeinschaft als ein Eigentümer innerhalb einer WEG behandelt: Wenn Einheiten individuelle Eigentümer erhalten, erstellt Formdock eine neue WEG und nimmt die Erbengemeinschaft als Mitglied auf – sie wird nicht als bestehende WEG erweitert. Formdock erkennt den Unterschied anhand des Namens: Nur Kontakte deren Name mit „Eigentümergemeinschaft" oder „WEG" beginnt, werden als echte WEG behandelt. → Eigentümer zuweisen

Eigentümer-Zuordnung entfernen

Die Möglichkeit, einen zugewiesenen Eigentümer von einem Objekt oder einer Einheit zu lösen. In Formdock verfügbar über den roten × Button (bei Objekten) bzw. den roten „Entfernen"-Link (bei Einheiten) im Bereich „Eigentümer". Voraussetzung: Es dürfen keine Abhängigkeiten bestehen (aktive Mietverhältnisse, Mietverträge, offene Aufgaben, offene Abrechnungsmappen). Der Kontakt selbst wird nicht gelöscht, nur die Verknüpfung. Siehe Objektverwaltung → Eigentümer zuweisen. → Eigentümer zuweisen

Einheit

Eine Teilfläche innerhalb eines Gebäudes (Objekt), z.B. eine Wohnung, ein Gewerberaum, eine Garage oder ein Stellplatz. Einheiten werden unter Objekte → Objekt öffnen → Tab Einheiten verwaltet. → Einheiten verwalten

Energieausweis

Ein Dokument über den Energieverbrauch einer Immobilie. In Formdock wählbar als Bedarfsausweis oder Verbrauchsausweis mit Energiekennwert in kWh/(m²·a). Hinterlegbar bei Objekten und bei vermarkteten Objekten unter Vermarktung → Objekt → Tab Energie. → Objektdaten bearbeiten · Vermarktung bearbeiten

Exposé

Ein Verkaufs-/Vermietungsdokument für eine Immobilie. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Beschreibung und Tab Medien (Fotos, Grundrisse) erstellt. → Vermarktung bearbeiten · Fotos hochladen

F

Fällige Arbeiten

Ein Dashboard-Widget, das überfällige und bald fällige wiederkehrende Ausgaben anzeigt (Zeitfenster: nächste 30 Tage). Überfällige Einträge werden rot hervorgehoben, kommende Einträge mit der verbleibenden Anzahl Tage. Pro Eintrag kann direkt zur Ausgabe im jeweiligen Objekt navigiert werden. Das Widget erscheint nur, wenn mindestens eine fällige Arbeit existiert. → Wiederkehrende Ausgaben

Fälligkeitstag

Der Tag im Monat, an dem die Miete fällig wird. In Formdock wählbar von 1. bis 28. des Monats (Standard: 1.). Einstellbar unter Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Fälligkeitstag. → Mietverhältnis anlegen

Filter-Preset

Eine gespeicherte Filterkombination für eine Tabelle in Formdock. Presets werden serverseitig pro Benutzer und Tabelle gespeichert und als klickbare Badges über der Filterleiste angezeigt. Erstellen über „Filter speichern" (erscheint nur bei aktiven Filtern). Laden per Klick auf den Badge, Löschen per × am Badge. Siehe Erste Schritte → Tabellen, Filter und Suche. → Tabellen, Filter und Suche

Foto (Zählerstand)

Ein optionales Bild (JPG/PNG), das beim Erfassen eines Zählerstandes hochgeladen werden kann. Dient als Nachweis des abgelesenen Wertes. Wird automatisch im Dokumentenmanager unter dem Ordner Zähler → {Zählernummer} → {Jahr} abgelegt. Im Ableseverlauf erkennbar am Kamera-Symbol. → Zählerstand erfassen

Finanzen

Die zentrale Übersichtsseite in Formdock, die alle Einnahmen (Mieten) und Ausgaben (Reparaturen, Wartungen, Buchungen) zusammenführt. Erreichbar über Sidebar → Finanzen. Zeigt KPI-Karten (Einnahmen, Ausgaben, Saldo, offene Posten), Filter, CSV-/DATEV-Export und drei Sub-Tabs: Einnahmen/Ausgaben (chronologische Liste), nach Immobilien (gruppiert nach Gebäude/Einheit, mit gespeicherten Filtern und PDF-Export pro Gebäude) und Mietübersicht (fokussiert auf Mieteinnahmen). Neue Ausgaben erfassen Sie über „+ Ausgabe / Einnahme erfassen". → Finanzen-Übersicht · Ausgabe erfassen

Finanzen (Einheiten-Ansicht)

In der Einheiten-Detailansicht zeigt die konsolidierte Finanzen-Tabelle alle Mieteinnahmen (inkl. Kaution und Anfangssaldo), Ausgaben und Buchungen der Einheit in einer einzigen AJAX-basierten Tabelle mit Filtern (Jahr, Typ, Quelle, Status), Paginierung und Sortierung. Zahlungen können direkt per Klick als „Erhalten" oder „Ausstehend" markiert werden. Bei überfälligen Zahlungen (Miete, Kaution, Anfangssaldo) erscheint ein Briefumschlag-Icon pro Zeile zum direkten Versand einer Zahlungserinnerung oder formellen Mahnung. Die Anrede wird automatisch aus den Kontaktdaten des Mieters generiert, die Mahnungstexte sind neutral formuliert. → Einheiten verwalten

G

Garagenmietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Speziell für die Vermietung von Garagen. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Garage. → Garagenmietvertrag erstellen

Gebäude-Zähler

Ein Zähler, der nicht an einer einzelnen Mieteinheit, sondern am übergeordneten Gebäude registriert ist. Typische Beispiele: Allgemeinstrom (Treppenhausbeleuchtung, Aufzug), Gesamtwasserzähler, Heizungs-Hauptzähler. In Formdock wird ein Gebäude-Zähler angelegt, indem man den Zähler dem Gebäude-Objekt (nicht der Einheit) zuordnet. Bei der Betriebskostenabrechnung einer einzelnen Mieteinheit werden Gebäude-Zähler automatisch erkannt und mit dem Badge „Gebäude" angezeigt. Die Kosten werden anteilig nach dem gewählten Umlageschlüssel (z.B. Wohnfläche m², Einheiten) auf die Mieteinheiten verteilt. Gegenstück: Einheit-Zähler (direkt an der Wohnung). → BKA erstellen – Verbrauchsdaten · Umlageschlüssel

