Kaution und Miete erfassen

Beim Mietverhältnis (Tab 3: Miete) erfassen Sie alle Mietbestandteile separat. Formdock berechnet daraus automatisch die Gesamtmiete (Warmmiete).

Die 6 Mietbestandteile

1. Kaltmiete (Grundmiete) – Pflichtfeld

Die reine Wohnungsmiete ohne jegliche Nebenkosten. Wird als monatlicher Betrag in Euro erfasst.

  • Auch bekannt als: Nettomiete, Nettokaltmiete
  • Verwendung: Basis für Mietvertrag, Grundlage für Kleinreparaturklausel (max. 8% der Jahresnettokaltmiete)

2. BK-Vorauszahlung (Betriebskostenvorauszahlung)

Monatliche Vorauszahlung für Betriebskosten (Nebenkosten): Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister etc.

  • Wird jährlich verrechnet mit der Betriebskostenabrechnung (BKA)
  • Fließt automatisch in den BKA-Assistenten (Schritt 4: Vorauszahlungen)

3. Heizkostenvorauszahlung

Monatliche Vorauszahlung für Heiz- und Warmwasserkosten – separat von der BK-Vorauszahlung erfasst.

  • Vorteil: Getrennte Ausweisung ermöglicht eine präzisere Abrechnung
  • Relevant bei: Zentralheizung, Fernwärme

4. Stellplatz-/Garagenmiete

Monatliche Miete für einen mitvermieteten Stellplatz oder Garage.

  • Hinweis: Kann auch als separater Stellplatz-/Garagenmietvertrag erfasst werden
  • Wird im Mietvertrag als eigener Posten ausgewiesen

5. Weitere Kosten

Sonstige monatliche Kosten, die keiner der anderen Kategorien zugeordnet werden können (z.B. Möblierungszuschlag, Kabelanschluss-Pauschale).

6. Direkte Versorgungsverträge

Hier legen Sie fest, welche Versorgungskosten der Mieter direkt mit dem Anbieter abrechnet (und somit NICHT über die Betriebskostenabrechnung laufen).

Toggle Bedeutung
Strom Mieter hat eigenen Stromvertrag – Stromverbrauch wird nicht in der BKA berücksichtigt
Gas Mieter hat eigenen Gasvertrag – Gas wird nicht in der BKA berücksichtigt
Wasser Mieter hat eigenen Wasservertrag – Wasserverbrauch wird nicht in der BKA berücksichtigt

Auswirkungen:

  • Bei der Konsistenzprüfung (Batch-BKA) werden keine Warnungen für fehlende Zählerstände bei direkt abgerechneten Medien angezeigt
  • Bei der BKA-Erstellung werden Verbrauchsdaten für direkte Verträge auf 0 gesetzt (keine Umlage über den Vermieter)
  • Stattdessen erscheint im Konsistenz-Check ein neutraler Info-Hinweis (z.B. „Strom: Direkt mit Anbieter")

7. Kaution (Mietkaution)

Gesamtbetrag der Mietkaution – nicht monatlich, sondern einmalig bei Vertragsbeginn.

  • Typisch: 2-3 Monatskaltmieten (gesetzlich max. 3 Monatskaltmieten für Wohnraum)
  • Hinweis: Die Kaution kann in 3 monatlichen Raten gezahlt werden (§551 BGB)
  • Verschlüsselt gespeichert – sensible Finanzdaten werden AES-256-verschlüsselt

Erweiterte Kaution-Optionen

Feld Beschreibung
Kautionsart Dropdown: Überweisung, Barzahlung, Bürgschaft, Sparbuch
Fälligkeit Datum, an dem die Kaution fällig wird
Sollstellung für Kaution generieren Toggle – erzeugt eine einmalige Sollstellung (Typ „Kaution") in der Mietübersicht. Wird nur einmal erzeugt, nicht monatlich wiederholt.

Wenn aktiviert, erscheint die Kaution als eigener Eintrag in der Mietübersicht mit dem Status OFFEN/BEZAHLT. Sobald der Mieter zahlt, markieren Sie den Posten als „bezahlt".

8. Anfangssaldo

Für die Übernahme offener Mietbeträge (z.B. bei Systemwechsel oder Mieterwechsel).

Feld Beschreibung
Sollstellung für offenen Mietbetrag generieren Toggle – erzeugt eine einmalige Sollstellung (Typ „Anfangssaldo"). Wird nur einmal erzeugt, nicht monatlich wiederholt.
Fälligkeit Datum der Fälligkeit
Mietbetrag Offener Betrag in Euro

9. SEPA-Lastschrifteinzug

Erfassung des SEPA-Mandats für den automatischen Einzug der Miete.

Feld Beschreibung
SEPA-Lastschrifteinzug aktivieren Toggle – aktiviert die SEPA-Felder
Mandatsreferenz Individuelle Kennung (z.B. SEPA-2026-001)
Mandatsdatum Datum der Mandatsunterzeichnung

Gesamtmiete (Warmmiete) – automatisch berechnet

Gesamtmiete = Kaltmiete + BK-Vorauszahlung + Heizkostenvorauszahlung + Stellplatzmiete + Weitere Kosten

Die Gesamtmiete wird automatisch berechnet und im Mietverhältnis sowie im Mietvertrag angezeigt. Die Kaution ist nicht Teil der monatlichen Gesamtmiete.

Beispiel

Mietbestandteil Monatlich
Kaltmiete (Grundmiete) 800 €
BK-Vorauszahlung 120 €
Heizkostenvorauszahlung 80 €
Stellplatz-/Garagenmiete 50 €
Weitere Kosten 0 €
Gesamtmiete (Warmmiete) 1.050 €
Kaution (einmalig) 2.400 €

Zahlungsdetails

Zusätzlich zu den Beträgen werden im Tab „Vertragsdetails" die Zahlungsmodalitäten festgelegt:

  • Fälligkeitstag: 1. bis 28. des Monats (Standard: 1.)
  • Zahlungsintervall: Monatlich (Standard), Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich
  • Anteilige erste Miete: Wenn der Einzug nicht zum Monatsersten ist, wird die erste Monatsmiete anteilig berechnet: (Gesamtmiete / Monatstage) x verbleibende Tage. Aktivierbar im Tab Vertragsdetails.
  • Anteilige letzte Miete: Wenn der Auszug vor dem Monatsende ist, wird die letzte Monatsmiete anteilig berechnet: (Gesamtmiete / Monatstage) x Tage bis Auszug. Aktivierbar im Tab Vertragsdetails.

Datenfluss

Alle hier erfassten Mietbestandteile fließen automatisch in:

  • Mietvertrag (PDF) – alle Beträge werden in den Vertrag übernommen
  • BKA – die BK-Vorauszahlung wird im Assistenten übernommen
  • Vertragsübersicht – Gesamtmiete wird in der Übersicht angezeigt

Bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Mietverhältnis
  2. Wechseln Sie zu Tab 3: Miete
  3. Ändern Sie die gewünschten Beträge
  4. Klicken Sie auf Speichern

Bei Mieterhöhungen oder Anpassungen der Nebenkosten dokumentieren Sie die Änderung separat (z.B. in den Notizen oder als Aufgabe).

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