DAP – Digitales Abnahmeprotokoll (Übersicht)

Ausführliche Anleitung (Schritte in der DAP-App): DAP – Ablauf von Start bis Versand

Überblick

Unter Verträge → DAP finden Sie die Übersicht der digitalen Übergabe- und Abnahmeprotokolle, die mit Ihrem Formdock-Konto verknüpft sind. Die vollständige Erfassung erfolgt in der DAP-App; in Formdock erscheinen Referenzeinträge (Objekt, Einheit, Modus, Mieter, Status, Signatur-Status, Daten), sobald ein Protokoll in der DAP-App abgeschlossen und an Formdock übermittelt wurde. Die Übermittlung läuft dabei sicher über Formdock, ohne dass Sie dafür die Immobilienverwaltung erneut öffnen müssen.

Protokolle ohne verknüpftes Bestandsobjekt (frei erfasste Mietobjekt-Adresse in der DAP-App) erscheinen ebenfalls in dieser Übersicht. In der DAP-App können Sie ein solches manuelles Mietobjekt optional mit einem eigenen Namen in der Objektliste kennzeichnen und die Stammdaten auf Mietobjekt sowie Vermieter/Eigentümer konzentrieren; Mieter-Angaben folgen in einem späteren Schritt der App. Ein manuelles Objekt können Sie nur entfernen, wenn noch kein zu dieser Adresse gespeichertes Protokoll in Formdock existiert — sobald mindestens ein Eintrag existiert, bleibt es aus Datenintegritätsgründen bestehen; Stammdaten lassen sich weiter bearbeiten.

Melden Sie sich in der DAP-App mit Ihrem Formdock-Zugang an, werden die Stammdaten zu manuellen Mietobjekten zusätzlich in Formdock für die DAP-App gesichert — ohne ein neues Bestandsobjekt anzulegen. Ihr Entwurf (Arbeitsstand) im Browser bleibt beim erneuten Anmelden erhalten.

Sobald Sie mit Weiter zum Objekt ein neues Protokoll gestartet haben, werden Objekt, Einheit, gewähltes Mietverhältnis und Protokoll-Modus zusammen mit der internen Protokoll-Kennung im Entwurf festgehalten; Eingaben in den folgenden Schritten werden fortlaufend zwischengespeichert. Nach einem Seiten-Reload (gleicher Browser, gleiche Sitzung bzw. gleicher Einladungslink) können Sie den Bearbeitungsstand in der Regel fortsetzen, ohne die Auswahl erneut treffen zu müssen.

Im Schritt Start erscheint ein begonnener Entwurf für die aktuelle Auswahl zusätzlich als Karte „Entwurf (Browser)“ oberhalb der Liste — das ist noch kein Eintrag in Formdock, sondern nur der lokale Arbeitsstand (bis zur Meldung an Formdock / Abschluss).

Für dieselbe Objektauswahl (Gebäude, Einheit, gewähltes Mietverhältnis) sichert Formdock parallel bis zu drei Arbeitsentwürfe auf dem Konto. Legen Sie einen vierten an, wird der älteste dieser Server-Entwürfe für genau diese Konstellation automatisch ersetzt. In der Liste erkennen Sie sie an „Entwurf (Formdock)“ (neben dem rein lokalen Browser-Entwurf). Beim Abschluss eines Protokolls wird der zugehörige Server-Entwurf aufgeräumt.

Objekt-Schritt in der DAP-App

Im Schritt Objekt (nach Start) passt die linke Navigation die festen Punkte zum Protokoll-Modus an: Bei Vorbesichtigung erscheinen weder Ausziehender Mieter noch Neuer Mieter. Bei Übergabe / Einzug entfällt der Punkt Ausziehender Mieter; bei Abnahme / Auszug entfällt Neuer Mieter. Die übrigen Bereiche (z. B. Stammdaten, Schlüssel, Zähler) bleiben unverändert.

Unter Neuer Mieter (nur Übergabe / Einzug): Mit gewähltem Mietverhältnis aus Formdock werden die Mieter-Stammdaten des Kontakts angezeigt (Lesen). Ohne Mietverhältnis (z. B. manuelles Mietobjekt) erfassen Sie bis zu zwei neue Mieter mit Firma, Namen, Anschrift, Telefon und E-Mail. Beweisfotos gibt es in diesem Bereich nicht; Fotos bleiben bei den Raumelementen im Schritt Protokollieren.