Gesperrter Zählerstand

Ein Zählerstand, der nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden kann, weil er in einer abgeschlossenen Betriebskostenabrechnung oder einer geschlossenen Abrechnungsmappe enthalten ist. In Formdock erkennbar am Schloss-Symbol (🔒) im Zählerdetail-Modal. Zum Korrigieren muss die zugehörige Abrechnung zunächst wieder geöffnet werden. → Zählerstand erfassen

Gesonderte Berechnung

Eine alternative Abrechnungsmethode in der BKA, bei der statt eines Umlageschlüssels ein fester Euro-Betrag direkt dem Mieter zugewiesen wird (z.B. Heizkostenabrechnung vom externen Messdienstleister). Aktivierbar als Checkbox im BKA-Assistenten Schritt 2. → Umlageschlüssel

Gewerbemietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Für die Vermietung von Gewerbeflächen. Enthält gewerbespezifische Felder wie Betriebsbezeichnung, USt-IdNr. und Handelsregister. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Gewerbe. Zwei Wege: Aus einem Mietverhältnis heraus (Daten automatisch vorausgefüllt) oder komplett manuell über Verträge → Gewerbemietvertrag → „Jetzt starten" (alle Felder selbst eingeben, kein Objekt/Mietverhältnis nötig). → Gewerbemietvertrag erstellen

Gemischte Nutzung

Ein Gebäude, das sowohl Wohn- als auch Gewerbeeinheiten enthält (z.B. Erdgeschoss Laden, Obergeschosse Wohnungen). In Formdock wird das Gebäude als übergeordnetes Objekt angelegt (Typ: Wohn-/Geschäftshaus), die einzelnen Einheiten erhalten ihren jeweiligen Typ (Wohnung, Büro, Laden etc.). Für Wohnmieter werden Wohnraummietverträge erstellt, für Gewerbemieter Gewerbemietverträge. In der Betriebskostenabrechnung können beide Nutzungsarten zusammen oder getrennt abgerechnet werden.

Grundsteuer

Eine kommunale Steuer auf Grundbesitz. In der BKA als Kostenart nach §2 Nr. 1 BetrKV auf Mieter umlegbar. Standard-Umlageschlüssel: nach Wohnfläche (m²).

H

Hauptmieter

Der primäre Mieter eines Mietverhältnisses. Der Hauptmieter wird bei allen Anschreiben, Betriebskostenabrechnungen, Sollstellungen und sonstigen Dokumenten als Referenz verwendet. In Formdock wird der Hauptmieter im Mietverhältnis-Modal → Tab „Mieter" festgelegt (Checkbox „Hauptmieter" standardmäßig aktiviert). Optional kann ein 2. Mieter hinzugefügt werden, der als nicht-primärer Mieter gespeichert und automatisch in den Mietvertrag-Wizard übernommen wird. → Mieter zuweisen

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG)

Kosten für Dienstleistungen im Haushalt, die steuerlich absetzbar sind. Zwei Typen: a) Geringfügig Beschäftigte (max. 510 € Steuerermäßigung) und b) Handwerkerleistungen (max. 1.200 € Steuerermäßigung, jeweils 20 % der Lohnkosten). Erfassbar bei Ausgaben im Bereich Kosten mit Betrag und Kategorie (a oder b). Der eingegebene Betrag wird intern automatisch als Lohnkosten-Anteil für die BKA übernommen. In der BKA wird automatisch eine §35a-Bescheinigung generiert. → §35a in der BKA · Ausgabe erfassen

Heizkostenvorauszahlung

Monatliche Vorauszahlung für Heiz- und Warmwasserkosten, separat von der allgemeinen BK-Vorauszahlung. In Formdock als eigenes Feld im Mietverhältnis unter Tab Miete → Heizkostenvorauszahlung. → Kaution und Miete erfassen

Heizungsart

Die Art der Beheizung einer Immobilie. In Formdock wählbar aus 13 Optionen: Gasheizung, Ölheizung, Wärmepumpe, Fernwärme, Pelletheizung, Elektroheizung, Etagenheizung, Fußbodenheizung, Nachtspeicherheizung, Solarheizung, Blockheizkraftwerk (BHKW), Sonstige. Einstellbar unter Objekte → Objekt bearbeiten → Heizungsart. → Objektdaten bearbeiten

I

Indexmiete

Eine Mietform, bei der die Kaltmiete an den Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamtes gekoppelt ist (§ 557b BGB). Konfigurierbar im Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Vertragsart: Indexmiete mit Basisjahr, Basiswert, Prüfintervall und Mindestschwelle. Auch im Vertragsassistenten unter Schritt 5: Miete → Mietart → Indexmiete wählbar. Die Indexmiete-Felder werden bidirektional zwischen Mietverhältnis und Mietvertrag synchronisiert. → Indexmiete konfigurieren

Interaktive Tabelle (FormdockTable)

Die einheitliche Tabellenkomponente, die in vielen Bereichen von Formdock eingesetzt wird (Objekte, Mietübersicht, BKA-Übersicht etc.). Bietet Live-Suche, dynamische Chip-Filter (über Filter-Button hinzufügbar), kaskadierende Filteroptionen, Spalten-Sortierung (3-Klick-Zyklus), Drag & Drop Spaltenreihenfolge, Spaltenbreite per Ziehen anpassen, Spalten ein-/ausblenden, Filter-Presets speichern, Paginierung, automatische Persistenz aller Einstellungen und voreingestellte Filter (defaultFilters), die beim Laden der Tabelle automatisch gesetzt werden (z.B. BKA-Archiv: nur „Abgeschlossen" + „Versendet"). Ausführliche Anleitung unter Erste Schritte → Tabellen, Filter und Suche. → Tabellen, Filter und Suche

Interessent

Eine Person, die Interesse an einer Miet- oder Kaufimmobilie hat. Unterschieden in Miet-Interessenten und Kauf-Interessenten, sowie konkret (für eine bestimmte Immobilie) oder Suchprofil (allgemeine Suche). Verwaltet über Sidebar → Interessenten. → Interessenten-Überblick · Miet-Interessent anlegen · Kauf-Interessent anlegen

K

Kaltmiete (Grundmiete)

Die reine Miete ohne Nebenkosten (auch: Nettomiete, Nettokaltmiete). Wird beim Mietverhältnis unter Tab Miete → Kaltmiete erfasst. Grundlage für die Kleinreparaturklausel (max. 8 % der Jahresnettokaltmiete). → Kaution und Miete erfassen

Kanban-Board

Eine visuelle Pipeline-Darstellung für Interessenten. Karten können per Drag-and-Drop zwischen Status-Spalten verschoben werden. Erreichbar über Sidebar → Interessenten → Tab Kanban. → Kanban-Board

Kaufberechtigung (Team)

Eine Einstellung in der Team-Verwaltung, die festlegt, ob ein Teammitglied (Sub-User) eigenständig im Formdock-Shop einkaufen darf (z.B. Guthaben-Pakete, Credits). Wenn deaktiviert, kann nur der Kontoinhaber Käufe tätigen. Konfigurierbar beim Einladen eines neuen Teammitglieds und nachträglich änderbar. → Team-Verwaltung

Kaskadierende Filter

Filtermechanismus, bei dem sich die verfügbaren Optionen in jedem Filter-Chip anpassen, wenn ein anderer Filter gesetzt wird. Beispiel: Wählt man Status „Überfällig", zeigt der Objekt-Filter nur noch Objekte mit überfälligen Mieten an. Die Suchergebnisse schränken sich mit jedem zusätzlichen Filter weiter ein.

