Mietverhältnis anlegen
Ein Mietverhältnis verbindet eine Immobilie (bzw. Einheit) mit einem Mieter und erfasst die wichtigsten Vertragsdaten. Das Formular ist in 4 Tabs gegliedert.
Mietverhältnis vs. Mietvertrag – was brauche ich?
In Formdock gibt es einen wichtigen Unterschied:
- Ein Mietverhältnis ist die Verknüpfung zwischen Objekt und Mieter innerhalb der Immobilienverwaltung. Es dient als Datenbasis für BKA, Mietverträge und weitere Funktionen. Dafür benötigen Sie ein angelegtes Objekt und einen Kontakt.
- Ein Mietvertrag (Wohnraum oder Gewerbe) kann auch komplett ohne Mietverhältnis erstellt werden – direkt unter Verträge → Wohnraummietvertrag / Gewerbemietvertrag → „Jetzt starten". Dabei geben Sie alle Daten manuell ein.
Wenn Sie nur einen Mietvertrag als PDF benötigen, müssen Sie kein Mietverhältnis anlegen. Gehen Sie direkt zu Verträge und erstellen Sie den Vertrag manuell.
Wenn Sie die Immobilienverwaltung nutzen möchten (BKA erstellen, Mietverhältnisse verwalten, Mieterwechsel dokumentieren), legen Sie ein Mietverhältnis an – die Daten werden dann automatisch in Verträge und BKA übernommen.
Voraussetzungen
Für ein Mietverhältnis benötigen Sie:
- Objekt bzw. Einheit ist angelegt (z.B. Wohnung in einem Mehrfamilienhaus)
- Mieter ist als Kontakt mit Rolle „Mieter" angelegt (oder wird beim Anlegen neu erstellt)
Hinweis: Wenn Sie noch keine Objekte oder Kontakte angelegt haben, aber trotzdem sofort einen Mietvertrag erstellen möchten, können Sie dies unter Verträge → „Jetzt starten" tun – ganz ohne vorherige Datenpflege (siehe Wohnraummietvertrag erstellen oder Gewerbemietvertrag erstellen).
Mietverhältnis erstellen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Verträge".
- Klicken Sie auf „+ Neues Mietverhältnis".
- Alternativ: Öffnen Sie ein Objekt/Einheit und wählen Sie dort „Mietverhältnis anlegen".
Tab 1: Mieter
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Objekt/Einheit | Ja | Immobilie auswählen (Objekt-Picker) – Einheit muss frei sein |
| Kontakt (Mieter) | Ja | Bestehenden Kontakt wählen oder „Neuen Kontakt anlegen" – erhält automatisch Rolle „Mieter" |
| Hauptmieter | Ja | Checkbox (Standard: aktiviert) – kennzeichnet den Hauptmieter bei mehreren Mietern |
| Anzahl Bewohner | Nein | Ganzzahl (min. 1) – relevant für BKA-Umlageschlüssel „Personen × Monate" |
| 2. Mieter hinzufügen | Nein | Checkbox – bei Aktivierung erscheint ein Kontaktsuche-Feld für den 2. Mieter. Anzahl Bewohner wird automatisch auf 2 gesetzt. Der 2. Mieter wird als eigenes Mietverhältnis (nicht primär) gespeichert und automatisch in den Mietvertrag-Wizard (Mieter 2) übernommen. |
| Notizen | Nein | Freitextfeld für allgemeine Anmerkungen |
Tab 2: Vertragsdetails
