Mieterwechsel

Beim Mieterwechsel zieht ein Mieter aus und ein neuer zieht ein. Dieser Artikel beschreibt den empfohlenen Ablauf in Formdock.

Übersicht des Ablaufs

  1. Altmietverhältnis beenden – Kündigungsdatum setzen, Status „gekündigt“
  2. Übergabe vorbereiten – Zählerstände erfassen, Übergabeprotokoll
  3. Zwischenabrechnung – Betriebskosten für den Zeitraum des Auszugs
  4. Kaution verrechnen – Rückzahlung nach Abzug von Verbindlichkeiten
  5. Neumietverhältnis anlegen – Neuer Mieter, neuer Mietbeginn

Tipp: Legen Sie für jeden Mieterwechsel eine Aufgabe an (z.B. „Zählerablesung“, „Kaution zurückzahlen“), damit nichts vergessen wird.

Schritt 1: Altmietverhältnis beenden

  1. Öffnen Sie das bestehende Mietverhältnis.
  2. Setzen Sie das Kündigungsdatum auf den letzten Tag der Nutzung durch den alten Mieter (meist Auszugstag).
  3. Speichern Sie.

Das Mietverhältnis wechselt in den Status „gekündigt“ bzw. „beendet“. Das Objekt zeigt „wird frei am [Datum]“.

Schritt 2: Zählerstände erfassen (Zwischenablesung)

Am Auszugstag sollten die Zählerstände erfasst werden:

  • Strom, Gas, Wasser, Heizkostenverteiler etc.
  • Dokumentation in Übergabeprotokoll oder separater Notiz

Falls Formdock Zählerstände verwaltet: Erfassen Sie die Werte im entsprechenden Bereich (Objekt, Einheit oder Abrechnungsmodul). So lassen sich die Anteile dem alten und neuen Mieter korrekt zuordnen.

Tipp: Fotografieren Sie die Zählerstände und bewahren Sie die Bilder auf – das hilft bei Abrechnungsstreitigkeiten.

Schritt 3: Zwischenabrechnung

Erstellen Sie eine Zwischenabrechnung (Betriebskostenabrechnung für den Teilzeitraum des ausgezogenen Mieters):

  • Erfasst den Zeitraum vom letzten Abrechnungszeitpunkt bis zum Auszug
  • Verrechnet Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten
  • Zeigt Nachzahlung oder Guthaben des Mieters

Die BKA kann über Formdock generiert werden (Guthaben wird abgebucht). Alternativ erfolgt die Abrechnung außerhalb von Formdock – dokumentieren Sie das Ergebnis im Notizfeld des Mietverhältnisses.

Schritt 4: Kaution verrechnen

Nach Prüfung der Wohnung und der Zwischenabrechnung:

  • Rückzahlung – Kaution abzüglich offener Verbindlichkeiten (z.B. Nachzahlung Nebenkosten, Schäden)
  • Dokumentation – Betrag und Verrechnung im Mietverhältnis oder in einer Notiz festhalten
  • Auszahlung – Überweisung an den Mieter; Bankverbindung aus Kontaktdaten

Tipp: Die Kaution darf nur für berechtigte Forderungen einbehalten werden. Dokumentieren Sie Abzüge nachvollziehbar.

Schritt 5: Neumietverhältnis anlegen

  1. Das Objekt bzw. die Einheit ist nun frei.
  2. Legen Sie ein neues Mietverhältnis an (siehe Artikel „Mietverhältnis anlegen“).
  3. Wählen Sie die gleiche Einheit.
  4. Weisen Sie den neuen Mieter zu (aus Kontakten oder neu anlegen).
  5. Tragen Sie Mietbeginn (Einzugstag), Kaltmiete, Nebenkosten, Gesamtmiete und Kaution ein.
  6. Speichern Sie.

Der neue Mieter ist dem Objekt zugeordnet. Das alte Mietverhältnis bleibt in der Historie sichtbar (ggf. im Archiv oder mit Status „beendet“).

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