Miet-Pipeline: Interessiert → Besichtigung → Bewerbung → Prüfung → Zusage → Mietvertrag. Kauf-Pipeline: Interessiert → Besichtigung → Angebot → Verhandlung → Kaufvertrag → Notar.

Kaution

Siehe Mietkaution.

Kleinreparaturklausel (§14 Abs. 4)

Eine vertragliche Regelung, die den Mieter verpflichtet, kleine Reparaturen (Kleinreparaturen) bis zu einer bestimmten Betragsgrenze selbst zu tragen. In Formdock erfassbar unter Finanzen → Ausgabe bearbeiten → Kleinreparaturklausel (§14.4) als Dropdown mit 6 Typen:

• Installationsgegenstände für Elektrizität (z.B. Lichtschalter, Steckdosen)
• Installationsgegenstände für Wasser (z.B. Wasserhähne, Duschköpfe)
• Installationsgegenstände für Gas (z.B. Gasleitungsanschlüsse)
• Heiz- und Kocheinrichtungen (z.B. Heizkörperventile, Kochplatten)
• Fenster- und Türverschlüsse (z.B. Griffe, Schlösser)
• Verschlussvorrichtungen von Fensterläden (z.B. Rollladengurte)

Betragsgrenzen: Max. 120 € pro Einzelreparatur, max. 300 € pro Jahr, max. 8 % der Jahresnettokaltmiete. Formdock prüft diese automatisch. → Kosten und Handwerker · Betriebskosten-Relevanz

Kontoinhaber (Owner)

Der Hauptbenutzer eines Formdock-Kontos. Der Kontoinhaber hat volle Kontrolle über alle Daten und Einstellungen und kann über die Team-Verwaltung Mitarbeiter als Teammitglieder einladen. Alle Teammitglieder arbeiten mit den Daten des Kontoinhabers. Nur der Kontoinhaber kann das Team verwalten, Berechtigungen steuern und Mitglieder sperren oder entfernen. → Team-Verwaltung

Kontaktart

Der Typ eines Kontakts in Formdock. Vier Arten: Privatperson, Firma/Unternehmen, Eigentümergemeinschaft (WEG), Verein/Organisation. Die Kontaktart bestimmt, welche Felder im Kontaktformular verfügbar sind (z.B. Firma hat Handelsregister, WEG hat Verwalter-Felder). Filterbar in der Kontakttabelle unter Kontaktart. → Kontakt anlegen

Kontaktrolle

Die Funktion, die ein Kontakt im System hat. 13 Rollen: Mieter, Vermieter, Eigentümer, Bauträger, Dienstleister, Handwerker, Immobilienverwaltung, Makler, Bank, Hausmeister, Bekannter, Mietinteressent, Sonstige. Ein Kontakt kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. → Kontaktrollen

Kontaktübersicht

Die zentrale Liste aller Kontakte in Formdock unter Sidebar → Kontakte. Nutzt die interaktive Tabelle (FormdockTable) mit Live-Suche, Filtern nach Rolle und Kontaktart, KPI-Leiste und konfigurierbaren Spalten. → Kontakte suchen und filtern · Kontakt anlegen

Kostenart

Ein Posten in der Betriebskostenabrechnung nach §2 BetrKV. Formdock bietet 28 Standard-Kostenarten (Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Versicherung, Aufzug, etc.) plus 6 frei definierbare Kostenarten. Jede Kostenart hat einen Standard-Umlageschlüssel (z.B. Wohnfläche, Wohneinheiten), der unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping individuell angepasst werden kann. → Kostenarten in der BKA · Kostenarten-Mapping

Kostenarten-Mapping

Einstellung für den Standard-Umlageschlüssel jeder Kostenart. Unter Einstellungen → Betriebskosten → Kostenarten-Mapping kann jeder Nutzer den Schlüssel pro Kostenart individuell anpassen und bei Bedarf auf den Standard zurücksetzen. In jeder einzelnen BKA kann der Schlüssel trotzdem manuell geändert werden. → Kostenarten-Mapping

Kostenkategorien

Die Verwaltungsseite für Buchungskategorien unter Einstellungen > Kostenkategorien. Hier können Sie Systemkategorien bearbeiten (Kontonummer, MwSt., Umlagefähig) und eigene Kategorien hinzufügen. Kategorien sind in 7 ausklappbare Gruppen (Accordion) gegliedert. Mit den "SKR vorbelegen"-Links können alle Kontonummern auf die Standardwerte eines Kontenrahmens zurückgesetzt werden. → Kostenkategorien verwalten

Kreditoren-Nummer

Eine automatisch generierte Personenkontonummer für Kontakte auf der Ausgaben-Seite (Handwerker, Dienstleister). Nummernkreis ab 70000. Wird beim ersten DATEV-Export automatisch vergeben. Erscheint im DATEV-Export als Gegenkonto bei Ausgaben. → DATEV-Export

Kündigungsdatum

Das Datum, an dem ein Mietverhältnis enden soll. In Formdock wird das Kündigungsdatum im Feld „Mietende" eingetragen (Mietverhältnis → Bearbeiten → Tab Vertragsdetails). Das Eintragen hat weitreichende Auswirkungen: Offene Sollstellungen nach dem Datum werden automatisch gelöscht, der Status wechselt auf „Gekündigt zum [Datum]" und nach Ablauf wird die Einheit als Leerstand markiert. Neben dem Feld „Mietende" gibt es einen „Was ist das?"-Link, der alle Auswirkungen in einem Info-Modal erklärt. → Mietbeginn und Mietende · Mietverhältnis kündigen

L

Leerstand

Der Zustand einer Einheit ohne aktives Mietverhältnis. In Formdock automatisch erkannt und mit einem roten Badge „LEERSTAND" gekennzeichnet.