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Vertragstyp | Nein | Dropdown: Wohnraummietvertrag, Gewerbemietvertrag – bestimmt den Vertragstyp bei „Vertrag erstellen" |
| Vertragsart | Nein | Dropdown: Normale Miete (Standard), Staffelmiete, Indexmiete – bestimmt, wie die Kaltmiete sich über die Laufzeit entwickelt |
| Status | Ja | Dropdown: Aktiv (Standard), Ausstehend, Beendet |
| Mietbeginn | Ja | Datum des Einzugs/Vertragsbeginn |
| Vertragsende | Nein | Datum bei befristeten Verträgen |
| Mietende | Nein | Datum der tatsächlichen Beendigung (nur bei Status „Beendet") |
| Fälligkeitstag | Ja | Dropdown: 1. bis 28. des Monats (Standard: 1.) – an welchem Tag die Miete fällig wird |
| Zahlungsintervall | Ja | Dropdown mit 4 Optionen: |
| – Monatlich (Standard) | ||
| – Quartalsweise | ||
| – Halbjährlich | ||
| – Jährlich | ||
| Anteilige erste Miete | Nein | Checkbox (Standard: deaktiviert) – berechnet die erste Monatsmiete anteilig, wenn der Einzug nicht zum 1. des Monats ist. Berechnung: (Gesamtmiete / Monatstage) x verbleibende Tage. Bei Staffelmiete wird die aktuelle Staffel-Kaltmiete verwendet. |
| Anteilige letzte Miete | Nein | Checkbox (Standard: deaktiviert) – berechnet die letzte Monatsmiete anteilig bei Auszug vor Monatsende. Berechnung: (Gesamtmiete / Monatstage) x Tage bis Auszug. |
| Externer Mietvertrag | Nein | Datei-Upload (nur PDF, max. 10 MB) – vorhandenen Mietvertrag hochladen. Die Datei wird automatisch im DMS unter Mieter → {Mietername} → Mietvertrag abgelegt und ist dort jederzeit abrufbar. |
Staffelmiete-Zeitplan (bei Vertragsart = Staffelmiete)
Bis zu 8 Staffelstufen. Die Staffelbeträge ersetzen die Kaltmiete ab dem jeweiligen Datum. BK/Heizkosten bleiben gleich. Es stehen zwei Modi zur Verfügung:
Modus 1: Formdock-Mietvertrag (12-Monats-Schritte) – Standard
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stufe 1–8: Kaltmiete | Neuer Kaltmiete-Betrag in Euro – Datümer werden automatisch als 12-Monats-Intervalle ab Mietbeginn berechnet |
Passend für den Formdock-Mietvertrag (PDF), der nur 12-Monats-Schritte unterstützt.
Modus 2: Individuell (eigene Zeitpunkte)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stufe 1–8: Ab Datum | Frei wählbares Datum, ab dem die neue Kaltmiete gilt |
| Stufe 1–8: Kaltmiete | Neuer Kaltmiete-Betrag in Euro ab diesem Datum |
Enthält einen automatischen Berechner (Startdatum, Kaltmiete, Erhöhung in €/%, Intervall in Monaten), der die 8 Stufen vorausfüllt. Warnhinweis: Der Formdock-Mietvertrag (PDF) kann bei individuellen Zeitpunkten nicht verwendet werden.
Die Kaltmiete und das Mietbeginn-Datum werden automatisch zwischen dem Staffelmiete-Bereich und dem Miete-Reiter synchronisiert.