Im Bereich Schlüsselverzeichnis (ebenfalls Schritt Objekt) werden bei einem gewählten Mietverhältnis mit verknüpftem Mietvertrag die Schlüsselangaben aus dem Vertrags-Assistenten (Haustür, Wohnung/Gewerberaum, Zimmer, Keller, Briefkasten usw.) vorbefüllt; die App weist darauf hin, dass die Werte aus dem Mietvertrag stammen. Alle Felder bleiben im Protokoll bearbeitbar (z. B. Anpassung bei Übergabe). Unter Sonstige können Sie über Weitere Schlüsselart beliebig viele zusätzliche Zeilen (eigene Bezeichnung und Angaben) ergänzen und wieder entfernen. Ohne passenden Vertrag oder ohne Mietverhältnis tragen Sie die Schlüssel manuell ein. Ergänzende Hinweise können Sie wie gewohnt im Freitext zu diesem Bereich notieren.

Wählen Sie in der Seitenleiste unter Verträge den Eintrag DAP. Über die Unterpunkte in der linken Spalte können Sie die Liste nach Protokolltyp filtern.

Tabs (Unterfilter)

Tab	Inhalt
Alle	Alle protokollbezogenen Einträge
Vorbesichtigung	Nur Einträge mit Vorbesichtigung (Besichtigung vor Vertragsabschluss)
Übergabe	Nur Einträge mit Wohnungsübergabe / Einzug
Abnahme	Nur Einträge mit Modus Abnahme

Tabelle

Spalte	Bedeutung
Objekt	Gebäudename aus Formdock oder hinterlegte Adresse
Einheit	Name der Einheit in Formdock (falls verknüpft)
Modus	Vorbesichtigung, Übergabe (Einzug) oder Abnahme (Auszug)
Mieter	Anzeigename aus dem Eintrag
Status	Entwurf, Abgeschlossen, Signiert
Signatur	Keine, Ausstehend, Fertig
Abgeschlossen	Datum der Abgeschlossen-Meldung (falls gesetzt)
Angelegt	Zeitpunkt des Eintrags in Formdock
Aktionen	Drei-Punkte-Menü: In DAP öffnen startet die DAP-App in einem neuen Browser-Tab mit dem Kontext dieses Eintrags (Objekt, ggf. Einheit und Mietverhältnis). Die DAP-App holt die aktuellen Anzeigedaten dazu direkt bei Formdock. Voraussetzung ist, dass die DAP-Adresse für Ihr Konto technisch freigegeben ist. Zur Unterschrift senden erscheint nur, wenn das Protokoll abgeschlossen ist, ein PDF vorliegt und gerade keine laufende oder abgeschlossene elektronische Signatur für genau diesen Eintrag besteht; Sie wählen die Empfänger und bestätigen den Versand wie bei anderen unterstützten Dokumenten (Credits pro Unterzeichner).

Spalte „Nr.“ (Protokollnummer) ist standardmäßig ausgeblendet und über die Spaltenauswahl der Tabelle einblendbar.

Suche und Sortierung

Freitextsuche (oberhalb der Tabelle): durchsucht u. a. Mieter, Adresse und Protokollnummer.
Sortierung per Klick auf die Spaltenüberschriften (serverseitig).
Seitenzahl wählbar (10 / 25 / 50 / 100 Einträge pro Seite).
Gespeicherte Filter wie bei anderen Formdock-Tabellen.

Entwicklung: Demo-Zeile

Wenn in Ihrer Umgebung WP_DEBUG aktiv ist und Sie als Kontoinhaber eingeloggt sind, kann ein Hinweis mit Button Demo-Zeile einfügen erscheinen. Dieser legt höchstens eine Beispielzeile an, nur wenn die Liste für Ihr Konto noch leer ist. In Produktion ohne Debug ist dieser Block nicht sichtbar.

Elektronische Unterschrift (E-Signatur)

Für abgeschlossene Protokolle mit hinterlegtem PDF können Sie über das Aktionen-Menü Zur Unterschrift senden öffnen. Im Dialog erscheinen Vorschläge für Mieter und Vermieter, sofern im Protokoll Namen und gültige E-Mail-Adressen eingetragen sind. Nach dem Senden arbeiten die Unterzeichner wie gewohnt per E-Mail-Link; der Signatur-Status in der Tabelle zeigt den Fortschritt. Liegt bereits eine aktive Anfrage oder eine abgeschlossene Signatur vor, ist der Eintrag aus Sicherheitsgründen nicht erneut sendbar (ggf. zuerst im Signatur-Archiv abbrechen, sofern möglich).

PDF ansehen direkt aus der Tabelle ist weiterhin für eine spätere Ausbaustufe vorgesehen.