Löschsperre (Kontakt)

Ein Mechanismus, der verhindert, dass ein Kontakt mit bestehenden Zuordnungen gelöscht wird. In der Kontaktliste erkennbar am grauen Papierkorb-Icon (statt rot). Mögliche Sperrgründe: Systemkontakt, Eigentümer-/Verwalter-/Bauträger-Zuordnung an Objekten, aktive Mietverhältnisse, oder Gemeinschaft mit Mitgliedern. Alle Sperrgründe und deren Auflösung sind im Artikel „Kontakte löschen" beschrieben. → Kontakte löschen

M

Mandantennummer

Ihre Mandantennummer beim Steuerberater (1-5 Ziffern), die im DATEV-Export-Header verwendet wird. Konfigurierbar unter Einstellungen > DATEV-Export > Mandanten-/Beraternummern pro Eigentümer. → DATEV-Einstellungen

Mahnung

Formelles Schreiben an einen Mieter bei Zahlungsrückstand (Miete, Kaution oder Anfangssaldo). In Formdock gibt es zwei Stufen: Zahlungserinnerung (freundlich, ohne Fristsetzung) und Formelle Mahnung (mit Fristsetzung und Hinweis auf § 543 BGB). Auslösbar direkt aus der Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht per Klick auf das Briefumschlag-Icon bei überfälligen Zahlungen. Texte sind neutral formuliert und die Anrede wird automatisch aus den Kontaktdaten generiert. Wird per E-Mail gesendet und als PDF archiviert. → Mahnung senden

Mahnungsprotokoll

Chronologische Liste aller versendeten Zahlungserinnerungen und Mahnungen für eine Einheit. Erscheint in der Einheiten-Detailansicht unterhalb der Finanzen-Tabelle. Jeder Eintrag ist unveränderbar (eingefrorener Text, Rückstandshöhe, Datum) und enthält einen PDF-Download. → Mahnung senden

Maklerauftrag

Der Auftrag eines Eigentümers an einen Makler zur Vermittlung einer Immobilie. Vertragstypen: Einfacher Auftrag, Alleinauftrag, Qualifizierter Alleinauftrag. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Auftraggeber. Objekte mit Maklerauftrag werden in Formdock entsprechend gekennzeichnet. → Auftraggeber verwalten

Matching / Match-Score

Das automatische Abgleichen von Suchprofilen mit Immobilien. Der Score (0–100 %) berechnet sich aus: Standort (30 %), Zimmer (20 %), Fläche (20 %), Preis (20 %), Typ (10 %). Toleranzen: ±10 % bei Fläche/Preis, ±0,5 Zimmer. Erreichbar über Sidebar → Interessenten → Tab Suchprofile → Matching starten. → Matching starten · Match-Score

Mieter-Ordner

Ein automatisch erstellter Unterordner im DMS-Systemordner Mieter. Beim Anlegen eines neuen Mietverhältnisses wird im Mieter-Ordner des Objekts ein Unterordner mit dem Namen des Mieters erstellt. Die automatisch generierte Vermieterbescheinigung (PDF) wird dort abgelegt. Wird ein externer Mietvertrag im Mietverhältnis hochgeladen, wird dieser automatisch unter Mieter → {Mietername} → Mietvertrag gespeichert. Ideal fuer weitere mieterspezifische Dokumente wie Schriftverkehr oder Uebergabeprotokolle. → Ordner verwalten · Dokumentenmanagement Überblick

Mietende

Das Datum, an dem ein Mietverhältnis tatsächlich endet. Einzutragen unter Mietverhältnis → Bearbeiten → Tab Vertragsdetails → Mietende. Nicht zu verwechseln mit dem Feld „Vertragsende (befristet)", das nur informativ ist. Das Mietende hat automatische Auswirkungen: (1) Alle offenen Sollstellungen nach dem Datum werden gelöscht, (2) der Status wechselt auf „Gekündigt zum [Datum]", (3) nach Ablauf wird die Einheit als Leerstand markiert, (4) bei aktivierter „Anteilige letzte Miete" wird die letzte Monatsmiete anteilig berechnet. Neben dem Feld gibt es einen „Was ist das?"-Link mit Info-Modal. Kann jederzeit rückgängig gemacht werden (Feld leeren), gelöschte Sollstellungen müssen dann neu generiert werden. → Mietbeginn und Mietende · Mietverhältnis kündigen

Mietkaution

Sicherheitsleistung des Mieters (gesetzlich max. 3 Monatskaltmieten bei Wohnraum, zahlbar in 3 Raten gemäß §551 BGB). Wird beim Mietverhältnis unter Tab Miete → Kaution erfasst. Verschlüsselt gespeichert. → Kaution und Miete erfassen · Sollstellungen

Mietverhältnis

Die Verknüpfung zwischen einem Kontakt (Mieter) und einer Einheit (Wohnung). Enthält 6 Mietbestandteile: Kaltmiete, BK-Vorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Stellplatzmiete, weitere Kosten, Kaution. Formular mit 4 Tabs: Mieter, Vertragsdetails, Miete, Ein-/Auszug. Die Übersichtsliste nutzt die FormdockTable mit AJAX-Paginierung, Spalten-Konfiguration, Filterpresets und serverseitiger Suche (auch über verschlüsselte Mieternamen). Wichtig: Ein Mietverhältnis erfordert ein angelegtes Objekt und einen Kontakt. Mietverträge (als PDF) können dagegen auch ohne Mietverhältnis direkt unter Verträge → „Jetzt starten" erstellt werden. → Mietverhältnis anlegen · Mieter zuweisen · Kaution und Miete

Mietverhältnisse-Tabelle

Die interaktive Übersicht aller Mietverhältnisse unter Verträge → Mietverhältnisse. Nutzt die FormdockTable-Komponente mit: KPI-Kacheln (Alle, Aktiv, Gekündigt, Beendet, Ausstehend), Freitext-Suche (durchsucht Immobilie, Adresse, Mietername), Multiselect-Filtern (Status, Immobilie, Vertragsart), kaskadierende Filter-Optionen, gespeicherte Filter-Presets, konfigurierbare Spalten und serverseitige Paginierung. Nur die aktuelle Seite wird entschlüsselt. → Mietverhältnisse filtern und suchen

MwSt-Satz (Mehrwertsteuer)

In der BKA (nur bei Gewerbe mit Umsatzsteueroption) pro Kostenart wählbar: 0 %, 5 %, 7 %, 16 %, 19 %. Bei Ausgaben: 0 %, 7 %, 19 % (Standard).

N

Nebenkosten

Sammelbegriff für alle Kosten neben der Kaltmiete: BK-Vorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Stellplatzmiete, sonstige Kosten. In Formdock separat erfassbar beim Mietverhältnis.

