BKA als PDF erstellen
Nach Abschluss des 5-Schritte-Assistenten können Sie die Betriebskostenabrechnung als PDF generieren. Das PDF enthält die vollständige Abrechnung für den Mieter – mit Kostenaufstellung, Umlage und Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben).
Vorschau vor der Generierung
Im Schritt 5 des Assistenten sehen Sie eine Vorschau:
- Aufstellung aller Kostenarten und Beträge.
- Verteilung pro Mieter (Umlageschlüssel).
- Summe der Vorauszahlungen.
- Ergebnis: Nachzahlung (positiv) oder Guthaben (negativ).
Prüfen Sie alle Zahlen. Bei Fehlern: Mit „Zurück“ zu vorherigen Schritten wechseln und korrigieren.
Checkliste: Vorschau vollständig? Nachzahlung/Guthaben plausibel?
PDF generieren
Klicken Sie auf PDF erstellen bzw. Generieren. Formdock erzeugt die BKA als PDF. Guthaben wird bei der Generierung abgebucht – pro Abrechnung bzw. pro Mieter, je nach Systemkonfiguration.
Im letzten Schritt des Assistenten (Anschreiben / Freigabe) ist das Feld Ort ein Pflichtfeld: Es erscheint auf dem Anschreiben (Datum/Zeile) und in der Zeile „Ort, Datum“ auf der Unterschriftsseite. Wenn möglich, wird der Ort aus dem hinterlegten Vermieter (Stadt) vorausgefüllt — Sie können ihn dort anpassen.
Checkliste: Genug Guthaben vorhanden? Ort ausgefüllt? PDF wurde erstellt?
Inhalt des PDF
Das BKA-PDF enthält typischerweise:
- Objekt und Adresse.
- Abrechnungszeitraum.
- Kostenarten und Beträge (Aufschlüsselung).
- Umlageschlüssel und Verteilung pro Mieter.
- Zählerstände (wenn Verbrauchszähler vorhanden, z.B. Kaltwasser, Warmwasser, Strom).
- Vorauszahlungen des Mieters.
- Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
- Rechtliche Hinweise (Fristen, Widerspruch etc.).
Zählerstände im PDF
Wenn für die Einheit des Mieters Zählerablesungen in der Abrechnungsmappe hinterlegt sind, zeigt das PDF automatisch einen Zählerstand-Block:
- Alter Stand mit Datum (Anfang des Abrechnungszeitraums).
- Neuer Stand mit Datum (Ende des Abrechnungszeitraums).
- Verbrauch (Differenz, z.B. in m³ oder KWh).
- Zählernummer (wenn hinterlegt).
Dieser Block erscheint für jeden Zählertyp, der an der Einheit erfasst wurde (Kaltwasser, Warmwasser, Strom, Gas etc.). So kann der Mieter nachvollziehen, woher sein Verbrauchsanteil stammt.
Voraussetzung: In der Abrechnungsmappe muss eine abgeschlossene Zählerableseperiode mit vollständigen Start- und Endwerten vorliegen. Zähler, die über „Direkte Versorgungsverträge" als direkt abgerechnet markiert sind, werden nicht angezeigt.
Checkliste: Alle Angaben im PDF? Mieterdaten korrekt?
Versand an Mieter
Nach der Generierung können Sie das PDF herunterladen und an den Mieter versenden (E-Mail, Post). Achten Sie auf die rechtlichen Fristen (z.B. Zusendung bis 31.12. des Folgejahres).
Checkliste: PDF archiviert? Mieter erhalten?
Digitale Signatur der BKA
Wenn Sie die Abrechnung digital unterschreiben lassen, nutzt Formdock eine einfache elektronische Signatur (EES) — siehe Elektronische Signatur: EES, FES und QES. Im Dialog Zur Unterschrift senden gibt es einen Link zu diesem Hilfeartikel (neues Fenster).
Wo wird die Unterschrift platziert?
Das Anschreiben (Seite 1) endet nach dem Kasten mit Nachzahlung/Guthaben und Ihrem optionalen Schlusstext — ohne „Mit freundlichen Grüßen“ und ohne Absendername dort.
Am Ende des PDFs hängt Formdock immer eine Bestätigungsseite an. Dort stehen Kurzangaben zur Abrechnung (Mieter, Objekt, Zeitraum, Saldo) und darunter der Unterschriftsbereich mit zwei Linien:
- Links: „Ort, Datum“ (Briefort aus dem Assistenten, sonst Stadt des Vermieters; dazu das Briefdatum).
- Rechts: Platz für die Unterschrift des Vermieters bzw. der vertretungsberechtigten Person.
Ob Sie das PDF nur herunterladen oder digital unterschreiben lassen: Die formelle Bestätigung und die Unterschrift sind immer auf der letzten Seite.
Der Unterzeichner muss beim digitalen Signieren nur einmal unterschreiben — das Datum wird nicht zusätzlich abgefragt, weil es bereits im Dokument steht.
Hinweis: Bei älteren PDFs ohne diese letzte Seite wird die Datei beim ersten Absenden zur Unterschrift automatisch neu erzeugt.