PDF-Download der Verträge

Nach der Generierung stehen Ihre Verträge als PDF zum Download bereit. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie darauf zugreifen, was das PDF enthält und wann Guthaben abgebucht wird.

Zugriff auf generierte Verträge

Generierte Verträge finden Sie unter Verträge in der Hauptnavigation. In der sekundären Sidebar und in der Vertragsliste können Sie Verträge nach Art, Objekt oder Mieter filtern. Öffnen Sie einen Vertrag und nutzen Sie die Option PDF herunterladen bzw. Download, um die Datei erneut zu laden.

Checkliste: Vertrag in der Liste sichtbar? Download-Button funktioniert?

Inhalt des PDF-Vertrags

Das generierte PDF enthält:

Vertragsparteien: Vermieter und Mieter mit vollständigen Adressdaten.
Objekt/Einheit: Adresse, Fläche, Objekttyp (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage).
Mietdaten: Mietbeginn, Mietende, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Kaution.
Rechtliche Texte: Musterklauseln gemäß Vertragsart (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage).
Besondere Vereinbarungen: Ihr eingegebener Freitext.
Unterschriftsbereiche: Platz für Unterschriften von Vermieter und Mieter.

Checkliste: Alle Daten im PDF korrekt? Keine Platzhalter oder fehlende Felder?

Wann wird Guthaben abgebucht?

Guthaben wird bei der ersten PDF-Generierung abgebucht – nicht beim erneuten Download. Ein bereits generierter Vertrag kann mehrfach heruntergeladen werden, ohne dass weiteres Guthaben verbraucht wird.

Checkliste: Guthaben vor Generierung prüfen. Nach Generierung: nur ein Abzug.

Archiv und Versand

Archiv: Speichern Sie das PDF in Ihrem Ordner- oder DMS-System.
Versand: Nutzen Sie die E-Mail-Funktion von Formdock (falls verfügbar) oder versenden Sie das PDF manuell an den Mieter.

Checkliste: PDF archiviert? Mieter hat Vertrag erhalten?

Digitale Signatur und „Abgelehnt“

Hinweis zu Signaturstufen: Formdock nutzt eine einfache elektronische Signatur (EES) — siehe den ausführlichen Hilfeartikel Elektronische Signatur: EES, FES und QES (Grenzen z. B. § 550 BGB, Bürgschaft § 766 BGB). Im Dialog Zur Unterschrift senden verweist ein Link auf diesen Artikel (neues Fenster).

Über Signieren wird der Vertrag zur digitalen Unterschrift versendet (Wohnraum, Gewerbe und andere Vertragsarten gleichermaßen).

Vollständig signiert: Sobald ein Signatur-Workflow für diesen Vertrag vollständig abgeschlossen ist (alle Unterzeichner haben unterschrieben), ist Signieren deaktiviert und per Hinweis (Tooltip) erklärt. Eine erneute Signatur desselben Dokuments ist nicht vorgesehen, damit die Eindeutigkeit des signierten Originals gewahrt bleibt. Benötigen Sie erneut Unterschriften, legen Sie über Daten übernehmen einen neuen Vertragsentwurf an (ohne Bezug zum bereits signierten PDF). Dasselbe gilt analog für Betriebskostenabrechnungen (BKA) und das Signatur-Studio.
Status im Archiv: Steht die Signatur auf Abgelehnt, zeigt Formdock wer abgelehnt hat (Name und Rolle, z. B. Mieter 1), sobald der Signatur-Dienst das an Formdock meldet. Optional erscheint ein Ablehnungsgrund, den die Person beim Ablehnen eingegeben hat.
Audit-Log (Signatur-Nachweis): Das Audit-Log-PDF wird nur erzeugt, wenn die Signatur vollständig abgeschlossen ist — nicht, wenn eine Partei abgelehnt hat. Signiertes Vertrags-PDF und Audit-Log laden Sie im Dialog Signaturverlauf (Fußbereich), sobald vorhanden — nicht bei abgebrochenen oder abgelehnten Vorgängen; das liegt an der technischen Ausgestaltung der digitalen Signatur, nicht an einem Fehler in Formdock.

Signaturverlauf (Wohnraum- und Gewerbe-Archiv)

Unter Verträge (Übersicht nach Vertragsart, fertige Verträge und zentrales Archiv) sowie im Archiv bei Wohnraum und Gewerbe öffnen Sie über das Menü ⋯ (Weitere Aktionen) den Eintrag Signaturverlauf. Es erscheint ein Dialog mit einer Zeitachse:

Einladung versendet: Zeitpunkt, zu dem die Signatur gestartet wurde und die E-Mails mit dem Signatur-Link an die Unterzeichner gingen (entspricht dem Anlegen der Signatur-Anfrage in Formdock).
Signaturseite geöffnet: Sobald eine Partei den Link aufruft (sofern der Signatur-Dienst das meldet und der Zeitpunkt gespeichert wird).
Unterschrift erteilt bzw. Abgelehnt mit Zeitstempel; bei Ablehnung ggf. Ablehnungsgrund.

Im Fußbereich des Dialogs laden Sie bei abgeschlossener Signatur das signierte Vertrags-PDF (grüner Button) und den Audit-Log (Signatur-Nachweis) (blauer Umriss-Button). Bei mehreren Versuchen beziehen sich die Buttons auf den gewählten Eintrag links.

Links im Dialog steht immer eine Spalte Signatur-Versuch mit Start (Datum und Uhrzeit) und Kurzstatus (z. B. abgeschlossen, abgebrochen) — auch wenn es nur einen Versuch gibt (Orientierung).

Wurde nach Ablehnung oder Abbruch (nicht nach einem vollständig abgeschlossenen Signatur-Workflow) erneut auf Signieren geklickt, legt Formdock eine neue Signatur-Anfrage an: Dann gibt es mehrere Versuche in dieser Liste. Klicken Sie einen Eintrag, um nur die Zeitachse dieses Versuchs rechts zu sehen. Standardmäßig ist der zuletzt gestartete Versuch ausgewählt. Pro abgeschlossenem Versuch können im Fußbereich signiertes PDF und Audit-Log dieses Versuchs heruntergeladen werden (sofern vorhanden).