O

Onboarding-Tour

Eine interaktive geführte Tour (7 Schritte), die beim ersten Login automatisch startet und die wichtigsten Bereiche des Dashboards erklärt: Navigation, Mietvertragserstellung, BKA, Kennzahlen, Mietverhältnisse, Guthaben und Hilfe-Chatbot. Kann jederzeit abgebrochen und über das Benutzermenü > Tour starten erneut aufgerufen werden. Am Ende wird angeboten, Beispieldaten zu laden. → Dashboard verstehen

Objekttyp

Die Art der Immobilie in Formdock. 4 Hauptkategorien mit 25+ Typen: Gebäude (Mehrfamilienhaus, Wohn-/Geschäftshaus, Apartmenthaus), Wohnungen (Wohnung, Apartment, Etagenwohnung, Penthouse, Loft, Maisonette, Souterrain, Dachgeschosswohnung, Einliegerwohnung), Häuser (Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus, Bungalow, Villa, Bauernhaus, Ferienhaus), Gewerbe & Sonstiges (Büro, Laden/Geschäft, Lager/Halle, Garage, Stellplatz, Grundstück). → Objekt anlegen · Objektdaten bearbeiten

P

Papierkorb (DMS)

Eine Sicherheitsfunktion im Dokumentenmanagement von Formdock. Gelöschte Dateien und Ordner werden nicht sofort entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Dort verbleiben sie 30 Tage und können jederzeit wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen erfolgt die automatische endgültige Löschung (inkl. der verschlüsselten Datei auf dem Server). Der Papierkorb ist in der Seitenleiste des Dokumentenmanagers am unteren Rand zu finden. Gelöschte Dateien belegen keinen Speicherplatz im Kontingent. → Papierkorb · Ordner verwalten

Personenkonto

Ein Konto im DATEV-Kontenrahmen für eine bestimmte Person (Debitor = Kunde/Mieter, Kreditor = Lieferant/Handwerker). Formdock generiert Personenkonten automatisch beim DATEV-Export. Bestehende Nummern aus anderen Systemen können per CSV-Import unter Einstellungen > DATEV-Export > Buchungskonten importiert werden. → DATEV-Export · DATEV-Einstellungen

Property Picker

Die globale Immobiliensuche in Formdock. Ein Modal mit drei Gruppen: Gebäude, Einheiten und vermarktete Objekte (gelb hervorgehoben). Wird überall eingesetzt, wo eine Immobilie ausgewählt werden muss. → Property Picker

Q

Qualifizierter Alleinauftrag

Die stärkste Form des Maklerauftrags. Der Eigentümer darf die Immobilie nicht selbst vermitteln. In Formdock unter Vermarktung → Objekt → Tab Auftraggeber → Vertragstyp wählbar. → Auftraggeber verwalten

R

Rumpfabrechnungszeitraum

Ein verkürzter Abrechnungszeitraum bei Mieterwechsel – vom Beginn des Abrechnungszeitraums bis zum Auszugsdatum (z.B. 01.03.–31.08. bei einem Abrechnungszeitraum ab 01.03.). In der BKA einstellbar über die Felder „Mieter-Zeitraum Start" und „Mieter-Zeitraum Ende" in Schritt 1. → Zwischenabrechnung · Abrechnungszeitraum

S

Sammelablesung

Eine Funktion in Formdock, die beim Erfassen eines Hauptzähler-Standes automatisch alle zugehörigen Nebenzähler anzeigt. So werden Haupt- und Nebenzähler zum gleichen Stichtag abgelesen – Voraussetzung für die korrekte Berechnung des Allgemeinverbrauchs in der Betriebskostenabrechnung. Im Ablesung-Modal erscheint der Bereich „Nebenzähler ablesen" mit Eingabefeldern für jeden Nebenzähler. Ein gemeinsames Ablesedatum gilt für alle Zähler. Alle Ablesungen werden mit einem Klick gespeichert. Unter Zähler → Zählerstand erfassen. → Zählerstand erfassen · Haupt- und Nebenzähler

Shop (In-App)

Der integrierte Shop innerhalb der Formdock-App. Erreichbar über das Warenkorb-Symbol in der Hauptnavigation oder über ?tab=shop. Ermöglicht den Kauf von Mietverträgen, Betriebskostenabrechnungen, Guthaben-Paketen und weiteren Produkten direkt in der Anwendung. Der Shop verfügt über eine eigene Seitenleiste mit Produktkategorien und Warenkorb. Rabatte (Staffelrabatt, persönlicher Rabatt, IVD-Rabatt) werden automatisch berechnet. → Shop – Überblick

Staffelrabatt

Ein Mengenrabatt im Shop, der ab einer bestimmten Stückzahl automatisch gewährt wird. Beispiel: 5 % ab 5 Stück, 10 % ab 10 Stück eines Produkts. Wird im Warenkorb und an der Kasse als eigene Zeile angezeigt und mit eventuellen persönlichen Rabatten oder IVD-Rabatten kombiniert. → Shop – Überblick

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Protokoll zum Versenden von E-Mails. In Formdock kann unter Einstellungen → E-Mail-Versand ein eigener SMTP-Server konfiguriert werden, um E-Mails über die eigene Domain statt über den Formdock-Standardserver zu versenden. Felder: Host, Port, Verschlüsselung (STARTTLS/SSL/Keine), Benutzername, Passwort. Gespeichert über den Button „SMTP-Einstellungen speichern". Verbindungstest per „Verbindung testen"-Button. → Eigenen SMTP-Server einrichten

SEPA-Lastschrifteinzug

Automatischer Einzug der Miete per SEPA-Lastschrift. Im Mietverhältnis unter Tab Miete → SEPA-Lastschrifteinzug aktivierbar mit Mandatsreferenz und Mandatsdatum. → Kaution und Miete erfassen

Sollstellung

Eine automatisch generierte Mietforderung in Formdock. Für jedes aktive Mietverhältnis werden monatliche Sollstellungen (Typ: Miete) erzeugt. Zusätzlich können Sonder-Sollstellungen für Kaution und Anfangssaldo generiert werden. Sichtbar in der konsolidierten Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht. Bei Staffelmiete wird der Betrag automatisch an die jeweilige Staffelstufe angepasst. Der Status (Erhalten/Ausstehend/Offen) kann direkt in der Tabelle per Klick geaendert werden. → Sollstellungen verstehen

