Digitale Signatur: Erinnerungen und Verlauf
Übersicht
Für alle digitalen Signatur-Vorgänge, die über Formdock mit Einladungs-E-Mail und persönlichem Link laufen (z. B. Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung, Übergabeprotokoll, Signatur-Studio), gelten dieselben Regeln:
- Nach der Ersteinladung können automatische Erinnerungen versendet werden.
- In den Einladungs-, Erinnerungs- und Abschluss-E-Mails ist ein Anzeige-Pixel eingebunden (1×1, unsichtbar). Wird die HTML-Ansicht der Mail geöffnet und externe Bilder geladen, erscheint im Signaturverlauf ein Eintrag wie „Einladungsmail geöffnet“ bzw. „Erinnerungsmail geöffnet“ / „Abschlussmail geöffnet“ — mit E-Mail-Anzeigen nach Empfänger im Dialog. Reine Text-Ansicht oder blockierte Bilder können dazu führen, dass kein Öffnungsereignis erfasst wird.
- Im Signaturverlauf erscheinen außerdem Einladung, Erinnerungen, Öffnen der Signaturseite (sofern vom Signaturablauf übermittelt), Unterschrift, Abschluss und der Versand des signierten PDFs an die Unterzeichner (bei den unterstützten Dokumenttypen) in einer gemeinsamen, zeitlich sortierten Liste.
Automatische Erinnerungen
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitplan | Kalendertage 1, 3, 5, 7 und 10 nach dem Start der jeweils aktuellen Signatur-Runde (Anker: Datum und Uhrzeit, wann diese Anfrage in Formdock angelegt wurde — nicht das Erstellungsdatum des zugrundeliegenden Vertrags oder Dokuments). |
| Aktuelle Runde | Es wird nur die neueste offene Signatur-Anfrage zu diesem Dokument berücksichtigt (wie in der Oberfläche). Ältere, noch offen stehende Datensätze lösen keine automatischen Erinnerungen mehr aus. |
| Empfänger | Nur Unterzeichner, die die Unterschrift noch nicht erteilt und sie nicht abgelehnt haben. |
| Häufigkeit | Höchstens eine Erinnerung pro Unterzeichner und Tag-Stufe (z. B. nur eine „Tag-3“-Mail). |
| Offene Anfragen | Nur solche mit Status Ausstehend oder Teilweise signiert; abgelaufene oder abgebrochene Vorgänge erhalten keine Erinnerungen. |
Die Erinnerung enthält wieder den persönlichen Signatur-Link und wird über dieselbe Versandroute gesendet wie die Ersteinladung (je nach Einstellung z. B. eigener SMTP oder Formdock).
Manuelle Erinnerung senden
Zusätzlich zu den automatischen Erinnerungen können Sie eine manuelle Erinnerung an einzelne Unterzeichner versenden — etwa wenn ein Termin drängt oder ein Bewerber bereits zugesagt hat.
So funktioniert es
- Im 3-Punkte-Menü der Vertrags-, BKA- oder Vermieterbescheinigungs-Zeile erscheint der Eintrag „Erinnerung senden“ — sichtbar nur, solange die Signatur noch läuft (Status Ausstehend oder Teilweise signiert).
- Klick öffnet ein Modal mit der Liste der noch offenen Unterzeichner: Name, E-Mail und ein Hinweis, wann die letzte Mail geöffnet bzw. die letzte manuelle Erinnerung versendet wurde. Jede Person hat eine Checkbox, alle nicht im Cooldown stehenden Personen sind vorausgewählt.
- Mit dem Button „Erinnerung senden“ geht an jeden ausgewählten Unterzeichner eine Mail mit dem persönlichen Signatur-Link raus — derselbe Link wie in der Ersteinladung.
- Nach dem Versand erscheint eine Bestätigung („Erinnerung an N Empfänger gesendet“). Im Signaturverlauf taucht jeder manuelle Versand mit Glocken-Symbol und der Bezeichnung „Manuelle Erinnerung versendet“ auf — klar unterscheidbar von den automatischen Erinnerungen.
Cooldown (Spam-Schutz)
Damit niemand versehentlich Mehrfach-Mails an dieselbe Person verschickt, gilt pro Unterzeichner und Dokument ein Cooldown von 4 Stunden zwischen zwei manuellen Erinnerungen. Personen im Cooldown sind im Modal grau hinterlegt, ihre Checkbox ist deaktiviert und ein Hinweis zeigt, wie lange noch gewartet werden muss („Erinnerung gesendet vor 1 h, frühestens wieder in 3 h“). Die automatischen Tag-1/3/5/7/10-Erinnerungen sind vom Cooldown nicht betroffen.
E-Mail nach vollständiger Signatur (Unterzeichner)
Sobald alle vorgesehenen Unterzeichner das Dokument rechtsverbindlich unterschrieben haben, sendet Formdock automatisch eine E-Mail mit dem signierten PDF an jede in der Signatur-Anfrage hinterlegte E-Mail-Adresse der Unterzeichner (eine Nachricht pro Empfänger) — für Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung, Vermieterbescheinigung, Übergabeprotokoll (DAP) und Signatur-Studio. Auch diese Mail enthält das Anzeige-Pixel (siehe oben).
Dieser Versand ist unabhängig davon, ob Sie das PDF zusätzlich in der Immobilienverwaltung herunterladen.
Signaturverlauf
Im Verlauf sehen Sie unter anderem:
- Einladung versendet — Start der Signatur-Runde; die Einladungsmails mit Signatur-Link gingen an die Unterzeichner.
- Erinnerung versendet (Tag …) — falls automatische Erinnerungen aktiv sind, mit Bezug zum betreffenden Unterzeichner.
- Manuelle Erinnerung versendet — markiert mit Glocken-Symbol; entsteht, wenn Sie aus dem 3-Punkte-Menü „Erinnerung senden“ auslösen. Zeigt Name und E-Mail des manuell angeschriebenen Unterzeichners.
- Abschlussmail versendet — Es erscheint ein Eintrag pro Empfänger, an den das signierte PDF per E-Mail gegangen ist (sichtbare E-Mail-Adresse im Eintrag).
- Einladungsmail geöffnet / Erinnerungsmail geöffnet / Abschlussmail geöffnet — erfasst über das Anzeige-Pixel, sofern die Mail in der HTML-Ansicht geöffnet und Bilder geladen wurden (siehe Abschnitt Übersicht).
- Signaturseite geöffnet — wenn der Signaturdienst den Aufruf des Links meldet und der Zeitpunkt gespeichert wird.
- Unterschrift erteilt / Abgelehnt — mit Zeitstempel; bei Ablehnung ggf. Grund.
- Signatur abgeschlossen — wenn alle erforderlichen Unterschriften vorliegen.
Je nach Dokumenttyp und Ablauf können weitere Einträge ergänzend erscheinen. Die Liste ist chronologisch sortiert. Zu Mietverträgen siehe auch den Abschnitt Signaturverlauf im Artikel PDF-Download der Verträge.
Datenschutz
Angaben im Verlauf dienen der Nachvollziehbarkeit des Signaturablaufs für Sie als einstellende Partei. Der konkrete Inhalt der E-Mails an Unterzeichner richtet sich nach den bei der Signatur erfassten Rollen und Adressen.