Indexmiete-Konfiguration (bei Vertragsart = Indexmiete)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Basisjahr | Referenzjahr für den Verbraucherpreisindex (VPI) |
| Basiswert (VPI) | Indexwert des VPI im Basisjahr (z.B. 127,8) |
| Prüfintervall | Dropdown: 12 Monate, 24 Monate, 6 Monate |
| Mindestschwelle (%) | Mindestveränderung des VPI in Prozent, ab der eine Anpassung erfolgt |
Sollstellung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sollstellung im Vormonat generieren | Toggle – wenn aktiviert, werden Sollstellungen bereits im Vormonat erzeugt |
| Mieten als bezahlt markieren bis | Datum – alle Mieten bis zu diesem Datum werden automatisch als „bezahlt" markiert |
Tab 3: Miete
Alle Mietbestandteile werden separat erfasst (Beträge in Euro):
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kaltmiete (Grundmiete) | Ja | Monatliche Nettomiete ohne Nebenkosten |
| BK-Vorauszahlung | Nein | Monatliche Betriebskostenvorauszahlung (fließt in die BKA) |
| Heizkostenvorauszahlung | Nein | Monatliche Heiz- und Warmwasserkosten (separat von BK) |
| Stellplatz-/Garagenmiete | Nein | Monatliche Miete für mitvermieten Stellplatz/Garage |
| Weitere Kosten | Nein | Sonstige monatliche Kosten |
Die Gesamtmiete (Warmmiete) wird automatisch berechnet: Kaltmiete + BK-Vorauszahlung + Heizkostenvorauszahlung + Stellplatzmiete + Weitere Kosten.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| zzgl. MwSt. | Checkbox – wenn aktiviert, wird die Miete netto zzgl. MwSt. ausgewiesen (relevant bei Gewerbevermietung) |
Kaution
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kautionshöhe | Gesamtbetrag der Mietkaution in Euro (einmalig, nicht monatlich) |
| Kautionsart | Dropdown: Überweisung, Barzahlung, Bürgschaft, Sparbuch |
| Fälligkeit | Datum, an dem die Kaution fällig wird |
| Sollstellung für Kaution generieren | Toggle – erzeugt eine einmalige Sollstellung (Typ „Kaution") in der Mietübersicht. Wird nur einmal erzeugt, nicht monatlich wiederholt. |
Anfangssaldo
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sollstellung für offenen Mietbetrag generieren | Toggle – erzeugt eine einmalige Sollstellung (Typ „Anfangssaldo"). Wird nur einmal erzeugt, nicht monatlich wiederholt. |
| Fälligkeit | Datum der Fälligkeit des Anfangssaldos |
| Mietbetrag | Offener Betrag in Euro, der als Sollstellung angelegt wird |
SEPA-Lastschrifteinzug
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SEPA-Lastschrifteinzug aktivieren | Toggle – aktiviert die SEPA-Felder |
| Mandatsreferenz | Individuelle Kennung des SEPA-Mandats (z.B. SEPA-2026-001) |
| Mandatsdatum | Datum der Mandatsunterzeichnung |
Bankdaten (Vermieter)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers (Vermieter) |
| IBAN | IBAN des Vermieters |
| BIC | Wird automatisch aus der IBAN ermittelt |
| Bankname | Wird automatisch aus der IBAN ermittelt |
Diese Bankdaten werden in den Mietvertrag übernommen, wenn Sie später einen Vertrag generieren.
Tab 4: Ein-/Auszug
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Notizen zum Einzug | Freitextfeld (verschlüsselt) – z.B. Übergabeprotokoll-Hinweise, Schlüsselübergabe, Mängel |
| Notizen zum Auszug | Freitextfeld (verschlüsselt) – z.B. Endreinigung, Schlüsselrückgabe, Kautionsrückzahlung |
Speichern
Nach dem Speichern ist das Mietverhältnis mit dem Objekt und dem Mieter verknüpft. Von hier aus können Sie:
- Einen Mietvertrag als PDF generieren (Guthaben wird abgebucht)
- Die BKA erstellen (Vorauszahlungsdaten werden übernommen)
- Den Mieterstatus verwalten (Kündigung, Mietende setzen)
Automatische Abrechnungsmappe
Beim Erstellen eines neuen Mietverhältnisses legt Formdock automatisch eine Abrechnungsmappe für die zugehörige Immobilie an:
- Zeitraum: Vom Einzugsdatum bis 1 Jahr später (minus 1 Tag). Beispiel: Einzug am 01.03.2025 → Abrechnungsmappe 01.03.2025 – 28.02.2026.
- Name: „Abrechnungsjahr 2025" (bzw. „Abrechnungsjahr 2025/2026" bei jahresübergreifenden Zeiträumen).
- Bedingung: Die automatische Erstellung findet nur statt, wenn noch keine offene Abrechnungsmappe existiert, die den gleichen Zeitraum überlappt.
Die automatisch erstellte Mappe finden Sie anschließend unter Betriebskosten → Abrechnungsmappe. Dort können Sie Zählerstände und Ausgaben zuordnen.