Staffelmiete

Eine Mietform mit vorher festgelegten Mietsteigerungen zu festen Terminen (§ 557a BGB). Konfigurierbar im Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Vertragsart: Staffelmiete mit bis zu 8 Staffelstufen. Zwei Modi verfügbar: Formdock-Mietvertrag (nur Beträge, Datümer als 12-Monats-Schritte ab Mietbeginn, passend für den Formdock-Mietvertrag-PDF) und Individuell (eigene Zeitpunkte mit automatischem Staffel-Berechner, Warnhinweis dass der Formdock-Mietvertrag nicht verwendbar ist). Die Kaltmiete und das Mietbeginn-Datum werden automatisch zwischen Staffelmiete-Bereich und Miete-Reiter synchronisiert. Auch im Vertragsassistenten unter Schritt 5: Miete → Mietart → Staffelmiete wählbar. Die Staffelbeträge werden bidirektional zwischen Mietverhältnis und Mietvertrag synchronisiert und in den monatlichen Sollstellungen berücksichtigt. → Staffelmiete konfigurieren

Staffel-Berechner

Ein automatischer Rechner im Mietverhältnis (Tab Vertragsdetails → Staffelmiete → Modus „Individuell"), der 8 Staffelstufen vorausfüllt. Eingaben: Startdatum (automatisch aus Mietbeginn), Kaltmiete (automatisch aus Miete-Reiter), Erhöhung (€ oder %), Intervall (Monate). Per Klick auf „Staffel berechnen" werden alle 8 Stufen mit Datum und Betrag berechnet und können anschließend manuell angepasst werden.

Stellplatzmietvertrag

Eine der vier Vertragsarten in Formdock. Für die Vermietung von Stellplätzen. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Stellplatz. → Stellplatzmietvertrag erstellen

Sammelkontakt (Sammelkunde/Sammellieferant)

Ein automatisch angelegter Systemkontakt in Formdock, der als Auffangkonto für seltene Buchungen dient. Der Sammelkontakt erhält die erste Debitor-Nr. (z.B. 100000000) und die erste Kreditor-Nr. (z.B. 700000000). Verwendet für einmalige Kunden oder Lieferanten, für die kein eigenes Personenkonto angelegt werden soll. Wird auch als Fallback-Gegenkonto beim DATEV-Export eingesetzt. Erkennbar am Badge „Sammelkontakt" in der Kontaktliste. Kann nicht gelöscht werden. → DATEV-Export

SKR03 / SKR04

Standardkontenrahmen der DATEV. SKR03 (Prozessgliederungsprinzip) ist der meistgenutzte Kontenrahmen in Deutschland, SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip) gliedert nach Bilanzpositionen. Wählbar unter Einstellungen → Buchhaltung & DATEV. Bestimmt, welche Kontonummern in Buchungskategorien und beim DATEV-Export angezeigt werden. → Kontenrahmen wählen

Smarter Ordner

Eine gespeicherte Filterkombination im Dokumentenmanagement. Ein Smarter Ordner merkt sich Suchbegriff und Dateiformat-Filter (PDF, Bilder, Word, Excel), sodass häufig verwendete Suchen mit einem Klick erneut ausgeführt werden können. Smarte Ordner erscheinen in der Seitenleiste unter den regulären Ordnern und aktualisieren sich automatisch, wenn neue passende Dateien hinzukommen. Erstellbar über die Suchleiste im Dateien-Tab → Button „Speichern". → Suche und Smarte Ordner · Dateien-Tab

Support-Zugang

Eine Funktion in Formdock, mit der Nutzer dem Support-Team temporären Zugriff auf ihren Account geben können. Erreichbar unter Einstellungen → Support → Support-Zugang. Verfügbare Dauern: 24 Stunden, 48 Stunden, 7 Tage, 30 Tage. Der Zugang wird nach Ablauf automatisch deaktiviert und kann jederzeit vorzeitig widerrufen werden. Alle Support-Zugriffe (Login, Logout) werden mit Zeitstempel, Mitarbeitername und IP-Adresse im Zugriffs-Protokoll dokumentiert. → Support-Zugang verwalten

Spalten-Konfigurator

Der Button „Spalten" oberhalb von Tabellen, mit dem zusätzliche Spalten ein- und ausgeblendet werden können. Beispiel: In der Mietübersicht sind „Einheit" und „Gezahlt" standardmäßig ausgeblendet und können über den Konfigurator aktiviert werden. Die Einstellungen werden im Browser gespeichert. → Tabellen, Filter und Suche

Suchprofil

Ein Satz von Suchkriterien: gewünschte Immobilientypen (8 Optionen), Zimmeranzahl, Fläche, Standort, Preisrahmen, Ausstattungsmerkmale (10 Features: Balkon, Terrasse, Garten, Aufzug, Keller, Stellplatz, Garage, Einbauküche, Barrierefrei, Möbliert). Per Matching werden passende Immobilien gefunden. → Suchprofil anlegen · Was sind Suchprofile?

T

Tag (Schlagwort)

Ein frei definierbares Schlagwort, das einem Dokument im DMS zugewiesen werden kann. Tags ermöglichen die inhaltliche Kategorisierung unabhängig von der Ordnerstruktur. Ein Dokument kann mehrere Tags haben. Tags werden per Inline-Editor vergeben und beim Tippen werden bereits verwendete Tags als Autocomplete-Vorschläge angezeigt. In der Suchleiste kann nach Tags gefiltert werden, und Smarte Ordner können Tag-Filter speichern. Beispiele: „rechnung", „gutachten", „steuer", „übergabeprotokoll". → Suche, Tags und Smarte Ordner · Dateien-Tab

Team-Verwaltung

Die Team-Verwaltung unter Einstellungen → Team ermöglicht es dem Kontoinhaber, Mitarbeiter als Teammitglieder einzuladen. Teammitglieder teilen alle Daten des Hauptkontos (Immobilien, Kontakte, Verträge usw.) und können gemeinsam arbeiten. Der Kontoinhaber steuert Berechtigungen wie die Kaufberechtigung im Shop und kann Teammitglieder sperren oder entfernen. → Team-Verwaltung

Teammitglied (Sub-User)

Ein Benutzer, der vom Kontoinhaber über die Team-Verwaltung eingeladen wurde. Teammitglieder sehen und bearbeiten alle Daten des Kontoinhabers, können aber keine anderen Teammitglieder verwalten. Der Zugang kann vom Kontoinhaber jederzeit gesperrt oder entzogen werden. Beim ersten Login muss ein eigenes Passwort vergeben werden. → Team-Verwaltung

Textvorlage

Wiederverwendbare Textbausteine für BKA-Anschreiben, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Verwaltbar unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Textvorlagen. Unterstützt Platzhalter (z.B. {{mieter_anrede}}, {{rueckstand_betrag}}), die beim Versand automatisch ersetzt werden. Vier Standardvorlagen werden automatisch angelegt: BKA Erstattung, BKA Nachzahlung, Zahlungserinnerung, Formelle Mahnung. Der Editor bietet Textformatierung und eine Platzhalter-Sidebar. → Textvorlagen verwalten

Treue-Guthaben

Ein Bonus, der bei jedem Guthaben-Kauf prozentual berechnet und gesammelt wird. Das Treue-Guthaben wird nicht sofort ausgezahlt, sondern über das Jahr gesammelt und am 01. Januar automatisch dem regulären Guthaben gutgeschrieben. Ausnahme: Auf der Diamant-Stufe wird Treue-Guthaben sofort bei jedem Kauf gutgeschrieben. Die Stufe richtet sich nach der Kaufsumme der letzten 12 Monate. Sichtbar im Dashboard, im User-Popup und unter Einstellungen > Mein Status. → Treueprogramm

Treueprogramm

Ein automatisches 5-stufiges Belohnungssystem (Bronze, Silber, Gold, Platin, Diamant) basierend auf der Kaufsumme der letzten 12 Monate (rollierender Zeitraum). Jeder Kauf generiert prozentual Treue-Guthaben, das am 01. Januar des Folgejahres dem regulären Guthaben gutgeschrieben wird. Das Treueprogramm ist unabhängig vom Rabattsystem. → Treueprogramm

Treue-Schonfrist

Ein konfigurierbarer Zeitraum (Standard: 3 Monate), bevor ein Nutzer bei nachlassenden Käufen in eine niedrigere Treuestufe herabgestuft wird. Während der Schonfrist bleibt der aktuelle Status erhalten und es wird ein Hinweis im Dashboard angezeigt. Durch weitere Käufe kann der Status gehalten werden. → Treueprogramm

U

Umlagefähig

Kennzeichnung, ob eine Ausgabe oder Buchung in der Betriebskostenabrechnung (BKA) auf Mieter umgelegt werden darf. Wird automatisch aus der Buchungskategorie vorgeschlagen, kann aber manuell überschrieben werden. Umlagefähige Kategorien sind in der Finanzen-Übersicht mit einem 🏠-Symbol gekennzeichnet.

Umlageschlüssel

Der Verteilungsschlüssel für Betriebskosten. Formdock bietet 9 Schlüssel: 1) Wohnfläche (m²), 2) Personen × Monate, 3) Wohneinheiten, 4) Miteigentumsanteile (MEA), 5) Verbrauch Warmwasser (m³), 6) Verbrauch (kWh), 7) Mietanteile (%), 8) Gesonderte Berechnung, 9) Verbrauch Kaltwasser (m³). Standard: Wohnfläche. → Umlageschlüssel wählen

Umlagefähig

Kosten, die nach §2 BetrKV auf Mieter umgelegt werden dürfen (z.B. Heizungswartung, Gartenpflege, Grundsteuer). Nicht umlagefähig: Modernisierungen, Eigentümer-Wünsche, Großinstandhaltungen.

Umsatzsteueroption (§9 UStG)

Bei Gewerbe-BKAs kann die Umsatzsteuer optiert werden. Aktivierbar als Checkbox im BKA-Assistenten Schritt 2 (nur bei Objekttyp „Gewerbe"). Ermöglicht die Ausweisung von MwSt auf die Betriebskosten.

V

Verbraucherpreisindex (VPI)

Der vom Statistischen Bundesamt monatlich veröffentlichte Index, der die Preisentwicklung aller Waren und Dienstleistungen in Deutschland misst. In Formdock Grundlage für die Indexmiete: Im Mietverhältnis wird ein Basisjahr und -wert festgelegt, anhand dessen Mietanpassungen berechnet werden. Aktuelle Werte unter destatis.de.

Vermieterbescheinigung

Die Wohnungsgeberbestätigung gemäß § 19 Bundesmeldegesetz (BMG). Der Vermieter muss sie dem Mieter innerhalb von 14 Tagen nach Einzug aushändigen. Der Mieter benötigt sie für die Ummeldung beim Einwohnermeldeamt. In Formdock wird beim Anlegen eines Mietverhältnisses automatisch eine Aufgabe mit 14-Tage-Frist erstellt und ein vorausgefülltes PDF generiert. Das PDF wird automatisch im DMS-Mieter-Unterordner des jeweiligen Mieters abgelegt und kann dort heruntergeladen werden. Zusätzlich erscheint es weiterhin auf der Einheiten-Detailseite unter Dokumente. Bei Verstoß droht ein Bußgeld bis 1.000 €. → Vermieterbescheinigung · Ordner verwalten (Mieter-Ordner)

Vermarktung

Eine gefilterte Ansicht bestehender Objekte, die zum Verkauf oder zur Vermietung bereitstehen. Man aktiviert die Vermarktung für ein bestehendes Objekt aus der Objektverwaltung – es wird kein neues Objekt angelegt. Zusätzliche Felder: Status-Pipeline (Entwurf → Aktiv → Reserviert → Verkauft/Vermietet/Zurückgezogen), Preis, Provision, Exposé-Texte, Energieausweis. Erreichbar über Sidebar → Vermarktung. → Vermarktung im Überblick · Vermarktung anlegen · Status-Pipeline

Verwaltungstyp

Unterscheidung zwischen Eigentum (eigene Immobilie) und Fremdverwaltung (Verwaltung im Auftrag eines Eigentümers). Einstellbar unter Objekte → Objekt bearbeiten → Verwaltungstyp. → Objektdaten bearbeiten

W

Warmmiete

Die Gesamtmiete inklusive aller Nebenkosten: Kaltmiete + BK-Vorauszahlung + Heizkostenvorauszahlung + ggf. Stellplatzmiete + Weitere Kosten. In Formdock automatisch berechnet aus den Einzelposten im Mietverhältnis. → Kaution und Miete erfassen

Werbungskosten

Aufwendungen, die private Vermieter bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung steuerlich geltend machen können (§ 9 EStG). Dazu zählen u.a. Renovierungskosten, Zinsen, Grundsteuer, Versicherungen und Software-Abonnements wie Formdock. In Formdock werden Ausgaben über Sidebar → Finanzen erfasst und können über den DATEV-Export oder die Anlage V (Berichtscenter) an den Steuerberater übergeben werden. Siehe auch Betriebsausgabe. → Finanzen-Übersicht · DATEV-Export · Berichte (Anlage V)

Wirtschaftsjahr

Der Zeitraum, für den die Buchhaltung gefuehrt wird. In der Regel das Kalenderjahr (01.01.–31.12.), kann aber abweichen. Wird im DATEV-Export als "WJ-Beginn" im Header angegeben. Konfigurierbar im Export-Formular unter Einstellungen > DATEV-Export > Wirtschaftsjahr Beginn. → DATEV-Einstellungen

Wohnungsgeberbestätigung

Siehe Vermieterbescheinigung. Offizieller Begriff gemäß § 19 BMG für die Bestätigung, die der Vermieter dem Mieter für die Ummeldung beim Einwohnermeldeamt ausstellt.

Wohnraummietvertrag

Die häufigste Vertragsart in Formdock. Für die Vermietung von Wohnraum. Erstellt über Sidebar → Verträge → Neuer Vertrag → Typ: Wohnraum. Der Assistent hat 6 Schritte: Vermieter, Mieter, Mietobjekt, Mietzeit, Miete & Zahlung, Vorschau. Zwei Wege: Aus einem Mietverhältnis heraus (Daten automatisch vorausgefüllt) oder komplett manuell über Verträge → Wohnraummietvertrag → „Jetzt starten" (alle Felder selbst eingeben, kein Objekt/Mietverhältnis nötig). → Wohnraummietvertrag erstellen · Beispielablauf Mietvertrag

Z

Zähler

Ein eigenständiger Stammdatensatz in Formdock für einen physischen Verbrauchszähler. Jeder Zähler hat eine eindeutige Zählernummer, einen Typ (Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser, Wasser gesamt, Heizung, Fernwärme, Sonstiges), eine Maßeinheit und ist einem Objekt oder einer Einheit zugeordnet. Weitere Felder: Bezeichnung, Lage, Versorger, Vertragsnummer, Marktlokations-ID, Ableseintervall. Zähler können als Haupt- oder Nebenzähler verknüpft werden. Erreichbar über Sidebar → Zähler. → Zähler anlegen · Haupt- und Nebenzähler

Zählerstand

Der abgelesene Wert eines Verbrauchszählers zu einem bestimmten Datum. 8 Zählertypen in Formdock: Strom (Wh/kWh/MWh), Gas (m³/kWh), Kaltwasser (m³/Liter), Warmwasser (m³/Liter), Wasser gesamt (m³/Liter), Heizung (kWh/MWh), Fernwärme (kWh/MWh/GJ), Sonstiges. Erfassung mit bis zu 3 Nachkommastellen (Präzision 0,001). Unter Sidebar → Zähler → Zählerstand erfassen. → Zählerstand erfassen · Haupt- und Nebenzähler

Zählerstände im BKA-PDF

Wenn eine Einheit Verbrauchszähler hat (z.B. Kaltwasser, Warmwasser, Strom), werden deren Stände automatisch im BKA-PDF angezeigt. Pro Zähler erscheint: Alter Stand mit Datum, Neuer Stand mit Datum, Verbrauch (Differenz) und Zählernummer. So kann der Mieter den in der Abrechnung verwendeten Verbrauch nachvollziehen. Voraussetzung: Abgeschlossene Zählerableseperiode in der Abrechnungsmappe mit vollständigen Start- und Endwerten. Zähler, die über „Direkte Versorgungsverträge" als direkt abgerechnet markiert sind, werden nicht angezeigt. → BKA als PDF erstellen

Zählerwechsel

Austausch eines physischen Zählers (z.B. wegen Eichfrist, Defekt oder Modernisierung). In Formdock über einen 3-Schritt-Assistenten: Endstand am alten Zähler erfassen → Neue Zählernummer und Einbaudatum eingeben → Anfangsstand eintragen. Der alte Zähler wird automatisch als inaktiv markiert, der neue Zähler wird angelegt und mit dem alten verknüpft. Alle historischen Daten bleiben erhalten. → Zählerwechsel

Hauptzähler

Ein Zähler, der den Gesamtverbrauch eines Gebäudes misst (z.B. der Hauptwasserzähler im Keller). Einheiten-Zähler können als Nebenzähler dem Hauptzähler zugeordnet werden. Die Differenz zwischen Hauptzähler und Summe aller Nebenzähler ergibt den Allgemeinverbrauch. → Haupt- und Nebenzähler

Nebenzähler

Ein Zähler, der einer Einheit zugeordnet ist und den individuellen Verbrauch eines Mieters misst. Wird beim Anlegen über den Schalter „Als Nebenzähler markieren" mit einem übergeordneten Hauptzähler verknüpft. → Haupt- und Nebenzähler

Marktlokations-ID (MaLo-ID)

11-stellige Identifikationsnummer für Strom- und Gas-Verbrauchsstellen in Deutschland. Seit 2025 bei Vertragsabschlüssen mit dem Versorger Pflicht. Wird im Zähler-Stammdatensatz als optionales Feld erfasst. Zu finden auf der Rechnung oder im Vertragsschreiben des Versorgers. → Zähler anlegen

Ableseintervall

Die Häufigkeit, mit der ein Zähler abgelesen werden soll. In Formdock konfigurierbar pro Zähler: Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich (Standard) oder Bei Bedarf. → Zähler anlegen

Zahlungserinnerung

Freundliches Schreiben an einen Mieter bei offenem Zahlungsrückstand (Miete, Kaution oder Anfangssaldo). Kein Pflichtschritt, aber deeskalierend. Kann direkt aus der Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht per Klick auf das Briefumschlag-Icon bei überfälligen Zahlungen versendet werden. Neutral formuliert, mit automatisch generierter persönlicher Anrede. Wird per E-Mail gesendet und als unveränderliches PDF archiviert. → Mahnung senden

Zahlungsintervall

Wie oft der Mieter die Miete zahlt. 4 Optionen: Monatlich (Standard), Quartalsweise, Halbjährlich, Jährlich. Einstellbar unter Mietverhältnis → Tab Vertragsdetails → Zahlungsintervall. → Mietverhältnis anlegen

Briefpapier (DMS-Speicherung)

Eigene Kopf- und Fußzeilen-Bilder oder PDF-Seiten, die auf allen generierten Dokumenten (BKA, Vermieterbescheinigung, Mahnung) verwendet werden. Hochgeladene Dateien werden verschlüsselt im DMS-Ordner „Briefpapier" gespeichert. Einstellbar: Kopfzeile 1. Seite, Kopfzeile Folgeseiten, Fußzeile – jeweils mit Höhe, Abstand (oben/unten) und Breite (Seiten-/Textbreite). Im PDF-Modus wird Seite 1 komplett aus dem PDF übernommen, Folgeseiten können per Bild gestaltet werden. → Briefpapier konfigurieren

Zwischenabrechnung

Eine anteilige Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres. In Formdock über Sidebar → BKA → Neue Abrechnung mit einem Rumpfzeitraum erstellbar. → Zwischenabrechnung erstellen · Beispielablauf Mieterwechsel